檔案管理工作中存在的問題及對策分析

劉雨國

（黑龍江杜爾伯特蒙古族自治縣財政局 黑龍江 杜爾伯特 166200）

檔案管理工作中存在的問題及對策分析

劉雨國

（黑龍江杜爾伯特蒙古族自治縣財政局 黑龍江 杜爾伯特 166200）

檔案管理的好壞體現(xiàn)一個單位的真實面貌，它是單位各項評估的重要內(nèi)容，也是單位發(fā)展的必要條件。檔案管理全面體現(xiàn)了一個單位的基本職能，是單位各種數(shù)據(jù)的體現(xiàn)形式，也是評價單位綜合業(yè)務(wù)水平的“窗口”，為一個單位的發(fā)展規(guī)劃起到不可估量的作用。因此，做好檔案管理工作是各項工作管理中不可或缺的一項。隨著社會發(fā)展的不斷深入，我國各項管理制度的不斷加大，對檔案管理工作也提出了規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化等更高的要求。面對當(dāng)前的工作，在檔案管理中還存在著諸多問題有待改善，本文著重探討在檔案管理工作中存在的問題及對策。

一、檔案管理工作中存在的問題

（一）檔案管理工作的重要性認(rèn)識不夠

檔案管理工作沒有其他業(yè)務(wù)那么容易取得工作成績。它是一項默默無聞的工作，常常被認(rèn)為是可有可無的工作。長此以來，讓部分檔案管理人員產(chǎn)生了對檔案工作認(rèn)識上的一些誤區(qū)，認(rèn)為檔案管理是無用的，檔案管理人員也無需具備精湛的業(yè)務(wù)能力，這樣就打消了檔案管理人員的工作積極性；還有人認(rèn)為檔案管理工作就是抄抄寫寫、裝訂整理，不是單位的重要工作，不會在單位發(fā)展中起到主要作用。種種原因?qū)е铝艘恍﹩挝缓鲆暳藱n案管理工作，把這項工作處于應(yīng)付了事的狀態(tài)，這樣就影響了檔案管理工作項規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展。

（二）檔案管理硬件設(shè)施滯后

檔案管理需要有專用的檔案室，有現(xiàn)代的信息管理設(shè)備，很多單位沒有專用的檔案室，資料雜亂無序的存放，檔案資料存放地點狹窄，檔案保管環(huán)境差，沒有專業(yè)的配套設(shè)備，這樣就引起了檔案材料霉變、蟲蛀等，嚴(yán)重影響了檔案的美觀整潔及完整性，形成了查找困難和丟失的現(xiàn)象。我覺得問題的存在主要有以下幾種原因：一是上級主管部門對檔案管理沒有統(tǒng)一的執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)，只是按照工作需要來裝訂整理，也幾乎沒有專項的檢查、評比和考核這項工作。二是辦公自動化、信息化的建立和發(fā)展，單位對檔案管理的設(shè)備配備過于滯后，影響了檔案的保存質(zhì)量。三是檔案室的分配不合理，沒有規(guī)范統(tǒng)一的庫房保存檔案材料。

（三）檔案管理崗位人員缺乏穩(wěn)定性、專業(yè)性

檔案管理工作需要具有一定的專業(yè)性、技術(shù)性、連續(xù)性，所以對其崗位人員要求要相對固定性、專業(yè)性。如果想建設(shè)高素質(zhì)的檔案管理人員隊伍，就要求檔案管理人員要具備專業(yè)的知識結(jié)構(gòu)和精湛的業(yè)務(wù)技能，如果檔案人員不穩(wěn)定，對檔案人員本身也會造成諸多不良影響，如檔案管理人員對檔案工作的責(zé)任心不強，缺乏長遠(yuǎn)的管理計劃；檔案管理業(yè)務(wù)知識匱乏，總覺得檔案管理用不到專業(yè)的知識，做檔案管理就是想要個清閑的養(yǎng)老的崗位，業(yè)務(wù)不精通，缺乏全面的、系統(tǒng)的掌握檔案管理方面的知識結(jié)構(gòu)。大部分管理人員沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案知識培訓(xùn)，對檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)不太熟悉，檔案收集意識淡薄，一些歸檔的材料不夠真實和準(zhǔn)確。這些問題的形成主要是檔案的人員調(diào)整頻繁、管理缺乏專業(yè)性造成的。

