淺談對民政檔案系統(tǒng)化管理的思考

李紅梅

一、民政檔案系統(tǒng)化管理的定義及其要點

民政檔案主要是指民政部門以及所屬單位在過去和現(xiàn)在的各項工作中形成的具有保存價值的文字、圖表、影像等不同形式和載體的歷史記錄。民政檔案是國家檔案系統(tǒng)中比較龐大的一個子系統(tǒng)和重要組成部分，也是社會管理創(chuàng)新的重要組成部分。

民政檔案系統(tǒng)化管理是運用系統(tǒng)的觀點，把民政檔案看作一個系統(tǒng)，以檔案文件和檔案資料作為管理對象，以使用檔案資料的人員作為服務(wù)對象的一種管理工作。對民政檔案進行系統(tǒng)化管理，主要包括三個方面：第一，民政檔案信息管理。即對民政檔案原始資料進行收集、整理、歸檔、保存等工作，以期保證民政檔案信息資源合理集中、完整、安全無損，為民政檔案信息進一步開發(fā)運用創(chuàng)造條件。第二，民政檔案信息開發(fā)。即對民政檔案蘊含的信息進行采集、加工、存貯和輸出的整個過程，主要包括民政檔案的編研和提供利用兩個環(huán)節(jié)。第三，民政檔案反饋信息處理。即通過對民政檔案系統(tǒng)活動結(jié)果的收集、分析來調(diào)整民政系統(tǒng)未來的活動及工作方向。民政檔案反饋信息處理主要包括入戶調(diào)研、統(tǒng)計分析等。

二、民政檔案系統(tǒng)化管理的困境

1.民政檔案系統(tǒng)化管理工作的重要性未受到足夠重視。

目前，有些民政部門檔案工作制度不夠完善，檔案管理和有效保護、利用檔案工作比較薄弱，檔案管理工作人員對民政檔案系統(tǒng)化管理重視不夠，認(rèn)識不到位。大量民政檔案材料沒有納入民政工作管理中來，造成有的民政檔案管理工作做完了，卻沒有將檔案材料及時歸檔，亂丟亂放，出現(xiàn)人走檔丟的現(xiàn)象。

2.檔案管理制度不健全，管理不夠規(guī)范。

民政檔案管理工作是一種塊狀管理，大多數(shù)業(yè)務(wù)之間互不沾邊，各自為政。民政部門雖然建立了一些檔案工作管理制度，但很多檔案沒有健全的收集、保管等制度。很多檔案人員缺乏檔案管理的基本知識，責(zé)任心不強，資料收集不全，丟失嚴(yán)重，借閱手續(xù)不完整。此外，部分檔案保管基礎(chǔ)設(shè)施落后，存儲環(huán)境差，沒有統(tǒng)一的檔案室存儲，從而不同程度的影響了檔案的安全、保密和壽命，硬軟件設(shè)施不能滿足民政檔案系統(tǒng)化管理的需要，致使民政檔案系統(tǒng)化管理相對落后。

3.檔案資料收集不完整、處理不規(guī)范，檔案工作規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)不完善。

檔案資料收集不完整、處理不規(guī)范主要體現(xiàn)在三個方面：首先是檔案收集的來源不均衡，無論是從管理權(quán)限上，還是資料的分類上，普遍存在比例失衡的現(xiàn)象，比如說內(nèi)部檔案收集多，外部檔案收集少。其次是收集的方式較為單一，就我國目前民政檔案的收集方式來看，最常見的就是對紙質(zhì)檔案的收集，很少見到其他載體的檔案，在信息化迅速發(fā)展的今天，這種檔案收集方式勢必?zé)o法充分滿足政府開展工作的需求。最后是檔案處理不規(guī)范，對相關(guān)檔案如果不能有效處理，那么其作用的發(fā)揮勢必會大打折扣。目前，我國民政檔案管理工作只注重館藏數(shù)量，盲目收集，從而導(dǎo)致有利用價值的資料無法得到準(zhǔn)確、完整的接收，質(zhì)量難以得到保證。

