李鳴宇

摘 要：新時(shí)代的背景下，隨著信息時(shí)代的到來(lái)，各行各業(yè)都已經(jīng)進(jìn)入了信息管理時(shí)代，并沿著全球開(kāi)始蔓延。而為了順應(yīng)這個(gè)信息化管理的進(jìn)程，高校學(xué)籍管理制度上是否也能順應(yīng)這項(xiàng)變革？其實(shí)不言而喻，對(duì)于學(xué)籍檔案的管理，是完全具備這項(xiàng)要求的。但是信息化的高校學(xué)籍檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，在建立中仍具有一定的潛在威脅，我們應(yīng)該正確的認(rèn)識(shí)這一現(xiàn)實(shí)狀況，從而在建設(shè)中，能夠避免這些不必要的麻煩產(chǎn)生。而在順應(yīng)高校的學(xué)籍檔案管理改革中，也能夠完成自己的相應(yīng)建設(shè)。

關(guān)鍵詞：信息時(shí)代 高校學(xué)籍檔案 檔案管理

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1674-098X（2015）07（b）-0180-01

針對(duì)學(xué)籍檔案的管理，在過(guò)去都是要通過(guò)大量的儲(chǔ)存空間來(lái)進(jìn)行管理工作。其中的信息內(nèi)容就包括了相應(yīng)的考試成績(jī)數(shù)據(jù)、社團(tuán)實(shí)踐數(shù)據(jù)、社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)等的數(shù)據(jù)。而因?yàn)樵谶M(jìn)行教學(xué)中的各種生活瑣碎繁瑣且數(shù)據(jù)量較大，這就導(dǎo)致了在進(jìn)行學(xué)籍檔案管理的時(shí)候，就容易出現(xiàn)錯(cuò)誤。

伴隨著信息化的進(jìn)程，學(xué)籍系統(tǒng)的改革也就有了現(xiàn)實(shí)意義的存在必要，這不論是在空間結(jié)構(gòu)上還是在存儲(chǔ)的管理上都有一定的效應(yīng)。而針對(duì)這些我們進(jìn)行以下的討論從而說(shuō)明，數(shù)字化信息系統(tǒng)對(duì)于高校學(xué)籍檔案管理的重要性。

1 檔案數(shù)字化的現(xiàn)實(shí)存在意義

首先我們應(yīng)該理解的是數(shù)據(jù)檔案的現(xiàn)實(shí)意義，所謂的數(shù)據(jù)檔案，就是指在計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫(kù)中進(jìn)行學(xué)籍檔案統(tǒng)計(jì)，然后通過(guò)計(jì)算機(jī)技術(shù)、多媒體技術(shù)等多種尖端科技進(jìn)行存檔管理。而這樣的數(shù)據(jù)管理，不論是在統(tǒng)籌還是在運(yùn)行中，計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)都可以十分輕便的將工作任務(wù)輕松的完成。而最重要的是，在過(guò)去對(duì)于學(xué)籍檔案，每個(gè)學(xué)校每年都會(huì)有數(shù)以萬(wàn)計(jì)的檔案調(diào)入和調(diào)出，這對(duì)于教育系統(tǒng)來(lái)說(shuō)，都是十分繁瑣的問(wèn)題。但是隨著信息化的到來(lái)，僅僅只需要比原來(lái)要小的多的一個(gè)硬盤或者一個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)就可以錄入大量的數(shù)據(jù)，同時(shí)幾臺(tái)電腦就可以完成所有的數(shù)據(jù)處理任務(wù)。

