文/吉林省長白山管委會辦公室 趙志玲

檔案是記錄社會、企業(yè)、個體發(fā)展與成長歷程的重要方式，是重要的、具有極大保存價值的歷史材料，強(qiáng)化檔案管理，提高檔案利用率，有利于推動社會、企業(yè)、個人的全面可持續(xù)發(fā)展，故十分重要。隨著我國檔案事業(yè)的飛速發(fā)展，優(yōu)化與完善檔案管理，確保新形勢下檔案管理工作的科學(xué)化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和高效化顯得尤為重要。

一、強(qiáng)化對檔案管理的重視，提高整體認(rèn)識

強(qiáng)化重視，提升認(rèn)識是做好檔案管理工作，促進(jìn)管理規(guī)范化的基礎(chǔ)與前提，故我國企事業(yè)單位，抑或是社會團(tuán)體機(jī)構(gòu)都應(yīng)認(rèn)識到規(guī)范化檔案管理的重要性。管理者要樹立科學(xué)全面的檔案管理觀念，消除以往“檔案管理之于企業(yè)發(fā)展無關(guān)緊要”的思想意識，明確檔案管理工作意義，積極主動地推進(jìn)檔案管理規(guī)范化開展。促進(jìn)檔案管理的規(guī)范化，領(lǐng)導(dǎo)者主要可做到以下兩點(diǎn)：一是領(lǐng)導(dǎo)要強(qiáng)化與檔案管理工作者的溝通。全面關(guān)注檔案工作開展情況，針對出現(xiàn)的問題及時采取解決措施，善于采納與吸取工作人員的建議，并積極鼓勵工作人員做好檔案管理每一環(huán)節(jié)的工作。二是加大資金投入，奠定檔案管理物質(zhì)基礎(chǔ)。將檔案管理工作的經(jīng)費(fèi)開支納入企事業(yè)發(fā)展的總開支，并根據(jù)檔案管理工作需要加大經(jīng)費(fèi)投入，完善檔案管理部門基礎(chǔ)設(shè)施，提升檔案管理的科學(xué)性、規(guī)范性。

二、以“三嚴(yán)”全面促進(jìn)檔案管理的規(guī)范化

作為機(jī)關(guān)企事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)者，要懂得以“三嚴(yán)”提升檔案管理的工作的規(guī)范化水平，“三嚴(yán)”即為以下三點(diǎn)：首先，嚴(yán)抓制度建設(shè)。制度建設(shè)是新形勢下確保檔案管理規(guī)范化的制度保障，制度本身被認(rèn)為是一種標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化的規(guī)范。因此，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)基于檔案管理實況，制定出文件生成、資料搜集、整理、立卷、檢索等各個環(huán)節(jié)的規(guī)章制度，確保檔案管理有章可依、有制可循。其次，嚴(yán)格立卷歸檔程序與標(biāo)準(zhǔn)。規(guī)范化的檔案工作離不開科學(xué)的立卷歸檔程序與標(biāo)準(zhǔn)，故嚴(yán)格立卷程序與標(biāo)準(zhǔn)勢在必行。只有對已經(jīng)完成的文件才能進(jìn)行立卷歸檔，未完成的切不可隨意歸檔；確保立卷分工的合理性，知曉并明確檔案文件歸檔重點(diǎn)；把好卷宗入口關(guān)，確保文檔完整性，并做好裝訂工作。最后，嚴(yán)把公文制發(fā)。公文是檔案的前身，它是由檔案轉(zhuǎn)化來的，故要嚴(yán)把公文制發(fā)，確保公文質(zhì)量，這也是促使管理規(guī)范化的有效途徑。

三、提高檔案管理人員素質(zhì)，確保規(guī)范化

建立高素質(zhì)檔案管理工作人員隊伍，提高管理人員素質(zhì)是確保管理規(guī)范化的關(guān)鍵途徑。機(jī)關(guān)企事業(yè)單位應(yīng)做到以下幾點(diǎn)：1.更新培訓(xùn)理念，堅持“以人為本”。以往的檔案管理人員培訓(xùn)中，忽視了培訓(xùn)者的個人發(fā)展，缺乏有效激勵措施，培訓(xùn)方式陳舊落后，培訓(xùn)氛圍死氣沉沉，參訓(xùn)人員的積極性低，故要采取帶薪培訓(xùn)、趣味培訓(xùn)等方式調(diào)動參訓(xùn)者的積極性，這也是提升培訓(xùn)效率的重要途徑。2.抓好培訓(xùn)工作。對檔案管理人員來說，政治素質(zhì)、業(yè)務(wù)素質(zhì)、現(xiàn)代管理素質(zhì)等缺一不可。即培訓(xùn)內(nèi)容既要包括檔案專業(yè)知識、管理技能，思想政治水平、職業(yè)素養(yǎng)等的培訓(xùn)，也要強(qiáng)化多媒體技術(shù)培訓(xùn)，全面提升受訓(xùn)者的綜合素養(yǎng)，使其更高效地投身檔案管理工作，為規(guī)范化的檔案管理工做貢獻(xiàn)一己之力。3.有計劃地引進(jìn)國內(nèi)外高素質(zhì)檔案管理人才，不斷充實檔案管理人才隊伍，循序漸進(jìn)地提升機(jī)關(guān)企事業(yè)單位的檔案管理質(zhì)量。

四、堅持與時俱進(jìn)，提升管理的信息化水平

檔案管理信息化水平的高低一定程度上影響著管理的秩序性、規(guī)范性，當(dāng)前一些企事業(yè)單位在規(guī)范檔案管理過程中，忽視了信息化管理的重要性，缺乏對信息化管理的重視，故信息管理手段低效，不能推動檔案管理實現(xiàn)規(guī)范化。因此，以信息化手段規(guī)范檔案管理工作的開展儼然成為一種趨勢。首先，以現(xiàn)代數(shù)字化技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)豐富檔案管理手段，為早日實現(xiàn)規(guī)范化管理奠定基礎(chǔ)。例如可通過建立信息化檔案管理系統(tǒng)、對員工實施網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)培訓(xùn)等途徑來實現(xiàn)。信息管理系統(tǒng)的建立可確保收集、分類、檢索、保管等各個管理環(huán)節(jié)一體化，提升管理的規(guī)范性。其次，利用現(xiàn)代化管理軟件實施檔案管理。管理軟件的使用提高了管理效率，還一定程度上減少了人為操作與控制的弊端，一舉兩得。

新形勢下我國檔案管理工作的開展面臨著嚴(yán)峻的壓力與挑戰(zhàn)，檔案管理理念與手段都應(yīng)不斷與時俱進(jìn)，開拓創(chuàng)新，迎合時代發(fā)展與社會進(jìn)步，不斷完善檔案管理工作，確保規(guī)范化管理。筆者認(rèn)為，管理者可通過“強(qiáng)化重視，提升認(rèn)識”“提高檔案管理人員素質(zhì)，確保規(guī)范化”“以‘三嚴(yán)’促進(jìn)管理的規(guī)范化”“堅持與時俱進(jìn)，提升管理的信息化水平”等途徑為規(guī)范化檔案管理掃除障礙，循序漸進(jìn)提升檔案管理效率。

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