龐曉紅

（黑龍江農(nóng)墾機(jī)械化學(xué)校 黑龍江 黑河 164021）

如何提高學(xué)校檔案管理與工作的效率

龐曉紅

（黑龍江農(nóng)墾機(jī)械化學(xué)校 黑龍江 黑河 164021）

學(xué)校檔案作為學(xué)校發(fā)展進(jìn)程各大重要事件、寶貴經(jīng)驗(yàn)的記錄載體，對(duì)其和科學(xué)進(jìn)行管理對(duì)弘揚(yáng)學(xué)校文化，提高學(xué)校核心凝聚力有著巨大的現(xiàn)實(shí)意義。但是，從現(xiàn)階段我國搞笑檔案管理工作的情況來看，其中還存在一定的問題，這些問題如果得不到有效解決，那么將對(duì)會(huì)學(xué)校檔案管理與其工作效率產(chǎn)生阻礙作用，從實(shí)際情況出發(fā)，具體問題，具體分析，是現(xiàn)階段相關(guān)工作人員需要進(jìn)行的重要內(nèi)容。文章從幾個(gè)方面對(duì)其進(jìn)行了分析和研究。

學(xué)校檔案；管理；效率

引言

學(xué)校檔案是記錄學(xué)校豐功偉績，辦學(xué)經(jīng)驗(yàn)以及學(xué)校文化思想的手段和途徑，同樣也是學(xué)校未來發(fā)展的依據(jù)，以及教師工作的指導(dǎo)，可以說，學(xué)校檔案工作凝聚了廣大師生的智慧與結(jié)晶。一所學(xué)校的成功，需要全體共同努力，檔案作為珍貴的精神財(cái)富，強(qiáng)化其管理，是非常必要的。我國高等院校在這個(gè)方面取得了一定的成就，但是與實(shí)際的需求相比還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，制定科學(xué)管理制度，提高管理專業(yè)素質(zhì)，是必然之舉。

一、規(guī)范檔案管理，構(gòu)建完善的檔案管理工作

我國教育事業(yè)的發(fā)展，帶動(dòng)了各大高校之間競爭的日益激烈，而競爭反過來又會(huì)促進(jìn)高校建設(shè)水平的提高，這樣一來，檔案內(nèi)容也會(huì)越來越豐富，管理起來也更加困難，加之我國在檔案管理方面相對(duì)薄弱，管理人員思想意識(shí)不高，因此，相關(guān)工作人員必須要強(qiáng)化管理宣傳與教育，正確引導(dǎo)全校師生對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)，提高管理檔案管理人員的工作熱情，使其能夠積極進(jìn)行工作，為學(xué)校檔案管理事業(yè)的發(fā)展，盡一份綿薄之力。我國高校內(nèi)部，采取校長負(fù)責(zé)制，因此提高學(xué)校檔案管理工作，首先要從領(lǐng)導(dǎo)階層入手，提高領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于此項(xiàng)工作的重視程度以及監(jiān)督管理力度，端正管理人員工作行為，要將大難管理工作做作為重點(diǎn)的工作納入到高校管理中去。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要將轉(zhuǎn)變思想，積極推行完善管理制度的推行，從而更好地實(shí)現(xiàn)學(xué)校檔案工作開展，為提高學(xué)校凝聚力打好基礎(chǔ)。

二、工作效率的提高需要檔案管理的數(shù)字化、現(xiàn)代化

除去以上所述之外，在學(xué)校建立細(xì)化的管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化，現(xiàn)代化，是提高其工作效率的重要途徑。在階段，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在我國高度普及與發(fā)展，建立信息檔案管理平臺(tái)不但能夠有效提高其工作質(zhì)量與效率，同時(shí)也能夠更加符合時(shí)代發(fā)展需求，并能夠是管理工作向著更加高效，快速，精確的方向發(fā)展。除此之外，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化，還能夠提高為學(xué)校節(jié)約很多人力與物力，有效降低在人力資源方面的資金投入，從而提高學(xué)校的經(jīng)濟(jì)收益，檔案管理的數(shù)字化需要用數(shù)字化的手段借助于信息高速公路，最大限度地利用檔案資源，處理、分析和管理整個(gè)檔案數(shù)據(jù)庫，整體解決學(xué)校檔案管理過程所面臨的收發(fā)、整理、查詢、開發(fā)等問題，實(shí)現(xiàn)學(xué)校檔案資源的合理開發(fā)、迅速利用、便捷查找等多方面的最佳配置。實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化之后就省去這些不必要的麻煩，可以直接在計(jì)算機(jī)面前登錄檔案數(shù)據(jù)庫，運(yùn)用搜索引擎，幾秒鐘就可以解決以前要很長時(shí)間才能解決的問題。時(shí)間上的大大縮短使得學(xué)校辦事的工作效率能夠得到較大的提高。另外，在實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化以前，查詢檔案一般都借助于紙質(zhì)檔案來進(jìn)行查詢，現(xiàn)在就可以從紙質(zhì)檔案和電子檔案兩方面來查詢相關(guān)問題?？梢姡瑢W(xué)校工作效率的提高需要檔案管理的數(shù)字化。

