張玉華

【摘要】隨著我國綜合國力的不斷提高，企業(yè)也在迅速發(fā)展的大環(huán)境下得以蓬勃發(fā)展，隨著發(fā)展而來的就是業(yè)務(wù)量的增加，同時(shí)企業(yè)信息逐漸變得越來越復(fù)雜，因此，企業(yè)要想獲得更好的發(fā)展，就應(yīng)當(dāng)注重提高企業(yè)檔案管理工作的效率。鑒于此，本文立足于企業(yè)檔案管理的現(xiàn)狀，提出了提高企業(yè)檔案管理工作效率的有效辦法。

【關(guān)鍵詞】企業(yè)；檔案管理工作；效率

1、企業(yè)檔案管理工作的內(nèi)容

企業(yè)檔案管理工作是企業(yè)工作中一項(xiàng)非常重要的工作內(nèi)容，在企業(yè)的各個(gè)方面都發(fā)揮著重要的作用。企業(yè)檔案管理工作的工作內(nèi)容包括多個(gè)方面：科技文件材料管理。科技文件材料主要包括企業(yè)征地、基建設(shè)備、工藝裝備等文件；管理性文件管理。管理性文件主要包括電子文件、產(chǎn)品開發(fā)方案、法律文件、企業(yè)發(fā)展規(guī)劃等文件；人力資源檔案管理。人力資源檔案包括工作人員的詳細(xì)信息、工作人員績效考核的資料、工作人員競崗上位的材料及工作人員的培訓(xùn)材料等材料；會(huì)計(jì)檔案材料管理。會(huì)計(jì)檔案材料主要包括會(huì)計(jì)報(bào)表、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)憑證等材料；特殊檔案的管理。主要包括影視材料、語音材料、圖片材料等。

2、企業(yè)檔案管理工作的意義

企業(yè)檔案管理工作涉及了企業(yè)各項(xiàng)材料、文件、檔案的管理，幾乎影響著企業(yè)的各個(gè)工作流程。企業(yè)檔案管理工作對(duì)科技文件材料的管理，可以為企業(yè)留下相關(guān)設(shè)備的使用記錄，還會(huì)針對(duì)該項(xiàng)工作進(jìn)行工作總結(jié)，將工作中用到的方法與工藝記錄下來，這樣不僅有利于企業(yè)對(duì)設(shè)備的維護(hù)與管理，更使企業(yè)在進(jìn)行類似工作時(shí)能夠借鑒曾經(jīng)的方法與工藝；企業(yè)檔案管理工作對(duì)管理性文件的管理，會(huì)涉及到企業(yè)的機(jī)密信息，影響著企業(yè)高層管理人員的決策，繼而影響到企業(yè)的前途與發(fā)展?fàn)顩r；企業(yè)檔案管理工作對(duì)人力資源檔案的管理可以記錄企業(yè)人力資源管理的詳細(xì)情況，這些內(nèi)容可以反映出企業(yè)的人員流動(dòng)，有利于企業(yè)人力資源管理人員的總體把握；企業(yè)檔案管理工作對(duì)會(huì)計(jì)檔案材料的管理可以記錄企業(yè)資金流動(dòng)的情況，這些內(nèi)容可以反映出企業(yè)的運(yùn)營情況，是企業(yè)決策者的重要參考。

3、目前我國企業(yè)檔案管理工作中存在的問題

3.1未及時(shí)轉(zhuǎn)變管理觀念

目前我國企業(yè)檔案管理工作中存在沒有轉(zhuǎn)變管理觀念的問題。在傳統(tǒng)的企業(yè)管理模式中，企業(yè)管理人員對(duì)企業(yè)檔案管理工作缺乏較為明確的概念，一般不會(huì)對(duì)此項(xiàng)工作進(jìn)行單獨(dú)考慮，而是將檔案管理工作與其它工作結(jié)合起來。然而，時(shí)代的腳步是不斷向前的，在高速發(fā)展的當(dāng)今社會(huì)，傳統(tǒng)的企業(yè)管理觀念已經(jīng)不能適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)的發(fā)展了，并且，企業(yè)檔案管理工作對(duì)企業(yè)的影響越來越大，企業(yè)管理人員仍然秉承著傳統(tǒng)的管理觀念顯然是極為不妥的。

