淺談辦公電子化條件下檔案管理的機(jī)遇與挑戰(zhàn)

文/廣州市廣播電視大學(xué) 潘建華

淺談辦公電子化條件下檔案管理的機(jī)遇與挑戰(zhàn)

文/廣州市廣播電視大學(xué) 潘建華

【摘要】本文從辦公自動化的內(nèi)涵與特點(diǎn)出發(fā)，闡述了辦公自動化給檔案管理帶來的機(jī)遇與挑戰(zhàn)，并分析了解決問題的措施。

【關(guān)鍵詞】辦公電子化；檔案管理；機(jī)遇；挑戰(zhàn)

一、辦公自動化的內(nèi)涵與特點(diǎn)

辦公與管理自動化簡稱為辦公自動化(Office Automation,縮寫為 OA)，它是將現(xiàn)代化辦公和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)功能有機(jī)結(jié)合起來的一種新型的現(xiàn)代化辦公方式。辦公自動化是采用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)，基于工作的流程和理念，以計(jì)算機(jī)為中心，通過一系列現(xiàn)代化的辦公設(shè)備和辦公軟件，運(yùn)用先進(jìn)的通信技術(shù)，全面、高速、系統(tǒng)地收集、整理、加工、存儲、使用各種與工作相關(guān)的信息，使單位內(nèi)部工作人員能夠方便快捷地了解和共享信息，從而高效地協(xié)同工作，從而達(dá)到提高辦公效率的目的。在西方歐美發(fā)達(dá)國家，辦公自動化發(fā)展十分迅速，目前已經(jīng)進(jìn)入了辦公業(yè)務(wù)綜合管理的自動化應(yīng)用階段，并成為了現(xiàn)代信息社會發(fā)展的重要標(biāo)志之一。在我國，隨著社會經(jīng)濟(jì)的迅速發(fā)展，這種新型的自動化辦公模式越來越受到人們的重視和喜愛，并被逐漸應(yīng)用于各類企事業(yè)單位的辦公之中。

辦公自動化具有4個(gè)方面的特點(diǎn)：一是易用性。自動化的辦公最大的特點(diǎn)就是簡單易操作，一般具備一定的計(jì)算機(jī)應(yīng)用基礎(chǔ)的工作人員，在經(jīng)過一段系統(tǒng)化的培訓(xùn)后，都能夠十分熟練地操作和應(yīng)用現(xiàn)代化的辦公系統(tǒng)。二是整合性。所謂整合性是指辦公自動化系統(tǒng)能夠與其它軟件系統(tǒng)進(jìn)行有機(jī)的整合與關(guān)聯(lián)，完成現(xiàn)代化辦公對多元協(xié)助性設(shè)備和軟件的兼容。三是嚴(yán)密性。辦公自動化系統(tǒng)在滿足辦公便捷的同時(shí)也具備了較強(qiáng)的嚴(yán)密性，員工需要通過特定的身份認(rèn)證才能夠登陸，不同級別的工作人員的訪問權(quán)限也不同，對于系統(tǒng)內(nèi)的各種文件信息資料的使用也有相應(yīng)的記錄，從而確保了信息的保密要求。

二、辦公自動化給檔案管理帶來的機(jī)遇

辦公電子化較之于傳統(tǒng)的辦公，無異于一場革命，檔案管理也隨之進(jìn)入了一個(gè)全新的時(shí)代。傳統(tǒng)的檔案管理在信息化技術(shù)的浪潮面前，面臨著難得的轉(zhuǎn)型和發(fā)展機(jī)遇。

