醫(yī)院檔案管理信息化的含義與發(fā)展趨勢(shì)

徐振波

天津市黃河醫(yī)院

摘要：醫(yī)院檔案是醫(yī)院的寶貴財(cái)富，加強(qiáng)對(duì)這一信息資源的管理，對(duì)醫(yī)院現(xiàn)代化建設(shè)尤其重要。在當(dāng)前信息時(shí)代背景下，醫(yī)院檔案管理部門引進(jìn)了較多信息化技術(shù)，這提高了檔案管理的水平，實(shí)現(xiàn)了檔案管理的信息化發(fā)展，有利于提高檔案管理的效率，還可以提高檔案資料的利用率。本文對(duì)醫(yī)院檔案管理信息化的含義進(jìn)行了介紹，還對(duì)檔案管理信息化的發(fā)展趨勢(shì)進(jìn)行了探討，希望對(duì)相關(guān)工作人員提供一定幫助。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院；檔案管理；信息化；含義；發(fā)展趨勢(shì)

醫(yī)院檔案是醫(yī)院管理工作中的憑據(jù)，是醫(yī)學(xué)科學(xué)研究的基礎(chǔ)，是醫(yī)院進(jìn)行宣傳教育的生動(dòng)資料。社會(huì)在不斷的發(fā)展，科技也在不斷的進(jìn)步，為了提高檔案管理的水平，檔案的管理人員引進(jìn)了先進(jìn)的管理理念，而且應(yīng)用了較多的信息化技術(shù)，這有效提高了檔案管理的質(zhì)量，提高了檔案管理人員的工作效率，而且降低了檔案管理存在的安全隱患，所以，醫(yī)院檔案管理信息化是檔案不斷發(fā)展的必然趨勢(shì)。

一、檔案管理信息化的含義

在醫(yī)院檔案管理工作中引進(jìn)信息化的管理理念，可以大大提高檔案人員的工作效率。

檔案管理是一項(xiàng)系統(tǒng)的工作，其涉及的內(nèi)容比較多，檔案館員需要做好檔案的收集與整理工作的同時(shí)，還要提高檔案資料的利用率，這樣才能充分發(fā)揮出檔案管理的效用價(jià)值。檔案管理信息化，其主要是指在檔案管理工作中合理應(yīng)用信息化技術(shù)，針對(duì)檔案管理信息化中存在的問(wèn)題，找到應(yīng)對(duì)的措施。檔案管理信息化，還需要應(yīng)用較多的設(shè)備，才可以保證檔案保管的安全性。檔案館員要利用計(jì)算機(jī)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對(duì)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行優(yōu)化，對(duì)檔案資料進(jìn)行高效的收集與整理。

檔案信息化管理可以節(jié)省管理檔案的人力資源，利用先進(jìn)的信息化技術(shù)，可以保證工作的效率，還可以保證檔案保存的安全性，在當(dāng)前社會(huì)形式下，檔案管員需要加強(qiáng)學(xué)習(xí)，要學(xué)習(xí)先進(jìn)的信息化技術(shù)，還要利用網(wǎng)絡(luò)加強(qiáng)信息的傳遞與交流，做好檔案信息化管理工作有著多種意義。首先，其可以實(shí)現(xiàn)文檔一體化的管理形式，可以促進(jìn)檔案管理的信息化建設(shè)，其有利于提高檔案管員的綜合素質(zhì)，可以加強(qiáng)對(duì)電子文件的利用。將電子文檔取代紙質(zhì)文件后，可以保證檔案保存的時(shí)間，可以避免檔案出現(xiàn)破損等問(wèn)題，延長(zhǎng)了檔案的使用時(shí)間。其次，用計(jì)算機(jī)儲(chǔ)存整個(gè)醫(yī)院的各種業(yè)務(wù)、行政上的檔案，方便使用者及時(shí)查找、閱讀，既節(jié)省時(shí)間也節(jié)省人力、物力和財(cái)力，提高了工作效率，同時(shí)利用計(jì)算機(jī)管理可以減少檔案的有效空間，保存信息方便簡(jiǎn)單，也增加了其保密程度。

二、檔案信息化應(yīng)遵循的原則

到目前為止，醫(yī)院檔案的管理還沒有一整套科學(xué)統(tǒng)一的管理制度標(biāo)準(zhǔn)。隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，社會(huì)的發(fā)展，檔案的內(nèi)涵和外延都在發(fā)生變化。各級(jí)醫(yī)院在管理檔案時(shí)，由于還沒有統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)和模式，各級(jí)醫(yī)院根據(jù)自己的理解和實(shí)踐進(jìn)行管理，使許多應(yīng)該納入管理的檔案沒有納入管理。因此，檔案信息化管理應(yīng)遵循以下原則：

1、規(guī)范性原則：制定和實(shí)施檔案工作標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，是檔案工作現(xiàn)代化的需要，是提高工作質(zhì)量和效率的需要。實(shí)現(xiàn)室藏檔案信息化，一方面可以將室藏的檔案通過(guò)掃描等技術(shù)手段轉(zhuǎn)化成計(jì)算機(jī)可識(shí)別和處理的數(shù)字化信息，另一方面可以通過(guò)接收電子文件進(jìn)館，但不管是通過(guò)館（室）藏檔案數(shù)字化還是接收電子文件，都應(yīng)該堅(jiān)持規(guī)范性原則，制定相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范和法規(guī)。

2、安全性原則：隨著數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、信息化建設(shè)的不斷深入，網(wǎng)絡(luò)的脆弱性和潛在威脅也日益顯現(xiàn)出來(lái)。因此，我們必須加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)的研究與開發(fā)，采取有力的安全策略，充分保證檔案信息的安全性。

