李英淑

檔案安全管理就是檔案管理人員積極采取措施對檔案信息內(nèi)容實施保護，使其處于安全狀態(tài)的管理工作。積極加強檔案安全管理工作能夠有效地降低和杜絕檔案安全事故發(fā)生的機率，最大限度地保障檔案資料的安全性。隨著信息技術的深入發(fā)展，當前檔案管理中存在諸多問題，嚴重影響到檔案信息的安全，這就需要在實際工作中，檔案管理人員積極采取措施，不斷加強檔案安全管理工作。本文結合自己多年檔案管理經(jīng)驗，簡要闡述了信息時代如何加強檔案安全管理工作。

1、提升檔案管理人員素質(zhì)

提升檔案管理人員素質(zhì)是信息時代加強檔案安全管理工作的首要因素。檔案管理人員素質(zhì)的高低與檔案安全管理工作有著直接影響，檔案管理人員只有具有較強的專業(yè)知識和管理技術，才能保證檔案管理的安全性。因此，檔案館首先要不斷提高檔案管理人員的素質(zhì)。一方面要不斷加大檔案管理人員的培訓力度，通過信息技術、網(wǎng)絡安全管理、電子檔案的接收、保存等方面知識的培訓工作，使檔案管理人員具備較強的檔案管理專業(yè)知識，同時提高了檔案管理人員對檔案管理工作流程的熟悉程度，具備了各類檔案的具體管理方法；另一方面檔案管理人員要積極改變錯誤的思想觀點，不斷提高自身的安全意識。檔案管理工作具有服務性特征，檔案管理人員除了具備優(yōu)良的工作作風之外，還要不斷增強安全意識和法律意識，有效降低由于操作不規(guī)范而造成檔案管理信息嚴重外漏現(xiàn)象的發(fā)生，避免造成不必要的損失。

2、加強檔案的安全管理

加強檔案的安全管理是信息時代加強檔案管理工作的重要舉措。在當前信息化時代，檔案主要以紙質(zhì)檔案和電子檔案兩種形式保存，只有不斷加強這兩種檔案形式的安全管理，才能保證檔案信息的安全性。

2.1加強紙質(zhì)檔案的安全管理

在檔案管理的實際工作過程中，工作人員通常需要對于一些具有保存價值的文件材料進行收集與整理形成紙質(zhì)檔案，上交檔案館進行管理，檔案管理人員對于上交的紙質(zhì)檔案要不斷加強安全管理，切實保證文件材料的安全。一方面檔案館要建立檔案調(diào)歸卷制度和檔案、人員出入庫制度，有效地規(guī)范檔案的借閱、歸還程序，確保檔案管理的安全性。另一方面檔案管理人員要定時對檔案館的紙質(zhì)檔案進行核對檢查，檢查登記賬目與實際檔案是否有出入，同時對于由于各種原因造成受損的紙質(zhì)檔案，要根據(jù)實際情況進行修復或復制等補救措施。另外，檔案管理人員根據(jù)檔案材質(zhì)的不同進行分類存放，對于特殊的檔案要運用符合其特性的器具進行保存，對于珍貴的檔案在平時使用時要用復制品，而對于特別珍貴的檔案可以放入特藏室進行專門管理。

2.2加強電子檔案的安全管理

電子檔案是相對于紙質(zhì)檔案而言的，是檔案管理工作發(fā)展到信息化時代的重要產(chǎn)物，是檔案管理人員把檔案信息放在計算機磁盤中進行儲存，并主要依靠計算機進行閱讀、處理和傳輸信息的一種檔案保存形式。隨著網(wǎng)絡技術的不斷發(fā)展，檔案館要不斷加強電子檔案的安全管理。一方面要在電子檔案整理和歸檔過程中實行安全管理，采用科學的歸檔制度，在歸檔時要運用統(tǒng)一的保存格式。另一方面在電子檔案的保管和利用過程中實行安全管理，努力保證電子檔案載體的安全性，定時對其進行檢測和維護，詳細記錄和保存電子檔案的軟件升級和更新狀況，適時轉(zhuǎn)換電子檔案格式，并且妥善管理電子文件的利用活動。