檔案工作規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)要求不嚴(yán)，工作記錄沒有統(tǒng)一的全面要求，已經(jīng)不適應(yīng)當(dāng)前檔案工作的發(fā)展水平，導(dǎo)致檔案工作記錄短缺。在檔案管理中存在各自為陣的現(xiàn)象，致使在收集和整理檔案材料時收不到，一些有價值的資料被遺漏，一些具有參考利用價值的資料不移交，影響了檔案的完整性，也影響了檔案的開發(fā)利用，對日常服務(wù)工作也會帶來不便。

4.檔案管理人員的管理意識淡薄，綜合素質(zhì)水平較低。

民政檔案是一個大的系統(tǒng)，其中包括很多子系統(tǒng)，有相當(dāng)多的子系統(tǒng)具有獨立歸檔的職權(quán)，因此應(yīng)當(dāng)定崗定位，配備專職或兼職檔案員，歸檔立卷，保管好各子系統(tǒng)檔案。然而，目前部分民政直屬部門沒有設(shè)立檔案管理崗位，結(jié)果大量的民政檔案流失于個人和廢紙堆里，沒有及時按建檔要求，給以歸檔。因檔案管理工作崗位人員缺乏影響了檔案管理的有效性和價值。

近年來，我國政府部門對民政檔案系統(tǒng)化管理工作加大重視力度，檔案所涉及的內(nèi)容也不斷增加，管理形式日益多樣化，從而對檔案管理人員的綜合素質(zhì)提出了更高的要求。長期以來我國民政檔案使用率較低，雖然民政部門增加了對檔案管理工作的投入，但不少檔案管理人員對于民政檔案系統(tǒng)化管理意識淡薄。

在部分民政部門里，仍然沒有對檔案管理人員進行必要的崗前工作培訓(xùn)，很多檔案管理人員的專業(yè)理論水平和思想觀念仍停留在傳統(tǒng)的經(jīng)驗上，信息化管理能力偏低，缺乏管理創(chuàng)新性和活力。這使得檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)不高，還不適應(yīng)新時期開展系統(tǒng)化檔案管理工作的需要，能進行檔案信息深層次研究和開發(fā)的專業(yè)人才十分匱乏。

5.檔案利用空間較小，使用率越來越低。

民政部門的工作決定了民政檔案形成的數(shù)量較大，管理復(fù)雜。但檔案資料的收集、開發(fā)和編研不標(biāo)準(zhǔn)、不規(guī)范，在實際工作中很難為服務(wù)需求者提供滿意的服務(wù)，導(dǎo)致越來越少人使用民政檔案，使得檔案管理人員更加失去了提高檔案系統(tǒng)化管理的意識和工作效率，落后的檔案管理工作又使得檔案利用率越來越低，這樣惡性循環(huán)影響了民政檔案作用的發(fā)揮。

三、民政檔案系統(tǒng)化管理的對策

1.強化檔案管理意識，提升檔案建設(shè)的重要性。

民政檔案管理工作人員無論是部門領(lǐng)導(dǎo)還是具體的檔案管理員都應(yīng)有較強的檔案管理意識，需要認(rèn)識到民政檔案管理工作是關(guān)系到每一個公民切身利益的重要工作，真正從思想上認(rèn)識到強化民政檔案管理工作的重要性。

加大對檔案管理工作人員開展檔案管理工作重要性的宣傳力度，進行專項宣傳，并對相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)實施監(jiān)督、考核，提高各層級領(lǐng)導(dǎo)參與檔案管理工作的積極性。提高檔案管理意識，把檔案建設(shè)納入民政部門發(fā)展的規(guī)劃中來，建立原始的、真實的、全面的、可查詢的民政檔案信息管理體系，發(fā)揮民政檔案對民政事業(yè)健康發(fā)展的重要保障作用。

2.建立檔案管理工作制度，逐步完善檔案管理的業(yè)務(wù)規(guī)范。

各級民政部門必須建立健全各項檔案管理制度和保密制度，逐步完善檔案管理的業(yè)務(wù)規(guī)范，加大檔案收集、整理、歸檔的業(yè)務(wù)力度，促使檔案管理朝著規(guī)范有序的方向發(fā)展。

