文書檔案電子化管理的特點及解決措施

劉輝敏

摘 要：如何提高文書檔案管理水平，及時準(zhǔn)確，系統(tǒng)，完整地提供檔案信息，以滿足各個方面的需求，適應(yīng)日趨發(fā)展的新形勢，這是文書檔案工作的新課題，通過計算機管理技術(shù)和數(shù)字化管理模式來實現(xiàn)檔案管理的準(zhǔn)確性和統(tǒng)一性，更是實現(xiàn)檔案系統(tǒng)化管理的主要措施和方針政策。本文就文書檔案在電子化管理中的優(yōu)缺點進行探討和分析，總結(jié)其解決措施。

關(guān)鍵詞：文書檔案；電子化

文書檔案是反應(yīng)各個階段，各個時代的主要政治和管理制度的記錄過程，是社會發(fā)展過程中的主要記錄者。文書檔案記錄了一個社會組織在生產(chǎn)過程中各個階段的重要管理活動和各個業(yè)務(wù)開展?fàn)顩r，是社會發(fā)展過程中主要的體現(xiàn)形式。文書檔案管理是通過由各種已經(jīng)完成的活動中能夠具有保存價值的文書整理形成的，是歷史的客觀記錄，是用來來反映在某一時期領(lǐng)導(dǎo)的決策、部門建設(shè)、研究開發(fā)、問題處理等的過程和成果。隨著當(dāng)前社會中計算機技術(shù)和信息技術(shù)不斷的開發(fā)和利用，人們對網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和信息技術(shù)的不斷加快，文書檔案管理工作也逐步的出現(xiàn)了高水準(zhǔn)，高系統(tǒng)化的工作流程。文書檔案管理是檔案工作的一個重要組成部分。

1 文書檔案管理信息的電子化的優(yōu)點

電子檔案管理是文書檔案工作中重要的環(huán)節(jié)，是提高其工作效率的主要手段和方法，是通過各種先進技術(shù)進行工作的前提和基礎(chǔ)，其主要作用是通過電子化手段將文書檔案標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。

1、電子檔案的便于檢索，使用方便，提高了辦公效率。電子檔案是將信息儲存在光盤或磁盤上，應(yīng)用計算機來查詢。計算機擁有強大的信息處理能力，使得文書檔案管理更快捷，更方便。同時電子檔案改變了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的操作方式，避免了人們使用手工操作時出現(xiàn)的字跡不工整、漏抄等搜集不完整的問題，也節(jié)省了人工，提高了效率。而且檔案管理的過程也變得更容易操作，只是在計算機上打打字和點點鼠標(biāo)便可完成，時間大大縮短。所以，電子信息化管理文書檔案相比傳統(tǒng)的管理方式，最明顯的就是方便，檢索效率高。

2、信息易于保管。電子檔案是存儲在光盤和磁盤上的信息。比傳統(tǒng)的紙質(zhì)載體更易保存，不僅能夠防止蟲蛀、防潮，而且可以重復(fù)使用，節(jié)能、環(huán)保、使用壽命長，符合國家提倡的建立節(jié)約型社會的理念。更避免了紙質(zhì)載體在高溫、濕度大的環(huán)境下發(fā)生氧化或者是被腐蝕的風(fēng)險。而且光盤和磁盤的存儲量大，占用空間小，穩(wěn)定性高，操作簡單，造價低廉，方便備份，易于管理，所以，資源信息的電子化，這大大提高了檔案管理的服務(wù)質(zhì)量。

3、電子傳輸，實現(xiàn)資源的共享。在傳統(tǒng)的手工操作中，各個單位和部門之間的信息無法達到及時的交流和共享，大量的文書檔案像古董一樣閑置和保存著。這在一定程度上造成了資源的浪費。信息化的到來和網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，方便人們通過計算機進行信息的溝通與交流，利用電子網(wǎng)絡(luò)傳輸資源。

4、提高了文書檔案傳輸?shù)陌踩?。傳統(tǒng)的檔案傳輸是靠人力來完成，時間較長，給傳輸帶來安全隱患，比如會出現(xiàn)在傳輸過程中資料的丟失，并且通過郵遞極高費時費力等，安全性也隨之降低。電子傳輸?shù)某霈F(xiàn)解決了這一問題，只要有互聯(lián)網(wǎng)，便可方便的傳輸，保證了檔案的及時傳輸，而且能夠確保其安全性，不會造成檔案的延誤或者丟失現(xiàn)象，綠色節(jié)能，大大節(jié)省了人力、物力和財力。

2 文書檔案管理信息的電子化的缺點

1、檔案真實性難以保障。因為電子介質(zhì)具有可讀寫性，人們可以對電子檔案進行反復(fù)的輸入和修改，并且沒有修改后的特殊標(biāo)記。文書電子檔案的管理在某種程度上失去了它的固有形式，人們不能通過辨別字體字號的形式判斷文書檔案的原始性，并且電子檔案沒有印章和親筆簽名，相關(guān)單位也無法鑒別真?zhèn)?。在這種情況下電子檔案的真實性就難以得到保障。

