穆瑞鳳

隨著中國(guó)與世界各國(guó)在政治、經(jīng)濟(jì)和文化等方面交流的日漸頻繁，出國(guó)簽證已成為如今人們茶余飯后談?wù)摰囊粋€(gè)熱門話題。出國(guó)的人多了，簽證工作量也隨之加大，因此產(chǎn)生的簽證檔案也非常多。如何讓簽證檔案管理更加規(guī)范、更加有效，成為了目前簽證的又一個(gè)工作重點(diǎn)。

秦皇島市出國(guó)人員簽證處是面向全市政府各職能部門及企事業(yè)單位出國(guó)從事公務(wù)活動(dòng)的人員以及出國(guó)探親、訪友、學(xué)習(xí)和商務(wù)考察的人群提供簽證服務(wù)工作的窗口單位。是我國(guó)首家擁有簽證自辦權(quán)的地級(jí)城市，送簽的所有檔案資料無(wú)需遞交到省外辦簽證處，而是直接遞交北京外交部領(lǐng)事處，同時(shí)從外交部領(lǐng)事司獲取的簽證信息也是最新最及時(shí)的。

近年來(lái)，秦皇島市出國(guó)人員簽證處充分領(lǐng)會(huì)并嚴(yán)格執(zhí)行外交部領(lǐng)事司的相關(guān)簽證政策與規(guī)定，高度重視文本檔案管理以及簽證數(shù)據(jù)庫(kù)的更新工作，嚴(yán)謹(jǐn)規(guī)范檔案工作，簽證處檔案工作非常嚴(yán)謹(jǐn)，嚴(yán)格執(zhí)行《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限規(guī)定》，堅(jiān)決做到專組專柜存放檔案資料。接待處設(shè)有臨時(shí)檔案柜，內(nèi)有各國(guó)的簽證申辦要求及信息表等（樣表及空表）;檔案室存放著卷宗檔案，其中政府批文單獨(dú)組卷，嚴(yán)格管理，不予外借。簽證處注意更新簽證數(shù)據(jù)庫(kù)，及時(shí)清理臨時(shí)檔案柜中的無(wú)效檔案，做到簽證檔案全新鮮，做到一次性告知，提高了辦事效率，創(chuàng)造了社會(huì)和經(jīng)濟(jì)效益。因此，簽證通過(guò)率幾乎做到百分百。

一、什么是簽證檔案

（一）因公簽證

因公出國(guó)是中國(guó)各級(jí)政府或國(guó)有企事業(yè)單位派出并全額資助，持中國(guó)外交護(hù)照、公務(wù)護(hù)照和因公普通護(hù)照出國(guó)從事公務(wù)活動(dòng)。各審批部門嚴(yán)格審查出國(guó)團(tuán)組的人員資格、人員組成和出訪目的，審批通過(guò)后由統(tǒng)一各級(jí)政府外事辦公室的專人集中送至外交部和外國(guó)駐華使領(lǐng)館辦理簽證。因公簽證檔案包含簽證申辦材料、簽證政策性文件、簽證簡(jiǎn)訊等。

1、簽證申辦材料：包含政府批文、境外邀請(qǐng)函、申請(qǐng)人個(gè)人信息表、申請(qǐng)人派遣單位的派遣信、照會(huì)、申請(qǐng)表照片等等。簽證檔案是以出訪團(tuán)組為單位進(jìn)行組卷，以文本檔案和電子檔案管理形式進(jìn)行留檔。出國(guó)團(tuán)組資料按批序進(jìn)行組卷，每月小整理，年度大整理，裝訂成冊(cè)。檔案以文本文件和電子文件兩種形式共同保留。

2、簽證政策性文件：主要來(lái)源于外交部和地方政府，不定期發(fā)放，分紅頭和非紅頭文件兩種，多為機(jī)密文件不對(duì)外借閱。所有文件經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)專辦員閱讀和簽字后，統(tǒng)一保留。

3、簽證簡(jiǎn)訊：是外交部領(lǐng)事司定期發(fā)放給地方政府簽證部門的期刊，不定期發(fā)放。此部分檔案工作專業(yè)性極強(qiáng)，內(nèi)涉及各國(guó)最新的簽證要求，具有時(shí)效性，留存時(shí)間最多5年。

（二）因私簽證

因私出國(guó)簽證是申請(qǐng)人以前往外國(guó)定居、探親、學(xué)習(xí)、就業(yè)、旅行或從事商業(yè)活動(dòng)而辦理的簽證。申請(qǐng)人按照簽證目的國(guó)的簽證要求準(zhǔn)備材料，然后由申請(qǐng)人本人或申請(qǐng)人委托的機(jī)構(gòu)，前往目的國(guó)的駐華使館領(lǐng)事處或簽證中心辦理簽證。

因私簽證檔案主要由有資質(zhì)的簽證代辦機(jī)構(gòu)留存。與因公簽證不同，基本上因私簽證檔案不做長(zhǎng)時(shí)間留存，最多2年。檔案主要是簽證申請(qǐng)人的簽證申請(qǐng)表、通訊錄以及簽證訊息整理文件。

