劉愛霞

【摘要】隨著信息技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展與完善，檔案管理實現(xiàn)數(shù)字化改革成為了可能。當(dāng)前，檔案管理數(shù)字化的實現(xiàn)過程中還存在著很多問題，例如計算問題、合作問題、標(biāo)準(zhǔn)化問題等。因此，檔案部門應(yīng)該在推行檔案管理數(shù)字化的過程中進行科學(xué)的信息分析，在可行性分析的基礎(chǔ)上提出有效的實施目標(biāo)與實施方案。本文對檔案管理數(shù)字化發(fā)展進行了論述，指出了實現(xiàn)檔案管理數(shù)字化的可行性及有效措施。

【關(guān)鍵詞】檔案管理；數(shù)字化；可行性

中圖分類號：G27

文獻標(biāo)識碼：A

文章編號：1006-0278（2015）03-181-01

隨著信息時代的到來，網(wǎng)絡(luò)與計算機技術(shù)飛速發(fā)展與更新，數(shù)字化成為了檔案管理工作未來發(fā)展的必然趨勢。實現(xiàn)檔案管理數(shù)字化將促進檔案管理效率與水平的有效提高。

一、檔案管理數(shù)字化的可行性分析

（一）技術(shù)條件

檔案管理數(shù)字化在實現(xiàn)的過程中具有較強的技術(shù)性特點，其中包含了計算機技術(shù)、信息技術(shù)、多媒體技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、安全技術(shù)等多種類型的新型技術(shù)。因此，技術(shù)的不斷發(fā)展與完善是檔案管理數(shù)字化的重要基礎(chǔ)條件，這些技術(shù)的發(fā)展、普及及研發(fā)力度在一定程度上決定著檔案管理數(shù)字化的進程。

（二）網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)建設(shè)條件

實現(xiàn)檔案管理數(shù)字化的目標(biāo)主要包括兩個方而，一方而是通過網(wǎng)絡(luò)對檔案資料進行應(yīng)用，對檔案原件進行更好的保護；另一方而通過網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)檔案利用率的提高。網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施是檔案管理數(shù)字化的前提條件，主要的內(nèi)容包括局域網(wǎng)建設(shè)、網(wǎng)站建設(shè)等。網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)情況決定了檔案管理數(shù)字化是否能夠?qū)崿F(xiàn)，具有非常重要的基礎(chǔ)作用。

（三）資金與人才條件

實現(xiàn)檔案管理數(shù)字化是一項非常龐大的工程，在實現(xiàn)的過程中需要投入大量的資金，檔案部門應(yīng)該對自身的經(jīng)濟實力進行評估，依據(jù)自身實際情況實現(xiàn)數(shù)字化的發(fā)展。同時，檔案管理數(shù)字化中包含了很多新的知識、技術(shù)等，對高素質(zhì)的專業(yè)人才有著更大的需求，人才是檔案管理數(shù)字化實現(xiàn)的關(guān)鍵。

二、檔案管理數(shù)字化的實現(xiàn)措施

檔案管理數(shù)字化是一項龐大的系統(tǒng)工程，在發(fā)展的過程中必須制定可行的實施方案。實施方案中包括現(xiàn)狀分析、實施目標(biāo)、實施要素與保障系統(tǒng)四個方而的內(nèi)容。

（一）檔案管理的現(xiàn)狀分析

檔案部門在實現(xiàn)檔案管理數(shù)字化之前，應(yīng)該對檔案管理的現(xiàn)狀進行調(diào)查與分析，從而全而掌握檔案部門的現(xiàn)狀與問題。

1.管理制度的調(diào)查與分析

實現(xiàn)檔案管理數(shù)字化需要建立數(shù)字化建設(shè)組織保證，建立數(shù)字化建設(shè)科學(xué)管理體系與規(guī)則制度，建立數(shù)字化建設(shè)規(guī)范，建立相關(guān)人員職責(zé)明細等，檔案部門應(yīng)該對這些情況進行明確與了解。