三、加強(qiáng)檔案管理與提高工作效率二者相得益彰、相互促進(jìn)

1.在進(jìn)行學(xué)校檔案管理的過程中，最為重要就是信息資源的管理，由于檔案管理在學(xué)校管理過程中的地位日漸凸顯，因此強(qiáng)化管理力度，是非常必要的。學(xué)校管理與學(xué)校工作效率提高，是學(xué)校發(fā)展歷程中重要的兩個(gè)方面，學(xué)校管理人員需要將這兩方面有機(jī)的結(jié)合在一起，使其相互促進(jìn)，共同為學(xué)校的發(fā)展提供動(dòng)力。同時(shí)，相關(guān)工作人員要在強(qiáng)化檔案管理的環(huán)節(jié)中，不斷開發(fā)學(xué)校信息資源，借助先進(jìn)的管理工具，采用多元化的管理方法，從而更好地為學(xué)校教學(xué)以及科研工作服務(wù)。需要明確的一點(diǎn)是，加強(qiáng)學(xué)校檔案管理，首先就要從認(rèn)識(shí)、了解檔案工作開始，只有對(duì)檔案管理工作有了全面，正確的認(rèn)識(shí)，才能夠?qū)崿F(xiàn)其工作質(zhì)量的提高，學(xué)校還應(yīng)該擴(kuò)大宣傳，為檔案工作的順利開展，構(gòu)建更加優(yōu)良的環(huán)境。

2.建立、健全學(xué)校檔案的管理制度。加強(qiáng)學(xué)校檔案的管理必須依賴一系列管理制度的健全和完善，學(xué)校要根據(jù)檔案專業(yè)主管機(jī)關(guān)的規(guī)定，結(jié)合學(xué)校特點(diǎn)和檔案管理發(fā)展?fàn)顩r，制定切實(shí)可行的規(guī)章制度，保證學(xué)校工作的順利運(yùn)行。

3.加強(qiáng)學(xué)校檔案管理隊(duì)伍建設(shè)?，F(xiàn)代管理學(xué)認(rèn)為，在組織資源中，人是最關(guān)鍵、最重要、最活躍的因素。同樣，要搞好學(xué)校檔案工作也必須有一支結(jié)構(gòu)合理、素質(zhì)精良的管理隊(duì)伍。從以上三個(gè)方面加強(qiáng)學(xué)校檔案管理的建設(shè)，能夠確保為學(xué)校提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，提高學(xué)校整體工作效率。

4.提高學(xué)校工作效率，需要學(xué)校檔案管理提供全面、迅速、便捷的資料和服務(wù)，需要學(xué)校科學(xué)有效的措施，要提高人力資源以及學(xué)校資金的使用率，同時(shí)做好檔案歸納與分類也是非常重要的，工作人員在檔案歸納分類之后，做好整理，為日后查詢和使用資料做準(zhǔn)備。提高學(xué)校工作效率，將檔案的搜集整理以及統(tǒng)計(jì)編輯工作做好，才能夠滿足新形勢下，學(xué)校對(duì)于檔案管理工作的要求，同時(shí)，這些工作也面臨著更多的不確定因素，如檔案所占用庫房空間將極大地節(jié)省，檔案管理的工作量減輕，學(xué)校管理將更方便，工作效率也自然而然地得到極大的提高。

四、結(jié)束語

學(xué)校檔案記載著需要發(fā)展歷程以及各項(xiàng)成就，也能夠使學(xué)校核心文化得以更好的傳播和發(fā)揚(yáng)。明確學(xué)校檔案與學(xué)校工作效率兩者的關(guān)系，強(qiáng)化檔案管理，建立完善的工作交織網(wǎng)絡(luò)，推進(jìn)學(xué)校檔案管理工作的信息化，標(biāo)準(zhǔn)化與數(shù)字化，能夠合理的借鑒國外先進(jìn)的技術(shù)，最大限度的發(fā)揮學(xué)校檔案的功能，可以提高經(jīng)濟(jì)收益與社會(huì)收益的雙豐收，在新的形勢下，學(xué)校檔案工作也必要面臨著更多的挑戰(zhàn)與機(jī)遇，在這個(gè)挑戰(zhàn)與機(jī)遇并存的時(shí)代，從實(shí)際出發(fā)，做到具體問題，具體分析，這樣才能夠受到事半功倍的效果，并最終推動(dòng)我國學(xué)校的管理工作效率提到一個(gè)新高度。

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[2]秦乃剛.淺析新時(shí)期如何做好學(xué)校檔案管理工作[J].網(wǎng)絡(luò)財(cái)富. 2010(22)