張云青

摘 要：圖書館辦公室在館內(nèi)檔案管理工作中扮演著重要角色，肩負(fù)圖書館檔案收集、掌管、傳播、開發(fā)與利用的實際職責(zé)，在協(xié)調(diào)圖書館的多項工作中，起到其他職能部門所代替不了的作用。本文側(cè)重論述了網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下圖書館辦公室檔案管理工作的創(chuàng)新思路。

關(guān)鍵詞：圖書館；檔案工作；辦公自動化；工作創(chuàng)新

1 圖書館檔案的重要性

（一）歷史價值 檔案之所以需要而且能夠長期保存下來，為后人所利用，是因為它具備特有的作用。就圖書館范圍而言，建立一套科學(xué)的檔案管理系統(tǒng)，既是現(xiàn)代管理的需要，也是科學(xué)評價的依據(jù)，檔案能準(zhǔn)確、生動地反映一個圖書館多年來的發(fā)展軌跡。

（二）科學(xué)依據(jù) 圖書館檔案是圖書館在科學(xué)管理和各項工作中充分借鑒以往經(jīng)驗的可靠依據(jù)。在長期積累的靜態(tài)信息中，具有原始性、可操作性和較大的可靠性，成為管理者第一手的參考資料，有助于加強(qiáng)圖書館科學(xué)管理，為同行評價和領(lǐng)導(dǎo)決策提供數(shù)據(jù)量綱依據(jù)。

（三）參考依據(jù) 圖書館每年度業(yè)務(wù)檔案中記載了各部門各位工作人員歷年來開展各項工作的情況、成果、經(jīng)驗和教訓(xùn)，并且全部存留保管在圖書館辦公室，如果回朔建庫，可以長期為圖書館建設(shè)提供查考和借鑒的資料。

（四）更新數(shù)據(jù) 圖書館發(fā)展是推進(jìn)式的和有規(guī)律可尋的，歷史記錄有助于成全后面的人梯，如編寫圖書館新簡介，完全可以參考往年的簡介檔案，再融入新增數(shù)據(jù)或事實，使新館員了解圖書館的沿革，較快適應(yīng)工作；也使讀者了解圖書館的特色和服務(wù)設(shè)施，更合理地利用圖書館。

（五）健全責(zé)任制 健全的檔案有助于建立健全崗位責(zé)任制，為年度考核、職稱評定和工作總結(jié)提供可靠的參照資料，并為同行間業(yè)務(wù)交流和工作評估提供背景參考。

（六）評估依據(jù) 評估是實事求是的評價估算行為，而檔案材料是最現(xiàn)實的被稱量的砝碼，它不僅是考察圖書館工作業(yè)績的真實依據(jù)，也是國家對圖書館評估定級的可靠保障。

2 網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下圖書館檔案的歸檔內(nèi)容及薄弱環(huán)節(jié)

（一）時事檔案 包括來訪者登記、會談記錄及圖書館重大活動記事和內(nèi)外學(xué)術(shù)交流題材等，在這方面由于圖書館辦公室日常工作的沖擊，時事檔案載錄非常薄弱，往往被忽略。

（二）政文檔案 主要有上級下發(fā)的黨政材料，圖書館的會議記錄、電話記錄，圖書情報委員會的研討材料、年度計劃和總結(jié)，圖書館發(fā)展規(guī)劃、各種規(guī)章制度，上級領(lǐng)導(dǎo)來圖書館的講話記錄，內(nèi)查外調(diào)材料，工作日志等，由于部門發(fā)展不平衡和館員間素質(zhì)的差異，政文檔案很難備齊。

（三）業(yè)務(wù)檔案 它直接來源于圖書館各部門，是在圖書館業(yè)務(wù)工作中形成的各種不同載體的文件材料。主要包括各項工作執(zhí)行情況的報告、統(tǒng)計報表、總結(jié)；匯報材料、科研成果、工作研究的專題資料和論文、著作及其原件影印件；各項反映圖書館工作情況的技術(shù)數(shù)據(jù)，包括歷年經(jīng)費、文獻(xiàn)購置量、館藏量等。有些業(yè)務(wù)檔案直接上報學(xué)校后沒有預(yù)留存根，造成事后重新收集，浪費大量時間和人力。

（四）人事檔案 一是圖書館員工的檔案，主要有人員基本情況；組織機(jī)構(gòu)設(shè)置及各部（室）人員配備情況；人員變動情況；參加學(xué)習(xí)、培訓(xùn)、會議的情況及附帶的會議資料、證書等；業(yè)務(wù)考核情況；考勤情況等。二是用戶的檔案，主要有讀者借閱卡及用戶的姓名、年齡、職務(wù)等。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，一旦這些個人數(shù)據(jù)在網(wǎng)上運作，如果不妥善保管，可能侵犯讀者的隱私權(quán)。由于用戶數(shù)量龐大，年度進(jìn)出交替頻繁，不依靠電子記錄很難處理好。

（五）設(shè)備檔案 包括圖書館的各種財產(chǎn)設(shè)備的登記及隨儀器設(shè)備的文件；儀器設(shè)備在接收、引進(jìn)、使用、維修和改進(jìn)工作中新產(chǎn)生的文件材料等，尤其實行招標(biāo)后購置的設(shè)備，現(xiàn)在還缺乏明確的招標(biāo)設(shè)備管理檔案項目。

