王飛燕

摘要：存貨是公司的重要資產(chǎn)，目前XX公司存貨約占流動(dòng)資產(chǎn)的12%左右，存貨管理目前是企業(yè)財(cái)務(wù)管理中的一個(gè)重要方面，也是企業(yè)“兩金”管理的重要方面，存貨管理水平的好壞直接關(guān)系到資金水平，也影響著企業(yè)的現(xiàn)金流。本篇論文主要以XX公司為實(shí)例，結(jié)合相關(guān)知識(shí)，分析存貨方面的一些問(wèn)題，從而提出自己對(duì)存貨管理方面的建議。

關(guān)鍵詞：存貨；存在問(wèn)題；產(chǎn)生原因；改善建議一、存貨的概念及范圍

存貨，是指企業(yè)在日?；顒?dòng)中持有以備出售的產(chǎn)成品或商品、處在生產(chǎn)過(guò)程中的在產(chǎn)品、在生產(chǎn)過(guò)程或提供勞務(wù)過(guò)程中耗用的材料和物料等。

XX公司日常生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)中的存貨主要包括以下內(nèi)容：原材料、在產(chǎn)品、庫(kù)存商品、包裝物、低值易耗品、委托加工物資、發(fā)出商品等。

二、XX公司目前存貨管理存在的問(wèn)題

（一）在采購(gòu)環(huán)節(jié)，采購(gòu)計(jì)劃安排不合理，市場(chǎng)變化趨勢(shì)預(yù)測(cè)不準(zhǔn)確，造成庫(kù)存積壓，造成資源浪費(fèi)；供應(yīng)商選擇不當(dāng)，采購(gòu)方式不合理，未完全進(jìn)行招投標(biāo)，采購(gòu)前未嚴(yán)格執(zhí)行詢(xún)價(jià)定價(jià)機(jī)制，未進(jìn)行貨比三家；采購(gòu)驗(yàn)收不規(guī)范，導(dǎo)致到貨產(chǎn)品積壓。

（二）存貨的賬面價(jià)值與實(shí)際價(jià)值不符；

（三）倉(cāng)儲(chǔ)管理不到位，主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

1、存貨在不同倉(cāng)庫(kù)之間流動(dòng)時(shí)，未完整的辦理存貨出入庫(kù)手續(xù)，如半成品、產(chǎn)成品的出入庫(kù)未有完整出入庫(kù)手續(xù)。

2、單位的日常的經(jīng)營(yíng)中存在借用母公司及同一集團(tuán)下兄弟公司存貨的情況，庫(kù)管對(duì)代管、暫存、借用存貨，未單獨(dú)存放和記錄，從而與本單位存貨混淆。

（四）存貨的盤(pán)存只對(duì)部分存貨盤(pán)點(diǎn)，對(duì)在產(chǎn)品管理和盤(pán)存方面處于盲區(qū)。

三、產(chǎn)生問(wèn)題的原因

（一）公司內(nèi)部控制制度的不健全使得存貨的監(jiān)管效率低下

XX公司在2012年8月之前內(nèi)部一直沒(méi)有制定完整的一套關(guān)于存貨管理的規(guī)章制度，以前制定一部分了也因缺乏嚴(yán)格的考核和監(jiān)督，使之不能有效地運(yùn)行。造成內(nèi)部資源的浪費(fèi)，同時(shí)也沒(méi)有專(zhuān)門(mén)的規(guī)章制度管理庫(kù)房，整個(gè)庫(kù)房的管理比較松散。

（二）管理人員專(zhuān)業(yè)素質(zhì)未達(dá)到現(xiàn)代企業(yè)存貨管理的水平

1、在公司會(huì)計(jì)核算體系中存貨主要是以在產(chǎn)品的形式存在，同時(shí)存貨的賬面價(jià)值與存貨的實(shí)際價(jià)值不一致，主要是因?yàn)橐郧肮敬尕洸少?gòu)經(jīng)辦人員對(duì)存貨沒(méi)有一個(gè)清楚的概念，在存貨已到發(fā)票未到的情況下，存貨的采購(gòu)經(jīng)辦人員只在庫(kù)管處辦理了存貨的入庫(kù)手續(xù)，但未在財(cái)務(wù)部門(mén)辦理存貨入賬手續(xù)，造成業(yè)務(wù)流程中斷，導(dǎo)致庫(kù)管處存貨比財(cái)務(wù)賬面存貨多，價(jià)值高。至此也就導(dǎo)致存貨的盤(pán)點(diǎn)也就流于形式，不能真實(shí)的反映企業(yè)的存貨狀況，會(huì)計(jì)核算的監(jiān)督作用失效。