因公簽證檔案多是涉密文件，要求檔案員工作嚴(yán)謹(jǐn)，遵守工作紀(jì)律，簽證文本文件歸放至檔案室，不能亂丟亂放，不向他人泄露簽證申請(qǐng)人的任何信息。電子簽證檔案專人使用，絕不外借，網(wǎng)絡(luò)也實(shí)行單獨(dú)聯(lián)網(wǎng)，以確保信息不外泄。

必須進(jìn)行周期性檔案整理，不需要?dú)w檔的文本檔案，需專人用碎紙機(jī)進(jìn)行清理，然后丟棄。

（三）領(lǐng)事認(rèn)證

領(lǐng)事認(rèn)證工作是一項(xiàng)政策性和業(yè)務(wù)性很強(qiáng)的工作，也是一項(xiàng)最貼近民生的工作，服務(wù)品質(zhì)的好壞直接影響到我黨在群眾中的形象，政策性掌握不好直接影響我國(guó)的國(guó)際公信力，并且直接影響當(dāng)事人的使用情況。對(duì)于業(yè)務(wù)水平和服務(wù)品質(zhì)的要求，成為領(lǐng)事認(rèn)證工作的主要工作，專辦員嚴(yán)格執(zhí)行認(rèn)證收件程序，與市第一公證處、第三公證處和昌黎公證處保持著即時(shí)聯(lián)系，每份認(rèn)證件我們都根據(jù)外交部認(rèn)證網(wǎng)站的相關(guān)認(rèn)證要求，認(rèn)真審核，逐項(xiàng)落實(shí)。正是因?yàn)槲覀冇兄鴩?yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，認(rèn)真負(fù)責(zé)的工作作風(fēng)，使得我們?cè)谒屯饨徊哭k件前糾正了許多不符合規(guī)定的錯(cuò)件，為當(dāng)事人縮短了辦件時(shí)間，并保證了公證書(shū)的正常使用。為全面了解我市認(rèn)證年受理量，我處主動(dòng)與市貿(mào)促會(huì)和出入境檢驗(yàn)檢疫局聯(lián)系，時(shí)時(shí)掌握我市認(rèn)證量，為了解我市對(duì)外交往程度提供了可靠的依據(jù)。與去年相比，認(rèn)證量大幅度提高，2014年全年共辦理領(lǐng)事認(rèn)證297批587人次，涉及31多個(gè)國(guó)家。

二、簽證檔案范圍與存在問(wèn)題

（一）檔案材料收集要及時(shí)和完整

簽證檔案收集量的多少是沒(méi)有固定規(guī)律的，除了固定每月幾期的《簽證簡(jiǎn)訊》、政策性文件和簽證專辦員會(huì)議資料等檔案外，檔案量受申辦出國(guó)團(tuán)組及人員數(shù)量影響，團(tuán)組少人員少組卷量就少，團(tuán)組多人員多組卷量就非常多而且繁瑣，因此，及時(shí)收集簽證檔案非常重要。收集是檔案整理的根本，沒(méi)有收集齊全完整的文件材料，歸檔整理就不能很好地反映立檔單位的工作情況。

團(tuán)組檔案主要按時(shí)間順序進(jìn)行分類，每周小整理，每月大整理，并在月底集中裝訂成卷。這類檔案在日后工作中，會(huì)多次被借閱查看，尤其是團(tuán)組成員的個(gè)人信息資料必須保留完整，不能遺漏，如散落在一個(gè)臨時(shí)檔案盒里，借閱后不能及時(shí)收回，必會(huì)出現(xiàn)遺失的情況，這將直接影響到出訪領(lǐng)導(dǎo)和成員日后再次出國(guó)的審批及送簽，因此簽證檔案必須做到及時(shí)而且完整。

（二）文本檔案與電子檔案需同步留存

文本檔案與電子檔案同步留存，主要是針對(duì)因公團(tuán)組簽證和個(gè)人因私簽證檔案而言。鑒于上述情況，檔案員要求簽證專辦員準(zhǔn)備文本及電子兩套簽證材料進(jìn)行提交。簽證處電腦系統(tǒng)是安全的，有專人進(jìn)行安全維護(hù)，簽證專辦員和檔案員可同時(shí)保留電子簽證檔案，便于時(shí)時(shí)查詢，也避免了因檔案員不及時(shí)整理檔案而出現(xiàn)丟失現(xiàn)象。

此外，2013年開(kāi)始外交部下發(fā)的《簽證簡(jiǎn)訊》由紙質(zhì)資料轉(zhuǎn)為電子訊息，即通過(guò)簽證專辦員的專線短信息和指定郵箱進(jìn)行傳遞。只有重要的簽證訊息，會(huì)通過(guò)紙質(zhì)資料直接下發(fā)給各簽證單位。專辦員在收取電子簽證訊息之后，會(huì)摘出重要的訊息，以文字的形式輸入到電腦中，按月進(jìn)行整理，然后打印出來(lái)交給檔案員留存。

