綜合檔案室數(shù)字化管理的思考與對策

文/江蘇省鎮(zhèn)江市科學技術局 王燕

綜合檔案室數(shù)字化管理的思考與對策

文/江蘇省鎮(zhèn)江市科學技術局 王燕

【摘要】信息技術的發(fā)展使檔案管理的數(shù)字化提上日程，給檔案管理帶來了新的機遇和研究課題。本文介紹了檔案數(shù)字化管理的重要意義；目前我國檔案數(shù)字化中存在的困難和問題；進行檔案管理數(shù)字化建設的思考和對策。

【關鍵詞】綜合檔案室；數(shù)字化管理；思考與對策

一、綜合檔案室數(shù)字化管理的意義

（一）促進檔案管理的規(guī)范化和標準化。檔案管理的標準化與規(guī)范化，是一個系統(tǒng)而長期的工程。其中，檔案管理的數(shù)字化，是推動其標準化與規(guī)范化的有效途徑，是檔案管理工作的一次飛躍。檔案管理的數(shù)字化涉及到檔案管理的各個層面，要求將檔案管理的視角從計算機系統(tǒng)放眼到檔案管理事業(yè)的整體?，F(xiàn)階段檔案管理的標準化和規(guī)范化程度仍較低，很多已實施檔案數(shù)字化管理的單位應用軟件繁雜、包容性差，極大地影響了檔案管理和利用水平。進一步加強綜合檔案室的數(shù)字化管理，有利于“倒逼”檔案管理的規(guī)范化和標準化。

（二）提高了檔案管理的工作效率和利用效益。檔案管理的數(shù)字化提高了檔案管理和利用的效率，可以促使檔案資源由封閉走向開放，從而實現(xiàn)科學管理、開發(fā)與應用。傳統(tǒng)的檔案管理以紙質媒介為主，保存在專門的檔案室里，導致查找和搜索不便，影響了檔案資源的開發(fā)和利用?；谟嬎銠C網(wǎng)絡的數(shù)字化檔案管理便于檔案的查找利用，用戶可以在任何時間和地點檢索查看，極大地提高了檔案信息的利用效率。數(shù)字化的檔案管理將過去實體形式的檔案室變成了現(xiàn)在的信息資源中心。

二、檔案管理數(shù)字化面臨的困難

（一）電子信息歸檔困難?，F(xiàn)在很多單位中，辦公系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)無法兼容，處于各自為政的狀態(tài)，這給電子信息的歸檔造成了困難。不少單位利用的信息化辦公系統(tǒng)，是由單位自主開發(fā)或委托第三方研發(fā)的，而單位使用的檔案管理系統(tǒng)則大多是國家檔案部門為了實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化和資源全面共享設計的專門檔案管理軟件。由于軟件開發(fā)單位不同、工具不同、系統(tǒng)不同、架構不同、格式不同等原因，在辦公軟件和檔案管理軟件之間常常無法實現(xiàn)數(shù)據(jù)轉換和信息共享，造成電子文件歸檔比較困難，需要重新對存檔的內容進行收集和錄入，造成人力資源的浪費。

（二）“無差別”雙套保存造成浪費。在很多單位中，檔案管理沒有進行有效地分類和鑒別，全部實行電子檔案和紙質檔案同時保存，這種“無差別”的電子文檔和紙質文檔雙套保存通常造成了較大的資源浪費。在一些單位的辦公系統(tǒng)中，各部門人員通過網(wǎng)絡上傳生成辦公文件，其中很多日常文件只需電子存檔就夠了，僅有少部分重要文檔才需紙質留存。但常常在電子文件上傳后，檔案部門又“不分青紅皂白”將其逐一打印做成紙質文件進行保存。這樣，很多內容相同的文件重復保存兩次，浪費了不少人力物力。