2、公司在多年的發(fā)展過(guò)程中，為節(jié)省人力資源，在存貨管理方面都沒(méi)有專(zhuān)門(mén)的人員，都為其他人員在兼職管理。對(duì)存貨的管理都是根據(jù)主觀(guān)經(jīng)驗(yàn)和以前其他方面的知識(shí)進(jìn)行管理，現(xiàn)代企業(yè)存貨管理知識(shí)和內(nèi)部控制知識(shí)缺乏，從而不能科學(xué)的對(duì)存貨進(jìn)行管理。

（三）XX公司的自身特點(diǎn)造成

XX公司的發(fā)展主要依靠集團(tuán)公司的技術(shù)和項(xiàng)目支持，導(dǎo)致XX公司目前的銷(xiāo)售模式和成本結(jié)轉(zhuǎn)模式存在特殊性，平時(shí)存貨出入庫(kù)采用同進(jìn)同出，而在庫(kù)管處未采用這種方式。這種方式結(jié)果就導(dǎo)致公司賬面在產(chǎn)品占公司的存貨的主要部分，而庫(kù)管處存貨主要是原材料。最終存貨在后期的成本核算有失真的可能性。

（四）沒(méi)有將存貨管理與物流管理相結(jié)合

企業(yè)往往以庫(kù)存靜態(tài)管理為中心，忽略了存貨管理實(shí)質(zhì)上是一個(gè)動(dòng)態(tài)的過(guò)程，僅僅只局限于庫(kù)存滿(mǎn)足生產(chǎn)或銷(xiāo)售需要的一定數(shù)量的產(chǎn)品或者原材料。同時(shí)企業(yè)往往包攬了存貨的計(jì)劃、采購(gòu)、儲(chǔ)存、領(lǐng)用以及出庫(kù)等一系列日?；顒?dòng)，沒(méi)有充分利用和整合企業(yè)外部的物流管理資源，從而占用了企業(yè)大量的人力、物力與財(cái)力，使存貨的管理困難，出現(xiàn)一系列的問(wèn)題。

四、對(duì)存貨管理方面的幾點(diǎn)建議

（一）加快內(nèi)控制度的建設(shè)

組織建立存貨內(nèi)部控制制度，結(jié)合XX公司的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)特點(diǎn)，從嚴(yán)格采購(gòu)、規(guī)范存貨采購(gòu)、消耗、銷(xiāo)售環(huán)節(jié)，建立供應(yīng)、銷(xiāo)售方的信息檔案，各崗位各司其職，發(fā)揮存貨內(nèi)部控制制度的相互牽制作用。

1、不斷完善采購(gòu)流程

企業(yè)應(yīng)當(dāng)結(jié)合實(shí)際業(yè)務(wù)情況，全面梳理采購(gòu)業(yè)務(wù)流程，制定合理的采購(gòu)計(jì)劃，按照生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)情況統(tǒng)籌安排進(jìn)行采購(gòu)事項(xiàng)。

在存貨采購(gòu)的具體實(shí)施當(dāng)中，逐步建立自己的供應(yīng)鏈合作，應(yīng)當(dāng)建立采購(gòu)物資定價(jià)機(jī)制，根據(jù)公司實(shí)際業(yè)務(wù)情況采取協(xié)議采購(gòu)、招標(biāo)采購(gòu)、詢(xún)比價(jià)采購(gòu)等多種方式確立自己的采購(gòu)價(jià)格，最大限度減少市場(chǎng)變化對(duì)企業(yè)采購(gòu)價(jià)格的影響，確保價(jià)格的透明度。多種采購(gòu)方式并執(zhí)行比價(jià)采購(gòu)原則，建立一個(gè)穩(wěn)定的合乎實(shí)際的選擇標(biāo)準(zhǔn)，從而不斷滿(mǎn)足公司采購(gòu)的需求。