3.注重檔案資料收集、整理、歸檔工作的系統(tǒng)化。

檔案資料的收集、整理和歸檔工作是確保檔案準(zhǔn)確性的重要依據(jù)，做好檔案資料收集和管理工作主要包括三方面：一是加大檔案管理的硬件投入，按照規(guī)定配置檔案盒，更新檔案管理工作專業(yè)計算機和工具。二是安排專業(yè)人員對相關(guān)檔案原始資料進行整理立卷，保證檔案資料能夠及時、完整的立卷歸檔，保證卷案的整體質(zhì)量。三是充分開發(fā)利用檔案資料，為各級部門開展各項工作提供重要信息。

4. 增強激勵機制，提升民政檔案管理人員的綜合素質(zhì)。

民政檔案管理是一項綜合性、系統(tǒng)性的專業(yè)工作，（下轉(zhuǎn)第8頁）（上接第38頁）檔案員需要具備一定檔案管理知識和民政知識，具有一定的計算機應(yīng)用能力，才能做好民政檔案系統(tǒng)化管理的工作，更好的滿足人民群眾的服務(wù)需求。所以建立一支業(yè)務(wù)能力強，綜合素質(zhì)好的民政檔案管理的人才隊伍十分重要。

相關(guān)民政部門應(yīng)加大培養(yǎng)高素質(zhì)的檔案管理人員。首先定期組織檔案管理人員參加系統(tǒng)化的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，使其了解和掌握檔案管理的內(nèi)容以及管理手段，不斷提高業(yè)務(wù)素質(zhì)。其次逐步建立激勵機制，實行擇優(yōu)上崗，激發(fā)檔案管理員的工作熱情和活力，最大限度地發(fā)揮個人潛力，使民政檔案管理工作呈現(xiàn)出充滿競爭活力的工作狀態(tài)。

5.提高檔案利用率，擴大檔案服務(wù)的范圍。

檔案管理的終極目的是提供利用，沒有利用率的民政檔案就沒有價值。民政各級部門對檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)和工作記錄制度要落實到位，確保檔案工作記錄齊全。檔案管理員應(yīng)提高服務(wù)意識，著眼于人民群眾的基本需求，根據(jù)需求切實改進工作流程和工作態(tài)度，提高服務(wù)范圍和服務(wù)質(zhì)量。

檔案管理部門依法組織定期的、不定期的檔案專項檢查，對基層檔案管理部門不完整的檔案工作記錄及時監(jiān)督促使其找出原因按要求進行改進，并形成完整、齊全的檔案記錄，從而提高檔案的利用率。

民政檔案信息化建設(shè)是當(dāng)前信息化社會的必然要求，提高民政檔案管理的信息化和數(shù)字化水平是檔案資源科學(xué)利用的重要保障。通過錄入和保存數(shù)字化的檔案資料信息，增強檔案管理的安全性，通過信息化的檔案管理網(wǎng)絡(luò)平臺，讓更多的人民群眾利用民政檔案信息，從而提升民政檔案部門的服務(wù)能力。另外，民政檔案部門各級領(lǐng)導(dǎo)要參與到民政檔案信息化管理當(dāng)中去，加強對紙質(zhì)檔案和電子檔案工作的監(jiān)督管理，使紙質(zhì)檔案和電子檔案相互促進，共同提高民政檔案的服務(wù)效力。

四、結(jié)語

民政檔案系統(tǒng)化的管理工作涉及民政檔案信息收集、信息整理以及信息利用，是民政工作的重要組成部分之一。隨著民政部門服務(wù)范圍的不斷擴大，民政檔案系統(tǒng)化管理的重要性越來越凸顯。民政檔案系統(tǒng)化的管理工作應(yīng)以人民群眾的服務(wù)需求為實際工作的立足點，落實民政檔案各項基礎(chǔ)性工作，同時與時俱進，加強信息化和數(shù)字化的建設(shè)，注重綜合性、高素質(zhì)、專業(yè)性人才的培養(yǎng)，不斷創(chuàng)新服務(wù)理念開展民政管理工作，從而促進民政檔案系統(tǒng)化管理工作的健康發(fā)展。

（作者單位：河北省地名區(qū)劃檔案資料館）