文/湖南韶山毛澤東同志紀(jì)念館 張旭

胡錦濤同志曾經(jīng)提出：“借助檔案我們能夠很好地了解過去、把握現(xiàn)在、預(yù)見未來?！笨梢姡瑱n案作為承載過去、記錄歷史的重要載體，能很好地反映一個(gè)單位在一定時(shí)期的工作和活動情況，在工作中起著重要的承前啟后的作用。紀(jì)念館作為紀(jì)念有卓越貢獻(xiàn)的人或重大歷史事件而建立的陳設(shè)實(shí)物、圖片等場館，在場館建設(shè)、人員管理、行政事務(wù)等各方面對紀(jì)念館各項(xiàng)事業(yè)發(fā)展起著重要作用。

一、當(dāng)前紀(jì)念館檔案管理工作存在的問題

（一）組織領(lǐng)導(dǎo)重視不夠。目前檔案管理工作在各大紀(jì)念館的重視程度和地位還沒有達(dá)到應(yīng)有的分量，有的單位停留在“說起來重要、做起來次要、忙起來可以不要的”層面，領(lǐng)導(dǎo)重視不夠，弱化了檔案管理工作在紀(jì)念館的地位和功能。

（二）檔案管理方法不規(guī)范。紀(jì)念館建設(shè)和發(fā)展的檔案資料有其特殊性、專業(yè)性，當(dāng)前，“檔號不規(guī)范”“案卷標(biāo)題不規(guī)范”“案卷缺少卷內(nèi)目錄”“組卷混亂”等現(xiàn)象較為普遍，存在檢索工具應(yīng)用不合理、檢索工具“多而不精”等問題，有些檔案檢索完全依靠傳統(tǒng)模式的手動檢索，數(shù)字化檢索率非常低，工作效率無法提高，制約著檔案管理工作的發(fā)展。

（三）從業(yè)人員綜合素質(zhì)有待提升。部分紀(jì)念館長期無法引進(jìn)具有檔案專業(yè)知識的工作人員，某些單位雖然有穩(wěn)定的人員，卻受到文化程度和專業(yè)素養(yǎng)的局限，視野不夠開闊、知識結(jié)構(gòu)老化、專業(yè)知識匱乏等現(xiàn)象較為普遍，制約其工作效率的發(fā)揮。工作積極性、主動性和創(chuàng)造性不強(qiáng)直接限制了檔案管理水平和能力的提升。

（四）檔案利用不夠合理充分。不少紀(jì)念館各類資料收集較齊全，卻出現(xiàn)了明顯的問題：利用不充分、開發(fā)不夠合理。各類檔案資料存放于檔案室長期無人問津，資料“死氣沉沉”毫無使用“活力”可言。部分單位雖然有查閱和使用檔案的習(xí)慣，可是深度不夠、主要集中在基礎(chǔ)層面，同樣也失去了檔案資料存在的意義。

（五）檔案管理信息化水平低。網(wǎng)絡(luò)、信息技術(shù)運(yùn)用到各類紀(jì)念館的檔案管理履步維艱，不少事業(yè)單位檔案管理缺少必要的計(jì)算機(jī)、掃描儀、消磁柜等現(xiàn)代化的管理工具，相應(yīng)的管理軟件沒能夠得到普及，檔案查詢、收集和管理仍然沒有建立網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，導(dǎo)致目前不少紀(jì)念館檔案管理工作依舊靠“傳統(tǒng)”老套路運(yùn)行，偏離了發(fā)展的“軌道”，數(shù)字信息化管理水平的低下，直接阻礙了檔案的開發(fā)和利用。