2.硬件方而的調(diào)查與分析

檔案管理數(shù)字化的實現(xiàn)需要建立在一定的物質(zhì)基礎(chǔ)上，主要包括數(shù)字化工作硬件條件與硬件設(shè)施，例如計算機等附屬設(shè)施配置、網(wǎng)絡(luò)設(shè)施建設(shè)等。

3.技術(shù)方而的調(diào)查與分析

檔案管理數(shù)字化的實現(xiàn)需要一定的技術(shù)保證，數(shù)字化工作具有較強的技術(shù)性特點，需要計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息技術(shù)等多種高新科技的支持。檔案部門應(yīng)該對白身的實際情況進行調(diào)查與了解，依據(jù)自身的技術(shù)力量制定數(shù)字化實施方案。

4人才方而的調(diào)查與分析

檔案管理數(shù)字化實際上是一項大文化工程，在對其進行建設(shè)的過程中一方而需要高素質(zhì)的管理人才，另一方而需要計算機等專業(yè)技術(shù)人才、法律人才等。檔案部門要對當(dāng)前的檔案管理水平進行評估，全而的了解自身的數(shù)字化建設(shè)能力。

（二）檔案管理數(shù)字化的實施目標(biāo)

通過對檔案管理數(shù)字化可行性的分析，具備了實現(xiàn)檔案管理數(shù)字化建設(shè)的檔案部門應(yīng)該成立數(shù)字化建設(shè)領(lǐng)導(dǎo)小組，對數(shù)字化的實施目標(biāo)進行制定，提出建設(shè)的長遠目標(biāo)與階段性目標(biāo)。在實施目標(biāo)制定的過程中，要將檔案管理的現(xiàn)狀與未來的發(fā)展趨勢作為依據(jù)，既要與實際情況相結(jié)合，又要高屋建瓴，與未來的發(fā)展趨勢相協(xié)調(diào)。

（三）檔案管理數(shù)字化的實施要素

在檔案管理數(shù)字化的實施目標(biāo)確定之后，要依據(jù)實施目標(biāo)實現(xiàn)實時要素的確定。在整個的數(shù)字化實施方案中，實施要素屬于主體部分，明確了檔案管理數(shù)字化建設(shè)中的重點發(fā)展項目與領(lǐng)域，例如檔案目標(biāo)數(shù)字化建設(shè)項目、數(shù)字化檔案信息局域網(wǎng)與廣域網(wǎng)服務(wù)項目等。不同的實施要素在評估方法方而也存在差異，需要依據(jù)實際情況選擇適合的評估方法，例如指標(biāo)體系方法、概述性描述方法等。

（四）檔案管理數(shù)字化建設(shè)的保障系統(tǒng)

檔案管理數(shù)字化建設(shè)的保障系統(tǒng)指的是數(shù)字化實施過程中的管理體制、運行體制與投入保障體制三個方而。保障系統(tǒng)為檔案管理數(shù)值化的實施提供了組織機構(gòu)、規(guī)章制度、物質(zhì)基礎(chǔ)、技術(shù)支持等方而的保障。檔案管理數(shù)字化建設(shè)保障系統(tǒng)的建立為數(shù)字化方案的實施提供了有利的保障。

三、總結(jié)

隨著科技的不斷發(fā)展，人們對檔案的需求、期望以及檔案信息白身性質(zhì)都發(fā)生了重大的改變，檔案管理而臨著重大的發(fā)展機遇與挑戰(zhàn)。面對這種新的情況，檔案管理人員應(yīng)該明確檔案管理的發(fā)展趨勢，通過檔案管理數(shù)字化的實現(xiàn)來應(yīng)對新形勢的變化，適應(yīng)檔案事業(yè)發(fā)展的需求。檔案管理數(shù)字化是檔案管理發(fā)展的必由之路，在實現(xiàn)的過程中必須對其可行性進行重點分析，在可行性分析的基礎(chǔ)上制定實施目標(biāo)與實施方案，確保數(shù)字化的順利實現(xiàn)。

參考文獻：

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