馬鳳杰

摘要：辦公自動(dòng)化（OA），將辦公特定流程、環(huán)節(jié)與日常事務(wù)聯(lián)系，使得辦公文件在不同工作點(diǎn)進(jìn)行傳輸、審批，大大提高了辦公效率，該文主要闡述了OA系統(tǒng)在企業(yè)信息管理中的重要性，同時(shí)對現(xiàn)代企業(yè)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的應(yīng)用進(jìn)行分析，闡述了構(gòu)建OA系統(tǒng)的方式。

關(guān)鍵詞：OA系統(tǒng)；企業(yè)信息管理；應(yīng)用

中圖分類號(hào)：TP311 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1009-3044（2015）02-0006-02

Abstract： Office automation （OA）， the office specific process， links and the daily routine contact， making office documents in different working points for transmission， approval， greatly improving the efficiency of the office， this paper mainly expounds the importance of the OA system in the enterprise information management， at the same time， the modern enterprise office automation system application analysis， elaborated the construction of OA system.

Key words： OA system； enterprise information management； application

隨著科技的發(fā)展，企業(yè)引入了辦公自動(dòng)化，提升了管理專家關(guān)注重點(diǎn)——企業(yè)管理效率，減少不必要的人員，以及公司內(nèi)部管理層，采用信息技術(shù)，追求投入產(chǎn)出比的最優(yōu)化。在管理過程中，實(shí)現(xiàn)資源共享、用戶訪問統(tǒng)計(jì)、信息反饋等。以用戶為起點(diǎn)，減少繁瑣的信息傳遞環(huán)節(jié)，實(shí)現(xiàn)異地?cái)?shù)據(jù)資料傳播，便于公共信息的共享，最終滿足用戶信息需求。其定位優(yōu)勢，提高了企業(yè)管理人員的管理能力與效率，為管理者提供了決策依據(jù)。

1 信息管理系統(tǒng)的概念與功能

可由人、計(jì)算機(jī)和其他外圍設(shè)置對信息采集、傳遞、存儲(chǔ)、加工并維護(hù)、使用等操作的系統(tǒng)，為信息管理系統(tǒng)（Office Automation System）。以達(dá)到企業(yè)信息管理水平為目的，充分利用網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)及計(jì)算機(jī)軟硬件是它需要完成的主要任務(wù)。通過調(diào)研企業(yè)內(nèi)部的人力、物力、財(cái)力和技術(shù)設(shè)備等各方面資源，發(fā)現(xiàn)問題并建立相對完善的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫，根據(jù)需求的不同，分別處理加工，最終編制各種信息，為公司管理層的正確決策提供準(zhǔn)確數(shù)據(jù)，為公司的決策層提供最新且最準(zhǔn)確的信息，提高管理水平、經(jīng)濟(jì)效益，從而促進(jìn)企業(yè)的整體發(fā)展。

1）登錄的管理：每位用戶都擁有屬于自己的賬號(hào)和密碼，設(shè)置了使用權(quán)限，保障了用戶的隱私。2）公文收發(fā)管理：是需要重點(diǎn)實(shí)現(xiàn)的功能模塊，主要用來實(shí)現(xiàn)收發(fā)文的自動(dòng)處理，使傳閱文件變得簡單省時(shí)，提高了每個(gè)部門的辦公效率。3）企業(yè)工作流：公司辦公流程將全部轉(zhuǎn)移至系統(tǒng)中操作，實(shí)現(xiàn)工作報(bào)告的提交與審批等業(yè)務(wù)流的操作。4）辦公事務(wù)：通過請示匯報(bào)并實(shí)現(xiàn)及時(shí)事先傳達(dá)相關(guān)信息，根本上提高了辦公處理效率。5）個(gè)人事務(wù)：個(gè)人郵件的收發(fā)管理，修改個(gè)人信息，實(shí)現(xiàn)所需要的日程安排與密碼等信息的修改和出差授權(quán)等功能。6）檔案管理：系統(tǒng)管理員可實(shí)現(xiàn)登陸、打印、統(tǒng)計(jì)、注銷、借閱等一系列操作，還可上傳文件實(shí)體等，可操作案卷排序、合并等編輯工作。7）網(wǎng)上交流：集成在線交流與網(wǎng)絡(luò)論壇的功能，滿足工作人員及時(shí)交流的需要，使辦公環(huán)境更加靈活，自動(dòng)化系統(tǒng)更加人性化。8）輔助辦公：可管理車輛、辦公用品等，以便滿足辦公室內(nèi)資源的合理使用。

