淺析E6檔案系統(tǒng)的應(yīng)用與體會

封川川 李菁

摘 要：檔案是一種信息資源，是企業(yè)生產(chǎn)、技術(shù)、科研和經(jīng)營等活動的一種真實(shí)記錄。新形勢下，檔案管理面臨新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，只有與時俱進(jìn)、創(chuàng)新發(fā)展，企業(yè)檔案管理才能走出一條新路子。本文從當(dāng)前使用的E6檔案系統(tǒng)，提高檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)等方面進(jìn)行了探討，只有提高企業(yè)檔案管理水平才能更好地服務(wù)于企業(yè)的改革發(fā)展。

關(guān)鍵詞：E6系統(tǒng);檔案管理

檔案是公司成長發(fā)展的真實(shí)記錄，是公司寶貴的數(shù)據(jù)庫、資源庫、經(jīng)驗(yàn)庫和謀略庫，是公司資產(chǎn)的重要組成部分。檔案工作已是各單位生產(chǎn)、經(jīng)營和管理的基礎(chǔ)工作。隨著計(jì)算機(jī)在各領(lǐng)域的普及與應(yīng)用，檔案管理也就自然進(jìn)入紙質(zhì)與電子并存，傳統(tǒng)與現(xiàn)代共榮，手工與系統(tǒng)并行，習(xí)慣和標(biāo)準(zhǔn)兼容的轉(zhuǎn)型時期。

企業(yè)檔案工作的理念是以對檔案的信息和知識屬性的高度認(rèn)識為基礎(chǔ)，把檔案信息資源確定為企業(yè)發(fā)展的戰(zhàn)略性核心信息資源。構(gòu)建核心信息資源管理理念，是當(dāng)前企業(yè)信息化建設(shè)的需要，也是檔案工作管理創(chuàng)新的必然。在信息化迅馳發(fā)展中，企業(yè)檔案工作必須與時俱進(jìn)、強(qiáng)化檔案服務(wù)理念、改變思路，利用各種新技術(shù)，新手段，大力開發(fā)和利用企業(yè)檔案信息資源，發(fā)揮企業(yè)檔案信息化工作的積極作用，實(shí)現(xiàn)為企業(yè)發(fā)展提供信息服務(wù)的根本任務(wù)和宗旨，突顯企業(yè)檔案工作在企業(yè)發(fā)展中的作用。

為了實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化、檔案信息數(shù)字化、檔案利用網(wǎng)絡(luò)化，集團(tuán)公司建設(shè)統(tǒng)一的檔案信息管理平臺《中國石油檔案管理系統(tǒng)項(xiàng)目（簡稱E6）》系統(tǒng)，單位應(yīng)當(dāng)適應(yīng)集團(tuán)公司信息化建設(shè)和檔案事業(yè)發(fā)展的要求，維護(hù)檔案管理與安全，堅(jiān)持資源整合和資源開發(fā)，為各項(xiàng)工作提供有效服務(wù)，使檔案信息化建設(shè)與本單位信息化建設(shè)同步規(guī)劃、同步發(fā)展

一、E6檔案系統(tǒng)

E6系統(tǒng)具有功能強(qiáng)大、操作簡單、利用方便等特點(diǎn)。檔案員根據(jù)實(shí)際情況，可選擇不同的錄入方式。比如需要實(shí)時少量錄入的可用“在線手工錄入”;在無網(wǎng)環(huán)境單井資料、或大批量數(shù)據(jù)會計(jì)類、歷史數(shù)據(jù)遷移的均可選用“離線客戶端”，更好的提高工作效率。E6系統(tǒng)在檔案管理信息化工作中雖然取得了很大的成績，但還有一些問題有待進(jìn)一步完善。