3.2企業(yè)檔案管理制度不健全

現(xiàn)如今，我國企業(yè)檔案管理工作中存在企業(yè)檔案管理制度不健全的問題。無規(guī)矩不成方圓，在企業(yè)檔案管理工作中尤其如此，可以說企業(yè)檔案管理制度是否健全，就決定了企業(yè)檔案管理工作是否高效。然而，目前我國許多企業(yè)的檔案管理制度還不健全，企業(yè)管理人員沒有根據(jù)新時(shí)代的變化制定出足夠規(guī)范的企業(yè)檔案管理制度，導(dǎo)致企業(yè)檔案管理工作不能得到井然有序進(jìn)行，嚴(yán)重影響著企業(yè)檔案管理工作的工作效率。

3.3企業(yè)檔案管理模式較為落后

企業(yè)檔案管理工作中存在企業(yè)檔案管理模式較為落后的問題。在傳統(tǒng)管理觀念的影響下，我國許多企業(yè)還在使用較為傳統(tǒng)的管理模式進(jìn)行企業(yè)管理，而在傳統(tǒng)的企業(yè)管理模式中對(duì)企業(yè)檔案管理有所忽略，致使目前我國的企業(yè)檔案管理模式無法滿足現(xiàn)代企業(yè)工作的需求。在現(xiàn)代化信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)高速發(fā)展的現(xiàn)代，傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理模式顯然是格格不入的，這樣的管理模式不僅會(huì)使工作人員的工作量變大，還會(huì)使企業(yè)檔案管理工作甚至是整個(gè)企業(yè)內(nèi)部工作體系的工作效率都會(huì)變低。

3.4硬件設(shè)施配置不合理

企業(yè)檔案管理工作中存在硬件設(shè)施配置不合理的問題。前文已經(jīng)講到我國許多企業(yè)還在沿用傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理模式，在這種工作模式下，許多企業(yè)檔案管理人員仍然在使用傳統(tǒng)的工作方式，即手工作業(yè)，這就使得企業(yè)在配置硬件設(shè)施時(shí)，忽略了對(duì)高科技設(shè)備的配置，從而使得企業(yè)檔案管理工作的工作方式不能得到高科技設(shè)備的支持，得不到有效的改進(jìn)，嚴(yán)重影響了企業(yè)檔案管理工作的工作效率。

3.5企業(yè)檔案管理人員素質(zhì)較低

企業(yè)檔案管理工作中存在企業(yè)檔案管理人員素質(zhì)較低的問題。企業(yè)檔案管理人員素質(zhì)較低的原因主要有兩個(gè)：其一，專業(yè)知識(shí)不夠扎實(shí)，目前我國許多企業(yè)都存在非專業(yè)企業(yè)檔案管理人員，這些工作人員在求學(xué)期間并沒有對(duì)企業(yè)檔案管理進(jìn)行系統(tǒng)的學(xué)習(xí)，導(dǎo)致這些工作人員在遇到工作盲區(qū)時(shí)無法做出妥善的處理；其二，實(shí)際應(yīng)用能力較差，新進(jìn)的企業(yè)檔案管理工作人員中，有許多工作人員基本上均剛畢業(yè)便參加工作，在參加工作之前并沒有參與相關(guān)的崗位實(shí)習(xí)，就職后也沒有得到系統(tǒng)的培訓(xùn)，導(dǎo)致相關(guān)工作人員的實(shí)際應(yīng)用能力遠(yuǎn)遠(yuǎn)不足。

