王微

（鶴崗日?qǐng)?bào)社 黑龍江 鶴崗 154199）

網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的紙質(zhì)與電子檔案管理

王微

（鶴崗日?qǐng)?bào)社 黑龍江 鶴崗 154199）

自人類進(jìn)入互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代以來，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境為人類的生活、工作和娛樂帶來極大的便利。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，紙質(zhì)與電子檔案管理的關(guān)系變得更加微妙，只有實(shí)現(xiàn)兩者的協(xié)調(diào)互補(bǔ)，才能迎合兩者的共同發(fā)展，使檔案管理工作的效率得到進(jìn)一步提高。

網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下；紙質(zhì)檔案；電子檔案；管理

一、引言

隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，以及電子檔案的不斷增多，其帶給檔案管理工作更極大的挑戰(zhàn)。在新的時(shí)代背景下，檔案管理工作者已經(jīng)逐步認(rèn)識(shí)到紙質(zhì)與電子檔案管理之間的互補(bǔ)性，意識(shí)到只有實(shí)現(xiàn)兩者的共同進(jìn)步才能應(yīng)對(duì)時(shí)代發(fā)展帶來的挑戰(zhàn)，并有效提高檔案管理工作的有效性。

基于此，本文在此淺談網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的紙質(zhì)與電子檔案管理，以期能夠?yàn)橄嚓P(guān)人士提供有益參考與借鑒，推動(dòng)檔案管理工作的進(jìn)一步發(fā)展與建設(shè)。

二、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下紙質(zhì)與電子檔案管理存在的問題

（一）電子存檔的滯后

雖然電子檔案具有其自身無與倫比的巨大優(yōu)勢，極大的提高檔案管理工作的便捷性，但因?yàn)榉蓱{證效用的限制，導(dǎo)致紙質(zhì)檔案仍舊存在其必要性。這種現(xiàn)狀已經(jīng)決定了在檔案存檔工作中，紙質(zhì)管理始終是電子檔案存在的基礎(chǔ)。

但從實(shí)踐調(diào)查的結(jié)果顯示，在部分行業(yè)中，因?yàn)闄n案數(shù)量過多以及員工工作量巨大等原因，導(dǎo)致電子存檔的工作相對(duì)滯后。在這種背景下，工作人員為了查找某一檔案不得不在大量的紙質(zhì)檔案中進(jìn)行翻閱，這容易到其他檔案被損壞和遺失，并不能發(fā)揮電子檔案的優(yōu)勢。

電子存檔的滯后還容易造成紙質(zhì)檔案的遺失，進(jìn)一步造成電子檔案不完整，失去了寶貴的檔案資料。

（二）兩種檔案的內(nèi)容不相符

在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，電子檔案憑借其更便捷的管理、存儲(chǔ)和輸送方式給檔案管理工作帶來了極大的便捷，極大的減少了檔案管理工作者的工作量。

在這種背景下，部分檔案管理工作者經(jīng)常在檔案管理工作中失誤，造成紙質(zhì)檔案與電子檔案的內(nèi)容不相符。具體的說，在檔案內(nèi)容修訂時(shí)，部分工作者僅僅是在電子檔案中進(jìn)行了修改，卻因?yàn)槠渌虑檫z忘了對(duì)紙質(zhì)檔案的修改。這就導(dǎo)致兩份檔案的內(nèi)容不一致，導(dǎo)致在最終的對(duì)證中需要花費(fèi)更多時(shí)間和精力。

三、如何在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案和電子檔案管理的互補(bǔ)

（一）及時(shí)做好歸檔整理工作

眾多檔案管理者要在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下提高工作的效率，并且實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案與電子檔案的互補(bǔ)，其首要的任務(wù)是轉(zhuǎn)變自身的意識(shí)，必須要明確兩者具有的特殊性。