2、落實(shí)保管責(zé)任制度

明確庫(kù)房保管人員職責(zé)范圍，落實(shí)存貨保管的經(jīng)濟(jì)責(zé)任，若以后有新倉(cāng)庫(kù)人員要通過(guò)培訓(xùn)合格，方可正式接手工作。做好各類(lèi)存貨入庫(kù)、出庫(kù)單據(jù)的保管，定期整理賬物，建檔備查。同時(shí)單位主管領(lǐng)導(dǎo)可以不定時(shí)的進(jìn)行確認(rèn)。

3、建立嚴(yán)格的存貨收發(fā)和計(jì)量制度

對(duì)各種存貨的收入、發(fā)出必須根據(jù)有關(guān)業(yè)務(wù)憑證辦理手續(xù)，并簽字蓋章；設(shè)置精確的計(jì)量工具，對(duì)收入、發(fā)出的存貨精確計(jì)量，加強(qiáng)領(lǐng)料程序的規(guī)定性，建立并執(zhí)行嚴(yán)格的存貨收發(fā)和計(jì)量制度。

4、健全實(shí)地盤(pán)點(diǎn)制度

在明細(xì)賬目中，對(duì)在產(chǎn)品、產(chǎn)成品、原材料、物資等各項(xiàng)存貨的增加和減少都連續(xù)記錄，以便可以隨時(shí)了解結(jié)存數(shù)。在盤(pán)點(diǎn)時(shí)也要對(duì)各類(lèi)存貨進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)，避免出現(xiàn)盤(pán)點(diǎn)不完整的現(xiàn)象，從而可以為單位領(lǐng)導(dǎo)層及時(shí)提供公司存貨情況。

（二）加強(qiáng)會(huì)計(jì)核算的及時(shí)性和完整性

庫(kù)房管理人員應(yīng)及時(shí)將入庫(kù)單交財(cái)務(wù)，若發(fā)票未到則辦理暫估入賬，待發(fā)票到來(lái)時(shí)再紅字重回，辦理入賬。發(fā)票到后采購(gòu)人員及時(shí)將經(jīng)預(yù)算審核后的發(fā)票、入庫(kù)單、傳遞至財(cái)務(wù)，材料會(huì)計(jì)及時(shí)入賬，加強(qiáng)成本會(huì)計(jì)及時(shí)統(tǒng)計(jì)，確保領(lǐng)料單的統(tǒng)計(jì)歸屬于恰當(dāng)?shù)钠陂g。

（三）注重管理人員的培養(yǎng)，提高綜合素質(zhì)，同時(shí)樹(shù)立全員參與氛圍

建立人力資源管理制度和人力資源培訓(xùn)體系，加強(qiáng)對(duì)管理人員現(xiàn)代企業(yè)管理知識(shí)和物流知識(shí)的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，不斷提高自身綜合素質(zhì)。同時(shí)加強(qiáng)制度學(xué)習(xí)，用制度管理人、約束人、激勵(lì)人，充分調(diào)動(dòng)發(fā)揮管理人員的積極性。

存貨管理不僅是管理層的責(zé)任，也是每一個(gè)員工的責(zé)任，改進(jìn)企業(yè)存貨管理需要調(diào)動(dòng)廣大員工積極性，在工作中樹(shù)立全員參與的氛圍，不斷提高工作人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)，以適應(yīng)工作的需求。同時(shí)需要公司管理層改變經(jīng)營(yíng)理念、重視存貨的控制和管理，并且應(yīng)該讓公司的采購(gòu)、庫(kù)房、財(cái)務(wù)、生產(chǎn)和銷(xiāo)售等各個(gè)部門(mén)均參與到存貨的管理中，共享存貨管理信息。公司應(yīng)當(dāng)將存貨管理的理念灌輸給每一個(gè)員工，強(qiáng)調(diào)公司全員參與存貨管理，為存貨的管理創(chuàng)造良好的氛圍。

（四）運(yùn)用現(xiàn)代物流技術(shù)

公司要結(jié)合自身業(yè)務(wù)流程特點(diǎn)，建立適合公司的存貨管理信息系統(tǒng)，使公司內(nèi)部各部門(mén)之間運(yùn)用現(xiàn)代物流技術(shù)實(shí)現(xiàn)信息共享，從而提高公司的存貨管理效率。目前公司正在開(kāi)始使用金算盤(pán)物流系統(tǒng)，期待公司可以早日實(shí)現(xiàn)人、財(cái)、物、產(chǎn)、供、銷(xiāo)全方位科學(xué)高效集中管理，最大限度地堵塞漏洞，降低庫(kù)存，使存貨管理更上一個(gè)新臺(tái)階。（作者單位：西安長(zhǎng)遠(yuǎn)電子工程有限責(zé)任公司）淺析通過(guò)流程改造完善訂單處理中的有效性溝通