另外，檔案管理人員要積極采取各種措施，保障電子檔案辦公自動化管理系統(tǒng)的安全。例如檔案管理人員可以在與檔案信息管理有關的辦公系統(tǒng)中，采用設置權限、登錄密碼、借閱期限、密級程度等措施，對于查閱文件的內(nèi)容要設為PDF格式，防止文件內(nèi)容被隨便復制，同時要注意安裝并定時更新防毒軟件。而對于儲存在軟盤、磁盤的電子檔案也要做好安全防護措施，從而保證電子檔案信息的安全。

3、完善檔案安全管理制度

完善檔案安全管理制度是信息時代加強檔案安全管理工作的重要保障。當前許多檔案館并沒有專門的檔案安全管理制度，許多的管理制度都是借鑒《保密法》、《檔案法》等一系列法規(guī)。隨著信息技術的不斷發(fā)展，檔案館要緊跟時代的步伐，努力建立一套符合時代發(fā)展需要的檔案安全管理制度，對于檔案管理的具體職責、要求內(nèi)容等方面進行明確界定，從而為檔案安全管理的順利進行提供保障。一方面檔案館可以制定文件材料歸檔制度，對于文件材料的查閱權限、審批手續(xù)以及查閱要求等方面做出具體規(guī)定，從而有效提高歸檔質(zhì)量。另一方面檔案館要積極制定檔案管理保密制度和保管制度，對于檔案的形成者、管理者以及利用者應該承擔的保密責任提出具體要求，同時明確規(guī)定保管工作的基本原則、保管條件、保管方法，同時對于檔案進出庫房和受損檔案的處置提出具體要求。另外，檔案館可以制定電子檔案管理操作制度以及庫房管理制度等各項透明的檔案安全管理制度，從而保證檔案安全管理工作的順利實施。

4、構建計算機網(wǎng)絡安全系統(tǒng)

保證計算機網(wǎng)絡安全是是信息時代加強檔案安全管理工作的重要措施。由于電子檔案的運行主要依靠計算機網(wǎng)絡系統(tǒng)，而當前計算機網(wǎng)絡系統(tǒng)中存在物理安全問題、黑客入侵、病毒侵害、缺乏備份系統(tǒng)等多種不安全因素，這就嚴重危害到檔案信息資料的安全性，因此，檔案館要全面保證計算機網(wǎng)絡安全，實現(xiàn)電子檔案運行環(huán)境的安全管理。一方面要積極構建檔案信息網(wǎng)絡安全的保密系統(tǒng)，使網(wǎng)絡系統(tǒng)能夠安全連接，網(wǎng)絡信息資料能夠安全輸送，從而保證檔案數(shù)據(jù)信息的安全性；另一方面要建立檔案信息資源的恢復備份系統(tǒng)，能為檔案信息提供可靠的系統(tǒng)、應用以及數(shù)據(jù)備份，可以在突發(fā)性事件發(fā)生時，對檔案信息及時進行系統(tǒng)恢復；另外，要在檔案館內(nèi)安裝監(jiān)控、報警等基礎設施，不斷加強檔案信息的安全技術防范管理。同時，要注意對檔案管理網(wǎng)站進行定期檢查、維修和更新工作，并且要對計算機系統(tǒng)的防病毒軟件進行適時更新和升級，不斷提高計算機網(wǎng)絡的安全，從而進一步提高運行環(huán)境的安全性。

總之，積極加強檔案安全管理工作，是信息社會發(fā)展的必要結果和客觀要求，能夠有效地提高檔案信息資料的安全性。信息時代下，檔案館在堅持科學健康發(fā)展的前提下，不斷提高自身素質(zhì)建設，加強檔案的安全管理、完善檔案安全管理制度、構建計算機網(wǎng)絡安全系統(tǒng)，從而保證檔案管理信息的安全性，不斷提高檔案館的工作質(zhì)量。

（作者單位：延吉市科學技術館）