首先，紙質(zhì)檔案是電子檔案的基礎(chǔ)，只有紙質(zhì)檔案才具有法律的真實(shí)效力，只有確保紙質(zhì)檔案無損壞、無遺失，才能利用電子檔案的巨大優(yōu)勢提高工作的效率。其次，電子檔案具有充分的便利性，對(duì)電子檔案進(jìn)行翻閱、查詢和拷貝能夠減少對(duì)紙質(zhì)檔案的磨損，保證檔案的真實(shí)有效。

明確這一認(rèn)識(shí)，檔案管理工作者才會(huì)督促自己正確對(duì)待兩種不同的檔案，才能在紙質(zhì)檔案建立以后進(jìn)行及時(shí)的歸檔和整理工作，才能及時(shí)將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案，并對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行科學(xué)的保存。

（二）要不斷提高檔案管理工作者的能力與素質(zhì)

與此同時(shí)，只有不斷提高檔案管理工作者的素質(zhì)與能力，其才能夠提高自身的工作效率，才能做好紙質(zhì)與電子檔案的管理工作。具體地說，隨著管理者能力與素質(zhì)的提升，其才會(huì)在檔案修訂時(shí)及時(shí)找出和修訂紙質(zhì)檔案，并以此為基礎(chǔ)對(duì)電子檔案進(jìn)行更新。

此外，在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，紙質(zhì)檔案與電子檔案將會(huì)在未來很長一段時(shí)間內(nèi)共存。這就要求檔案管理者對(duì)兩種不同類型的檔案進(jìn)行單獨(dú)的管理工作，不可將其混合管理，從而導(dǎo)致兩種檔案的管理質(zhì)量下降。

這就對(duì)檔案管理工作者的要求進(jìn)一步提高，只有不斷提高其能力與素質(zhì)，檔案管理者才能夠根據(jù)紙質(zhì)檔案與電子檔案的特性優(yōu)化檔案管理工作，提高檔案管理工作的有效性。

這就需要眾多單位管理者定期組織檔案管理工作者參加培訓(xùn)，針對(duì)其業(yè)務(wù)能力以及基本的素質(zhì)進(jìn)行有效的培訓(xùn)，使其能夠應(yīng)對(duì)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下紙質(zhì)檔案與電子檔案共存的管理工作，同時(shí)建設(shè)優(yōu)秀的管理隊(duì)伍。

（三）加強(qiáng)監(jiān)督與核查工作

最后，管理者要確保紙質(zhì)檔案與電子檔案管理工作的有效性就應(yīng)該進(jìn)一步加強(qiáng)監(jiān)督與核查工作。

一方面，管理者應(yīng)該安排人員對(duì)日常的檔案管理工作進(jìn)行有效監(jiān)督。首先要監(jiān)督紙質(zhì)檔案的借閱、查詢以及修改的情況。其次要監(jiān)督電子檔案是否有被傳輸和修訂。一旦發(fā)生單方面的變換，監(jiān)督者必須要追溯其根源，確保檔案內(nèi)容的真實(shí)性。

另一方面，管理者需要加強(qiáng)對(duì)電子檔案管理的核查工作。這就需要技術(shù)能力較強(qiáng)的員工擔(dān)當(dāng)此工作，要根據(jù)軟件和系統(tǒng)的痕跡對(duì)電子檔案進(jìn)行定時(shí)的核查，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案相一致，提高檔案管理工作的質(zhì)量和效率。

四、結(jié)束語

總的來說，在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，檔案管理工作的難度得到提升，為檔案管理工作者帶來了新的挑戰(zhàn)。因此，如何實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案與電子檔案的協(xié)調(diào)互補(bǔ)是檔案管理發(fā)展的主要方向。這就需要相關(guān)人士在實(shí)踐中經(jīng)過不斷的總結(jié)與思考，提出更有效的見解，促進(jìn)新時(shí)代檔案管理工作的進(jìn)一步發(fā)展與建設(shè)。

[1]阮芳.網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的紙質(zhì)與電子檔案管理[J].湖北廣播電視大學(xué)學(xué)報(bào)，2001（04）

[2]周玉玲.紙質(zhì)檔案與電子檔案共存的管理模式[J].吐哈油氣，2008