2 企業(yè)引進(jìn)與實(shí)施OA系統(tǒng)管理的意義

1） 發(fā)揮作用

企業(yè)引進(jìn)發(fā)展OA系統(tǒng)，改進(jìn)了信息管理工作，促進(jìn)了企業(yè)辦公自動(dòng)化，使企業(yè)信息管理方式得到大規(guī)模改革。通過搜索方式，查詢文件節(jié)約了大量時(shí)間。OA系統(tǒng)實(shí)施辦公自動(dòng)化，主要將企業(yè)成員加入系統(tǒng)，采用共享文件或群發(fā)郵件形式規(guī)范日常工作，從而實(shí)現(xiàn)公司內(nèi)部人員的信息交流傳遞，達(dá)到高效的信息使用，節(jié)省了信息搜索時(shí)間，減少勞動(dòng)力，為員工工作提供了方便。OA系統(tǒng)的使用使得企業(yè)所有事務(wù)在管理過程中形成了較大的信息網(wǎng)絡(luò)集成，企業(yè)上下級(jí)人員均可在信息網(wǎng)絡(luò)中進(jìn)行工作并交流，打破傳統(tǒng)信息傳遞模式與傳統(tǒng)交流方式，實(shí)現(xiàn)了信息橫向傳播，促進(jìn)企業(yè)信息管理。

2） 提高了管理人員的綜合素質(zhì)

OA系統(tǒng)在企業(yè)辦公自動(dòng)化管理上帶動(dòng)了信息管理工作的變更，也使得管理人員思想觀念以及認(rèn)識(shí)新事物能力有所提升。OA系統(tǒng)的使用，實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化同時(shí)也不斷豐富了管理人員的知識(shí)，使其掌握科學(xué)的管理模式與先進(jìn)的管理技術(shù)。OA系統(tǒng)的使用深化了信息管理人員的管理概念，突破了陳舊思想，引領(lǐng)工作者管理手段步入更加現(xiàn)代化、科學(xué)化發(fā)展水平，改變其對信息的概念與管理模式，有效提升管理效率，最終達(dá)到提高信息管理水平，增強(qiáng)了管理人員的綜合素質(zhì)。

3） 提高信息管理質(zhì)量

傳統(tǒng)方式使用人力管理企業(yè)內(nèi)部信息，通過工作人員對大量信息數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，隨著信息時(shí)代的到來和信息技術(shù)的發(fā)展，計(jì)算機(jī)技術(shù)在信息管理過程中逐漸得到使用，一定程度上輔助了信息管理工作，但當(dāng)數(shù)據(jù)過多時(shí)，借助計(jì)算機(jī)處理也需要較多時(shí)間，從而影響到工作人員工作，在此情況下，需要加大工作人員的工作量。OA系統(tǒng)的使用至今還存在一系列問題，然而該系統(tǒng)使用的自動(dòng)化上報(bào)程序可將文件通過網(wǎng)絡(luò)形式層層上報(bào)，上級(jí)人員可分工審批及文件簽字，大大提高了工作效率，避免數(shù)據(jù)處理中的數(shù)據(jù)損失浪費(fèi)的較多時(shí)間。OA系統(tǒng)具有自動(dòng)保存功能，可將大數(shù)據(jù)進(jìn)行保存，使得信息管理質(zhì)量得到保障。