——以H數(shù)控機(jī)床公司為例王曉俊摘要：溝通是信息交流的重要手段。改善溝通的有效性對(duì)企業(yè)在管理運(yùn)行中降低風(fēng)險(xiǎn)、減少運(yùn)營(yíng)成本起到了非常重要的作用。在設(shè)備制造業(yè)中，由于設(shè)備需求的多樣性使改善溝通的有效性顯得尤為重要。而通過(guò)管理學(xué)上的流程改造及溝通載體的統(tǒng)一來(lái)改善企業(yè)中的溝通有效性是一種較為直接的方式。文章中以“H數(shù)控機(jī)床公司”為例，通過(guò)一些管理方式的改善，對(duì)流程和流程中的溝通載體進(jìn)行優(yōu)化改造。并取得了一定的效果。降低了從銷(xiāo)售到工廠(chǎng)生產(chǎn)流程中合同執(zhí)行的出錯(cuò)率及非標(biāo)合同審核的人工耗時(shí)。

關(guān)鍵詞：溝通；溝通有效性；制造業(yè)；流程優(yōu)化；合同執(zhí)行一、溝通在企業(yè)管理中的重要性

溝通是人與人之間、人與群體之間思想與感情的傳遞和反饋的過(guò)程，以求思想達(dá)成一致和感情的通暢。

溝通是信息交流的重要手段。在企業(yè)管理過(guò)程中，管理溝通是對(duì)溝通概念的延伸。組織內(nèi)部的資訊必須通過(guò)溝通才得以傳遞，企業(yè)也必須通過(guò)溝通才能促使成員完成工作計(jì)劃、達(dá)到組織目標(biāo)。現(xiàn)代企業(yè)更為重視資源共享與管理效率的提升，因此，加強(qiáng)員工溝通在此發(fā)揮著更為重要的作用。然而，隨著商業(yè)環(huán)境的不斷的變化發(fā)展，以及企業(yè)內(nèi)部組織的扁平化，分散化，有效管理溝通逐漸成為了提升組織效能的關(guān)鍵。[2][3]

二、有效溝通

從企業(yè)內(nèi)部組織系統(tǒng)來(lái)看，企業(yè)內(nèi)部各層次、各局部、各成員如何形成對(duì)企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理的統(tǒng)一認(rèn)識(shí)，促使企業(yè)各項(xiàng)工作有效運(yùn)行，這是企業(yè)管理的基本的業(yè)務(wù)性問(wèn)題。這也使得協(xié)調(diào)企業(yè)內(nèi)外人與人之間、組織與組織之前的有效溝通顯得尤為重要。

針對(duì)一個(gè)組織來(lái)講，一個(gè)完整的溝通應(yīng)該包括從信息的發(fā)起者開(kāi)始，通過(guò)一定的渠道傳遞給既定的聽(tīng)眾，就具體的目標(biāo)進(jìn)行交流，并形成一個(gè)完整的意見(jiàn)反饋。它的基本特征表現(xiàn)為信息的準(zhǔn)確性、完整性和溝通的及時(shí)性。當(dāng)然，評(píng)價(jià)一次溝通的有效性除了對(duì)信息的基本要求外，還應(yīng)該看溝通的結(jié)果是否與目標(biāo)相一致，對(duì)于現(xiàn)代企業(yè)而言，就是能否解決企業(yè)所面臨的現(xiàn)實(shí)問(wèn)題，促進(jìn)組織高效運(yùn)轉(zhuǎn)。[5][7]

因此，協(xié)調(diào)企業(yè)內(nèi)外人與人之間、組織與組織之間的有效溝通；使溝通結(jié)果與目標(biāo)相一致；解決企業(yè)面臨的現(xiàn)實(shí)問(wèn)題，成為很多學(xué)者研究的方向。

三、就H機(jī)床公司為例

H機(jī)床公司是一家美資公司，在中國(guó)大陸的公司分為售前售后名稱(chēng)為“H機(jī)床（上海）有限公司”（以下簡(jiǎn)稱(chēng)HSL）和制造的生產(chǎn)基地“H機(jī)床（嘉興）有限公司”（HJL）。

