淺談城市照明設(shè)施檔案的數(shù)字化管理

陳波

摘 要：在數(shù)字化逐漸發(fā)展的過程中，城市照明設(shè)施檔案管理也從由采集、編目、流通到報廢的老舊的方式發(fā)展到現(xiàn)在即將實現(xiàn)的城市照明設(shè)施檔案的數(shù)字化管理模式。兩者的科學管理水平相差甚遠，單講城市照明設(shè)施檔案的數(shù)字化管理，其就有三大優(yōu)勢：檔案管理以及使用快捷迅速、資源的大量管理以及資糧存儲更加的安全合理。在此同時本文也就城市照明設(shè)施檔案的數(shù)字化管理建設(shè)做出了合理的分析與預(yù)見。

關(guān)鍵詞：照明設(shè)施；檔案管理；數(shù)字化

隨著社會的不斷發(fā)展，城鄉(xiāng)建設(shè)也進入了新的發(fā)展進程。所以城市照明在現(xiàn)在以及未來的城市交通安全、社會治安、美化環(huán)境等方面發(fā)揮著舉足輕重的作用。并且城市照明設(shè)施是否健全也是標志著一個城市發(fā)展進程。在照明設(shè)施建立之后就需要建立一個完整的照明設(shè)施資料來全面反映照明設(shè)施的情況。如今，隨著社會信息量不斷的加大，傳統(tǒng)的檔案管理已經(jīng)不能夠滿足人們的需要了，所以我們就要構(gòu)建快速、及時、準確、系統(tǒng)的數(shù)字化檔案管理網(wǎng)絡(luò)，這樣就能使檔案信息能夠有效的利用和共享，這就要管理部門對城市照明設(shè)施檔案進行數(shù)字化管理。

1 傳統(tǒng)的城市照明檔案管理存在的問題

對于目前狀況來說，傳統(tǒng)的城市照明檔案管理的儲存和利用對現(xiàn)在的發(fā)展形勢要求不能夠相適應(yīng)。保存的方式還是傳統(tǒng)的紙張和目錄管理，當需要資料時就要到庫房里直接找資料原件，并且進過多次的利用和抽取，容易使檔案資料受到損壞，比如這張發(fā)黃，發(fā)粘、發(fā)脆等。這種存儲方式不僅占用大量的庫房空間還耗費時間和人力，造成貯存成本過高。所以傳統(tǒng)的檔案管理方式并不能滿足當代人的需要，就要必須建立一個迅速快捷方便的管理模式。

2 檔案管理數(shù)字化管理的趨勢和特點

就在不久前國家檔案局就提出檔案管理將“跑步前進”所以數(shù)字化管理檔案將是國家管理檔案的主要形式。近幾年，城市照明檔案管理的載體逐漸的被磁盤、光盤等一系列電子產(chǎn)品取代更替，電子檔案的出現(xiàn)給檔案管理嗲來了許多新的特點。

1.檔案數(shù)字化收集：現(xiàn)代的數(shù)字化檔案收集不同于以往的紙質(zhì)檔案收集，數(shù)字化收集檔案的主要手段是通過網(wǎng)絡(luò)以及計算機來完成的，所以檔案收集人員只需要在完成本部門形成的電子文件之后，通過網(wǎng)絡(luò)將電子信息保存到檔案室即可。這種方法不僅僅保證了電子資料的真實性，還保證了它的完整性和系統(tǒng)性，同時也防止了檔案信息在個人手中發(fā)生丟失、損壞，這樣又保證了資料文件的安全。

2.檔案數(shù)字化保管：檔案的收集由傳統(tǒng)的方式變?yōu)榱送ㄟ^網(wǎng)絡(luò)和計算機數(shù)字化收集，所以其保管方式也將由傳統(tǒng)的柜架式變成由數(shù)字儲存器以及光盤、磁盤儲存，并且其儲存空間也發(fā)生了質(zhì)的變化，在磁盤的極小的空間里就能夠儲存大量的數(shù)字文件。當需要文件資料時打開相應(yīng)的儲存文件就能夠讀取文件信息，這樣就避免了接觸式的翻閱文件，就不存在資料文件的破壞和磨損，而且這樣的保管方式在查閱起來也相當?shù)姆奖阊杆?，同樣也避免了紙張的浪費降低管理成本。