4） 加強(qiáng)辦公安全可靠性

企業(yè)信息管理中存在大量數(shù)據(jù)內(nèi)容，非授權(quán)用戶對系統(tǒng)的非法訪問會(huì)使得企業(yè)信息泄露或發(fā)生信息破壞丟失等現(xiàn)象，對此，OA系統(tǒng)根據(jù)權(quán)限對企業(yè)內(nèi)部信息數(shù)據(jù)分層管理，不同權(quán)限分為不同級(jí)別的管理者和用戶，管理者對重要文件設(shè)置訪問密碼，避免非相關(guān)人員的非法訪問。管理者可使用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)建立用戶管理表或管理數(shù)據(jù)庫，當(dāng)用戶登錄輸入準(zhǔn)確用戶名和驗(yàn)證碼的同時(shí)，系統(tǒng)對用戶權(quán)限進(jìn)行自動(dòng)分配。

2 OA系統(tǒng)在企業(yè)管理中的實(shí)現(xiàn)

1） 系統(tǒng)設(shè)計(jì)原則

OA管理系統(tǒng)的構(gòu)建須遵循以下原則：（1）數(shù)據(jù)管理：對已歸檔業(yè)務(wù)，需要終端用戶輸入業(yè)務(wù)關(guān)鍵字，以此作為查詢的基礎(chǔ)。同時(shí)管理人員還可對無效業(yè)務(wù)進(jìn)行刪除操作。（2）相關(guān)數(shù)據(jù)集成：OA管理系統(tǒng)需要具備處理考勤類型數(shù)據(jù)的能力，人事管理人員可通過該數(shù)據(jù)獲取工作人員考勤情況。（3）信息發(fā)布：根據(jù)公司內(nèi)工作需要，管理人員發(fā)布相關(guān)信息至OA信息發(fā)布區(qū)，所有公司內(nèi)工作者可以通知的形式接受此類消息。（4）支持移動(dòng)辦公：出差人員可通過網(wǎng)絡(luò)隨時(shí)登陸OA辦公系統(tǒng)，訪問公司內(nèi)信息。

2） 系統(tǒng)的實(shí)現(xiàn)

OA系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)復(fù)雜業(yè)務(wù)流程的電子化流轉(zhuǎn)，其中每項(xiàng)工作的設(shè)計(jì)均包括表單定義、流程定義和工作流引擎。OA系統(tǒng)主要包括了以下幾大流程的處理模塊：（1）日常工作模塊：包含了工作人員向上級(jí)主管領(lǐng)導(dǎo)提交的工作計(jì)劃申請，由經(jīng)營管理部門指定權(quán)限部門發(fā)布的公司內(nèi)消息通知。（2）費(fèi)用相關(guān)模塊：基于財(cái)務(wù)部門的特殊性及其特殊要求，目前設(shè)計(jì)了三項(xiàng)流程，借款申請、差費(fèi)報(bào)銷、生產(chǎn)采購費(fèi)用報(bào)銷，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)與OA系統(tǒng)信息管理審批的同步進(jìn)行。紙質(zhì)文件將作為財(cái)務(wù)人員行為依據(jù)，電子文件則是以信息共享的方式讓管理部門進(jìn)行數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)與分析。（3）公文管理：日常公文管理主要包括了印章的使用與申請、外來文件發(fā)布等模塊，經(jīng)營管理部門相關(guān)人員將對此模塊的內(nèi)容進(jìn)行審批與發(fā)布。（4）考勤模塊：此模塊提供的信息可統(tǒng)計(jì)人員流動(dòng)具體情況，包括請假申請、加班申請、市內(nèi)公出申請等。（5）服務(wù)支持：由車輛使用申請、辦公用品申領(lǐng)、復(fù)印文件申領(lǐng)、耗材申領(lǐng)、會(huì)議室使用申請等幾大部分組成，模塊審批同樣需要管理部門相關(guān)人員的實(shí)施。