2、電子檔案的安全問題隨著網(wǎng)絡(luò)的普及而變得更為嚴(yán)峻?，F(xiàn)在，通過網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)攔截電子信息的現(xiàn)象時有發(fā)生，網(wǎng)絡(luò)黑客通過特殊的程序可以攔截人們之間重要的數(shù)據(jù)信息內(nèi)容，或者使用計算機病毒，病毒的入侵會讓檔案管理人員的電腦癱瘓、信息丟失，而且假冒的非授權(quán)用戶侵犯了他人的合法權(quán)益。這些問題都對電子檔案的安全性構(gòu)成了威脅。人們通過安裝殺毒軟件等方式來減少病毒的入侵，設(shè)置專門人員維護計算機和局域網(wǎng)，這就為管理帶來了另一筆費用，購買殺毒軟件，增加人員開支。

3、文書檔案管理信息的電子化應(yīng)用對管理人員的要求也大大提高。文書檔案的管理不僅要求工作人員懂得在紙質(zhì)文書檔案管理的操作理論、方法還要求工作人員能夠熟練的使用電子計算機，懂得數(shù)據(jù)傳輸?shù)募夹g(shù)。這樣的管理人員要具備較高的知識水平，但是目前我國的電子化文書檔案管理人員技術(shù)水平有限，不能適應(yīng)電子化進程的需要。電子化管理中出現(xiàn)了復(fù)合型人才奇缺的尷尬局面。

4、電子文件兼容問題。電子文件的通用問題比較嚴(yán)重，現(xiàn)在全世界各大軟件開發(fā)公司都相對獨立，為了獲得更多經(jīng)濟效益，電子文件之間都是不兼容的，電腦軟件開發(fā)的通用性差，不同的系統(tǒng)生成的不同的電子文件，相互不能通用，或者是不同的軟件生成的電子文件難以實現(xiàn)格式的轉(zhuǎn)換，這也為檔案管理人員增加了工作量，在電子文件之間進行轉(zhuǎn)換格式。同時也增加了經(jīng)費的支出，要同時購買多種格式的軟件，以便使用。

3 加快推進檔案信息化技術(shù)的基本原則

1、科學(xué)化規(guī)范化和精細(xì)化原則。標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、精細(xì)化是強化電子文檔管理的重要原則，因為文檔管理本身就是一項嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致的工作，必須要進一步細(xì)化檔案工作標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，才能提高檔案管理的質(zhì)量和效率要求。

2、快捷與安全同步的原則。信息化在提高辦事效率、質(zhì)量和速度的同時，也給安全保密工作帶來諸多壓力和挑戰(zhàn)。所以，要堅持快捷與安全同步的原則，在確保安全基礎(chǔ)上提高工作效率，不斷增強信息化條件下檔案管理的全安系數(shù)，強調(diào)安全使用和管理。

3、效益與質(zhì)量兼顧的原則。因為檔案信息數(shù)字化建設(shè)的艱巨性、復(fù)雜性和繁重性，因此需要投入相當(dāng)?shù)娜?、財、物力，所以，要堅持效益與質(zhì)量兼顧的原則，研究自身實力，分析客戶需求，強化建檔質(zhì)量，思考快捷安全建檔的途徑。

4 改革措施和解決辦法探討

針對在文書檔案管理信息的電子化應(yīng)用中出現(xiàn)的實際問題，本人結(jié)合相關(guān)資料總結(jié)以下方案：

1、針對安全性問題，使用局域網(wǎng)，讓文書檔案只能在局域網(wǎng)的范圍內(nèi)傳輸，給文書檔案的傳輸控制在一個ip地址范圍內(nèi)，防止文件流向外網(wǎng)。比較常用的辦法是設(shè)置隔離的路由器，路由器的作用是屏蔽不在范圍內(nèi)的ip地址，這樣就可以有選擇的進行文件的傳輸。也可以通過設(shè)置防火墻的方法，對網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)進行過濾，檢測不安全的攻擊行為。

2、加強人員管理，針對人員素質(zhì)低的現(xiàn)象，定期進行教育培訓(xùn)。經(jīng)過定期的教育培訓(xùn)，讓檔案管理人員能夠掌握較全面的電子化檔案管理方法，樹立較強的責(zé)任心，同時，提法他們的綜合文化水平，比如外語水平、計算機操作水平等，加強思想教育，樹立較強的責(zé)任意識，從根本上杜絕管理人員私自泄露檔案的事情發(fā)生，達到檔案管理的保密要求。

5 結(jié)束語

現(xiàn)在，科學(xué)技術(shù)正在日新月異的發(fā)展著，信息科學(xué)已經(jīng)影響著我們的生活方式，電子檔案也成為了當(dāng)前社會發(fā)展中主要的檔案管理手段。信息化文書檔案管理已經(jīng)逐步取代老式的紙質(zhì)檔案管理，更是實現(xiàn)檔案管理過程中對其精確化劃分和系統(tǒng)化整理的有力基礎(chǔ)和前提條件。文書檔案的歸檔、保管與利用，是一項極其重要而復(fù)雜的工作。因此在其工作中實現(xiàn)電子化成為其發(fā)展過程中的必然結(jié)果和前提條件，為電子化檔案提供了理論基礎(chǔ)。加強科學(xué)管理，確保電子檔案能夠安全可靠地處于可準(zhǔn)確提供利用的狀態(tài)，使其在社會生活中發(fā)揮更大的作用。

參考文獻

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