文/山東協(xié)和學(xué)院 王敬 胡麗 張晶

隨著電子移動(dòng)辦公工具的普及推廣，代表舊時(shí)代辦公體驗(yàn)的筆記本早已被人丟入垃圾桶中，當(dāng)代人拋棄了紙、筆和PC，以移動(dòng)、云、社交為核心的新介質(zhì)正在掀起一場(chǎng)辦公模式的重大變革。如今在多數(shù)“辦公室的使用率通常只有45%”的情況下，固定的流程式辦公并不是企業(yè)發(fā)展的明智選擇。來自思科的調(diào)查表明，越來越多的人更傾向于3A辦公模式——使得在任何時(shí)間（Anytime）、任何地點(diǎn)（Anywhere）處理與業(yè)務(wù)相關(guān)的任何事情（Anything），成為真實(shí)的辦公場(chǎng)景。這表明當(dāng)前許多企業(yè)對(duì)移動(dòng)辦公具有強(qiáng)烈的需求。而如何構(gòu)建一個(gè)可支持移動(dòng)辦公的管理流程卻是企業(yè)亟待解決的問題。

一、提高決策效率

傳統(tǒng)的管理模式中，公司領(lǐng)導(dǎo)審批一項(xiàng)合同，要走完全部審批流程需在一周左右。而現(xiàn)在，這個(gè)效率問題，僅通過一部手機(jī)，就可以被大大提高，時(shí)間被縮短至1-2天。移動(dòng)辦公不僅是一場(chǎng)“工作方式的革命”，對(duì)于企業(yè)更是一場(chǎng)管理模式的“翻新”。

若是企業(yè)提高決策效率，也意味著降低成本。每個(gè)企業(yè)無時(shí)無刻不在尋找“開源節(jié)流”的辦法，而移動(dòng)辦公正是代表著降低成本的先進(jìn)方式。

但是轉(zhuǎn)換辦公場(chǎng)景后，很多從PC端移植過來的業(yè)務(wù)模式不適用于移動(dòng)端。在移動(dòng)辦公的推行過程中，要想提高效率，原來的業(yè)務(wù)流程面臨著重新構(gòu)建的壓力。

以銷售系統(tǒng)為例。業(yè)務(wù)重點(diǎn)從側(cè)重的企業(yè)內(nèi)部銷售管理轉(zhuǎn)向讓銷售人員更加方便地獲取客戶相關(guān)的信息。甚至可以利用移動(dòng)設(shè)備快速地在手機(jī)上發(fā)起訂貨，直接與客戶達(dá)成交易。而這必然需要對(duì)企業(yè)的IT系統(tǒng)進(jìn)行重建，否則就失去了辦公模式變革的意義。

除了IT系統(tǒng)的建設(shè)，支撐移動(dòng)辦公更重要的要求是企業(yè)從經(jīng)營(yíng)伊始就應(yīng)該把自身視作一個(gè)“移動(dòng)端”來進(jìn)行設(shè)計(jì)。在這個(gè)過程中，明確重構(gòu)管理體系是要適應(yīng)“快”節(jié)奏，因?yàn)檫@樣最終才能符合移動(dòng)辦公模式。

二、柔化管理機(jī)制

在一個(gè)企業(yè)，只要有無線網(wǎng)絡(luò)，無論是在辦公室的哪個(gè)角落，甚至于辦公室以外的場(chǎng)所，員工都可以進(jìn)行辦公。同時(shí)，社交媒體的快速滲透，也對(duì)移動(dòng)辦公起到了推波助瀾的積極作用。最明顯的例子便是，一個(gè)人在自己的社交區(qū)域看到一個(gè)精彩的文案，受益匪淺，對(duì)自己的業(yè)務(wù)產(chǎn)生了重要啟發(fā)，他便可以隨手一點(diǎn)分享到朋友圈，任何人都有話語權(quán)，集思廣益，話題的決策者，通常是公司領(lǐng)導(dǎo)，若覺得群組成員討論的方案完全可行時(shí)，就可以馬上安排人進(jìn)行落實(shí)。

