文/山東電力工程咨詢院有限公司 邵甜甜

近年來，EPC管理模式（設計、采購、施工、試運行一體化）在火電建設乃至工程建設中得到了大量的應用，成功地克服了設計、采購、施工、試運行相互制約和脫節(jié)的矛盾。對文件的有效控制在EPC項目管理中占據(jù)著重要的地位，與安全控制、質(zhì)量控制、進度控制、費用控制并列為五大控制，建立完善的文件控制管理體系，掌握必要的文件控制方法對文件控制工作乃至火電項目建設顯得尤為重要。

一、文件控制的含義與特征

火電EPC模式項目文件控制是指按照項目文件控制和管理程序，采用科學的方法和手段對項目文件的真實性、準確性、規(guī)范性、專業(yè)性、完整性、系統(tǒng)性、高效性進行控制，使項目文件始終處于有序合理的狀態(tài)，為工程的高質(zhì)量建設和順利移交服務。該體系顛覆了檔案管理的靜態(tài)管理模式，從招投標開始介入，過程中動態(tài)控制，結(jié)束后驗收移交，實現(xiàn)了全過程的動態(tài)控制模式。文件控制的特征主要體現(xiàn)在以下幾個方面：

（一）動態(tài)性。文件控制有別于對檔案實體的靜態(tài)管理，是對項目文件整個生命周期進行動態(tài)的控制，并且在過程中對偏離項以及不符合項均會作出適當?shù)恼{(diào)整，實現(xiàn)整個生命周期的動態(tài)管理。

（二）全面性。文件控制需在過程中把握文件的真實性、準確性、規(guī)范性、專業(yè)性、完整性、系統(tǒng)性和高效性，實現(xiàn)過程中文件的全面性控制。

（三）過程性。文件控制的重要階段是在項目建設的過程中，此階段也是文件控制的最佳時期，只有在過程中控制好項目文件的準確性、規(guī)范性、完整性、系統(tǒng)性和高效性，才會有高水準的驗收移交。

（四）控制性。文件控制的靈魂在于控制，即按照統(tǒng)一規(guī)則或者標準行事，避免任意的活動，通過一定的控制手段使得項目文件始終保持有序可控的狀態(tài)。

二、文件控制的環(huán)節(jié)

（一）招評標。在招標文件中應納入文件管理，將文件清單、文件管理要求等寫入標書中，并在評標時占據(jù)一定的比例進行考核，實現(xiàn)文件的源頭控制。

（二）簽訂合同。文控人員應參與合同的編制及修訂，明確文件數(shù)量、質(zhì)量、時間等各方面的要求，通過合同的法律效力明確職責與分工。

（三）過程控制。專業(yè)工程師對文件完整性以及文件的質(zhì)量進行過程控制，在過程中及時催報、審查項目文件，對不符合的情況及時糾正或退回。

文控人員對文件的規(guī)范性進行過程控制，嚴格以程序文件的要求編制文件，文件流轉(zhuǎn)過程中監(jiān)督檢查，對不符合的情況及時退回。

（四）費用控制。應建立相對應的激勵與懲罰機制，例如，為項目文件管理預留5%工程款，通過費用控制項目文件管理與移交的質(zhì)量。

（五）竣工驗收。以單位工程為單元進行竣工文件的驗收與移交，單位工程結(jié)束后，接收單位及時對竣工文件進行技術(shù)性和規(guī)范性審查，把握好最后的控制環(huán)節(jié)。

需要注意的是，文件控制與文件流轉(zhuǎn)是有區(qū)別的。前者是能夠控制文件的力的總和，具有制約性；后者是文件生命周期中運動的軌跡，沒有明顯的制約力。文件流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)一定是文件控制的節(jié)點（但有強弱之分），但文件控制的節(jié)點不一定是文件流轉(zhuǎn)的環(huán)節(jié)。文件控制環(huán)節(jié)、文件流轉(zhuǎn)和文件控制的工作內(nèi)容關(guān)系下圖：

三、文件控制的方法

文件控制應以“過程控制文件的真實性、準確性、規(guī)范性、專業(yè)性、完整性、流轉(zhuǎn)高效性；竣工控制文件的成套性、系統(tǒng)性、移交及時性”為重心，以“三個一（一班人員、一套程序、一個平臺）”為策略，建立覆蓋項目生命周期全過程的文件控制體系。

（一）一班人員——全員參與理念。應建立以項目領導為總負責人，文控管理部門為歸口部門，其他各部門及全體成員共同參與的文件控制管理體系，加強全員參與理念，共同控制項目文件的規(guī)范性、完整性與高效性。

（二）一套程序——嚴格執(zhí)行程序。因根據(jù)合同的要求以及項目實際情況，編制管理程序體系，并且嚴格以程序文件為依據(jù)規(guī)范項目文件的控制和管理。

（三）一個平臺——文檔管理系統(tǒng)。依托文檔管理系統(tǒng)，實現(xiàn)項目信息化管理和人機統(tǒng)一，提高文件管理水平，確保項目文件完全數(shù)字化與共享，方便利用。

需要注意的是，文件的規(guī)范性、完整性和高效性之間是制約關(guān)系，并且，并不是文件的規(guī)范性、完整性、高效性越高越好，需要文控人員尋找之間的平衡點，動態(tài)把握之間的平衡關(guān)系。

[1] 蘇洲，吳坤艷.淺談EPC模式下核電設備采購文件控制體系的應用.管理觀察，2013（03）

[2] 吳笛.工程項目管理中文件控制體系的建立和運作.項目管理技術(shù)，2010（3）