（一）檔案系統(tǒng)與辦公系統(tǒng)的無縫鏈接

目前，公司均采用辦公自動化系統(tǒng)，從運(yùn)行至今共辦結(jié)收、發(fā)文等電子文件幾萬余件.且每年以約萬余件的速度遞增。辦結(jié)的電子文件都暫存于辦公自動化平臺的資料庫中。歷史文件數(shù)據(jù)和日常使用頻率快速增長.使得系統(tǒng)負(fù)載過重，底層平臺的資源空間占用過多，且文件歸檔時得先從辦公系統(tǒng)下載、整理，又上傳至檔案系統(tǒng)，工作量繁重，因此，盡快開發(fā)與公司辦公自動化系統(tǒng)相適應(yīng)、相匹配，相銜接的檔案文件模塊已勢在必行。此模塊：一要可直接從辦公系統(tǒng)將辦結(jié)文件傳送至檔案系統(tǒng)，具備了良好的兼容性和完善的數(shù)據(jù)接口，提供多種數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換工具和靈活的接口方式，可滿足全局工作發(fā)展和辦公自動化系統(tǒng)更新、升級的需要。二要性能穩(wěn)定、人性化設(shè)計(jì)、操作簡單快捷。

（二）電子文件的歸檔

新型文件材料的歸檔勢在必行，特別是產(chǎn)生的大量電子文件。利用：不是直觀可見的紙質(zhì)文件，它需要借助現(xiàn)代辦公設(shè)備才能閱讀;且此資源是可共享的，不再受時間和距離的影響而異地傳遞。存儲：刻錄于光盤上的電子文件的保存，對保存場地的面積要求不高，但對環(huán)境的溫、濕度、防磁性等條件要求高。通過技術(shù)處理，將需歸檔的電子文件改為“只讀性”文件，成為只能讀不能寫的不可更改的文件，從而識別和保護(hù)電子文件的原始結(jié)構(gòu)，保證電子文件的可靠性;加強(qiáng)電子文檔不可復(fù)制技術(shù)研究，使電子文檔具有與紙質(zhì)檔案相同的檔案唯一性特點(diǎn)，使其與紙質(zhì)文件一樣發(fā)揮社會效用。

（三）單井類檔號的排序

油氣勘探開發(fā)類檔案，單井類文件材料隨時歸檔，即按時間先后順序歸檔。單井類檔號的基本機(jī)構(gòu)由全宗號，一級類目代號、二級類目代號，井號，保管號組成，各要素之間使用符號“-”連接。在條目信息頁面，用戶可通過點(diǎn)擊相應(yīng)的項(xiàng)目進(jìn)行排序，如點(diǎn)擊檔號升序排列時，程序設(shè)置應(yīng)按要素“保管號”升序排列，這樣無論井號這個要素中是否有“-”或者“/”等字符，都不會影響排序問題。

二、提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)

檔案管理是一門科學(xué)，特別是新形勢下檔案管理的技術(shù)更先進(jìn)、內(nèi)容更豐富、分工更專業(yè)，對檔案管理人員的能力素質(zhì)提出了新挑戰(zhàn)、新要求。檔案管理人員不僅要有一定的政治理論水平、業(yè)務(wù)水平，還要有廣博的知識，強(qiáng)烈的開拓、進(jìn)取意識尤其要一專多能，既要能熟知檔案管理法規(guī)和基本的檔案管理業(yè)務(wù)知識、技能，還要熟練掌握現(xiàn)代化科技手段和先進(jìn)操作管理技術(shù)，同時還要具有統(tǒng)籌安排、耐心細(xì)致、吃苦耐勞、勇于創(chuàng)新的基本品質(zhì)和良好作風(fēng)。針對檔案工作形勢任務(wù)的新變化，可采取送外培訓(xùn)、集中培訓(xùn)、以干代訓(xùn)等多種方式，達(dá)到了檔案信息流轉(zhuǎn)暢通，經(jīng)驗(yàn)共享，拓寬視野，更新觀念的效果，提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)。

三、結(jié)束語

檔案的最終目的是提供利用服務(wù)。不斷完善E6系統(tǒng)推進(jìn)檔案信息資源的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化，為網(wǎng)上檔案利用創(chuàng)造條件。通過扎實(shí)有效的工作，檔案工作按照“收集齊全，整理科學(xué)，保管安全，利用滿意，整合信息”的工作方針，使檔案管理整體邁入了科學(xué)化、程序化、規(guī)范化的軌道，推動檔案資源的共建、共享、共用。

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