馬 輝

(牡丹江市機(jī)關(guān)事務(wù)管理局車輛服務(wù)中心 黑龍江 牡丹江 157000)

一、歸檔的原因

電子文件的技術(shù)特征決定了其歸檔工作從文件開始形成的那一時刻起，就有必要介入。歸檔是一個過程，包括了電子文件的形成、收集、積累、鑒定等。所以，這里所謂的歸檔原則是指整個過程中普遍遵守的原則，這些原則有些是在傳統(tǒng)文件歸檔時就已經(jīng)堅持的，而有些則是針對電子文件的。在電子化歸檔的發(fā)展過程中，電子文件和紙質(zhì)文件共同存在，而且紙質(zhì)文件的數(shù)量仍在不斷增長，只不過是增長的速度會越來越小，電子文件迅速增多。所以，現(xiàn)有的專門針對紙質(zhì)文件的檔案管理方法、技術(shù)、原則等仍具有一定的適用性。

二、移交

移交，通常被看作是歸檔的標(biāo)志。電子文件的歸檔就是對已經(jīng)確定歸檔保存的電子文件，生成完整的背景數(shù)據(jù)和元數(shù)據(jù)后一并移交到檔案部門控制的計算機(jī)系統(tǒng)中(包括各種存貯設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)資源等)。背景信息和元數(shù)據(jù)是兩個概念，盡管兩者的內(nèi)容有類似之處。目前國內(nèi)，對這兩個概念的有四種認(rèn)識:背景信息就是元數(shù)據(jù);背景信息與元數(shù)據(jù)完全不同;背景信息包含了元數(shù)據(jù);元數(shù)據(jù)包含了背景信息。元數(shù)據(jù)被定義為關(guān)于數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)，是一個適用范圍很廣的術(shù)語。在不同的領(lǐng)域，元數(shù)據(jù)有不同的含義。在電子文件的管理中，元數(shù)據(jù)指的是與電子文件有關(guān)的全部信息如文件產(chǎn)生的時間、地點(diǎn)、業(yè)務(wù)功能、信息處理方式等。電子文件的歸檔不僅有著很嚴(yán)格的管理制度與縱橫交錯的判定標(biāo)準(zhǔn)，更離不開人與計算機(jī)之間密切的交互式信息交流。無論是文件形成者還是檔案保管員都需要隨時隨地與計算機(jī)進(jìn)行直接交流。從這一點(diǎn)來講，脫機(jī)處理對電子文件的歸檔根本就是不存在的。然而，電子文件的介質(zhì)實(shí)體的歸檔，已經(jīng)離開了原始的文件形成時候的硬件和軟件環(huán)境，移交到一種與原環(huán)境完全相同或兼容的保存系統(tǒng)上。在某種意義上，這也是一種脫機(jī)方式，但是，這和其他的信息處理如脫機(jī)檢索是完全不同的。

三、歸檔模式

(一)脫機(jī)歸檔模式

脫機(jī)歸檔是用脫機(jī)保存的載體將電子文件向檔案部門移交，是物理歸檔的一種方式，也可以把它叫做實(shí)物上的歸檔。物理歸檔的另一種方式是通過計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)將電子文件轉(zhuǎn)儲到檔案部門控制的存貯器里，在保持網(wǎng)絡(luò)信息的同時，再經(jīng)過二次鑒定將文件卸載到移動介質(zhì)上。但是這種物理歸檔方式，我們將其劃入聯(lián)機(jī)歸檔模式。由于脫機(jī)歸檔模式的文件形成與收集和數(shù)據(jù)處理、利用等是由不同的部門在不同的時間、地點(diǎn)進(jìn)行，文件從原始形成時的硬件和軟件環(huán)境，移交到另一個與原環(huán)境完全相同或兼容的計算機(jī)系統(tǒng)上，要保證信息在兩個系統(tǒng)中的完整、安全和可讀性就成為脫機(jī)歸檔模式的關(guān)鍵。

1．脫機(jī)歸檔的形式

(1)直接將本機(jī)或本系統(tǒng)產(chǎn)生的文件，卸載到移動介質(zhì)上;如設(shè)有文秘人員的辦公室，自己被授權(quán)具有管理檔案的權(quán)利。

