王旭

（大慶市讓胡路區(qū)政府 黑龍江 大慶 163000）

歸檔文件編目方式的探究

王旭

（大慶市讓胡路區(qū)政府 黑龍江 大慶 163000）

《歸檔文件整理規(guī)則》中的編目是指編制歸擋文件目錄。它是歸檔文件整理工作的重要內(nèi)容之一，也是其他各種編目工作的起點(diǎn)和基礎(chǔ)。編制歸檔文件目錄，實(shí)現(xiàn)了歸檔文件從一次文獻(xiàn)向二次文獻(xiàn)的初步轉(zhuǎn)化，為檔案的保管、鑒定、檢索、統(tǒng)計(jì)和編研等工作的開展提供了基本條件。

歸檔文件；編目；分析

編制歸檔文件目錄是以系統(tǒng)化工作為前提，以反映全宗內(nèi)歸檔文件的體系結(jié)構(gòu)為目的，因此必然受到前期分類、排列方法的制約?！兑?guī)則》規(guī)定，“歸檔文件應(yīng)依據(jù)分類方案和文件號(hào)順序編制歸檔文件目錄”，即應(yīng)按照分類、排列的結(jié)果，逐件編制目錄，以系統(tǒng)、全面地揭示歸擋文件的全貌；此外應(yīng)注意，按照《規(guī)則》規(guī)定，編目應(yīng)以“件”為單位進(jìn)行，在目錄中一件只體現(xiàn)為一條目錄：如來文與復(fù)文作為一件時(shí)，在歸檔文件目錄中只對(duì)復(fù)文進(jìn)行編目，通過檢索復(fù)文來實(shí)現(xiàn)對(duì)相應(yīng)來文的查找。準(zhǔn)確、深入地分析、記錄歸檔文件的內(nèi)容和形式特征，正確、完整地填寫歸檔文件目錄各項(xiàng)目，關(guān)系到條目的可靠性和實(shí)用性，也決定了歸檔文件目錄的質(zhì)量。因此進(jìn)行歸檔文件整理時(shí)，填寫目錄項(xiàng)目—定要認(rèn)真、細(xì)致，力求做到全面、準(zhǔn)確地反映歸檔文件的特征，為檢索、利用奠定良好的基礎(chǔ)。

歸檔文件目錄包括件號(hào)、責(zé)任者、文號(hào)、題名、日期和備注等項(xiàng)目。這些項(xiàng)目基本包括了構(gòu)成一份文件的主要部分，概括了歸檔文件內(nèi)容和形式方面的各種特征，能夠?yàn)槔谜咛峁┹^完備的檢索渠道。目錄編目的具體填寫要求如下：

一、文件號(hào)

件號(hào)包括室編件號(hào)和館編件號(hào)兩種。歸檔文件目錄中直接設(shè)置為“件號(hào)”項(xiàng)，而未區(qū)分室編和館編，是因?yàn)樵跈C(jī)關(guān)檔案部門整理歸檔時(shí)編制的目錄中，件號(hào)是指室編件號(hào)，應(yīng)填寫室編件號(hào)以求與檔案室整理體系相吻合。檔案進(jìn)館前經(jīng)過再鑒定、整理后，如果檔案整理體系變動(dòng)不大，則原有歸檔文件目錄可以繼續(xù)沿用，只須在備注欄中對(duì)移出、銷毀的檔案加注即可，此時(shí)的件號(hào)作用自然發(fā)生變化，成為館編件號(hào)；如果檔案變動(dòng)較大，原有目錄已失去檢索作用，則應(yīng)另行編制目錄，并按進(jìn)館要求編制館編件號(hào)并填入件號(hào)欄中，此時(shí)的件號(hào)指館編件號(hào)。

二、責(zé)任者

責(zé)任者是指制發(fā)文件的組織或個(gè)人，即文件的發(fā)文機(jī)關(guān)或署名者。責(zé)任者可以是一個(gè)機(jī)關(guān)或機(jī)關(guān)內(nèi)部的—個(gè)機(jī)構(gòu)，也可以是幾個(gè)機(jī)關(guān)，或者是一個(gè)人或若干人。它是文件的組成部分之一和重要的外形特征，對(duì)于確定文件來源有著重要的作用，也是檢索利用檔案的重要途徑。

填寫責(zé)任者時(shí)一般應(yīng)使用全稱或通用簡(jiǎn)稱，不能使用“本部”、“本局”、“本公司”等含義不明、難以判斷的簡(jiǎn)稱。聯(lián)合發(fā)文時(shí)一般要將所有責(zé)任者照實(shí)抄錄，責(zé)任者過多時(shí)可適當(dāng)省略，但立擋單位是責(zé)任者的必須抄錄，以體現(xiàn)“以我為主”的精神；機(jī)關(guān)內(nèi)部文件等“白頭文件”，由于各種原因，常會(huì)出現(xiàn)未署責(zé)任者的情況，編目時(shí)應(yīng)盡量根據(jù)文件內(nèi)存、形式等特征加以考證并填寫。

三、文號(hào)