2 高校學(xué)籍檔案的信息化管理含義

首先，數(shù)字信息化的管理模式提高了工作的效率，這一點(diǎn)，在進(jìn)行了信息化管理的行業(yè)都已經(jīng)體現(xiàn)出來(lái)了。在進(jìn)行高等教育的過(guò)程中，由于所需要的數(shù)據(jù)比較龐大，所以這就造成了高校學(xué)生的信息數(shù)據(jù)量出現(xiàn)了前所未有的擴(kuò)大，而近些年高校教育也針對(duì)社會(huì)實(shí)踐進(jìn)行了相應(yīng)的改革，這對(duì)于原本資源管理就比較緊張的學(xué)籍檔案管理工作來(lái)說(shuō)，就更加重了其工作的任務(wù)量。面對(duì)新的行情，信息化的存在意義就有了歷史性的意義了，最簡(jiǎn)單的說(shuō)，就是原本需要三人進(jìn)行的工作，現(xiàn)在僅僅需要一個(gè)人就可以完成，如，在過(guò)去需要三個(gè)管理人員進(jìn)行分工的調(diào)查、錄入、管理工作，但是現(xiàn)在僅僅一個(gè)管理員坐在電腦前就可以通過(guò)信息系統(tǒng)進(jìn)行認(rèn)證和管理，這樣就大大的提高了檔案數(shù)據(jù)管理的工作效率。

其次，網(wǎng)絡(luò)化的管理方式針對(duì)資源方面，實(shí)現(xiàn)了更為便捷的資源共享。在進(jìn)行學(xué)籍檔案管理的歷史中，由于高校涉及的學(xué)科比較廣，所以針對(duì)同校不同院，這就不屬于一個(gè)檔案管理儲(chǔ)存，那么在展開(kāi)分析的過(guò)程就會(huì)出現(xiàn)很嚴(yán)重的拖延。再簡(jiǎn)單點(diǎn)的說(shuō)就是，假如某高校的分屬院校在其他的城市招生教育，那么在沒(méi)有數(shù)字化的學(xué)籍管理，那么在進(jìn)行人員調(diào)配過(guò)程中，就會(huì)出現(xiàn)拖延，而原來(lái)需呀三天五天才能完成的任務(wù)，現(xiàn)在可能僅僅需要一天或者幾分鐘就能夠完成了。其主要原因就是數(shù)字化的學(xué)籍檔案管理實(shí)現(xiàn)了同屬院校的信息共享，這樣在不同位置可以通用一個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)，這就可以為教育工作完成相應(yīng)的教學(xué)任務(wù)。

再次，科學(xué)化的管理方式在一定程度上保證了檔案的完整性。我們?cè)谝酝慕虒W(xué)管理中也難免會(huì)遇到一些檔案遺失的問(wèn)題，那么在進(jìn)行紙質(zhì)檔案管理中，不可能做到每一份都進(jìn)行備份，從而在某一個(gè)同學(xué)在原始檔案文件遺失以后，在進(jìn)行補(bǔ)檔的時(shí)候也僅僅只能證明其曾在這里進(jìn)修過(guò)。但是，數(shù)據(jù)化管理的學(xué)籍檔案，就可以完全的彌補(bǔ)這項(xiàng)缺點(diǎn)。因?yàn)閿?shù)據(jù)檔案的保存只需要一個(gè)簡(jiǎn)單的數(shù)據(jù)庫(kù)，可能數(shù)據(jù)庫(kù)比較龐大，但是現(xiàn)在科學(xué)化的進(jìn)程中，對(duì)于這一點(diǎn)完全可以忽視。而當(dāng)紙質(zhì)檔案遺失以后，還可以通過(guò)數(shù)字檔案進(jìn)行完整的拷貝打印，從而保證了在學(xué)生檔案的后期管理中，完成相應(yīng)的任務(wù)管理。

最后，先進(jìn)的現(xiàn)代化技術(shù)，降低了管理成本。我們?cè)谶M(jìn)行高校的學(xué)籍檔案管理中，因?yàn)檫^(guò)去的管理模式需要大量的人力物力，進(jìn)行檔案的管理的存儲(chǔ)，但是由于現(xiàn)在的數(shù)據(jù)管理介入，都簡(jiǎn)化了其中的大量問(wèn)題，這樣在無(wú)形之中其實(shí)為我們的工作減輕了很大的負(fù)擔(dān)，同時(shí)也降低了大量的成本。