在數(shù)控機(jī)床類(lèi)設(shè)備制造企業(yè)中，由于客戶(hù)應(yīng)用環(huán)境及需求存在多樣性。故產(chǎn)生了各種類(lèi)型的非標(biāo)訂單。需求的多樣性及各部門(mén)的信息傳遞誤差會(huì)導(dǎo)致在訂單處理過(guò)程中的偏差。公司在接到客戶(hù)訂單時(shí)，存在的誤差主要有以下幾種：

1、非標(biāo)需求的描述與技術(shù)協(xié)議要求不一致。

2、銷(xiāo)售對(duì)現(xiàn)有設(shè)備的選項(xiàng)不清，導(dǎo)致增加了不必要的非標(biāo)流程耗時(shí)。

3、合同執(zhí)行和工程研發(fā)團(tuán)隊(duì)的溝通無(wú)效，導(dǎo)致的非標(biāo)改造不符合技術(shù)協(xié)議。

4、銷(xiāo)售和合同執(zhí)行人員的溝通無(wú)效，導(dǎo)致非標(biāo)改造不滿(mǎn)足客戶(hù)實(shí)際要求。

而以上幾點(diǎn)信息的誤差直接導(dǎo)致了：

1、合同處理時(shí)間延長(zhǎng)，即在合同執(zhí)行部審核合同、確認(rèn)供貨范圍、向內(nèi)外部供應(yīng)商下單的過(guò)程。

2、合同執(zhí)行的準(zhǔn)確性降低，即完成正確的理解在技術(shù)協(xié)議中列出的供貨范圍，并轉(zhuǎn)換成內(nèi)外部供應(yīng)商可理解的描述的準(zhǔn)確度降低。

3、錯(cuò)誤的非標(biāo)改造，造成訂單成本的上升、利潤(rùn)下降。即，因在合同執(zhí)行部將技術(shù)協(xié)議中供貨范圍的理解和轉(zhuǎn)化的準(zhǔn)確度（上一條誤差）誤差，導(dǎo)致了在生產(chǎn)基地（HJL）對(duì)機(jī)床進(jìn)行非標(biāo)改造時(shí)的誤差，造成的錯(cuò)誤改造，而為了將錯(cuò)誤糾正所花費(fèi)的人力和物力成本升高，從而導(dǎo)致利潤(rùn)下降。

4、合同制定交期不能覆蓋實(shí)際生產(chǎn)周期，即延期交貨。即，因各種誤差的尋在，需要將執(zhí)行中的合同糾正至客戶(hù)認(rèn)可或滿(mǎn)意的程度，而造成的延期。

四、研究、分析及其改善過(guò)程

（一）確定研究對(duì)象

對(duì)2013年各系列產(chǎn)品進(jìn)行矩陣式優(yōu)先級(jí)分析來(lái)縮小分析范圍，確定分析對(duì)象。

優(yōu)先矩陣：是針對(duì)通過(guò)頭腦風(fēng)暴得到的眾多面臨問(wèn)題或解決問(wèn)題的措施，確定優(yōu)先解決的問(wèn)題或優(yōu)先采取的措施的方法。優(yōu)先矩陣的目的是幫助人們?cè)诰仃噲D或樹(shù)圖的分析中，根據(jù)權(quán)重系數(shù)和決定準(zhǔn)則測(cè)量/評(píng)價(jià)關(guān)聯(lián)性，以決定要優(yōu)先實(shí)施的方案。[9]

根據(jù)矩陣得出C系列產(chǎn)品的優(yōu)先級(jí)最高（見(jiàn)表1），故以此作為本次研究的對(duì)象。

六西格瑪（Six Sigma，6 Sigma）是一種管理策略，它是由摩托羅拉提出的。這種策略主要強(qiáng)調(diào)制定極高的目標(biāo)、收集數(shù)據(jù)以及分析結(jié)果，通過(guò)這些來(lái)減少產(chǎn)品和服務(wù)的缺陷。六西格瑪背后的原理就是如果你檢測(cè)到你的項(xiàng)目中有多少缺陷，你就可以找出如何系統(tǒng)地減少缺陷，使你的項(xiàng)目盡量完美的方法。六西格瑪包括兩個(gè)過(guò)程：六西格瑪DMAIC和六西格瑪DMADV，它們是整個(gè)過(guò)程中兩個(gè)主要的步驟。[10]

