摘 要:檔案是一類包含重要信息的文件,尤其是人事檔案等,包含了許多重要的個(gè)人信息,如果發(fā)生泄漏,將會給個(gè)人甚至群體帶來不可預(yù)估的風(fēng)險(xiǎn)。但是,由于檔案包含了多種重要信息,具有深層開發(fā)的巨大潛力,也是信息時(shí)代對檔案管理轉(zhuǎn)型的基本要求,如何在檔案開發(fā)和信息安全之間取得平衡,確保檔案開發(fā)能夠符合信息安全要求,是需要進(jìn)行深入研究的。本文對檔案開發(fā)和信息安全做了簡單介紹,深入分析了在信息安全下進(jìn)行檔案開發(fā)的策略。
關(guān)鍵詞:檔案開發(fā);信息安全;策略
檔案開發(fā)已經(jīng)成為檔案管理的一項(xiàng)重要工作內(nèi)容,如何充分挖掘利用檔案自身攜帶信息的價(jià)值,已經(jīng)成為擺在相關(guān)人員面前的一個(gè)問題。在信息安全的基本要求下,通過科學(xué)合理的手段進(jìn)行檔案開發(fā)已經(jīng)成為檔案管理的新思路。
一、檔案開發(fā)和信息安全
(一)檔案開發(fā)
檔案開發(fā)就是通過科學(xué)合理的手段,對檔案信息進(jìn)行充分利用,使其在其他方面發(fā)揮出應(yīng)有的價(jià)值。比如,可以通過對全國高校的學(xué)籍檔案進(jìn)行統(tǒng)計(jì),用以研究普通高校生源分布特點(diǎn)、農(nóng)村大學(xué)生變化趨勢,進(jìn)而指導(dǎo)高校招生政策進(jìn)行改進(jìn)優(yōu)化。此外,還可以將人事檔案和銀行系統(tǒng)進(jìn)行對接,對每個(gè)人的財(cái)務(wù)狀況進(jìn)行全面評估,在個(gè)人需要辦理銀行的各類金融業(yè)務(wù)時(shí),銀行可以根據(jù)其基本檔案資料,提供科學(xué)合理的服務(wù),避免給個(gè)人帶來較大的經(jīng)濟(jì)壓力,比如購房貸款。這些只是檔案開發(fā)的一些較為基本的應(yīng)用,可以使原本存放在檔案室的信息發(fā)揮其實(shí)際的功能。
檔案開發(fā)是檔案管理工作的新思路,其不再局限與傳統(tǒng)的管理模式,將檔案管理從“管”逐步轉(zhuǎn)向“用”。這不僅可以使檔案管理的工作變得靈活起來,更可以提升檔案管理的工作成效。
(二)信息安全
目前,信息時(shí)代已經(jīng)到來,信息的價(jià)值已經(jīng)體現(xiàn)得淋漓盡致。與此同時(shí),信息安全的問題也逐漸凸顯,已經(jīng)得到各行各業(yè)的高度重視。
信息安全主要是指信息的真實(shí)性、完整性、保密性、未授權(quán)拷貝以及寄生系統(tǒng)安全性。信息安全的覆蓋范圍很廣,上至國家機(jī)密,下至個(gè)人吃喝拉撒,都屬于信息安全的范疇。同時(shí),信息安全具有針對性,即指信息對于某一具體對象來說才存在安全隱患,對其他對象而言是不存在安全隱患的。比如網(wǎng)絡(luò)中的一些不適宜青少年的信息,其對于青少年群體而言,就是不安全的信息,對于成人而言,就不存在這一問題。
二、信息安全下的檔案開發(fā)
(一)強(qiáng)化檔案質(zhì)量
檔案之中記錄了人類社會的各種信息,也綜合反映了社會個(gè)人的成長、發(fā)展歷程,比如學(xué)習(xí)經(jīng)歷、工作經(jīng)歷等。想要對檔案信息進(jìn)行開發(fā)利用,需要做好三個(gè)方面的基本工作。
第一,加強(qiáng)檔案信息的采集、整合和處理工作。采集、整合和處理是檔案信息開發(fā)的基本前提。檔案信息采集應(yīng)該盡可能地通過檔案本人親自進(jìn)行,確保每一項(xiàng)信息真實(shí)可靠,而且唯一,確保各類檔案信息資料的一致性,比如姓名、學(xué)習(xí)經(jīng)歷等。檔案信息整合主要是指對同一個(gè)人的各類檔案信息進(jìn)行整合,補(bǔ)充缺失的地方,確保檔案信息完整,能夠從各個(gè)角度對檔案本人進(jìn)行分析。檔案處理主要指對檔案中重復(fù)、多余的信息進(jìn)行刪除,優(yōu)化檔案信息的排列順序,突出關(guān)鍵信息的顯示位置。