二、提高紀(jì)念館檔案管理水平的幾點(diǎn)對策

（一）做好檔案工作領(lǐng)導(dǎo)重視是前提。以筆者所在的韶山毛澤東同志紀(jì)念館為例，領(lǐng)導(dǎo)班子高度重視檔案管理工作，年初制定檔案管理計(jì)劃和目標(biāo)，將其納入年度工作計(jì)劃和各部門績效考核內(nèi)容，讓廣大職工充分認(rèn)識到檔案工作的重要作用和地位。由辦公室牽頭成立了館檔案領(lǐng)導(dǎo)小組，各部門設(shè)置兼職檔案員，負(fù)責(zé)對所在部門檔案資料的收集和整理，并定期送交館檔案室存檔。年終由館委會審定，對表現(xiàn)優(yōu)秀的檔案管理人員實(shí)行嘉獎，在一定程度上穩(wěn)定了檔案員隊(duì)伍建設(shè)，形成了人人重視檔案工作的良好風(fēng)氣。

（二）完善檔案管理程序規(guī)范化是基礎(chǔ)。管理程序的規(guī)范化是檔案管理規(guī)范化最鮮明的特征。完善的檔案管理程序依靠得是健全的制度和有力地執(zhí)行，也是做好檔案工作的有力措施和可靠保障。制定完善的制度，省卻不必要的流程、精準(zhǔn)執(zhí)行關(guān)鍵環(huán)節(jié)。對于檔案的立卷、存檔以及調(diào)檔等工作制定出工作程序，并在日常工作中嚴(yán)格按照流程執(zhí)行，確保每一項(xiàng)工作都明確到人，保障其準(zhǔn)確與真實(shí)。

（三）提升檔案管理人員素質(zhì)是關(guān)鍵。檔案人員的業(yè)務(wù)能力直接影響著檔案管理工作的質(zhì)量，它既要求有高度的工作責(zé)任感、良好的職業(yè)道德、求真務(wù)實(shí)的工作態(tài)度、樂于奉獻(xiàn)的工作精神，又要有扎實(shí)的專業(yè)理論知識、科技知識和運(yùn)用現(xiàn)代化方式管理檔案的基本技能。因此，對于檔案管理人員而言，素質(zhì)提升不僅僅是專業(yè)素質(zhì)和技能的提升，同時(shí)還包含了自身綜合素質(zhì)、特別是思想道德素質(zhì)和政治素養(yǎng)的提升。

（四）強(qiáng)化服務(wù)、“活”用檔案是根本。檔案管理工作人員要將“死”資料變成“活”資源，強(qiáng)化服務(wù)意識、主動服務(wù)是根本，這一點(diǎn)對紀(jì)念館的檔案管理工作尤為重要。以“主動服務(wù)”為工作的出發(fā)點(diǎn)和歸宿。通過平時(shí)的認(rèn)真收集保存第一手資料，為單位做好翔實(shí)的歷史記錄，積極開發(fā)和利用檔案資源，為單位的工作開展提供快捷、可靠的服務(wù)利用，這樣才實(shí)現(xiàn)了檔案存在的根本目的。這就要求檔案管理人員樹立起積極向上的工作態(tài)度，主動樹立服務(wù)意識，主動開發(fā)服務(wù)功能。

（五）推進(jìn)檔案信息化建設(shè)是發(fā)展所需。檔案信息資源作為國家的重要信息資源，屬于國家信息化體系的范疇。隨著計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案管理的信息化建設(shè)也日新月異，檔案管理信息化、資源利用網(wǎng)絡(luò)化逐漸成為檔案管理工作的主流模式，既可以實(shí)現(xiàn)非涉密資源的共享，也避免了紙質(zhì)檔案因長時(shí)間翻閱而造成的損耗，對檔案資源起到了良好的保護(hù)作用。所以提高檔案管理人員的計(jì)算機(jī)操作水平、信息系統(tǒng)的運(yùn)用能力、網(wǎng)絡(luò)資源共享功能的發(fā)揮水平都勢在必行。同時(shí)，提高檔案管理人員對檔案信息化建設(shè)的安全意識的培養(yǎng)應(yīng)進(jìn)一步提高，做好人防與技防相結(jié)合，保障檔案資源的安全性，更好地發(fā)揮其利用功能。