文/臺(tái)州市公路管理局 馬慧敏

文/吉林省梨樹縣干部檔案館 張曉輝

從現(xiàn)代人力資源管理看人事檔案管理工作

文/臺(tái)州市公路管理局 馬慧敏

隨著時(shí)代的不斷發(fā)展，對(duì)于人事檔案相關(guān)管理工作提出了更高的要求，只有立足于社會(huì)實(shí)際的發(fā)展情況，不斷推動(dòng)人事檔案管理相關(guān)工作的創(chuàng)新和變革，才能夠通過管理人事檔案工作推動(dòng)人力資源管理水平的提升，進(jìn)而促進(jìn)企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。

人力資源管理；人事檔案管理；新要求

隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，人力資源越來越成為現(xiàn)代企業(yè)在發(fā)展過程中具有重要意義的核心資源，人事檔案管理相關(guān)工作是人力資源管理工作中非常重要的一部分，同傳統(tǒng)的管理模式相比較，現(xiàn)代的人力資源管理工作在工作重心、工作目標(biāo)以及工作職能等方面都發(fā)生了非常明顯的改變，所以，人事檔案管理工作也在變革之中。本文主要從現(xiàn)代人力資源管理這一角度對(duì)人事檔案管理相關(guān)工作進(jìn)行了論述，以期為相關(guān)領(lǐng)域的研究人員提供借鑒意義。

一、人事檔案管理工作存在的問題分析

（一）開發(fā)檔案的程度較低。就目前情況來看，我國(guó)人事檔案管理工作中的突出問題是開發(fā)檔案的程度較低。管理檔案的相關(guān)工作人員在觀念上仍然體現(xiàn)出重藏輕用的基本特征。在整理收集檔案資料后，并沒有用于選拔與培養(yǎng)人才，人事檔案在培養(yǎng)人才方面的投入較少，人事檔案本身具備的作用并沒有發(fā)揮出來。同時(shí)，一些企業(yè)在設(shè)立人事部門的時(shí)候，很多工作人員都處于身兼數(shù)職的狀態(tài)，對(duì)于人事檔案的整理、統(tǒng)計(jì)以及分類等工作不夠重視，并不利于工作質(zhì)量的提升。

（二）缺乏規(guī)范、完備的檔案資料。檔案材料缺乏完備性和規(guī)范性是人事檔案管理工作中存在的另一個(gè)問題。就實(shí)際情況來看，目前的檔案材料還存在著較為分散、內(nèi)容雷同簡(jiǎn)單等問題，甚至一些檔案材料存在虛假以及抄襲的狀況。除此之外，很多的檔案材料涉及到的主要內(nèi)容為政治歷史相關(guān)材料，能夠體現(xiàn)專業(yè)業(yè)績(jī)和個(gè)人特長(zhǎng)方面的材料缺乏，在考核鑒定能力的材料中，個(gè)人自我表演的語言占多數(shù)，缺乏實(shí)質(zhì)性的內(nèi)容體現(xiàn)。

（三）管理人事檔案的水平較低。我國(guó)一些企業(yè)和單位工作人員的人事檔案一般都是交由我國(guó)的人事勞動(dòng)相關(guān)部門進(jìn)行管理，并沒有設(shè)置專業(yè)的人員對(duì)檔案進(jìn)行整理和分類，這種情況直接造成了一些人事檔案相關(guān)材料缺乏定期的整理與統(tǒng)計(jì)，而檔案管理部門使用的設(shè)備也比較落后，在材料的收集過程中沒有進(jìn)行專業(yè)的分析與鑒定，很多材料缺乏一定的真實(shí)性，加上整理檔案的工作人員并非專業(yè)人員，很多檔案經(jīng)整理以后仍然體現(xiàn)出無序凌亂的狀態(tài)，同時(shí)還有可能出現(xiàn)檔案泄密等問題，嚴(yán)重影響人事檔案管理工作整體水平的提升。

二、人事檔案管理的有效措施

（一）完善人事檔案管理相關(guān)制度。在進(jìn)行人事檔案管理的過程中，要依據(jù)社會(huì)發(fā)展的實(shí)際狀況和形勢(shì)不斷完善人事檔案管理相關(guān)制度。在收集檔案材料時(shí)應(yīng)做到完整、及時(shí)，鑒別檔案的時(shí)候應(yīng)遵循一定的原則，用科學(xué)、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽B(tài)度對(duì)待檔案整理工作。人力資源管理相關(guān)部門也應(yīng)該重視工作人員的專業(yè)素養(yǎng)，定期對(duì)相關(guān)人員進(jìn)行培訓(xùn)和考核，采取一定的獎(jiǎng)懲措施使得人事檔案管理人員能夠提升工作的積極性。

（二）完善人事檔案的分類系統(tǒng)。在收集人事檔案相關(guān)材料的時(shí)候，必須及時(shí)更新并補(bǔ)充動(dòng)態(tài)信息，對(duì)檔案資料定期進(jìn)行鑒定，對(duì)于沒有保留價(jià)值的材料要及時(shí)剔除。人事檔案能夠?qū)€(gè)人的歷史與現(xiàn)實(shí)進(jìn)行真實(shí)的反映，同時(shí)也應(yīng)體現(xiàn)出個(gè)人的思想狀況、政治面貌以及綜合能力、興趣愛好等。完善人事檔案的分類系統(tǒng)能夠全方位地描述一個(gè)人的基本狀況，有效地推動(dòng)人力資源管理工作的順利展開和進(jìn)行。

（三）提升人事檔案管理工作的科學(xué)性。要想更好地提升人事檔案管理工作的科學(xué)性，就必須從管理手段、管理理念等方面不斷進(jìn)行改革和創(chuàng)新，合理運(yùn)用計(jì)算機(jī)相關(guān)技術(shù)，將人事信息錄入，建立起數(shù)據(jù)庫，使得檔案管理工作的難度降低，提升檢索的效率，人力資源管理部門也可以通過一定的分類手段對(duì)人才進(jìn)行分別管理，有效地提升管理工作的質(zhì)量和水平。

（四）提升管理人員的素質(zhì)和水平。提升檔案管理人員的素質(zhì)和水平是推動(dòng)企業(yè)的檔案工作順利發(fā)展的要求。企業(yè)在聘用檔案管理人才的時(shí)候，要注重對(duì)其進(jìn)行文化業(yè)務(wù)方面的知識(shí)培養(yǎng)，同時(shí)也應(yīng)對(duì)其專業(yè)技能進(jìn)行訓(xùn)練，提升其本身的合作意識(shí)和服務(wù)意識(shí)，加強(qiáng)職業(yè)道德培訓(xùn)，使得檔案管理相關(guān)人員自身的綜合素質(zhì)得以全面提升。

三、結(jié)束語

從現(xiàn)代人力資源管理來看，目前的人事檔案管理工作中仍然存在著一些問題，要想更好地提升人事檔案管理工作的質(zhì)量，就必須完善人事檔案管理相關(guān)制度，注重檔案的分類管理質(zhì)量，提升人事檔案管理工作的科學(xué)性并提升管理人員的素質(zhì)和水平，只有這樣，才能夠使得檔案管理更加科學(xué)有效，為企業(yè)的發(fā)展作出貢獻(xiàn)。

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文/吉林省梨樹縣干部檔案館 張曉輝