3.檔案數(shù)字化利用：數(shù)字化管理的檔案使用起來也是相當?shù)姆奖愕?，使用者可以在任何的時間、地點來訪問自己所需要的檔案文件資料，省略了去庫房借閱的繁瑣的過程。數(shù)字化檔案的利用有統(tǒng)一的檔案資料庫的數(shù)據(jù)格式和標準。這樣就最大限度的對檔案數(shù)據(jù)進行有效的保護和管理。

3 如何實現(xiàn)數(shù)字化

從傳統(tǒng)的檔案管理轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案管理是以個相當大的跨越，前者主要以實體保管為重點，而后者轉(zhuǎn)向為數(shù)字化的存儲和提供相應(yīng)便利的服務(wù)中心的檔案管理。著是一個循序漸進的過程，管理者必須要深入的分析和研究，保證新老相接，平穩(wěn)過度的工作重點，這樣才能規(guī)劃好城市照明檔案管理的數(shù)字化之路。

1.加強領(lǐng)導，嚴格的建設(shè)檔案管理制度。每一項制度建設(shè)都離不開領(lǐng)導的監(jiān)督領(lǐng)導，所以檔案數(shù)字化管理制度的建設(shè)也是這樣。領(lǐng)導的重視與支持檔案數(shù)字化管理是管理部門實現(xiàn)檔案數(shù)字化管理的關(guān)鍵。加強領(lǐng)導者的領(lǐng)導作用，即硬狠抓檔案部門的工作又不要對文書部門放松警惕。即領(lǐng)導好檔案管理工作，又要看好檔案的送移工作，即要監(jiān)督硬件方面的建設(shè)又要狠抓軟件方面的的建設(shè)。領(lǐng)導者要全面的監(jiān)督這個建設(shè)的全過程，要保證各個部門的協(xié)調(diào)發(fā)展。

2.城市照明網(wǎng)絡(luò)建設(shè)是城市照明的發(fā)展之本。隨著城鄉(xiāng)一體化的發(fā)展進程，建設(shè)完整的城市照明設(shè)施是必不可少的進程。同樣城市照明設(shè)施檔案的管理工作也將顯示著重要的地位。在這個競爭日益激烈的壞境下，實現(xiàn)城市照明設(shè)施檔案一體化的集中管理也是發(fā)展之本、管理之本、服務(wù)之本。數(shù)字化檔案支持和保障城市照明的日常運轉(zhuǎn)，這就要求管理者有針對性的收集資料、建立檔案，為城市的照明工程工作提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

3.城市照明設(shè)施檔案管理數(shù)字化建設(shè)應(yīng)該放眼于這個系統(tǒng)。一項照明系統(tǒng)工程首相是立項，再到設(shè)計、審圖、開工建設(shè)直致竣工驗工，所以要收集的資料涉及的方面非常多，經(jīng)歷的時間長。城市的照明工程也要涉及到諸多方面的知識，多個專業(yè)的配合，多部門的協(xié)調(diào)合作。這就要檔案的管理部門結(jié)合實際，實行一體化的閉合式收集數(shù)據(jù)的方法，建立電子檔案統(tǒng)一制作。

4.設(shè)置獎勵機制。建立完善的城市照明檔案數(shù)字化管理需要很多方面的人才資源，提高資源管理的工作能力。將數(shù)字化的檔案管理工作人員納入到綜合考核，作為品選優(yōu)秀個人的重要參考，著養(yǎng)就激發(fā)了工作者的榮譽感和上進心。

4 結(jié)束語

城市照明建設(shè)是發(fā)展道路上必不可少的發(fā)展進程，所以要保障此項工作的正常運行?？炀鸵⑵鹜晟频臄?shù)字化管理檔案系統(tǒng)。對于城市照明的線路布局調(diào)整、維修、更換都需要滿足城市現(xiàn)代化建設(shè)的發(fā)展需要，為此建立一個及時、準確、系統(tǒng)的數(shù)字化管理檔案網(wǎng)絡(luò)是城市照明管理者迫在眉睫的重要問題。

參考文獻

[1]姚湘.淺談城市照明設(shè)施檔案的數(shù)字化管理[J].江蘇技術(shù)師范學院學報2013.06.025.

[2]楊冬.對城市公共照明檔案進行數(shù)字化管理的探索[J].中國電子商務(wù)2014.10.096.

[3]肖晨蓮.做好市政工程檔案管理服務(wù)社會穩(wěn)定發(fā)展[J].辦公室業(yè)務(wù)2011.02.021.