3 在進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)管理中遇到的問(wèn)題

在日常的數(shù)據(jù)管理中，我們不得不說(shuō)仍存在著很多的問(wèn)題，這里進(jìn)行一定的總結(jié)和分析。

首先，在進(jìn)行管理中，由于數(shù)字化水平無(wú)法達(dá)到目標(biāo)要求。當(dāng)今數(shù)字化檔案管理，已經(jīng)被高校編入了管理行列之中，而各高校也相當(dāng)?shù)闹匾曔@一個(gè)管理模式，但是我國(guó)數(shù)字化時(shí)代開(kāi)始的比較晚，所以相對(duì)的數(shù)字技術(shù)還不是十分的發(fā)達(dá)，在進(jìn)行管理中，很多問(wèn)題都不能有效的解決。與此同時(shí)在進(jìn)行這項(xiàng)管理中，也存在著一定的風(fēng)險(xiǎn)。面對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)崩潰、黑客等問(wèn)題，都可能會(huì)出現(xiàn)一定的危機(jī)。

其次，在進(jìn)行管理中，缺乏這一類能夠勝任任務(wù)的數(shù)據(jù)管理人才。我們可以理解的是，這類人才對(duì)于數(shù)據(jù)管理和檔案管理，都具有相應(yīng)的知識(shí)儲(chǔ)備和經(jīng)驗(yàn)，在進(jìn)行相應(yīng)的工作中，可以很好的完成這樣的工作，但是由于我國(guó)發(fā)展較晚，這類人才緊缺，也就導(dǎo)致了無(wú)法將這項(xiàng)任務(wù)在短時(shí)間內(nèi)妥善完成。

再次，學(xué)籍檔案系統(tǒng)并不完善?，F(xiàn)在我國(guó)的高校在對(duì)學(xué)籍檔案工作的數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)中都已經(jīng)做出了相應(yīng)的努力，但是即便如此，學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)到今天為止，仍舊不是很完善。這一點(diǎn)，在很長(zhǎng)一段時(shí)間內(nèi)都無(wú)法改善。

最后，高校學(xué)籍檔案的信息化建設(shè)還不夠充分。現(xiàn)在，即便很多的高校已開(kāi)始有了建設(shè)信息化的檔案管理機(jī)構(gòu)，可是在進(jìn)行實(shí)施的過(guò)程中，仍舊由于沒(méi)有經(jīng)驗(yàn)，無(wú)從開(kāi)始進(jìn)行。而在進(jìn)行這項(xiàng)改革中，其主要的問(wèn)題還有就是學(xué)校的投入資金不能夠完成這項(xiàng)任務(wù)，這就導(dǎo)致了現(xiàn)在的高校學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)不能夠很快的架設(shè)完成。

4 建設(shè)數(shù)字化的學(xué)籍檔案管理措施

如何構(gòu)建合理科學(xué)的數(shù)字化學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)，對(duì)于學(xué)校對(duì)于社會(huì)都是一個(gè)迫切的需求。那么針對(duì)上面的問(wèn)題，我們進(jìn)行如下的應(yīng)對(duì)策略，應(yīng)該可以在一定程度上完成 這項(xiàng)建設(shè)任務(wù)。

首先，投入資金進(jìn)行相應(yīng)的人才培訓(xùn)和基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，這樣在根本就可以解決硬件設(shè)施不齊備的問(wèn)題。

其次，在實(shí)踐中加強(qiáng)自身的管理制度，這樣在應(yīng)對(duì)各種新型突出問(wèn)題的時(shí)候，就能夠有效，快速的完成相應(yīng)的任務(wù)。

最后，多于其他院校進(jìn)行經(jīng)驗(yàn)交流，這樣在外在的因素下，對(duì)自身進(jìn)行強(qiáng)化，這樣不僅可以促進(jìn)管理的交流，也可以讓為我國(guó)的數(shù)字化學(xué)籍檔案管理能夠更快的適應(yīng)現(xiàn)在的市場(chǎng)需求。

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