第二,科學(xué)編制檔案信息檢索。檔案信息檢索就是查找需要檔案資料的關(guān)鍵手段。通常情況下,檔案的數(shù)量是十分龐大的,想要快速精準(zhǔn)的定位一份檔案,就需要使用特別的代碼標(biāo)識這份檔案,然后通過該標(biāo)識快速準(zhǔn)確的查找到該檔案。該標(biāo)識就是檔案信息檢索編制的實(shí)際體現(xiàn)。通常情況下,檔案信息檢索編制可以通過時(shí)間代碼和關(guān)鍵詞兩種方式來進(jìn)行。時(shí)間代碼就是使用檔案入庫的時(shí)間作為檔案標(biāo)識,用以查找具體時(shí)間節(jié)點(diǎn)的檔案。但是這種方法存在一定的缺陷,就是同時(shí)入庫的檔案不止一份,或者相關(guān)人員不知道檔案入庫時(shí)間,就會給查找?guī)硪欢ɡщy。所以目前最常用的還是關(guān)鍵詞檢索,即通過一些關(guān)鍵詞語快速定位某份檔案,比如人名、地區(qū)、年齡、性別等,通過這些關(guān)鍵詞就可以快速綜合定位一份檔案。
第三,強(qiáng)化檔案信息編制研究。檔案信息編制研究就是通過一個(gè)具體的題目,將與該題目相符合的檔案進(jìn)行整合和分析,以便可以生成新的文獻(xiàn),用于指導(dǎo)相關(guān)工作。檔案信息編制研究,首先需要選擇合適的方向,即對社會發(fā)展進(jìn)步具有積極影響的方向進(jìn)行檔案信息編制研究,不可出于私利進(jìn)行檔案信息編制。其次要通過科學(xué)合理的手段進(jìn)行檔案信息編制研究,充分挖掘信息價(jià)值進(jìn)行深度處理,使其發(fā)揮出最大效用。
(二)加強(qiáng)信息安全
在檔案開發(fā)的過程中,加強(qiáng)信息安全是不可缺少的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。加強(qiáng)信息安全主要可以從以下幾個(gè)方面進(jìn)行。
第一,提升檔案開發(fā)人員的基本素質(zhì)。檔案開發(fā)人員是檔案信息的直接接觸者,只有提升檔案開發(fā)人員的基本素質(zhì),才能在工作中表現(xiàn)出高度的信息安全意識。一個(gè)方面是要加強(qiáng)檔案開發(fā)人員的職業(yè)素養(yǎng),使其在檔案開發(fā)工作中能夠按照相關(guān)要求進(jìn)行工作,不會出現(xiàn)違背職業(yè)道德的行為。另一個(gè)方面是要加強(qiáng)檔案開發(fā)人員的信息安全意識,使其在相關(guān)工作中,時(shí)刻不忘信息安全,每一項(xiàng)工作都在符合信息安全的基本要求下進(jìn)行。
第二,加強(qiáng)檔案信息系統(tǒng)的管理。目前許多檔案都已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了電子化,因此,需要構(gòu)建專業(yè)的安全防護(hù)體系來保證信息安全。這可以與信息安全廠商進(jìn)行合作,對檔案信息系統(tǒng)的安全性進(jìn)行評估,然后再進(jìn)行針對性改進(jìn),全面提升檔案信息安全。
第三,加強(qiáng)檔案開發(fā)過程中的信息安全。在檔案開發(fā)過程中,不可避免的要與非檔案管理人員進(jìn)行合作,在合作過程中檔案信息可能存在泄露風(fēng)險(xiǎn)。因此,就需要加強(qiáng)這一過程中的檔案信息管理。一是在合作過程中要制定詳細(xì)的保密協(xié)議,二是對檔案開發(fā)的合作對象進(jìn)行嚴(yán)格甄選,確保檔案開發(fā)過程的信息安全。
三、結(jié)束語
檔案開發(fā)是檔案管理工作的新思路,也是檔案管理的未來發(fā)展方向。在檔案開發(fā)過程中,需要加強(qiáng)信息安全,在檔案開發(fā)的每一個(gè)環(huán)節(jié)落實(shí)信息安全措施,檔案開發(fā)既不會出現(xiàn)信息安全問題,又可以實(shí)現(xiàn)檔案信息價(jià)值最大化。
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作者簡介:許麗英(1963–),女,漢族,福建泉州,研究方向:檔案管理。