文號(hào)即發(fā)文的字號(hào)，是發(fā)文機(jī)關(guān)按發(fā)文次序編制的順序號(hào)，一般由機(jī)關(guān)代寫、年度、順序號(hào)組成；填行文號(hào)項(xiàng)時(shí)應(yīng)照實(shí)抄錄，代寫、年度、順序號(hào)都不能省略，否則將給查找和利用帶來困難。

四、題名

題名即文件標(biāo)題，它是直接表達(dá)文件內(nèi)容和中心內(nèi)容的文件特征，是了解歸檔文件內(nèi)容起點(diǎn)：實(shí)際工作中，利用者多以此為查找線索，檔案工作人員也多從題名入手進(jìn)行查找，因此題名是最重要的檢索途徑。完整的題名由責(zé)任者、問題、文種3個(gè)部分組成，例如《國(guó)家檔案局關(guān)于檔案安全保管的通知》。也有許多文件將發(fā)文機(jī)關(guān)放在文頭中說明，標(biāo)題直接有問題和文名構(gòu)成。

一般情況下，文件只有一個(gè)題名(正題名)，填寫目錄中題名項(xiàng)時(shí)應(yīng)照實(shí)抄錄。有的文件還有副題名或并列題名：副題名即文件標(biāo)題中破折號(hào)或冒號(hào)后面的部分，對(duì)正題名進(jìn)行解釋說明，如《強(qiáng)化目標(biāo)管理，推動(dòng)機(jī)關(guān)檔案工作發(fā)展——xx同志在機(jī)關(guān)檔案工作會(huì)議上的講話》。在正題名能夠反映文件內(nèi)容時(shí)，副題名—般無須抄錄。并列題名即以其他語言文字書寫的題名，需要時(shí)與正題名一并抄錄。

有的文件沒有題名，或題名含義不清，不能揭示或不能全面揭示文件內(nèi)容，應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容重新擬寫或補(bǔ)充標(biāo)題，并在新擬或補(bǔ)充標(biāo)題之外加“t1”號(hào)填寫在目錄中。

此外，有些歸檔文件的附件獨(dú)立性強(qiáng)，如正文僅有實(shí)施意見，附件則是具體的條文規(guī)定，或者附件是正文的重要補(bǔ)充和說明。在正件與附件作為一件時(shí)，如果目錄中只著錄正文題名，不能反映出附件的內(nèi)容，可能造成漏檢。此時(shí)也可在正件題名后抄錄附件題名，外加“()”號(hào)，如“關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)我市精神文明建設(shè)的決定(附：市民公約)”。日期即文件的形成時(shí)間。它是文件的重要特征之一，反映文件產(chǎn)生的時(shí)代背景，是查找檔案的常用途徑。文件的形成時(shí)間即發(fā)文時(shí)間(文件的落款時(shí)間)。具體填寫日期項(xiàng)時(shí)應(yīng)以8位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注年、月、日，有的文件上末注明日期，編目時(shí)應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容加以考證并填寫。實(shí)際填寫目錄時(shí)，為避免目期項(xiàng)占用的列寬過長(zhǎng)，影響其他項(xiàng)目的填寫，可將表示月、日的數(shù)字回行填寫，即填為兩行。

五、頁數(shù)

頁數(shù)項(xiàng)填寫一件文件的總頁數(shù)，用于統(tǒng)計(jì)和核對(duì)。計(jì)算頁數(shù)時(shí)以文件中有圖文(指與文件內(nèi)容相關(guān)的文字、圖畫等)的頁面為一頁，空白頁不計(jì)。大張的文件或圖表折疊后，仍按未折疊前有圖文的頁面數(shù)計(jì)算頁數(shù)。來文與復(fù)文、正本與定稿等作為“件”時(shí)，統(tǒng)計(jì)頁數(shù)應(yīng)將構(gòu)成該件的各文件頁數(shù)相加作為該件的頁數(shù)，如關(guān)于xx問題的請(qǐng)示和批復(fù)分別為4頁和1頁，作為件時(shí)，該件頁數(shù)應(yīng)為5頁。

六、備注

備注項(xiàng)用于填寫歸檔文件需要補(bǔ)充和說明的情況，包括密級(jí)、缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷毀，等等：前面在排列、編號(hào)部分提到的零散文件排列和檔案進(jìn)館前再鑒定、整理即屬此中的補(bǔ)充、銷毀情況。對(duì)備注項(xiàng)目的填寫應(yīng)嚴(yán)加控制，以免使目錄條目雜亂不堪；另外，如果有些條目須說明的情況較多，備注欄難以填寫時(shí)，對(duì)在備注欄中加注“*”號(hào)，將具體內(nèi)容填入備注表中。

以上為歸檔文件目錄的基本項(xiàng)目，各機(jī)關(guān)單位根據(jù)實(shí)際需要也可以增加其他項(xiàng)目，但應(yīng)與同級(jí)檔案行政管理部門的要求相協(xié)調(diào)。

[1]稽觀樺.《歸檔文件整理規(guī)則》系列談之八:編目[J].中國(guó)檔案，2001（11）.

[2]鄧茂春.裝訂──歸檔文件整理的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)[J].湖北檔案，2001 (10).