（三）科學(xué)分類，合理歸檔

依照2006年9月19日國(guó)家檔案局局務(wù)會(huì)議審議通過(guò)的《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限規(guī)定》附件中8.6.2規(guī)定， 簡(jiǎn)報(bào)、情況反映、工作信息等檔案需保留 10年。簽證部門主要留存的簽證簡(jiǎn)訊及簽證團(tuán)組及個(gè)人資料，也是按10年期進(jìn)行保存的。合理歸檔不僅便于查詢查證，還會(huì)為日后清理減輕工作量。出國(guó)團(tuán)組簽證檔案分團(tuán)長(zhǎng)檔案和成員檔案兩大類，團(tuán)長(zhǎng)檔案按要求進(jìn)行編序裝訂，團(tuán)員檔案就不能也如此整理了。很多團(tuán)員的信息資料都是重復(fù)的，檔案員整理時(shí)需與簽證專辦員進(jìn)行透明溝通，重復(fù)的全部剔除，精簡(jiǎn)后進(jìn)行方可裝訂留檔。

三、簽證檔案管理對(duì)策

申辦因公出國(guó)簽證作為一項(xiàng)政策性和業(yè)務(wù)性都很強(qiáng)的工作，一直以來(lái)是簽證處的工作重點(diǎn)。簽證處不斷強(qiáng)化主動(dòng)意識(shí)，掌握最新簽證政策與資訊，堅(jiān)持以人為本，與外交部簽證處時(shí)時(shí)保持順暢，鞏固已有的良好關(guān)系。加強(qiáng)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，提高重點(diǎn)團(tuán)組的簽證工作效率。簽證處加強(qiáng)了對(duì)重點(diǎn)團(tuán)組的指導(dǎo)與協(xié)調(diào)，提前介入、全程調(diào)控，按倒計(jì)時(shí)的辦法準(zhǔn)備簽證手續(xù)，留足簽證申請(qǐng)時(shí)間，加快簽證進(jìn)程，有效保證了團(tuán)組及時(shí)獲簽、及時(shí)成行，受到出訪單位的肯定與好評(píng)。講求誠(chéng)信交往，實(shí)事求是。簽證處嚴(yán)審簽證材料，提高對(duì)偽造邀請(qǐng)函的辨別能力，及時(shí)制止個(gè)別團(tuán)組的違規(guī)行為，堅(jiān)決不遞交含有偽造邀請(qǐng)函的簽證材料，既保障了簽證處的聲譽(yù)，又保障了出訪團(tuán)組的聲譽(yù)。簽證處默默無(wú)聞扎實(shí)的工作，換來(lái)了100%的簽證通過(guò)率。2014年，我處共辦理因公簽證63批259人次，涉及20多個(gè)國(guó)家。

因私簽證是一項(xiàng)要求細(xì)致并貼近民生的工作，業(yè)務(wù)水平需要不斷的積累和擴(kuò)展，通過(guò)一年的努力和實(shí)踐，因私簽證業(yè)務(wù)水平大大提高，送簽的國(guó)家越來(lái)越多，送簽的方式和類型也逐漸增加。隨著我國(guó)改革開(kāi)放的不斷深入，我市市民對(duì)外交往越來(lái)越多，各國(guó)駐華使館逐步放寬了申辦因私簽證要求。為滿足我市市民出訪的需求，專辦員經(jīng)常反復(fù)講解同一個(gè)國(guó)家的要求，對(duì)年齡大的出國(guó)人員不但需要耐心的告知，還要幫助聯(lián)系海外家屬告知需要提供的簽證材料。為了避免當(dāng)事人再多來(lái)一次，更為當(dāng)時(shí)人早送簽證，能夠按時(shí)順利出訪，特別是遇到網(wǎng)上填表，專辦員經(jīng)常加班完成制件工作。貼心的服務(wù)，換來(lái)了客戶的良好評(píng)價(jià)，受到市民的高度認(rèn)可，今年與去年同期相比，因私簽證量大幅提高，共辦理因私簽證168批291人次，涉及17多個(gè)國(guó)家。

三年來(lái)，簽證處在穩(wěn)步推進(jìn)因公簽證業(yè)務(wù)的基礎(chǔ)上，繼續(xù)鞏固因私簽證、領(lǐng)事認(rèn)證、外文翻譯、游學(xué)留學(xué)等其他業(yè)務(wù)領(lǐng)域的工作成績(jī)，創(chuàng)新服務(wù)方式，不斷更新服務(wù)理念，收到了內(nèi)獲效益，外獲口碑的良好業(yè)績(jī)。簽證處辦理了因公出國(guó)團(tuán)組203批777人次，組173卷，因私出國(guó)452批865人次，組206卷。由于工作成績(jī)突出，社會(huì)反響很大，簽證處榮獲了“工人先鋒號(hào)”、“文明服務(wù)窗口”、“先進(jìn)基層黨組織”“職工先鋒號(hào)”、“外事工作先進(jìn)單位”“十佳黨員示范窗口”等光榮稱號(hào)。

（作者單位：秦皇島市出國(guó)人員簽證處）