零配件評價(jià)體系、信息共享和集中采購工作及經(jīng)驗(yàn)

后承鋼

摘要：本文通過對零配件評價(jià)體系、信息共享和集中采購所開展的工作及經(jīng)驗(yàn)，希望從強(qiáng)化企業(yè)內(nèi)部零配件的管理工作入手，對不斷規(guī)范和完善分公司零配件的管理工作提出思考和建議，對設(shè)備管理人員有一定的共同探討和借鑒意義。

關(guān)鍵詞：零配件;評價(jià)體系;信息共享;集中采購

概述

隨著疏浚企業(yè)發(fā)展的需要，加強(qiáng)企業(yè)和船舶設(shè)備零配件管理已成為當(dāng)務(wù)之急。從某種意義上說，設(shè)備管理的好壞直接關(guān)系到企業(yè)能否持續(xù)、穩(wěn)定和協(xié)調(diào)地發(fā)展。零配件管理是設(shè)備管理的一個(gè)重要內(nèi)容，零配件管理與運(yùn)行管理和檢修管理又被稱之為設(shè)備管理的三大支柱，可見搞好船舶零配件管理具有十分重要的作用和意義，以下介紹上航局東方公司船機(jī)管理部門，根據(jù)中交上航局質(zhì)量環(huán)境和職業(yè)健康管理手冊，在零配件的評價(jià)體系、信息共享、和集中采購等方面開展的工作及一些經(jīng)驗(yàn)。

1.評價(jià)體系

為了確保采購的零配件能滿足對隨后的船舶定期保養(yǎng)或修理的質(zhì)量要求，根據(jù)采購控制程序，針對船舶零配件供應(yīng)方的評價(jià)和控制，船機(jī)管理部門在選擇零配件供應(yīng)方時(shí)，著重進(jìn)行以下幾項(xiàng)工作：

（1）根據(jù)設(shè)備零配件對施工服務(wù)質(zhì)量影響程度，對已完成合約供方的供貨能力、履約信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量、環(huán)保等情況進(jìn)行評價(jià)，并填寫《供方業(yè)績評定表》，作為合格供方每年復(fù)評的依據(jù)，凡對復(fù)評不合格但正在履約的供方，發(fā)出限期整改通知單;對復(fù)評不合格但履約完畢的供方從《合格供方名錄》中給予刪除。

（2）經(jīng)評審并符合要求的合格者，作為分公司零配件合格供方，根據(jù)選擇的合格供方，保存相應(yīng)的質(zhì)量保證文件和有關(guān)記錄。列入《合格供方名錄表》。

（3）公司的零配件采購， 原則上都在合格協(xié)作方（供方）中選用，特殊情況下（如急件加工、修理、外地施工等情況限制）可以破例，但需在半個(gè)月之內(nèi)按《采購控制規(guī)定》的相關(guān)條款的要求，補(bǔ)充辦理評價(jià)手續(xù)。

（4）船機(jī)管理部門在識別施工中直接影響施工質(zhì)量的備件，依據(jù)設(shè)備零配件信息的名稱、型號、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等級、適用標(biāo)準(zhǔn)、加工檢驗(yàn)要求（如耙齒、絞刀齒、柴油機(jī)主要配件、主要測量監(jiān)控設(shè)備等），列入《采購申請（計(jì)劃）》，以合同的主要項(xiàng)目，作為監(jiān)控對象，再制定上報(bào)《采購申請（計(jì)劃）》，訂立采購合同時(shí)，明確控制要求。

（5）對合格零配件供方的控制主要是進(jìn)貨檢驗(yàn)，依據(jù)合同中對產(chǎn)品的質(zhì)量要求、驗(yàn)收要求、及工期、價(jià)格、和交付方式、對供方產(chǎn)品實(shí)現(xiàn)過程的控制要求、供方管理體系的要求，已獲得質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全體系認(rèn)證，并填寫《物資（零配件）進(jìn)貨檢驗(yàn)記錄》，發(fā)現(xiàn)不合格品必須拒收并進(jìn)行后續(xù)程序處理。

及時(shí)跟蹤零配件的供給質(zhì)量。一是入庫時(shí)的檢驗(yàn)，二是信息化“備件管理”模塊中，船方所填寫的船舶質(zhì)量反饋，獲取該批次零配件的供給質(zhì)量。例如絞刀齒作為絞吸挖泥船的主要消耗零配件，船舶及項(xiàng)目部重點(diǎn)跟蹤每批次的使用情況，針對是否存在不耐磨、安裝困難、斷齒或脫落嚴(yán)重等環(huán)節(jié)（見圖1），及時(shí)反饋船舶施工使用狀況，設(shè)備部備件及機(jī)務(wù)主管及時(shí)與供應(yīng)商溝通，使絞刀齒的供應(yīng)質(zhì)量、適應(yīng)性等滿足船舶施工需要。

圖1 ?絞刀齒斷裂脫落情況

2.信息共享

2.1信息系統(tǒng)建設(shè)

2011年建立了公司船舶設(shè)備管理信息化系統(tǒng)（EMIS系統(tǒng)），船舶零配件管理工作作為其中一項(xiàng)組成部分，借助這一系統(tǒng)實(shí)施了信息化管理（見圖2）。

