探討辦公自動化中的計算機技術應用

張紅

【摘 要】隨著經(jīng)濟的快速發(fā)展，現(xiàn)代企業(yè)應用自動化辦公模式越來越普遍，主要是用來處理逐漸增多的企業(yè)信息與數(shù)據(jù)。在辦公自動化中，計算機技術的應用貫穿于自動化全過程，能夠有效提高信息處理速度。文章主要探討了企業(yè)自動化辦公中計算機技術的應用，從中分析出提高計算機應用效果的方法及措施。

【關鍵詞】辦公自動化；計算機技術；應用

當前，大多數(shù)企業(yè)采取辦公室作業(yè)的方式，對企業(yè)經(jīng)營及銷售等過程進行處理。辦公室工作常常需要借助計算機來完成，尤其是隨著當前辦公自動化的建立，計算機技術的作用更加突出，幫助企業(yè)員工提高信息處理效率，提高企業(yè)產能，因此，推廣辦公自動化的形式，與計算機技術緊密相關。

1 辦公自動化的基本概念

辦公自動化是順應計算機的發(fā)展衍生出的新概念，使企業(yè)在經(jīng)營過程中，運用先進的科學技術，對資源進行合理的分配與使用，從而提高企業(yè)員工的工作效率及工作質量，幫助企業(yè)領導者進行合理的決策，以期獲得更高的經(jīng)濟收益。辦公自動化具體包括圖像、文字、音頻、數(shù)據(jù)等的收集，自動化的主體是人才，先進的科學技術是依托，兩者有效結合才能形成新的辦公模式。

辦公自動化的特點是：①智能化。實際工作中，包括處理公文內容、漢字識別、意外情況處理、輔助決策等，都采取智能化的處理手段，使得此類工作變得更加快捷與方便；②集成化。辦公自動化充分借助計算機技術，將計算機軟件、硬件、網(wǎng)絡、員工等有機的結合在一起，同時將社會信息與企業(yè)內部辦公體系聯(lián)系起來，形成一個開放化的辦公系統(tǒng)；③多媒體。辦公自動化能夠對圖像、文字、表格等內容進行快速處理，大大提高員工的工作效率。

2 計算機技術在辦公自動化系統(tǒng)中的作用

2.1 促進企業(yè)員工的溝通與交流

傳統(tǒng)的辦公室環(huán)境具有較強的約束性與紀律性，不利于員工的交流。辦公自動化的建立，應充分借助計算機技術的便利，員工之間可以使用QQ、MSN等通訊工具進行內部交流與學習，增強員工之間的感情，使各項業(yè)務連接緊密。在實際工作中，辦公人員只需進行簡單的手動操作，就能完成信息的收集、分析與處理。

2.2 提高工作效率

傳統(tǒng)的辦公室模式在文件的編寫、通知及總結需要花費大量的時間，采取書面表達的方式，工作效率往往比較低下。而使用計算機進行自動化辦公，則能夠大大縮短這些操作的時間，員工可以準確、及時的將文件發(fā)送給領導，并獲得及時的反饋，有效提升員工的工作效率。

2.3 有利于企業(yè)進行管理與決策

計算機技術的應用，幫助企業(yè)領導進行決策與管理，領導將決策需要用到的信息采取郵件發(fā)送的方式傳遞給員工，由員工完成收集與統(tǒng)計，然后形成表格或者文字，再以郵件的形式發(fā)送給決策者，這有利于提高企業(yè)管理的現(xiàn)代化水平。

3 辦公自動化中計算機的應用策略

3.1 加強辦公自動化以及計算機技術的宏觀調控

很多小型企業(yè)由于資金的限制，在計算機的建設上往往比較落后，辦公自動化并沒有真正意義上的實現(xiàn)，計算機軟件與硬件水平較低。同時，企業(yè)對員工計算機技術的培訓也較少，這使得企業(yè)不能有效發(fā)揮辦公自動化的功能，嚴重制約了企業(yè)的發(fā)展。所以，在企業(yè)辦公自動化的建設上，企業(yè)相關領導者就必須做好辦公自動化及計算機技術應用的宏觀調控，從資金投入到人員培訓上給予足夠的重視，結合企業(yè)的實際需求，選擇適合企業(yè)辦公的應用軟件。

3.2 建立健全辦公自動化管理體系

企業(yè)在引進計算機技術時，一定要有針對性進行選擇合適的自動化系統(tǒng)軟件，結合企業(yè)的實際情況，選擇合理的應用軟件。例如，在計算機軟件的選擇上，選擇一些價格較低，但是能夠處理企業(yè)各種信息的軟件，一方面降低企業(yè)的投資，另一方面又能提高企業(yè)員工的工作效率，實現(xiàn)企業(yè)經(jīng)濟效益的最大化。

3.3 提高企業(yè)計算機技術人員的專業(yè)水平

隨著計算機技術在企業(yè)中的地位不斷提升，因而企業(yè)對計算機操作人員的專業(yè)要求也越來越高。為了適應企業(yè)的這種需求，要求企業(yè)加大計算機操作人員的培訓力度，為辦公自動化的完善提供有利的支持。比如，作為企業(yè)計算機技術人員，要求掌握專業(yè)的計算機危險防范技術，對企業(yè)計算機設置安全防火墻、殺毒軟件、問題處理等，保證計算機的安全運行，防止信息處理過程因為計算機漏洞造成信息泄漏的情況。此外，隨著信息技術的快速發(fā)展，還要求企業(yè)計算機操作人員掌握先進的技術與理論，及時更新自己的計算機知識庫，滿足企業(yè)自動化辦公的要求。

4 結語

總之，辦公自動化作為當前企業(yè)經(jīng)營的重要模式，有利于企業(yè)成本的節(jié)約，提高員工的工作效率，同時為企業(yè)領導層的決策與管理提供合理依據(jù)。而計算機技術作為辦公自動化系統(tǒng)的重要組成，隨著信息技術的不斷發(fā)展，計算機技術將面臨新的改革與發(fā)展，朝更加智能化、系統(tǒng)化方向發(fā)展，這對促進辦公自動化的完善，提高企業(yè)市場競爭力有重要意義。

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[責任編輯：王偉平]