3） OA管理系統(tǒng)的信息安全

通過B/S方式，OA系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了終端用戶對數(shù)據(jù)的訪問，確保了終端用戶的身份真實(shí)性，是推廣該系統(tǒng)應(yīng)用所要解決的首要問題之一。基于傳統(tǒng)的用戶名加密碼的認(rèn)證模式，極易造成用戶的密碼泄漏，導(dǎo)致OA系統(tǒng)數(shù)據(jù)被非法訪問甚至破壞，使得信息無法得到安全保障。

可基于數(shù)字證書共建OA管理系統(tǒng)，利用PKI技術(shù)進(jìn)行身份認(rèn)證，提出安全解決方案。企業(yè)CA負(fù)責(zé)向終端用戶發(fā)布數(shù)字證書，為該用戶提供合法身份證明。采用USB Key作為介質(zhì)，使用限于該介質(zhì)內(nèi)的密鑰。此模式可解決OA用戶認(rèn)證安全，加上目前OA應(yīng)用上的單點(diǎn)登錄，為OA系統(tǒng)的推廣提供了安全保障。

3 OA系統(tǒng)在企業(yè)信息管理中的應(yīng)用效果

1） 提高辦公效率：OA系統(tǒng)的應(yīng)用可以更方便、更快捷地傳輸共享信息，使辦公資源運(yùn)用合理。改變過去加上手工辦公方式，實(shí)現(xiàn)全方位信息的采集與處理，根本上提高辦公的質(zhì)量，從而改變辦公環(huán)境條件，減輕工作壓力與勞累度，做到高速、高效、協(xié)同工作，防止或盡可能減少人為失誤，提高工作效率的同時(shí)，實(shí)現(xiàn)管理、決策科學(xué)化發(fā)展。

2） 節(jié)約辦公經(jīng)費(fèi)：OA系統(tǒng)應(yīng)用在信息管理上，大大減少了過去企業(yè)信息管理模式耗費(fèi)的人力物力。過去一份公文從擬稿到成文，滿篇涂改的時(shí)代已經(jīng)過去了，取而代之的是文件資料的電子化，清晰明了，可以通過電腦即時(shí)管理與存取，減少紙質(zhì)浪費(fèi)，實(shí)現(xiàn)無紙化辦公，根本上節(jié)約了經(jīng)費(fèi)，減少了辦公成本。

3） 工作人員責(zé)任心增強(qiáng)：企業(yè)中信息管理應(yīng)用OA系統(tǒng)，實(shí)施此自動(dòng)化系統(tǒng)后，系統(tǒng)將會(huì)記錄工作人員在系統(tǒng)中辦公的所有操作，這樣使得每位工作者的工作細(xì)節(jié)都有據(jù)可查，出現(xiàn)問題時(shí)責(zé)任可明確到人，提升了每位工作者的責(zé)任心。

4） 提高工作人員素質(zhì)與管理能力：信息管理系統(tǒng)變革為自動(dòng)信息管理系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)辦公模式，對每位工作人員的個(gè)人素質(zhì)都有了更高的要求，這不僅是管理方式的升華，更是一種改革。所以只有學(xué)好計(jì)算機(jī)等知識(shí)，才能適應(yīng)時(shí)代要求，工作者只有規(guī)范日常操作，養(yǎng)成一個(gè)好的習(xí)慣，才能使公司的信息管理更加規(guī)范化，整體提高管理水平。

4 結(jié)語

OA系統(tǒng)在企業(yè)信息管理的推廣應(yīng)用為企業(yè)信息管理的發(fā)展帶來了極大的促進(jìn)作用，提高了企業(yè)綜合管理水平和辦事功效，進(jìn)而提高企業(yè)運(yùn)營能力。

參考文獻(xiàn)：

[1] 李長樹.辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的設(shè)計(jì)方法與實(shí)施策略[J].計(jì)算機(jī)應(yīng)用研究會(huì)，2000（7）：47-50.

[2] 劉瑩.探計(jì)OA系統(tǒng)發(fā)展趨勢[J].華南金融電腦，2005（3）：46-48.