李兵

（大慶市大同區(qū)人才交流服務(wù)站 黑龍江 大慶 163515）

企業(yè)檔案管理存在的問題與解決方法

李兵

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企業(yè)檔案是企業(yè)知識資產(chǎn)和信息資源的重要組成部分，企業(yè)檔案工作是企業(yè)研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營、管理活動的基礎(chǔ)性管理工作，應(yīng)以滿足企業(yè)各項(xiàng)活動在證據(jù)、責(zé)任和信息等方面的需求為導(dǎo)向。

檔案管理存在的題解決方法

一、做好企業(yè)檔案管理中的保管工作

檔案保管工作是檔案管理的日常業(yè)務(wù)工作，它是關(guān)系檔案能否及時、充分發(fā)揮作用的重要影響因素，保持良好的庫藏秩序，實(shí)現(xiàn)檔案的有效管理，才能保證順利地查找和提取檔案；保證檔案齊全、成套的完好狀態(tài)，才能迅速、準(zhǔn)確的提供利用；保證檔案的安全，才能使檔案的使用壽命更長。因此，做好檔案的日常保管工作，對檔案的科學(xué)管理、有效利用和長久保存都具有重要意義。

1.檔案庫房要保持干凈、整潔，并具有防火、防盜、防光、防有害氣體、防塵、防有害生物等防護(hù)功能，并保持適宜的溫度、濕度。檔案庫房要配備合適的消防器材，并按要求定期進(jìn)行檢查、更換，安全使用電器設(shè)備，對電源、線路、開關(guān)、照明設(shè)施定期檢查，消滅一切火災(zāi)隱患；檔案庫房不宜采用自然光源，有外窗時應(yīng)有窗簾、窗板等遮陽措施，避免陽光直射檔案；檔案庫房保持適宜溫度，防潮、防濕、防高溫，要注意紙質(zhì)載體檔案與其他載體檔案保管條件的差異，分類保管為好；同時還要對有害生物采取防護(hù)措施，庫房和柜架內(nèi)防止防蟲劑，發(fā)現(xiàn)蟲霉及時處理，確保檔案壽命。

2.檔案存放應(yīng)依據(jù)檔案載體選擇檔案柜架。底圖不宜折疊，磁性載體應(yīng)選擇防磁設(shè)施，重要檔案應(yīng)備份。檔案管理人員應(yīng)選擇合適的裝具，紙質(zhì)檔案可選用五節(jié)柜或密集架；底圖可選用多層抽屜的金屬底圖柜，采取平放或卷放的保存方式，不易折疊；錄音帶、錄像帶、光盤、磁盤、磁帶等可選用防磁金屬柜等裝具，存放時注意防磁、碰撞；企業(yè)的重要檔案應(yīng)備份，防止反復(fù)多次利用造成損毀。

3.檔案入庫前應(yīng)去污、消毒，受損的檔案應(yīng)及時修復(fù)或補(bǔ)救，對于易損的制成材料和字跡，應(yīng)采取復(fù)制手段加以保護(hù)。對已接收進(jìn)館的檔案，要先進(jìn)行消毒、去塵、去污，以防止有害物質(zhì)、蟲霉進(jìn)入庫內(nèi)；對已損壞或不利于永久保存因素的檔案材料進(jìn)行去污、去酸、加固、檔案字跡的顯示與恢復(fù)、檔案修裱等處理，以恢復(fù)原貌，提高檔案耐久性；對易損的制成材料和字跡，可采用復(fù)制副本、拍照等方式，制成復(fù)制品提供使用，以保護(hù)檔案原件，檔案保管人員要具有高度的責(zé)任心，持之以恒，防止檔案的損壞，確保檔案的安全。