DMAIC是六西格瑪管理中流程改善的重要工具。六西格瑪管理不僅是理念，同時(shí)也是一套業(yè)績(jī)突破的方法。它將理念變?yōu)樾袆?dòng)，將目標(biāo)變?yōu)楝F(xiàn)實(shí)。DMAIC是指定義Define、測(cè)量Measure、分析Analyze、改進(jìn)Improve、控制Control五個(gè)階段構(gòu)成的過(guò)程改進(jìn)方法，一般用于對(duì)現(xiàn)有流程的改進(jìn)，包括制造過(guò)程、服務(wù)過(guò)程以及工作過(guò)程等等。根據(jù)DMAIC模型及其原理，人力資源管理應(yīng)采取以下步驟：

（1）定義階段（D階段）。確定員工的知識(shí)、技能和素質(zhì)等方面的關(guān)鍵需求，并識(shí)別需求改進(jìn)的培訓(xùn)項(xiàng)目或培訓(xùn)管理流程，并將改進(jìn)的內(nèi)容界定在合理的范圍內(nèi)。主要方法有：勝任力模型、行為事件訪(fǎng)談（BEIs）、專(zhuān)家小組法、問(wèn)卷調(diào)查法、全方位評(píng)價(jià)法、專(zhuān)家系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)和觀(guān)察法等。[10]

（2）測(cè)量階段（M階段）。通過(guò)對(duì)現(xiàn)有培訓(xùn)流程的測(cè)量，辨別核心流程和輔助流程；識(shí)別影響培訓(xùn)流程輸出的輸入要素，并對(duì)測(cè)量系統(tǒng)的有效性作出評(píng)價(jià)。主要方法有：AFP法、模糊綜合評(píng)判法、直方圖、矩陣數(shù)據(jù)分析圖等。[10]

（3）分析階段（A階段）。通過(guò)數(shù)據(jù)分析，確定影響培訓(xùn)流程輸出的關(guān)鍵因素，即確定培訓(xùn)過(guò)程的關(guān)鍵影響因素。主要方法有：魚(yú)骨圖、柏拉圖、回歸分析、因子分析等。[10]

（4）改進(jìn)階段（I 階段）。尋找優(yōu)化培訓(xùn)流程并消除或減少關(guān)鍵輸入因素影響的方案，使流程的缺陷或變異降低到最小程度。主要方法有：流程再造等。[10]

（5）控制階段（C階段）。使改進(jìn)后的流程程序化，并通過(guò)有效的監(jiān)測(cè)手段，確保流程改進(jìn)的成果。主要方法有：標(biāo)準(zhǔn)化、程序化、制度化等。[10]

（三）項(xiàng)目定義

從2013年5月至2014年1月的九個(gè)月的數(shù)據(jù)來(lái)，平均的錯(cuò)單率在2%，即每100臺(tái)發(fā)貨機(jī)床中就有2臺(tái)機(jī)床中存在非標(biāo)改造不符的問(wèn)題。

標(biāo)準(zhǔn)機(jī)床在合同執(zhí)行部處理的時(shí)間，據(jù)統(tǒng)計(jì)為平均占用33分鐘，即每處理好一臺(tái)標(biāo)準(zhǔn)機(jī)床所需的時(shí)間為33分鐘。

非標(biāo)準(zhǔn)機(jī)床在合同執(zhí)行部處理的時(shí)間，據(jù)統(tǒng)計(jì)為平均占用556分鐘，即每處理好一臺(tái)非標(biāo)準(zhǔn)機(jī)床所需的時(shí)間為556分鐘。

根據(jù)以上數(shù)據(jù)為研究依據(jù)建立研究項(xiàng)目，定義問(wèn)題點(diǎn)、研究方向及改善目標(biāo)（見(jiàn)表2）。

C系列產(chǎn)品

Out of Scope項(xiàng)目不包括：其它車(chē)銑及磨床Goal Statement（SMART：specific， measurable， attainable， relevent， time-bound），目標(biāo)陳述：

From 2014-6-17 to 2014-9-15，通過(guò)技術(shù)協(xié)議的標(biāo)準(zhǔn)化，非標(biāo)機(jī)床的技術(shù)協(xié)議審核平均花費(fèi)3小時(shí)，機(jī)床采購(gòu)訂單及采購(gòu)項(xiàng)準(zhǔn)確率提高至99%，pick sheet 勾選耗時(shí)平均降低至0.5小時(shí).Business Case（which will be related to corporation/company/BU values， strategies ，KPIs）：