二、檔案管理工作的對策與思考

（一）提高認(rèn)識，加強領(lǐng)導(dǎo)

理念決定行動，行動決定成敗。要想做好檔案管理工作，提高對此項工作的認(rèn)識是關(guān)鍵。我覺得要想做好檔案管理工作，首先要提高自己的思想覺悟。要熱愛檔案工作，在工作中努力學(xué)習(xí)和鉆研專業(yè)知識，不斷提高自己的管理水平，要有干一行愛一行的專業(yè)精神，及時更新知識結(jié)構(gòu)，學(xué)會用先進(jìn)的管理理念做好這項工作。其次是用自己的工作感染領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作的重視。有些單位的領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作認(rèn)識偏差、認(rèn)為檔案管理工作不能撐門面，沒有考核，無關(guān)緊要，可有可無。所以這就要求我們檔案管理人員要經(jīng)常向領(lǐng)導(dǎo)請示和匯報檔案工作，不斷地增強領(lǐng)導(dǎo)檔案意識，以引起領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)注和支持。

（二）不斷學(xué)習(xí)，提高素質(zhì)

檔案管理人員的素質(zhì)決定檔案管理工作的好壞，因此，檔案管理人員要不斷地學(xué)習(xí)豐富的自己的專業(yè)知識，不斷給自己“充電”，更新理念，創(chuàng)新思路，提高自身綜合素質(zhì)。要想提高檔案管理人員綜合素質(zhì)，可以從以下幾種方式：一是自學(xué)。自學(xué)文化知識，文化知識是做好一切工作的基石，文化知識包括學(xué)科知識學(xué)、自然科學(xué)和社會科學(xué)等；自學(xué)專業(yè)知識，專業(yè)知識是做好檔案管理工作的基礎(chǔ)，檔案專業(yè)知識的學(xué)習(xí)包括檔案管理學(xué)、檔案保護技術(shù)學(xué)、檔案統(tǒng)計學(xué)等。二是培訓(xùn)。培訓(xùn)是加強檔案工作人員自身能力修養(yǎng)的最基本的手段。要積極參加各類培訓(xùn)，提升專業(yè)素養(yǎng)。三是交流。交流是加強檔案工作人員自身能力修養(yǎng)的最有效的形式，包括工作上的交流和學(xué)術(shù)上的交流。檔案管理外出培訓(xùn)機會少，所以與先進(jìn)地區(qū)單位的工作人員專業(yè)交流至關(guān)重要。

（三）科學(xué)管理，規(guī)范操作

檔案工作頭緒多，瑣碎繁雜，這就要求我們要科學(xué)管理，規(guī)范操作。一是健全管理制度。健全的管理體制是整個檔案工作的核心，要充分發(fā)揮制度的權(quán)威性，只有這樣才能逐步實現(xiàn)科學(xué)化、規(guī)范化。二是發(fā)揮檔案管理的功能性。檔案的保管、記錄、內(nèi)容要全面合理，采用信息化管理手段，提高檔案工作的效率和水平，為單位的全面發(fā)展提供準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)材料。三是加強檔案管理的現(xiàn)代化和信息化建設(shè)。隨著社會的發(fā)展，檔案管理工作量的不斷增大，也就要求我們要改變工作方式，如果我們?nèi)匝匾u手工抄寫去處理檔案材料就很難從繁雜的材料的整理與管理中解脫出來。所以我們一定要充分利用現(xiàn)代的辦公手段，提高檔案管理的工作效率。

總之，在高速發(fā)展的信息時代，檔案工作必須要緊緊結(jié)合時代發(fā)展要求，從理念上更新，行動上創(chuàng)新，采取行之有效措施，積極探索檔案現(xiàn)代管理模式，為單位進(jìn)一步加強科學(xué)管理檔案發(fā)揮積極的作用。