二、檔案管理操作流程要規(guī)范化

檔案管理中，檔案的歸檔和借閱都有嚴(yán)格的規(guī)范要求。檔案管理工作通常包括檔案的收集、整理、排架、保管、統(tǒng)計、提供利用和鑒定銷毀等。

1.檔案的利用服務(wù)工作。提供檔案利用服務(wù)工作室檔案工作的根本目的，借閱檔案必須填寫登記表，它既是檔案部門記錄、掌論文聯(lián)盟http://握提供利用情況的一種登記形形式，又是檔案部門向利用者具體提供檔案時履行交接手續(xù)的一種交接憑據(jù)，—般檔案借閱時間最好一周為限，特殊情況可予以延長，檔案管理人員對調(diào)卷人員填寫的借閱審批單要嚴(yán)格審查，按照審批單相關(guān)內(nèi)容履行借閱職能。對在借閱過程中損毀的檔案，要及時通知相關(guān)人員修復(fù)，按照工作程序進(jìn)行處理。

2.文件的收集工作。現(xiàn)代企業(yè)的檔案管理人員已經(jīng)不同于傳統(tǒng)企業(yè)檔案員，不再是“看堆守攤”的庫房管理工。他們要有責(zé)任感和使命感，關(guān)注本企業(yè)有歸檔責(zé)任的部門在工作中對有價值的文件材料的收集和積累情況，定期指導(dǎo)其按規(guī)定對有價值的文件材料進(jìn)行收集、積累、整理和歸檔，避免重要資料在歸檔前就丟失和損毀。同時要時刻關(guān)注社會的進(jìn)步、企業(yè)的發(fā)展、企業(yè)內(nèi)部部門職能的拓展、先進(jìn)的技術(shù)和先進(jìn)的管理方式方法在本企業(yè)的應(yīng)用等客觀情況，檔案管理人員要有較強(qiáng)的職業(yè)敏感度，及時掌握信息并適時調(diào)整歸檔范圍，尤其是計算機(jī)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，許多企業(yè)使用或準(zhǔn)備使用erp管理模式，該系統(tǒng)形成的一些數(shù)據(jù)一旦丟失就不會再生，檔案管理人員要針對這一情況，研究和解決該系統(tǒng)檔案的存儲和管理工作，加強(qiáng)對歸檔責(zé)任部門檔案資源形成過程的控制和保護(hù)指導(dǎo)，避免因重要資料、資源的遺失給企業(yè)造成不可挽回的損失。

3.檔案保管期限的確認(rèn)。檔案保管期限是衡量和表示檔案價值的一種標(biāo)識，永久保存的檔案是指反映本企業(yè)主要職能活動、重大活動和基本歷史面貌的，在工作查考、經(jīng)驗(yàn)總結(jié)、科學(xué)研究等工作中需要長遠(yuǎn)利用，對維護(hù)國家、企業(yè)和職工權(quán)益等方面具有長遠(yuǎn)證據(jù)價值的檔案，是企業(yè)的核心檔案；定期保管的檔案是指檔案保管年限是有限的，一般可分為30年和10年兩檔。

4.文件整理工作。檔案移交到檔案部門后，檔案工作者要按照行業(yè)或?qū)I(yè)標(biāo)準(zhǔn)對歸檔文件進(jìn)行整編，編目、裝訂、著錄、排架，完成從文件到檔案“身份”的轉(zhuǎn)換，使其具備借閱條件。檔案整理工作包括分類、整編、編目等。文件材料、數(shù)據(jù)歸檔后就進(jìn)入檔案管理工作范圍，檔案整理的好與壞，完全依賴檔案人員的工作責(zé)任感和業(yè)務(wù)能力。企業(yè)檔案工作人員要熟悉本企業(yè)檔案的分類規(guī)則、理論與方法研究和掌握本企業(yè)檔案的內(nèi)容構(gòu)成和形成特點(diǎn)，根據(jù)企業(yè)檔案分類方法與庫藏檔案的基本種類設(shè)置檔案大類，劃分屬類，進(jìn)行類目排序，為企業(yè)檔案的每個類目固定相應(yīng)的代字和代號。在檔案分類工作中，應(yīng)嚴(yán)格根據(jù)行業(yè)或?qū)I(yè)的規(guī)定進(jìn)行。