三、檔案管理信息化的發(fā)展趨勢(shì)

1、趨勢(shì)分析

近年來(lái)，隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在醫(yī)院管理中的廣泛運(yùn)用，醫(yī)院管理手段不斷進(jìn)步。而運(yùn)用計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)管理檔案的卻較少，一些檔案工作還停留在手工收集、檢索，信息量小，不利于檔案的收集、利用和開發(fā)。

信息化條件下，檔案工作的載體對(duì)象發(fā)生了變化，使得傳統(tǒng)檔案的載體形態(tài)開始向數(shù)字化形態(tài)過(guò)渡，檔案管理的主要環(huán)境開始逐漸向數(shù)字環(huán)境遷移。因而檔案工作的管理方法、管理理念、管理流程等多方面都發(fā)生了明顯的變化。信息化催生了新的檔案業(yè)務(wù)工作模式。在信息化環(huán)境中，電子文件的出現(xiàn)及其管理給檔案工作帶來(lái)巨大的挑戰(zhàn)，以往以載體管理為主線進(jìn)行的業(yè)務(wù)活動(dòng)難于滿足管理需求，檔案管理工作必須隨之變化和調(diào)整，由此形成了一些新型的檔案業(yè)務(wù)活動(dòng)，如各類檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)、信息安全管理業(yè)務(wù)、電子文件的長(zhǎng)久保存管理、信息系統(tǒng)開發(fā)等業(yè)務(wù)活動(dòng)，都體現(xiàn)出強(qiáng)烈的信息化特點(diǎn)。

2、檔案信息化將促進(jìn)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系的完善

信息化建設(shè)是一項(xiàng)涵蓋基礎(chǔ)設(shè)施、應(yīng)用系統(tǒng)、信息資源、安全管理、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范和人才培養(yǎng)的系統(tǒng)性工程，檔案信息化也不例外。大量的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)已經(jīng)表明，檔案信息化需要尤其關(guān)注檔案業(yè)務(wù)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)，檔案信息化工作的開展有賴于檔案管理乃至電子文件管理標(biāo)準(zhǔn)體系的建立與完善，這是檔案信息化工作的重點(diǎn)內(nèi)容之一。

檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)長(zhǎng)期、全面而又具體的工作，信息化技術(shù)建設(shè)的過(guò)程中結(jié)合當(dāng)前社會(huì)技術(shù)發(fā)展措施進(jìn)行綜合處理與應(yīng)用是當(dāng)前檔案信息化建設(shè)的關(guān)鍵，更是提高其管理中的主要方式。

3、檔案管理信息化需要建立健全維護(hù)的法規(guī)

應(yīng)用信息化的檔案管理理念，需要建立健全的維護(hù)電子檔案安全的法規(guī)，要避免檔案的信息被篡改，還要保證電子檔案的完整性，要對(duì)管理制度進(jìn)行完善。建立健全相關(guān)法規(guī)和管理制度，對(duì)于維護(hù)電子檔案的原始性、真實(shí)性，保證其安全具有重要的意義。要通過(guò)法律形式將電子檔案的保管和利用標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定下來(lái)，使人們能夠自覺地遵守這些規(guī)定。同時(shí)要通過(guò)立法確認(rèn)電子文件、電子檔案的法律憑證作用，確保國(guó)家檔案行政管理部門依法管理電子文件和電子檔案。

4、制定科學(xué)、合理、嚴(yán)密的電子檔案工作標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范

在醫(yī)院管理中，各級(jí)醫(yī)院制定了適用于本院的、較為健全的醫(yī)院醫(yī)療、人事、行政、后勤管理制度，而涉及檔案管理的制度卻較少。促進(jìn)檔案工作規(guī)范管理，建立科學(xué)的檔案管理體系，健全檔案管理制度，是促進(jìn)檔案工作規(guī)范管理的關(guān)鍵。隨著電子文件的大量產(chǎn)生，迫切需要建立一套科學(xué)、合理、嚴(yán)密的電子檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。將電子文件的形成、積累、整理、鑒定、歸檔工作和分類、排列、保存方式，用標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范確定下來(lái)，使電子檔案從誕生之初就得以科學(xué)、有序、規(guī)范地管理，這是擺在檔案部門面前的一項(xiàng)重大課題，也是迫切需要解決的基礎(chǔ)性工作。

四、結(jié)語(yǔ)

在醫(yī)院目標(biāo)管理考核方案中，一般都沒有將檔案管理納入目標(biāo)考核，造成檔案收集效率不高，檔案不齊全。應(yīng)用信息化技術(shù)，可以保證檔案管理的效率。但在檔案信息化管理中，如何能保證檔案保存與數(shù)據(jù)傳輸?shù)陌踩?，一定程度上避免出現(xiàn)檔案丟失或者重要的信息被竊取等問(wèn)題的發(fā)生，各醫(yī)院就要結(jié)合本單位檔案工作實(shí)際，根據(jù)《檔案法》、《醫(yī)藥衛(wèi)生檔案管理辦法》等有關(guān)法律、法規(guī)，制訂一套比較科學(xué)、完整、系統(tǒng)、切實(shí)可行的檔案管理制度。確保檔案管理的質(zhì)量。

本文對(duì)醫(yī)院檔案管理中應(yīng)用信息化技術(shù)進(jìn)行了探討，希望能對(duì)醫(yī)院檔案的管理人員提供一定幫助，促進(jìn)醫(yī)院檔案管理事業(yè)更好的發(fā)展。

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