圖2 ?船舶設(shè)備管理信息化系統(tǒng)（EMIS系統(tǒng)）

通過船舶零配件細(xì)致的盤點(diǎn)、統(tǒng)計(jì)、審核，并在信息化“備件管理菜單”中最終錄入，使船舶零配件儲存情況在信息化系統(tǒng)中得到實(shí)時(shí)反映。為了讓零配件的配置更具合理性、科學(xué)性，根據(jù)各船舶的實(shí)際情況，信息化系統(tǒng)按船舶疏浚設(shè)備、柴油機(jī)、電器和液壓等系統(tǒng)進(jìn)行分類。根據(jù)船舶零配件定額管理規(guī)定，確定船舶正常運(yùn)營所需零配件的數(shù)量，在系統(tǒng)中設(shè)定零配件的最低保有量，即一旦庫存數(shù)量低于最低保有量時(shí)，系統(tǒng)會自動發(fā)出提示警報(bào)，以便船舶根據(jù)實(shí)際情況及時(shí)進(jìn)行零配件的申請，同時(shí)引起公司機(jī)務(wù)主管的注意。

合理配置公司資源，減少資源閑置浪費(fèi)，公司倉庫作為零配件的調(diào)撥中心，是庫存管理的重要一環(huán)。對同類型零配件實(shí)施集中存放，統(tǒng)一調(diào)配。根據(jù)船舶重大零配件的最低庫存，公司倉庫的庫存和訂購的各種數(shù)量的零配件。利用信息化平臺資源優(yōu)勢，將可用重要零配件的存放地址及數(shù)量實(shí)現(xiàn)共享。

例如，公司屬下幾艘主力絞吸船舶，每條船共計(jì)有8臺同類型液壓主泵，一般船舶備一臺，倉庫配備8臺，一旦油泵需要維修保養(yǎng)，備用件換上，維修件送修，倉庫備件送船，修復(fù)件送倉庫再備用，如此循環(huán)利用，保障船舶的正常施工。即使該液壓泵2至3年的正常保養(yǎng)周期到了，船舶進(jìn)廠檢修期時(shí)8臺備用全部更換一次到位（見圖3）。不但縮減了船舶的檢修時(shí)間，而且也保證了零配件的修復(fù)質(zhì)量。

圖3 ?船舶定額儲備及零配件共享平臺

2.2采購和供方信息

采購信息越來越透明，各供應(yīng)商的供貨價(jià)格越來越容易獲得，尤其是供應(yīng)商的信譽(yù)度，更是受到政府和公眾的嚴(yán)格監(jiān)督。設(shè)備管理部門的采購信息是按照中交上海航道局有限公司《采購控制程序》的要求來執(zhí)行的。

備件信息表述：一是名稱、型號、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等級;二是適用標(biāo)準(zhǔn)、加工要求;三是檢驗(yàn)要求。

對供方的信息應(yīng)表述：一是產(chǎn)品的質(zhì)量要求、驗(yàn)收要求、及工期、價(jià)格、和交付方式等;二是對供方產(chǎn)品實(shí)現(xiàn)過程的控制要求和設(shè)備要求;三是對供方人員資格、職業(yè)健康安全教育的要求;四是對供方質(zhì)量管理體系的要求，已獲得質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全體系認(rèn)證可優(yōu)先入圍。

3.集中采購

集中采購指同一企業(yè)內(nèi)部或同一企業(yè)集團(tuán)內(nèi)部的采購管理集中化的趨勢，即通過對同一類材料進(jìn)行集中化采購來降低采購成本。

（1）目前公司率先在中國交建物資采購管理信息系統(tǒng)運(yùn)行了船舶燃油集中采購管理，通過系統(tǒng)采購計(jì)劃管理、采購方案管理、采購尋源管理、合同管理、供應(yīng)商管理、設(shè)備物資編碼平臺，進(jìn)一步推進(jìn)了集中采購管理工作的有序發(fā)展，增強(qiáng)了采購管理的過程控制能力，提高公司的采購效率，提高供應(yīng)商的服務(wù)質(zhì)量，達(dá)到了降低采購成本、保證采購質(zhì)量、縮短采購周期以及防止腐敗的目的（見圖4）。

圖4 ?中國交建物資采購管理信息系統(tǒng)

（2）針對目前主力絞吸船的泥泵零配件（如泥泵葉輪、端蓋、襯板、軸套等），就采用集中訂貨、分開收貨付款的模式。作為疏浚企業(yè)，泥泵零配件是易耗件，而且屬大宗物資，在計(jì)劃編制過程中，提前組織各船舶對下一年度的物資需求進(jìn)行分析與預(yù)測，研究消耗規(guī)律，超前制定年度物資需求計(jì)劃，為集中采購提供可靠依據(jù)。根據(jù)施工情況掌握的消耗數(shù)據(jù)，一次大批量訂貨，可以按當(dāng)年當(dāng)月實(shí)際的泥泵零配件消耗量要求供應(yīng)商發(fā)貨，企業(yè)按供貨量付款。采購規(guī)模的擴(kuò)大，還可以取得優(yōu)惠的待遇，降低了采購成本。

（3）加強(qiáng)監(jiān)督管理，堵塞商業(yè)賄賂的產(chǎn)生渠道。集中采購工作是一項(xiàng)涉錢管物的重要工作，規(guī)范這項(xiàng)工作，必須建立集中采購長效監(jiān)督制約機(jī)制，形成一整套科學(xué)有效的監(jiān)督制約機(jī)制。

（4）提高集中采購人員隊(duì)伍素質(zhì)。集中采購工作與一般的采購不同，政策和專業(yè)性都很強(qiáng)，參加采購人員既要熟悉相關(guān)法律、法規(guī)、操作規(guī)程，還要具備一定的專業(yè)知識。

4.結(jié)束語

綜上所述，船機(jī)管理部門在零配件評價(jià)體系、信息共享和集中采購工作，通過健全制度、規(guī)范流程、加強(qiáng)監(jiān)督，可以進(jìn)一步促進(jìn)本企業(yè)在零配件方面的管理工作，保障企業(yè)順利發(fā)展。