（一）有利于檔案文件信息的收集和歸檔。在傳統(tǒng)的非自動化辦公環(huán)境下，收集檔案和檔案歸檔是檔案管理工作中最繁瑣和最復(fù)雜的環(huán)節(jié)，檔案管理人員需要與不同的部門打交道，主要是采取物理的方式進(jìn)行檔案材料的收集和整理，辦公效率十分低下。尤其是對紙質(zhì)檔案處理起來需要耗費(fèi)大量的時(shí)間和精力，在一定程度上影響了檔案管理工作的效率和質(zhì)量。而自動化辦公系統(tǒng)的應(yīng)用和普及，給檔案管理工作帶來了翻天覆地的變化，幾乎80%的檔案資料可以通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行收集和歸檔。檔案管理部門在收集其它工作部門產(chǎn)生的需要保存的電子檔案時(shí)，只需通過自動化辦公系統(tǒng)的文件傳輸即可完成檔案的收集工作。在此基礎(chǔ)上運(yùn)用信息技術(shù)對于收集的電子檔案進(jìn)行編碼、歸類、加密、歸檔。

（二）能夠減輕檔案管理人員的工作負(fù)擔(dān)。在紙質(zhì)化辦公時(shí)代，檔案管理人員采取的都是手工記錄編碼、逐一分類、歸檔存儲，可以說檔案管理人員的工作強(qiáng)度大、工作任務(wù)重，工作效果不佳。通過運(yùn)用自動化辦公系統(tǒng)就可以大量減輕檔案管理人員的工作負(fù)擔(dān)，同時(shí)將分散的檔案處理過程整合成為一體化的檔案管理模式。如檔案管理部門需要對收集的文件、文獻(xiàn)、報(bào)告等檔案材料進(jìn)行處理時(shí)，就可以事先根據(jù)類型、保密級別等建立好檔案存儲庫，然后將這些材料的標(biāo)題和摘要等輸入到自動化辦公系統(tǒng)內(nèi)，在檔案管理軟件的處理下完成檔案的分類、歸檔、存儲工作。在檔案管理一體化的環(huán)境下，能夠極大地提高檔案管理人員的工作水平和效率。

（三）有利于多元化檔案信息的處理與整合。任何單位每天都會產(chǎn)生大量的檔案材料，這些檔案材料既有紙質(zhì)文檔、電子文檔材料，又有各種影音視頻等多媒體檔案材料。然而，對這些類別繁雜的檔案材料處理起來十分復(fù)雜，不僅要考慮各類檔案材料材質(zhì)的特殊性質(zhì)，還要考慮各種檔案材料之間的屬性和聯(lián)系，這樣才能夠保證檔案材料歸檔的合理性及檔案材料查詢使用的便捷性。在信息化環(huán)境中，對不同種類和屬性的檔案材料處理起來就會十分便捷，一個(gè)計(jì)算機(jī)存儲檔案庫就可以解決電子文檔、音頻材料、視頻材料的分類和存儲，既可以節(jié)省物理存儲空間，又便于人們對這類檔案材料進(jìn)行查找和使用，同時(shí)運(yùn)用現(xiàn)代化信息技術(shù)還可以將相關(guān)的檔案材料制作成影音文字于一體的立體式檔案，讓需求者可以直觀地運(yùn)用同一類別的檔案材料。

三、辦公自動化給檔案管理帶來的挑戰(zhàn)

在看到辦公信息化給檔案管理帶來便利和規(guī)范的同時(shí)，也應(yīng)該看到，目前檔案管理還遠(yuǎn)沒有跟上信息化發(fā)展的步伐，在諸多方面明顯滯后。主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

（一）需要建立標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理流程。先進(jìn)的自動化辦公系統(tǒng)給檔案管理工作帶來了便利，減輕了工作人員的勞動強(qiáng)度，但同時(shí)也帶了許多挑戰(zhàn)。在電子辦公環(huán)境下，檔案管理工作的開展并不是隨心所欲、無章可循的。要想充分利用辦公自動化給檔案管理工作帶來的便捷，提高檔案管理工作的效率和水平，必須建立一套切實(shí)可行的標(biāo)準(zhǔn)化檔案管理工作流程和工作標(biāo)準(zhǔn)。一方面，科學(xué)而規(guī)范的檔案管理工作流程，必須要以檔

