計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)推進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化的意義

[摘 要]計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)推進(jìn)檔案工作技術(shù)現(xiàn)代化顯得迫切而現(xiàn)實(shí)，它有力地促進(jìn)了檔案管理的新發(fā)展，改變了檔案管理的新思路，對(duì)檔案事業(yè)產(chǎn)生了深遠(yuǎn)而重大的現(xiàn)實(shí)意義。

[關(guān)鍵詞]檔案管理；計(jì)算機(jī)技術(shù)；現(xiàn)代化；程序系統(tǒng)

一、計(jì)算機(jī)技術(shù)運(yùn)用在檔案管理中的必要性

在我國當(dāng)前的形勢(shì)下，檔案管理工作的目標(biāo)非常地明確，文獻(xiàn)、資料、信息的處理和開發(fā)能力，是我們要解決的緊迫問題，也是我國檔案管理工作的實(shí)質(zhì)。文獻(xiàn)檔案信息處理的現(xiàn)代化系統(tǒng)建設(shè)，勢(shì)必涉及到檔案信息的收集、存貯、編目、檢索、服務(wù)等一系列程序的現(xiàn)代化和科學(xué)化，在這種情況下，電子計(jì)算機(jī)技術(shù)顯得異常重要，當(dāng)然像其它的靜電復(fù)印技術(shù)、激光光盤技術(shù)、微縮技術(shù)以及聲像技術(shù)的運(yùn)用，也在發(fā)揮著不可或缺的獨(dú)特的作用。計(jì)算機(jī)處理信息具有極高的效率，能以人們想象不到的速度讀入、存儲(chǔ)和輸出天文數(shù)字般的龐大的數(shù)據(jù)，能夠進(jìn)行嚴(yán)密的邏輯推理和精準(zhǔn)的判斷分析。因此，在檔案管理中有著非常廣泛的用途和出人意料的明顯效果。

二、計(jì)算機(jī)在檔案管理系統(tǒng)中的幾種具體形式

（一）計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用到檔案檢索系統(tǒng)，形成了計(jì)算機(jī)檔案檢索系統(tǒng)。經(jīng)過大量的實(shí)驗(yàn)研制過程，使用計(jì)算機(jī)作為檢索工具對(duì)改進(jìn)檔案管理工作，加速檔案管理工作的規(guī)范化、現(xiàn)代化、高效化提供了非?？少F的經(jīng)驗(yàn)。當(dāng)然今天我們運(yùn)用計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)不僅應(yīng)用于檔案文書的管理，還應(yīng)用在圖書館、博物館和一些公文、文件、文檔的管理中去了。這對(duì)我們國家管理的信息化、數(shù)字化、現(xiàn)代化、科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化起到有力的推進(jìn)作用。

（二）檔案管理和文書處理相結(jié)合，形成了計(jì)算機(jī)文檔一體化管理系統(tǒng)。計(jì)算機(jī)文檔一體化管理系統(tǒng)，有著諸多的優(yōu)勢(shì)，這種管理系統(tǒng)集合文書處理和檔案管理為一體，“具有文件處理階段的登記、檢索、注辦、催辦、機(jī)要文件清退、未歸檔文件清理；而且還具備檔案材料歸檔功能，檔案管理階段的收集、分類、劃定保管期限、組卷、編目、檢索、統(tǒng)計(jì)、編制銷毀清冊(cè)等功能。通過正規(guī)的文件著錄，利用計(jì)算機(jī)輔助著錄系統(tǒng)，可以較快地完成檔案文件信息的輸入，加強(qiáng)文書處理部門與檔案部門的聯(lián)系，提高工作效率，減少人工操作和重復(fù)勞動(dòng)”。

（三）計(jì)算機(jī)接待利用統(tǒng)計(jì)系統(tǒng)?！坝?jì)算機(jī)有兩類基本軟件。一種是應(yīng)用軟件，另一種是系統(tǒng)軟件。計(jì)算機(jī)接待利用統(tǒng)計(jì)系統(tǒng)就是屬于應(yīng)用軟件，這個(gè)系統(tǒng)具有查檔、接待利用工作中各種登記和管理功能，比如像借閱、催詢、預(yù)約、查找、利用統(tǒng)計(jì)等計(jì)算機(jī)自動(dòng)管理；自動(dòng)形成利用過程中產(chǎn)生的各種工作報(bào)表和統(tǒng)計(jì)表，可直接顯示或打印出來。同時(shí)，利用系統(tǒng)一般都具有利用者身份檢驗(yàn)功能，可供多個(gè)用戶同時(shí)使用，互不干擾。

三、計(jì)算機(jī)基本設(shè)計(jì)程序解決檔案管理中的幾個(gè)問題

計(jì)算機(jī)基本設(shè)計(jì)程序應(yīng)用于檔案管理，形成了檔案管理系統(tǒng)，這些程序設(shè)計(jì)，決定著計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)程序和步驟。在實(shí)際管理中，應(yīng)該遵循這些程序設(shè)計(jì)，避免出現(xiàn)失誤。