1. 提高機(jī)床安裝一次合格率，即非標(biāo)改造的準(zhǔn)確性100%。

2. 提高合同執(zhí)行效率Assumptions（potential barriers， company sales forecast， Big challenge from outside）

技術(shù)協(xié)議標(biāo)準(zhǔn)化的執(zhí)行力度，客戶(hù)的配合程度.Expected Benefits：（financial forecast/ estimated Financial benefit of bottom line/detailed calculation formula & data driven metrics）

審核技術(shù)協(xié)議工作效率提高=（改善前的估計(jì)平均花費(fèi)556分鐘-改善后的平均花費(fèi)210分鐘）/改善前的估計(jì)平均花費(fèi)556分鐘）=62.2%（四）根本因素分析

根據(jù)整個(gè)流程中所需幾個(gè)關(guān)鍵溝通節(jié)點(diǎn)，建立簡(jiǎn)易的溝通模型。

在分析原有流程的過(guò)程中，首先找到引起無(wú)效溝通、無(wú)效信息傳遞的流程節(jié)點(diǎn)：

（1）銷(xiāo)售在和合同執(zhí)行在審核技術(shù)協(xié)議時(shí)。

（2）合同和HJL在進(jìn)行機(jī)床下單時(shí)。

（3）銷(xiāo)售、產(chǎn)品和HJL在申請(qǐng)非標(biāo)報(bào)價(jià)（RFQ，request for quotation報(bào)價(jià)請(qǐng)求）時(shí)。

（4）產(chǎn)品和合同執(zhí)行在傳遞非標(biāo)單時(shí)。

根據(jù)流程節(jié)點(diǎn)進(jìn)一步分析得到引起無(wú)效溝通、無(wú)效信息傳遞的因素分為兩類(lèi)：根本因素和一般因素（見(jiàn)表3）。

根本因素主要分為以下幾點(diǎn)：

（1）在合同和HJL的溝通載體中，有零件編碼缺失的情況和同一物料描述不一或描述不清的情況。

（2）HJL內(nèi)部無(wú)項(xiàng)目執(zhí)行流程。

（3）非標(biāo)單在流轉(zhuǎn)時(shí)缺少銷(xiāo)售端的信息確認(rèn)。

（4）合同執(zhí)行和銷(xiāo)售之間的溝通載體，出現(xiàn)了零件編號(hào)缺失，描述不一的現(xiàn)象。與因素1相同。

（5）合同執(zhí)行和HJL執(zhí)行訂單的流程未標(biāo)準(zhǔn)化。

內(nèi)部的訂單執(zhí)行流程未標(biāo)準(zhǔn)化Y6部分零件規(guī)格較多Y在整個(gè)非標(biāo)機(jī)床的溝通流程中參與者有銷(xiāo)售、合同執(zhí)行部、產(chǎn)品部和生產(chǎn)基地。根據(jù)圖8中的根本因素，來(lái)定義本次改善的方向和目標(biāo)：

（1）明確流程，將流程細(xì)化，控制溝通窗口，在關(guān)鍵溝通路徑上設(shè)置唯一窗口?？刂迫藶槔斫庹`差，保持理解說(shuō)明的一致性（改善表3中問(wèn)題2、3、5、6）。

（2）非標(biāo)申請(qǐng)從前至后的文件統(tǒng)一，包括描述及名稱(chēng)。保證文檔隨流程流轉(zhuǎn)時(shí)所傳遞的信息一致性，不流失（改善表3中問(wèn)題1、4）。

（3）改善非標(biāo)改造歷史資料的歸檔整理工作，已減少重復(fù)勞動(dòng)。（方便數(shù)據(jù)和信息歸檔統(tǒng)計(jì)，以便以后的持續(xù)改善。）

（五）流程改進(jìn)

將產(chǎn)品部在非標(biāo)RFQ的流程中明確流程流轉(zhuǎn)的唯一窗口?？刂圃赗FQ階段產(chǎn)生的溝通有效性問(wèn)題（見(jiàn)圖）。

建立合同執(zhí)行部在合同審核和機(jī)床下單流程中的流程說(shuō)明。以蓋章審查的節(jié)點(diǎn)控制方式來(lái)改善合同執(zhí)行的準(zhǔn)確度。減少因溝通無(wú)效導(dǎo)致的訂單錯(cuò)誤。