（三）電子檔案存在安全性風險。電子檔案具有不安全性，造成電子檔案在管理和長期保存上的困難。電子檔案具有諸多優(yōu)點，比如存檔方便、傳遞迅速、占用空間小等，但是它也存在致命的缺點，就是存在安全性風險。電子檔案極大地依賴軟件和硬件設備，不能直接讀取，如果軟件或硬件老化損壞，或受到病毒侵害，或因新舊系統(tǒng)數(shù)據(jù)格式不兼容，都會造成數(shù)據(jù)的丟失。

（四）電子檔案利用率仍較低。雖然很多單位早就推行了信息化辦公，但是多數(shù)單位并不重視檔案管理的數(shù)字化，而是習慣性地沿用傳統(tǒng)管理模式。很多單位仍由人工負責檔案信息的查詢和借閱，在這個過程中，計算機只用來錄入、編輯和打印相關的借閱記錄，讓投入大量資金配置的檔案信息化設備變成了“高檔的打印機”。人們習慣性地利用實體檔案，不重視對網(wǎng)絡資料的利用，這樣不但造成了人力物力的浪費，而且數(shù)字化檔案也沒有得到充分的利用，這也是一種浪費。

三、實現(xiàn)檔案管理數(shù)字化的思考和實踐

（一）加強辦公系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)的兼容。單位在新開發(fā)配置辦公信息系統(tǒng)或檔案管理信息系統(tǒng)時，應統(tǒng)籌考慮二者之間的相互銜接，在設計時采用統(tǒng)一的軟件架構、數(shù)據(jù)格式和運轉流程，從根本上確保辦公信息系統(tǒng)與檔案管理信息系統(tǒng)之間能實現(xiàn)無縫對接。對于已經(jīng)建成的辦公系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)，應加快升級改造，或開發(fā)相應的數(shù)據(jù)轉換模塊，從而實現(xiàn)兩個系統(tǒng)的相互銜接和兼容。

（二）完善檔案數(shù)字化管理的安全規(guī)范。由于檔案是一種特殊的信息資源，有的可以公開，有的需要保密，有的需要長期保存，因此做好數(shù)字檔案的安全管理十分重要。數(shù)字化檔案的安全首先是信息安全，這就需要在檔案管理時制定完善的管理制度，對文檔的分級分類、保密鑒定、歸檔要求和保管期限等進行詳細界定。通過完善的制度，確保檔案數(shù)字化管理有法可依、有章可循。

數(shù)字化檔案的安全還包括硬件和軟件的安全。在硬件安全上，應配置專門的檔案管理硬件系統(tǒng)，選用高質量檔案存儲載體，為數(shù)字檔案的長久保存提供條件；在軟件安全上，應實行完善的分級權限和密碼管理，禁止存儲介質混用帶來病毒入侵的風險，配置必要的防火墻、殺毒軟件和雙工備份系統(tǒng)等，并定期做好系統(tǒng)維護和升級。

（三）抓好檔案數(shù)據(jù)庫建設。當前，我國的檔案數(shù)字化管理還處在由紙質文件向數(shù)字化過渡的階段，要順

（四）培養(yǎng)專業(yè)的數(shù)字化檔案管理人員。目前我們正處于知識和信息大爆炸的時代，檔案管理由傳統(tǒng)勞動密集型工作轉變?yōu)榛谛畔⒓夹g的知識密集型工作。形勢的變化，要求檔案管理者擁有足夠的專業(yè)知識和分析能力，能夠準確把握具有專業(yè)性質的檔案資料，有效地進行分類管理；同時，要求檔案管理者具備較高的綜合素質和信息操作能力，能夠根據(jù)使用要求，在海量數(shù)據(jù)中及時篩選提供正確的檔案數(shù)據(jù)和資料。因此，各單位要重視電子檔案管理知識培訓，大力培養(yǎng)數(shù)字化管理專業(yè)檔案人才，從而推動檔案管理從傳統(tǒng)模式加快向數(shù)字化模式轉變。

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