（一）有針對(duì)性地選擇計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)，明確檔案管理的具體課題。檔案管理系統(tǒng)的各個(gè)方面，對(duì)計(jì)算機(jī)來說是大有可為的，但設(shè)備和技術(shù)手段的現(xiàn)代化，要求高素質(zhì)的人才去使用和掌握，要做到目的和手段的統(tǒng)一，需要做好長期的扎實(shí)的工作，既需要做好檔案管理人員的學(xué)習(xí)培訓(xùn)、技能訓(xùn)練、業(yè)務(wù)操作，又要選拔懂得計(jì)算機(jī)技術(shù)的專業(yè)人士參與到檔案管理工作的事業(yè)中去。

（二）分析計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)，確定計(jì)算機(jī)檔案管理目標(biāo)。分析計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)，深入考查管理系統(tǒng)項(xiàng)目實(shí)施情況，及時(shí)解決問題適應(yīng)本部門、本行業(yè)、本地區(qū)的實(shí)際，做到理論和實(shí)踐的緊密結(jié)合。高效科學(xué)地完成檔案管理工作目標(biāo)和任務(wù)，做到有的放矢，目標(biāo)明確，項(xiàng)目執(zhí)行具有很強(qiáng)的可操作性。

（三）進(jìn)行計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)與程序編寫?！坝?jì)算機(jī)系統(tǒng)設(shè)計(jì)一般包括兩個(gè)環(huán)節(jié)，應(yīng)根據(jù)用戶對(duì)系統(tǒng)功能的要求和準(zhǔn)備使用的計(jì)算機(jī)狀況，如機(jī)型、特點(diǎn)、功能等情況，確定本系統(tǒng)的設(shè)計(jì)原則。在系統(tǒng)框圖、功能模塊和數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)確定以后，就進(jìn)入了程序編寫的階段。首先應(yīng)根據(jù)檔案管理系統(tǒng)的要求，選擇采用計(jì)算機(jī)文件管理方式，或者選擇數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)管理方式?！?/p>

（四）計(jì)算機(jī)檔案管理數(shù)據(jù)準(zhǔn)備和程序調(diào)試。“在檔案計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)中，數(shù)據(jù)量是非常大的，需要根據(jù)數(shù)據(jù)類型的要求收集有關(guān)數(shù)據(jù)，并按一定的格式整理出來，即按規(guī)定好的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)進(jìn)行數(shù)據(jù)的讀寫。由于計(jì)算機(jī)只能識(shí)別規(guī)范的符號(hào)，所以應(yīng)按檔案著錄標(biāo)引規(guī)則開展這項(xiàng)工作。程序編完后應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真的調(diào)試，在調(diào)試過程中，原來的手工管理系統(tǒng)仍應(yīng)同時(shí)工作，以便對(duì)程序作進(jìn)一步的修改和校正。”

（五）計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)的運(yùn)行、維護(hù)。系統(tǒng)運(yùn)行是指在數(shù)據(jù)準(zhǔn)備和程序調(diào)試基本完成以后，投入正式運(yùn)行的過程。在運(yùn)行過程中還要做到系統(tǒng)的調(diào)試和維護(hù)，保障計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)正常運(yùn)轉(zhuǎn)和高效工作，發(fā)現(xiàn)漏洞及時(shí)做好處理和修補(bǔ)工作，讓計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)更好地服務(wù)于檔案管理工作的方方面面，加速檔案管理的現(xiàn)代化、信息化進(jìn)程，提高檔案管理的科學(xué)化水平。

當(dāng)然，檔案管理工作的現(xiàn)代化是一個(gè)長期的進(jìn)程。隨著科學(xué)技術(shù)手段的提高，檔案載體從紙質(zhì)檔案為主轉(zhuǎn)向多種載體并存，改變了傳統(tǒng)檔案管理的手段和方法，使傳統(tǒng)檔案管理方法和手段得到改善提升，化解很多檔案保管難題。同時(shí)，檔案管理工作應(yīng)該具備和科技水平、管理水平、物質(zhì)發(fā)展水平相適應(yīng)的能力，才能落實(shí)現(xiàn)階段黨、國家、人民對(duì)檔案工作的新需求新要求，造福百姓，造福社會(huì)。

參考資料：

1.王云慶苗壯編著：現(xiàn)代檔案管理學(xué)，青島：青島出版社，2002年版。

2.美國檔案工作者協(xié)會(huì)編：檔案工作的理論與方法，北京：檔案出版社出版，1988年版。

3.金波主編：檔案保護(hù)技術(shù)學(xué)，北京：高等教育出版社，2000年版。

王大偉，男，漢族，籍貫：陜西銅川，生于1974-4-26，畢業(yè)于香港公開大學(xué)，碩士學(xué)位，館員，研究方向；主要從事檔案管理