檔案源于基礎(chǔ)管理服務(wù)于基礎(chǔ)管理探究與回顧

[摘 要]根據(jù)湖北省教委部署：“遵照國(guó)家教委的有關(guān)規(guī)定，經(jīng)評(píng)估小組研究決定：合格學(xué)校參加1992年全省開展的普通中等專業(yè)學(xué)校辦學(xué)水平評(píng)估；基本合格學(xué)校要做好準(zhǔn)備，于1993年接受省里抽查；暫緩?fù)ㄟ^(guò)的學(xué)校，省里將于1994年組織復(fù)評(píng)?！痹谠撐募窆奈柘?，我校立即著手準(zhǔn)備，在92年初評(píng)為“基本合格”的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步彌補(bǔ)以往評(píng)估的不足方面，加大“硬件”建設(shè)力度?！芭e全校之力”，采取一手抓“硬”，一手抓“軟”和軟、硬結(jié)合的辦學(xué)模式，經(jīng)過(guò)全體師生員工共同努力，奮力拼博，終于在1995年5月被省教委以“鄂教職（1995）009號(hào)”文件確定我校為“合格學(xué)校”。實(shí)現(xiàn)了多年的夢(mèng)想。

[關(guān)鍵詞]檔案；管理

一、方法、步驟

1994年，是學(xué)校迎接省教委“合格評(píng)估”的關(guān)鍵年。為達(dá)此目的，全校上下齊心協(xié)力，“軟件”“硬件”一齊上。按照學(xué)校評(píng)估領(lǐng)導(dǎo)小組統(tǒng)一部署，作為學(xué)校管理工作載體的“檔案”資料收集工作，于當(dāng)年下學(xué)期正式拉開序幕。開始了它在評(píng)估工作過(guò)程中施展威力的先行之旅。俗話說(shuō)：“兵馬未動(dòng)，糧草先行”。9月一開學(xué)，我們的“檔案資料收集整理組”迅即投入了工作。

根據(jù)安排，我被分配的主要任務(wù)是：“合格評(píng)估指標(biāo)體系”中的兩大塊。即：M4思想政治工作與M6行政管理。歷經(jīng)整整一個(gè)月，盡管天氣熱、時(shí)間短、工作量大，但在校評(píng)估領(lǐng)導(dǎo)小組的精心策劃下，經(jīng)個(gè)人奮發(fā)努力，終于完成任務(wù)，達(dá)到預(yù)期的目的和效果。

在收集、整理資料過(guò)程中，我的具體做法：一是根據(jù)省評(píng)估條件的內(nèi)涵及標(biāo)準(zhǔn)編寫資料收集范圍和提綱；二是針對(duì)評(píng)估內(nèi)涵及標(biāo)準(zhǔn)草擬篇目；三是邊收集邊整理邊“微調(diào)”。即先將所有資料籠統(tǒng)收下，然后逐份翻閱，視材料內(nèi)容取舍、分門別類；四是精心篩選，去粗取精，去偽存真，確立主體材料，相關(guān)材料次之；五是力求材料完整，編排有序，保持事件的內(nèi)在聯(lián)系，使之縱不斷線，橫不缺項(xiàng)，縱橫交錯(cuò)，富有規(guī)律。為此，我采取的靈活有效的收集整理方法是，確立工作重點(diǎn)，具體在“廣”、“精”、“準(zhǔn)”、“全”四個(gè)字上下功夫：

所謂“廣”，即“廣泛收集”。除了在學(xué)校指定的部門收集資料外，還在其它的部門或個(gè)人手中搜集和索?。?/p>

所謂“精”，即“精心篩選”。對(duì)所收集來(lái)的資料一一過(guò)目，不漏一份，全文通讀，弄清含意，分清主次。對(duì)主要資料與相關(guān)資料收藏，無(wú)用資料棄之或作備用；

所謂“準(zhǔn)”，即“準(zhǔn)確歸類”。根據(jù)評(píng)估內(nèi)涵及標(biāo)準(zhǔn)體系的條目，將所收資料按類分裝，逐一“對(duì)號(hào)入座”，避免材料欠缺或堆砌，做到不重不漏，為準(zhǔn)確歸類奠定基礎(chǔ)；

所謂“全”，也就是“材料齊全”。收集的資料完整無(wú)缺項(xiàng)，使資料既能為評(píng)估內(nèi)涵及標(biāo)準(zhǔn)體系服務(wù)，又能客觀地反映學(xué)校各項(xiàng)基礎(chǔ)管理工作，一切由資料說(shuō)話。資料就是最好的“憑證”。

二、成績(jī)、收獲

在學(xué)校評(píng)估資料收集整理工作接近尾聲時(shí)，根據(jù)學(xué)校要求，本人對(duì)自己一個(gè)月來(lái)的工作情況進(jìn)行了總結(jié)與統(tǒng)計(jì)，具體數(shù)據(jù)如下：

1、各類文字資料3076份，經(jīng)篩選整理后立卷歸檔2500份；

2、各類表冊(cè)15種，計(jì)496份；

3、繪制各類圖、表18份；

4、打印、復(fù)印各類文字材料、圖、表、證書等79份；

5、組卷、裝訂成冊(cè)25卷。

鑒于上述資料，完全滿足我合格評(píng)估指標(biāo)體系”M4”和”M6”的標(biāo)準(zhǔn)要求。這兩個(gè)一級(jí)評(píng)估指標(biāo)體系的檔案資料組卷情況如下：

2、按評(píng)估內(nèi)涵及標(biāo)準(zhǔn)要求，經(jīng)測(cè)算：10個(gè)三級(jí)指標(biāo)中，有8個(gè)被學(xué)校自評(píng)為A等、2個(gè)為B等。一級(jí)指標(biāo)M4占總分7.6分、M6占總分13.9分，分別比原來(lái)（學(xué)校初評(píng)為基本合格時(shí)）增加0.2分和1.02分。

三、認(rèn)識(shí)、體會(huì)

眾所周知，中專學(xué)校“合格評(píng)估”是國(guó)家實(shí)施中專教育的一項(xiàng)重大戰(zhàn)略部署。其標(biāo)準(zhǔn)之高，要求之嚴(yán)，大概與“企業(yè)升級(jí)”相類似。據(jù)省教育部門的統(tǒng)計(jì)：1991年全省131所中專學(xué)校申請(qǐng)復(fù)評(píng)，經(jīng)各校自評(píng)、專家小組復(fù)評(píng)、省評(píng)估領(lǐng)導(dǎo)小組復(fù)核、審定，最后評(píng)估結(jié)果為：合格學(xué)校67所、基本合格37所、暫緩?fù)ㄟ^(guò)27所。這就充分表明，要成為一所合格的中專學(xué)校，并非輕而易舉，非下大力不可。

我認(rèn)為：學(xué)校的評(píng)估是關(guān)系到學(xué)校生死存亡的頭等大事，是重中之重。我校如果沒(méi)有各項(xiàng)“硬件”和各項(xiàng)“軟件”建設(shè)，沒(méi)有基礎(chǔ)管理工作，又哪來(lái)學(xué)?；A(chǔ)檔案？沒(méi)有基礎(chǔ)檔案資料，又何以能通過(guò)合格評(píng)估？

通過(guò)評(píng)估，我更深刻地體會(huì)到：檔案是歷史的真實(shí)記錄，只有檔案才能全面地真實(shí)地反映學(xué)校的客觀事實(shí)，揭示事物的本質(zhì)規(guī)律。

作者簡(jiǎn)介：姜輝，男，籍貫湖北 州，1956年10月出生，初級(jí)職稱，檔案研究方向。