（二）需要組建一支高素能的檔案管理團(tuán)隊(duì)。辦公自動化是依托以計(jì)算機(jī)為核心的現(xiàn)代化辦公設(shè)備和軟件的系統(tǒng)平臺。因此，要求檔案管理人員除了具備扎實(shí)的檔案管理知識之外，還必須掌握較強(qiáng)的計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力和現(xiàn)代化的辦公能力。檔案管理人員在加強(qiáng)科學(xué)文化的相關(guān)學(xué)習(xí)以提高自身的綜合素質(zhì)的基礎(chǔ)上，還要順應(yīng)時(shí)代改變自己的知識結(jié)構(gòu)，學(xué)習(xí)最新的計(jì)算機(jī)應(yīng)用知識和信息化檔案管理知識，掌握新技術(shù)和新方法，理順現(xiàn)代化的檔案管理工作流程，提高檔案管理水平。在辦公自動化時(shí)代，組建一支高素能的檔案管理團(tuán)隊(duì)，是應(yīng)對新型工作環(huán)境的重要保障。建立高素質(zhì)的檔案管理團(tuán)隊(duì)要從團(tuán)隊(duì)的年齡結(jié)構(gòu)、知識結(jié)構(gòu)、學(xué)歷結(jié)構(gòu)入手，通過集體培訓(xùn)學(xué)習(xí)、參觀進(jìn)修的形式提升管理隊(duì)伍的辦公能力，同時(shí)也可以引進(jìn)檔案知識扎實(shí)和計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力強(qiáng)的人才，補(bǔ)充和優(yōu)化檔案管理隊(duì)伍。

（三）需要加強(qiáng)檔案管理的安全保密措施。在辦公自動化環(huán)境下產(chǎn)生的各種電子、紙質(zhì)、影音視頻等不同載體的檔案資料，要求檔案管理人員在機(jī)讀檔案的處理和使用過程中，必須要嚴(yán)格遵守單位制定的檔案管理制度和保密制度，防止檔案信息的流失和泄密。眾所周知，在信息化時(shí)代，電子辦公將人們從繁忙的工作中解放出來，但是我們也不得不考慮信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)存在的危險(xiǎn)性，各種黑客、木馬軟件、系統(tǒng)病毒等都給現(xiàn)代化檔案管理工作帶來了巨大的挑戰(zhàn)。首先，檔案管理部門要針對檔案網(wǎng)絡(luò)安全對檔案管理人員進(jìn)行專門的保密培訓(xùn)和防御處理培訓(xùn)，充分了解和掌握發(fā)生網(wǎng)絡(luò)安全威脅時(shí)的應(yīng)急處理辦法。其次，要定期對自動化檔案辦公軟件進(jìn)行系統(tǒng)維護(hù)和安全檢測，確保檔案信息的存儲安全。

（四）需要提高檔案載體存儲的空間和質(zhì)量。辦公自動化環(huán)境下形成的各類檔案載體都是與信息技術(shù)相關(guān)的高科技產(chǎn)品，比如影碟、磁片、音視頻存儲器、U盤、硬盤等等，這些檔案載體對管理和庫存環(huán)境有十分高的要求，不僅具有防盜、防潮的特殊要求，也有對溫度和濕度以及磁場環(huán)境的特殊要求。這些特殊的檔案載體的保存除了滿足以上這些要求外，還要符合4個(gè)方面的條件：一是特殊檔案載體要做好防寫處理，防止和避免因摩擦和刮劃破壞記錄圖層。二是對于單片的檔案載體應(yīng)進(jìn)行裝盒保護(hù)，直立存儲避免擠壓。三是要將高科技的檔案載體存放于遠(yuǎn)離磁場、避免冷熱刺激和具有毒害氣體的空間。四是要控制好這類檔案載體存儲空間的溫度和濕度，通過空氣溫度和濕度調(diào)節(jié)儀器，保證檔案載體存儲的穩(wěn)定性和安全性。

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