（六）流轉(zhuǎn)文件統(tǒng)一

將非標(biāo)報(bào)價(jià)及研發(fā)說(shuō)明（RFQ）文件統(tǒng)一為標(biāo)準(zhǔn)模板文件。為減少在溝通中存在的理解性誤差和溝通無(wú)效導(dǎo)致的偏差。

將銷(xiāo)售的機(jī)床銷(xiāo)售配置表、合同執(zhí)行的配置審核表、工程研發(fā)的機(jī)床配置表。三個(gè)表統(tǒng)一為一個(gè)表，作為標(biāo)準(zhǔn)模板。以保證在同一個(gè)載體上呈現(xiàn)的溝通信息是一致的，從而減少溝通中的誤差和有效性缺失。

五、試運(yùn)行檢驗(yàn)

（一）訂單執(zhí)行的準(zhǔn)確度

通過(guò)9個(gè)月的試運(yùn)行，記錄的數(shù)據(jù)在準(zhǔn)確度方面看控制的非常好。從原來(lái)的平均2%的出錯(cuò)率減低至0%。但由于在流程試運(yùn)行（控制階段），涉及到的相關(guān)人員相對(duì)于平時(shí)更重視此流程，會(huì)有刻意關(guān)注的可能性。即流程的激勵(lì)（時(shí)效）性，對(duì)溝通的有效性也存在一定作用。

（二）審核技術(shù)協(xié)議的時(shí)間消耗

通過(guò)為期9個(gè)月的試運(yùn)行，在非標(biāo)訂單技術(shù)協(xié)議審核方面，從原來(lái)的556分鐘減少至73分鐘。標(biāo)準(zhǔn)訂單的審核耗時(shí)依舊為30分鐘。

（三）財(cái)務(wù)核算

通過(guò)財(cái)務(wù)的核算，同樣也能說(shuō)明此次的改善是對(duì)公司帶來(lái)財(cái)務(wù)效益的。

即平均每個(gè)訂單會(huì)對(duì)公司帶來(lái)MYM2，540.98美元的收益（節(jié)?。?。

按H公司每年1000臺(tái)產(chǎn)銷(xiāo)量，按19.2%的非標(biāo)訂單比率，按平均5.5臺(tái)每單計(jì)算。本次溝通有效性改善項(xiàng)目約合為公司帶來(lái)MYM88，703美元的收益（節(jié)省）。

六、總結(jié)

通過(guò)本次的DMAIC研究方式，對(duì)H公司在合同執(zhí)行階段的溝通有效性改善的項(xiàng)目中，可以看出通過(guò)一定的管理手段是可以改善在原系統(tǒng)中已存在的溝通有效性問(wèn)題。而溝通的有效性在企業(yè)的管理運(yùn)營(yíng)中起到了很重要的作用。其關(guān)系到公司處理內(nèi)外部信息時(shí)，是否能將內(nèi)外部信息100%接收和100%準(zhǔn)確處理。信息處理的接收有效度直接關(guān)系著處理的準(zhǔn)確度。而準(zhǔn)確度則直接關(guān)系到企業(yè)在業(yè)務(wù)上所承擔(dān)的風(fēng)險(xiǎn)高低和所花費(fèi)的額外成本。文章中可以看到改善溝通的有效性，可以降低公司運(yùn)營(yíng)的風(fēng)險(xiǎn)，帶來(lái)可衡量的收益。

通過(guò)實(shí)施精益六西格瑪方法對(duì)流程、過(guò)程進(jìn)行改造后，H公司在以下幾個(gè)方面獲得收益：

（1）減小流程的變異、不完善，提高流程執(zhí)行過(guò)程中的穩(wěn)定性、提高產(chǎn)品的穩(wěn)健性；

（2）減少誤差，降低成本；

（3）縮短合同核對(duì)時(shí)間，縮短生產(chǎn)準(zhǔn)備時(shí)間、準(zhǔn)確快速理解和相應(yīng)顧客需求。

其實(shí)，在企業(yè)的管理運(yùn)營(yíng)中，還有很多地方涉及溝通，而如何通過(guò)一些管理學(xué)手段將溝通有效性提升，從而降低企業(yè)運(yùn)營(yíng)的風(fēng)險(xiǎn)、減少運(yùn)營(yíng)成本等問(wèn)題，還需要不斷的探討和研究。

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