網(wǎng)絡(luò)信息時代中學(xué)會計檔案管理工作的注意事項

張娜

摘 要：會計檔案管理是財會工作的最后一個環(huán)節(jié)，隨著網(wǎng)絡(luò)信息時代的來臨，當(dāng)前中學(xué)會計檔案工作實現(xiàn)了電子化管理，同時也帶來了檔案管理工作在存儲介質(zhì)、存儲環(huán)境、管理內(nèi)容和人員素質(zhì)的新變化，所以需要會計檔案管理人員注意檔案管理工作中的一些事項，保證檔案管理工作的順利進行。

關(guān)鍵詞：網(wǎng)絡(luò)信息時代；會計檔案管理；注意事項

20世紀(jì)中期以來，信息技術(shù)得到突飛猛進的發(fā)展，特別是互聯(lián)網(wǎng)及電子商務(wù)的廣泛應(yīng)用，人類已進入了網(wǎng)絡(luò)信息時代。信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展帶來管理的現(xiàn)代化，要求財務(wù)管理人員不僅要具備現(xiàn)代財務(wù)管理的理論和方法，還應(yīng)具備計算機軟件的應(yīng)用技能，建立各種分析決策模型，達到合理利用核算信息、外部信息，提高財務(wù)水平的目的。在中學(xué)的財務(wù)管理工作中，會計電算化已得到普及，而且會計檔案管理工作包括檔案管理（電子檔案和紙質(zhì)檔案）、會計數(shù)據(jù)、程序文件和其他會計核算資料。本文主要就信息時代下中學(xué)會計檔案管理工作中的注意事項展開論述。

1 網(wǎng)絡(luò)信息時代中學(xué)會計檔案管理工作的新變化

1.1 存儲介質(zhì)的變化

傳統(tǒng)的會計檔案主要依靠紙質(zhì)文本來存儲和處理日常業(yè)務(wù)，而網(wǎng)絡(luò)信息時代，會計檔案管理轉(zhuǎn)為依靠計算機和其他磁性介質(zhì)進行。

1.2 管理內(nèi)容的變化

會計檔案存儲形式的變化，出現(xiàn)了紙質(zhì)與電子文檔并存的管理模式，所以相對于傳統(tǒng)會計檔案管理，網(wǎng)絡(luò)信息時代會計檔案管理變得更加復(fù)雜。隨著計算機相關(guān)技術(shù)與軟件的不斷升級更新，人工操作工程逐漸被智能化管理所取代，而且紙質(zhì)與電子文檔共存的管理模式同其他系統(tǒng)之間的聯(lián)系更密切。

1.3 人員素質(zhì)的變化

傳統(tǒng)的會計檔案比較直觀，而網(wǎng)絡(luò)信息時代的會計檔案主要存儲于計算機和其他磁性介質(zhì)中，所以管理人員必須懂得使用計算機軟件和其他介質(zhì)的方法，并不斷學(xué)習(xí)跟上軟件的更新速度。

1.4 檔案保存環(huán)境的變化

由于存儲介質(zhì)的變化，使得會計檔案的保存環(huán)境發(fā)生變化，不再限于傳統(tǒng)檔案管理的防火、防潮工作，而且要注意存放環(huán)境、存儲信息的有效期限、保存介質(zhì)質(zhì)量等因素，磁性介質(zhì)中的數(shù)據(jù)易受損壞難恢復(fù)，所以管理人員要時刻關(guān)注檔案的安全性、系統(tǒng)性、專業(yè)性和完整性。

2 網(wǎng)絡(luò)信息時代中學(xué)會計檔案管理工作的注意要點

2.1 重視會計檔案管理工作

網(wǎng)絡(luò)信息時代，一些中學(xué)對會計檔案管理工作不夠重視，無視對電子會計檔案的管理，導(dǎo)致這項工作缺乏集中的統(tǒng)一管理，會計檔案保管不符合要求。有些學(xué)校疏于對會計檔案的管理，沒有配備專業(yè)管理人員，結(jié)合本校的檔案管理制度也沒有制定，如遇上級檢查也只能突擊一下，平時的檔案管理工作不到位。

一個單位的會計檔案水平可以反映出其會計工作的水平，因此，中學(xué)各級負(fù)責(zé)人，尤其是主管會計檔案管理工作的財會部門負(fù)責(zé)人，應(yīng)提高對會計檔案管理工作的重視，要帶領(lǐng)部門工作人員學(xué)習(xí)貫徹檔案管理的法律法規(guī)，提高工作能力，同時自己要有會計檔案管理和對檔案管理工作負(fù)責(zé)的意識。