(2)非本機(jī)或系統(tǒng)產(chǎn)生的電子文件，首先轉(zhuǎn)存在移動介質(zhì)中，再移交到檔案部門的計算機(jī)系統(tǒng)上進(jìn)行歸檔;這種情況主要是指設(shè)計等業(yè)務(wù)科室產(chǎn)生的文件，文件形成者雖有歸檔的責(zé)任，但沒有直接管理檔案的權(quán)限，必須將電子文件保存在檔案部門的計算機(jī)系統(tǒng)中。文件從原始形成時的硬件和軟件環(huán)境，移交到另一個與原環(huán)境完全相同或兼容的計算機(jī)系統(tǒng)上，這也是一種脫機(jī)歸檔模式。在網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)上產(chǎn)生的，沒有在形成之時歸檔的文件，在文書處理程序結(jié)束以后，通過網(wǎng)絡(luò)向檔案部門傳輸或被檔案部門在網(wǎng)絡(luò)上采集到，下載到移動介質(zhì)加以歸檔的方法。上述第二種形式的歸檔，情況稍微有一些變化。簡單的處理程序是照搬過去的方法，不去管這些文件的格式、載體形式，照單接受，把文件內(nèi)容和著錄等數(shù)據(jù)輸入到計算機(jī)里，編制各種目錄和表格，按規(guī)定保管、借閱等。不去管電子文件和著錄數(shù)據(jù)之間原本可以建立起來的聯(lián)系，這樣計算機(jī)的作用沒有充分得到發(fā)揮。

2．脫機(jī)歸檔的方法

(1)文檔管理。文檔管理系統(tǒng)搜索網(wǎng)絡(luò)上的文檔組(文件夾)，快速尋找所需的文件，將這些文件移入到作為臨時存放處的目錄中保存。系統(tǒng)管理員定期檢查該目錄，將其中的文件寫入移動介質(zhì)中。

(2)壓縮歸檔。使用壓縮工具將挑選出的文件組合在一起，壓縮為一個含有更多文件的壓縮文件，定期將其拷貝下來存放在其他地方或?qū)⑵鋭h除。系統(tǒng)管理員還要詳細(xì)地記錄包括目錄、磁帶或壓縮文件在內(nèi)的所有信息。用備份系統(tǒng)歸檔，進(jìn)行一次備份操作將預(yù)先確定要?dú)w檔的文件放在可移動的介質(zhì)上。歸檔文件時，最好將日志或數(shù)據(jù)庫備份到同一磁帶上，甚至可以采用一個專門的系統(tǒng)來幫助追蹤歸檔的文件。

(3)映像系統(tǒng)歸檔。映像系統(tǒng)是一種在網(wǎng)絡(luò)上對大量歷史性信息進(jìn)行訪問的聯(lián)機(jī)系統(tǒng)，所需文件是直接從光學(xué)介質(zhì)上讀出的，而不是先要被拷貝到服務(wù)器上才能進(jìn)行訪問。為了將文件存入映像系統(tǒng)，必須使用映像系統(tǒng)本身所提供的數(shù)據(jù)輸入技術(shù)，如紙張掃描、打印圖像等。

3．冗余。冗余的目的是為了保證有足夠多的介質(zhì)拷貝以防止某些介質(zhì)受損而喪失信息。

(二)聯(lián)機(jī)歸檔模式

這是一種檔案管理員從終端設(shè)備直接與系統(tǒng)進(jìn)行會話式操作，及時收集歸檔所需要的各種數(shù)據(jù)，迅速處理各種登記手續(xù)，完成歸檔工作。電子文件的形成與歸檔是完全處在同一個系統(tǒng)中，盡管這個系統(tǒng)是一種互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)，而且系統(tǒng)中的每個終端里的應(yīng)用程序也不是全部相同。歸檔時文件自動向檔案部門傳輸，或者由檔案管理員用操作程序直接在計算機(jī)系統(tǒng)上面，通過系統(tǒng)自身的分時功能將文件采集到保存系統(tǒng)中。數(shù)據(jù)庫不僅包括文件材料的形態(tài)、存放地等描述性的目錄信息，還有檔案本身，無論是文本還是圖形方式，形成電子檔案庫。紙質(zhì)檔案保存與否可根據(jù)有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，如建立雙套制。歸檔也相應(yīng)的分成電子文件與紙質(zhì)文件兩部分進(jìn)行。

［1］賀星星．電子文件歸檔管理方法探討［J］．檔案天地，2011(06)．

［2］吳緒成．推進(jìn)機(jī)關(guān)電子文件歸檔管理與規(guī)范移交若干問題研究［J］．湖北檔案，2011(04)．