張麗
(大慶市讓胡路區(qū)政府招待所 黑龍江 大慶 163712)
新形勢下檔案管理工作的規(guī)范化研究
張麗
(大慶市讓胡路區(qū)政府招待所 黑龍江 大慶 163712)
檔案是記載各個領(lǐng)域?qū)W科最可靠且真實的材料依據(jù)。其不僅管理人事檔案,對于史料的記載,社會的進步等都有所收錄。在機關(guān)單位中更是發(fā)揮著不可或缺的作用。因此在檔案越來越重要的今天,必須要正視對檔案的管理,將檔案管理工作更加規(guī)范化的開展下去,才能夠滿足日益發(fā)展的經(jīng)濟和社會需求。文章將對檔案管理中存在的弊端及規(guī)范化管理工作的開展進一步闡述。為檔案管理工作更規(guī)范的開展,起到一定的參考作用。
檔案管理;規(guī)范化;問題
在社會迅速發(fā)展下,行業(yè)規(guī)模擴大化,競爭力逐漸增大,檔案管理工作的規(guī)范化建設(shè)迫在眉睫,其規(guī)范化的建設(shè)可為社會建設(shè)發(fā)展提供真實可靠的理論基礎(chǔ)依據(jù)。在推動社會發(fā)展中有及其重要的影響。在現(xiàn)行的檔案管理中主要是因為信息化管理不夠完善,系統(tǒng)管理不健全以及部分檔案管理工作人員的綜合水平較低。導(dǎo)致了檔案管理的混亂性。要綜合的改善這些問題,首先就要建立健全相關(guān)的管理規(guī)范制度,創(chuàng)新管理理念,綜合的提升檔案工作人員的水平,促使其更加專業(yè)化的發(fā)展下去。以推動檔案管理規(guī)范化建設(shè)的有序進行。
檔案管理工作的重要性不言而喻。但是在如今的管理中,卻缺乏統(tǒng)一的、系統(tǒng)的建設(shè)。并造就許多問題的出現(xiàn),阻礙著檔案管理工作的發(fā)展,使其欠缺管理的規(guī)范性。下文將針對檔案管理規(guī)范化的問題進行具體的分析。
1、信息化管理系統(tǒng)建設(shè)不完善
檔案管理系統(tǒng)復(fù)雜而龐大僅僅依靠人力無法進行高效有序的管理,并且隨著電子計算機技術(shù)的迅速發(fā)展電子文件與電子文檔大量涌現(xiàn),運用傳統(tǒng)的檔案管理系統(tǒng)往往無法保證管理的規(guī)范化,盡管目前信息化管理方法已經(jīng)推展開來,但是依然存在許多問題。首先是硬件設(shè)施及設(shè)備配備不齊全,無法為信息化管理提供基礎(chǔ)條件。其次是軟件設(shè)施,主要問題是檔案管理系統(tǒng)功能不健全或者是軟件程序復(fù)雜,這樣一來就會為檔案的查詢、瀏覽、統(tǒng)計、歸檔、借閱等造成不便,有時可能會因為系統(tǒng)的不完善導(dǎo)致檔案丟失等,嚴重破壞了檔案管理的規(guī)范化。
2、管理系統(tǒng)不完善
在新形勢下對檔案管理工作的時效性的要求也越來越高,這首先需要讓檔案管理工作的規(guī)范化與標準化落實到位。檔案管理工作需要嚴謹?shù)墓ぷ鲬B(tài)度,但是當(dāng)今管理檔案管理工作中規(guī)范標準的工作流程與工作制度并不完善。首先由于部分單位對檔案管理工作的不重視導(dǎo)致前期對檔案資料的收集與整理不全面不深入,進而直接影響后期對檔案的利用效果。其次,由于對檔案管理部門的管理較為疏松,部分工作人員有時沒有將歸檔與立卷工作做得詳盡而細致,有時甚至損壞了檔案資料的完整性,但是在這種相關(guān)人員的工作職責(zé)與工作內(nèi)容沒有明確的劃分的背景下即使出現(xiàn)了這種錯誤也不一定能被及時發(fā)現(xiàn)。
3、檔案管理工作人員業(yè)務(wù)素質(zhì)較低
新形勢下組織檔案管理工作的開展,規(guī)范化程度依然較低,其中一個很重要的原因就是相關(guān)工作人員自身素質(zhì)。在許多單位檔案管理工作都沒有受到管理層的重視,大家經(jīng)常把檔案管理工作看成是一項非常簡單的工作,對于管理的規(guī)范化認識并不深入,也正是由于對這種認識上的欠缺,導(dǎo)致了檔案管理工作規(guī)范化進程的緩慢。