2.2 提高檔案管理人員的素質(zhì)

中學(xué)財會人員崗位流動比較頻繁，電子檔案管理人員的素質(zhì)參差不齊，有些人員不能適應(yīng)工作的需要，使檔案管理工作面臨較大的困難。在這種情況下，應(yīng)提高會計檔案管理人員的素質(zhì)，以適應(yīng)工作的要求，重視對電算化會計檔案的管理。認(rèn)真學(xué)習(xí)、掌握會計檔案管理的具體要求和辦法，嚴(yán)格按照會計檔案管理辦法來收集、組卷，做到檔案目錄清晰、案卷標(biāo)題詳實、保管檔案規(guī)范，方便檔案的查找和利用。同時，要定期打印輸出會計數(shù)據(jù)，對會計電算化系統(tǒng)的軟件程序和文檔資料進行保管，及時向檔案室歸還有關(guān)電算化軟件的磁盤、光盤，以免丟失。

規(guī)范中學(xué)檔案管理工作，根據(jù)檔案工作業(yè)務(wù)量的增加，加大對檔案管理工作的投入，學(xué)校相關(guān)部門要在學(xué)校財務(wù)預(yù)算中安排專項資金，用于購置會計檔案所需的設(shè)備和資料，比如檔案盒、檔案柜、計算機、光盤刻錄機及掃描儀等，改善會計檔案管理工作的環(huán)境及條件。重視對會計檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，學(xué)習(xí)《檔案法》、《會計檔案管理辦法》和檔案管理的基本知識，熟練運用與會計檔案管理有關(guān)的計算機和財務(wù)軟件。增強會計檔案管理人員的責(zé)任心和自覺性，按照規(guī)范工作提高檔案管理質(zhì)量。

2.3 軟件和硬件的升級要與時俱進

電子會計檔案的使用依賴于計算機的硬件和軟件系統(tǒng)。在科技進步的同時，信息技術(shù)的更新升級速度非常快，包括計算機財務(wù)軟件的升級、硬盤存儲量的加大、新編碼方式的出現(xiàn)，導(dǎo)致文件格式由于老化，無法在新編碼方案下讀取，所以，在中學(xué)會計檔案管理工作中應(yīng)該及時的更新升級信息技術(shù)，做到與時俱進的升級軟件和硬件系統(tǒng)。

2.4 實現(xiàn)電子檔案多備份管理

網(wǎng)絡(luò)信息時代，保證會計數(shù)據(jù)真實、準(zhǔn)確、安全的重要措施就是電子會計檔案的備份和恢復(fù)。電子檔案管理人員要養(yǎng)成數(shù)據(jù)備份的習(xí)慣，同時為防止磁性介質(zhì)磁性損壞導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失，要根據(jù)會計數(shù)據(jù)的業(yè)務(wù)量定期對檔案進行檢查和拷貝。會計檔案管理人員應(yīng)該定時對電子檔案進行雙備份或多備份，將備份的數(shù)據(jù)與原數(shù)據(jù)分別放在不同地點的兩個會計電子檔案保管室，實現(xiàn)電子檔案備份的制度化及規(guī)范化。

2.5 注意保密工作，保護數(shù)據(jù)安全

會計檔案管理工作主要是監(jiān)督和保證按照學(xué)校要求生成各種檔案，同時保證檔案的安全保密及合理利用，學(xué)校財務(wù)會計部門應(yīng)制定針對本校檔案的管理制度、安全保密措施。對于具有磁性的磁盤、微縮膠片等會計檔案，應(yīng)當(dāng)定期檢查和復(fù)制，防止磁性介質(zhì)中檔案的丟失，有條件的學(xué)校針對檔案或者會計資料可選用光盤進行復(fù)制或保存。對磁性介質(zhì)檔案的借閱手續(xù)進行嚴(yán)格管理，未經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不得外借，對于借閱歸還的介質(zhì)檔案進行認(rèn)真檢查，防止病毒感染和數(shù)據(jù)的損壞更改。

3 總結(jié)

隨著網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)、電算化系統(tǒng)在中學(xué)財務(wù)工作中的應(yīng)用，尤其是在會計檔案管理中的運用，一方面給會計檔案管理人員的日常工作帶來了便利，另一方面也對會計檔案管理人員提出了更高的要求，分析了解網(wǎng)絡(luò)信息時代中學(xué)會計檔案管理工作的注意事項，為今后的檔案管理工作提供理論依據(jù)和借鑒方法，實現(xiàn)中學(xué)會計檔案管理工作的專業(yè)化、安全化、系統(tǒng)化、專業(yè)化和完整化發(fā)展。

參考文獻

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