4、提高企業(yè)檔案管理工作效率的方法

4.1對(duì)企業(yè)檔案管理工作提起重視

提高企業(yè)檔案管理工作的效率，首先就需要企業(yè)管理人員對(duì)企業(yè)檔案管理工作提起重視。前文已經(jīng)講到企業(yè)檔案管理工作是企業(yè)內(nèi)部工作的重要組成部分，工作內(nèi)容涉及到了企業(yè)內(nèi)部工作的各個(gè)方面，對(duì)企業(yè)的發(fā)展有著重要的意義。企業(yè)管理人員應(yīng)認(rèn)識(shí)到企業(yè)檔案管理工作的重要性與意義，對(duì)企業(yè)檔案管理進(jìn)行系統(tǒng)的學(xué)習(xí)，以便制定出更加科學(xué)有效的工作計(jì)劃與工作方法。

4.2完善企業(yè)檔案管理制度

提高企業(yè)檔案管理工作的效率，應(yīng)完善企業(yè)檔案管理制度。完善企業(yè)檔案管理制度應(yīng)從兩大方面入手：制定科學(xué)的工作流程。企業(yè)管理人員應(yīng)根據(jù)企業(yè)的特點(diǎn)與需求制定出適合本企業(yè)的工作流程，以使企業(yè)的各項(xiàng)檔案能得到科學(xué)的分類與收納，企業(yè)檔案管理工作能井然有序地進(jìn)行，以便提高企業(yè)檔案管理工作的效率；制定嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ饕?guī)范。工作人員的工作態(tài)度較為敷衍，工作狀態(tài)較為松散，會(huì)嚴(yán)重影響工作效率，因此，企業(yè)管理人員應(yīng)注意制定嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ饕?guī)范，提高工作人員的工作警惕性，使工作人員能夠自覺完成企業(yè)檔案管理工作，繼而使企業(yè)檔案管理工作的效率得以大幅度提高。

4.3建立信息技術(shù)下的企業(yè)檔案管理模式

提高企業(yè)檔案管理工作的效率，應(yīng)注意建立信息技術(shù)下的企業(yè)檔案管理模式。時(shí)代是進(jìn)步的，現(xiàn)代化信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)都在高速發(fā)展時(shí)期，并且與國民工作的聯(lián)系越來越緊密，因此，企業(yè)管理人員應(yīng)注意借助現(xiàn)代化信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及計(jì)算機(jī)技術(shù)，建立信息技術(shù)下的企業(yè)檔案管理模式，發(fā)展室藏檔案數(shù)字化與電子檔案管理，以使企業(yè)檔案管理工作的效率在現(xiàn)代化信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及計(jì)算機(jī)技術(shù)的支撐下得到顯著提高。

4.4加強(qiáng)硬件設(shè)施配置

提高企業(yè)檔案管理工作的效率，還應(yīng)注意加強(qiáng)硬件設(shè)施配置。前文已經(jīng)談到企業(yè)管理人員應(yīng)借助現(xiàn)代化信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及計(jì)算機(jī)技術(shù)建立現(xiàn)代化的企業(yè)檔案管理模式，與此同時(shí)，企業(yè)管理人員也應(yīng)注意配置相應(yīng)的硬件設(shè)施，提供足夠的硬件支持。

4.5提升工作人員的綜合素質(zhì)

工作人員是工作中的主體，因此，要想提高工作效率，就必須先提升工作人員的素質(zhì)。提升工作人員的素質(zhì)應(yīng)從兩個(gè)方面出發(fā)：一是企業(yè)應(yīng)注意提供相關(guān)的培訓(xùn)機(jī)會(huì)，提高工作人員的專業(yè)技能，二是注意加強(qiáng)道德建設(shè)，培養(yǎng)工作人員的責(zé)任心。

5、結(jié)束語

總而言之，企業(yè)檔案管理工作對(duì)企業(yè)的前途與命運(yùn)有著尤為深遠(yuǎn)的影響，所以，企業(yè)管理人員應(yīng)對(duì)企業(yè)檔案管理工作提起高度重視，及時(shí)找出工作中所出現(xiàn)的諸多問題，進(jìn)一步完善企業(yè)檔案管理制度，并且建立信息技術(shù)下的企業(yè)檔案管理模式，只有這樣才能夠促進(jìn)檔案管理工作的優(yōu)化與完善。

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