在當(dāng)今社會(huì)，存在著眾多此類的知識(shí)工作者，他們只需要管理者在開始確立一個(gè)具體的目標(biāo)，做出一個(gè)投入產(chǎn)出比的預(yù)算表，在轉(zhuǎn)化的中間過程，具體的負(fù)責(zé)人發(fā)揮主觀能動(dòng)性，實(shí)現(xiàn)轉(zhuǎn)化，至于業(yè)務(wù)實(shí)施過程并不重要。所以，管理者可以利用社交媒體的優(yōu)勢(shì)，更靈活地管理員工并達(dá)成目標(biāo)。因?yàn)閱T工是否積極主動(dòng)完成工作，在于管理機(jī)制的柔性化，而不是僵硬的流程束縛。

三、稀釋組織邊界

如今面向企業(yè)的移動(dòng)辦公平臺(tái)（例如微信）領(lǐng)域方興未艾，有著極大的發(fā)展空間。移動(dòng)辦公平臺(tái)最關(guān)鍵的是在企業(yè)內(nèi)部連接人與人，連接人與服務(wù)。而目前大多數(shù)的企業(yè)都采用傳統(tǒng)的層級(jí)管理，在這種管理模式下，任何問題均需層層匯報(bào)，企業(yè)內(nèi)部的組織邊界劃分得很清楚。盡管不同部門、崗位間也會(huì)有業(yè)務(wù)往來或者交叉的情形，但受限于管理方式的阻隔，因利益關(guān)系形成一個(gè)個(gè)的“信息孤島”成為普遍現(xiàn)象，企業(yè)內(nèi)部也因這種“信息孤島”的存在而存在溝通不順暢的情況。

移動(dòng)辦公毫不客氣打破了此類屏障。在移動(dòng)辦公平臺(tái)的工作空間里，企業(yè)客戶可以將自己的微博、微信、團(tuán)隊(duì)日歷等諸多移動(dòng)應(yīng)用放上去，員工們可以在上面完成一些日常事務(wù)、同事交流及互動(dòng)，打破了部門壁壘與地域限制，讓企業(yè)內(nèi)部的協(xié)作效率提高不少。通過移動(dòng)辦公系統(tǒng)，在組織內(nèi)部將割裂的信息連接起來，讓員工的協(xié)作越來越繁密，組織也越來越扁平化。

四、提倡全員協(xié)作

如今，越來越多的企業(yè)注重企業(yè)的信息化建設(shè)，而在投入的途徑上也發(fā)生了變化——放棄ERP，轉(zhuǎn)而布署移動(dòng)OA、移動(dòng)CRM以及云辦公等。企業(yè)的運(yùn)營(yíng)模式也深深受著上述辦公應(yīng)用的影響，傳統(tǒng)的管理方式已不能滿足企業(yè)的發(fā)展，企業(yè)的管理模式必須進(jìn)行重新定位和構(gòu)建。

移動(dòng)辦公是一個(gè)更加全員性的工作模式，公司管理過程中處理事情需要快速與高效，不能程序化。業(yè)務(wù)快速推進(jìn)必須依靠全員協(xié)作與溝通，這也正是移動(dòng)辦公的最終目的。

五、結(jié)語

綜上，企業(yè)應(yīng)該明確自身信息化建設(shè)方向，通過加緊移動(dòng)辦公的建設(shè)與市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力的緊密聯(lián)系，拓展發(fā)展空間。企業(yè)必須認(rèn)識(shí)到移動(dòng)辦公建設(shè)的必要性，在已有的管理體系中逐步引入移動(dòng)辦公，以彌補(bǔ)原有管理體系決策效率低下、管理僵化、溝通不暢的缺陷，來實(shí)現(xiàn)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理的信息化。但更重要的是企業(yè)管理水平和專業(yè)人才，技術(shù)與管理應(yīng)同步進(jìn)行，這才是決定企業(yè)信息化建設(shè)成功與否的關(guān)鍵因素。