（六）其他 一是圖書館建筑面積、圖紙、照片及館名的題字等；二是圖書館舉辦各種社會公益活動的材料；三是館際協(xié)作、協(xié)調(diào)活動的各種材料；四是圖書館自編的學(xué)術(shù)刊物及內(nèi)部交流資料等。

3 圖書館電子檔案管理趨勢

書生數(shù)字檔案系統(tǒng) 隨著檔案數(shù)字化的深入開展及數(shù)字檔案館的興起，檔案管理向數(shù)字化轉(zhuǎn)化已成為檔案管理未來發(fā)展的方向。書生數(shù)字檔案管理系統(tǒng)不僅能滿足一般數(shù)字化檔案管理的需求，而且采用了國際領(lǐng)先的DRM技術(shù)，保證涉密檔案的安全使用，使數(shù)字檔案管理在安全性上提升到一個新水平，為各類企事業(yè)單位的檔案處、室及各級檔案館提供了一個先進(jìn)的數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)。該系統(tǒng)的優(yōu)勢是：可統(tǒng)一管理文書、科技、照片、實物、音像等多種檔案；支持完整的檔案管理業(yè)務(wù)流程；支持電子文件的在線歸檔、實時歸檔、保證電子文件的真實性、完整性。

4 強(qiáng)化圖書館辦公室檔案工作管理的幾點新思考

傳統(tǒng)的檔案意識不是很重視健全圖書館檔案；小本經(jīng)營，沒有專項經(jīng)費保證檔案工程，單一依靠圖書館管理平臺不匹配、不協(xié)調(diào)、不相容，建立一個子系統(tǒng)需要技術(shù)人員維護(hù)；專門為辦公室買一套電子檔管理系統(tǒng)顯然不現(xiàn)實；圖書館專題檔案缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。正是上述困境所繞，圖書館的檔案工作處在范圍狹小、案卷凌亂、管理松散、倉促應(yīng)付、利用微茫的局面。同時，圖書館檔案管理工作仍存在認(rèn)識誤區(qū)和管理漏洞。作為圖書館辦公室，在職責(zé)范圍內(nèi)應(yīng)重新思考和定位圖書館檔案工作。充分利用Internet節(jié)點、校園網(wǎng)門戶和圖書館服務(wù)窗口，搭建圖書館檔案室，使檔案室成為與館員和讀者聯(lián)絡(luò)的常設(shè)窗口。具體如下：

（一）明確職責(zé)，樹立主動建檔、管檔的意識

辦公室對圖書館檔案負(fù)總責(zé)，首先應(yīng)樹立起主動建檔和管檔的意識。圖書館檔案不成體系，一個重要原因是辦公室檔案意識薄弱，不重視檔案工作。經(jīng)過幾年的摸索，在圖書館辦公室建了檔案柜，對日常檔案進(jìn)行分門列類管理，同時利用引進(jìn)的ILAS系統(tǒng)平臺，開始構(gòu)建電子檔案子系統(tǒng)，這樣在應(yīng)急反應(yīng)速度上處于比較主動的地位，發(fā)揮出應(yīng)有的后勤保障作用。

（二）建立健全各種檔案制度是做好檔案工作的保證

圖書館檔案是學(xué)校檔案的一部分，要參照學(xué)校各種檔案制度，建立檔案人員崗位責(zé)任制、整理歸檔制度、庫房管理制度、保密保管制度、借閱制度、鑒定銷毀制度，使檔案管理有章可循，尤其對涉及著作權(quán)、發(fā)明權(quán)、隱私權(quán)、電子版本等檔案應(yīng)注意保密或相應(yīng)的保護(hù)措施。

（三）加強(qiáng)收集，按時交接，確保檔案材料的完整性

檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計與利用是一個整體。收集是基礎(chǔ)，也是檔案工作的進(jìn)口環(huán)節(jié)，所以一定要把好收集關(guān)。各部門有必要將本部門的資料收集齊全，經(jīng)整理核實后，按時上交圖書館辦公室，防止和杜絕有價值的材料遺漏或丟失，確保檔案材料的真實性和完整性。

（四）加強(qiáng)整理歸檔，嚴(yán)格規(guī)范管理

將原始材料按歸檔范圍和歸檔時間進(jìn)行整理，按歸檔要求和程序進(jìn)行分類、立卷，按檔案的價值確定保管期限，嚴(yán)格規(guī)范管理。

（五）保證一定經(jīng)費，添置必要的設(shè)備

圖書館普遍存在經(jīng)費緊張問題，但對檔案的必要投資還是不可少的。需要有一定面積的房屋作檔案庫房，要配備復(fù)印機(jī)、照相機(jī)、掃描儀、攝像機(jī)、檔案柜、溫濕度計和必要的裝訂設(shè)備，有條件的還可在庫房旁提供檔案閱覽室。

（六）提高圖書館工作人員對檔案的認(rèn)識

部分館員認(rèn)為只要做好圖書業(yè)務(wù)就可以了，檔案工作無關(guān)緊要。其實，圖書館檔案工作是維護(hù)圖書館歷史面貌的重要工作，是提高圖書館工作效率和工作質(zhì)量的條件之一。對檔案的認(rèn)識水平直接影響檔案發(fā)揮作用的程度。因此，圖書館辦公室的工作人員要經(jīng)常宣傳檔案的作用，培養(yǎng)全館職工的檔案意識，使他們能主動協(xié)助辦公室收集和管理檔案。

參考文獻(xiàn)

[1]歐陽紅.加強(qiáng)檔案管理為圖書館工作服務(wù)[J].晉圖學(xué)刊，2002（3）：65-66.endprint