通過上文的詳細闡述,對檔案規(guī)范化管理存在的問題也有了一定的了解和認識。究其問題存在的實質(zhì)原因還是因為相關(guān)的管理不到位。信息化系統(tǒng)建設(shè)不完善,并且沿用傳統(tǒng)的檔案管理措施,不能夠與時代發(fā)展的步伐相接軌。因此首要任務(wù)就是創(chuàng)新管理方法。并提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)。下文將針對具體的應(yīng)對措施具體闡述。
1、依法管理,建章立制
檔案管理工作是一項嚴肅的工作,建立完善的法制系統(tǒng)去約束它,能夠讓檔案管理工作更加的規(guī)范化,能夠更加良好的保證檔案管理工作的進行。社會在進步,企業(yè)在發(fā)展,檔案管理工作中的設(shè)備也得到的升級,各項軟硬件的優(yōu)化,讓檔案變得更加的多樣化,從過去的紙質(zhì)檔案、影片檔案,到現(xiàn)在的數(shù)字檔案,無疑是一個飛躍,所以過去的檔案管理工作方式也需要得到轉(zhuǎn)變,以適應(yīng)現(xiàn)代檔案管理的要求,作為檔案管理工作者應(yīng)該提升自己的檔案管理知識和技巧,要多多的充電和再培訓(xùn),讓自己能夠掌握現(xiàn)代檔案管理方法,順應(yīng)形勢需要,堅持走依法治檔的道路,建立一整套行之有效的檔案法律法規(guī),建立健全檔案管理規(guī)章制度,只有這樣,才能因地制宜、靈活有效,實現(xiàn)檔案管理工作的制度化,最大限度的發(fā)揮其應(yīng)有的社會作用。
2、求實創(chuàng)新,與時俱進
信息時代已近悄悄的來臨,我們的生活已經(jīng)離不開信息這個關(guān)鍵詞,工作、生活、學(xué)習(xí)都與之相聯(lián)系,特別是計算機網(wǎng)絡(luò)的普及,讓我們的社會前進了一大步,而檔案管理工作同樣迎來了新的改變,我們檔案工作者也這接受著新的挑戰(zhàn)。將現(xiàn)代技術(shù)與檔案管理工作結(jié)合起來,達到高效、安全、精準的目的,讓檔案管理工作步入一個良性循環(huán),這需要我們檔案管理工作者從根本出發(fā),尋找檔案管理的特點,運用自身的檔案管理知識,與現(xiàn)代信息相結(jié)合,更好的尾社會、企業(yè)服務(wù),體現(xiàn)信息社會的優(yōu)勢。
3、科學(xué)規(guī)范,提高效能
檔案管理工作涉及的都是檔案,而這些檔案只有被利用了,才能夠體現(xiàn)它的價值,也能體現(xiàn)出檔案管理工作的價值,而我們檔案管理工作者的價值就需要我們?nèi)プ龊脵n案的開發(fā)和利用工作才能得以體現(xiàn)。檔案的利用是企業(yè)發(fā)展的重要依據(jù),也是社會發(fā)展的重要信息資源,而且檔案信息資源的共享顯得更加重要。作為檔案管理工作者,我們應(yīng)該要掌握科學(xué)的檔案管理手段,學(xué)會先進的檔案管理技術(shù),從檔案的收集、整理、鑒定和保管這些工作上都體現(xiàn)出先進性和科學(xué)性,在平時的工作中要掌握重點,例如檔案的編目、檢索、編研,這些工作是檔案管理的前奏,但是卻非常的重要,做好這些工作能夠讓后面的管理工作變得簡單、快捷。在檔案利用過程中,對于一些重要的珍貴檔案應(yīng)該更加妥善的保管,可以對其進行備份、復(fù)制、壓縮等等,但是原件不予以外接,這樣能夠保障檔案的安全性。在庫房的選擇和建設(shè)上也應(yīng)該注重安全性,避免外界條件對檔案造成的不可修復(fù)損害。
創(chuàng)新、高效、規(guī)范的檔案管理工作適應(yīng)著現(xiàn)代社會發(fā)展的需求,為各個企業(yè)單位、機關(guān)單位提供著重要的理論依據(jù)。并將豐富的個人材料集中的整理好,加速其合理性、先進性的建設(shè)。在這個信息大爆炸的社會發(fā)展中,人們應(yīng)該更加重視的檔案的作用,開辟檔案管理工作的新局面,并實現(xiàn)檔案管理工作人員的自身真正價值,推進社會發(fā)展建設(shè)的步伐。
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