文/內(nèi)蒙古赤峰市巴林左旗民政局 楊志艷

淺談城鄉(xiāng)低保檔案的建立與管理

文/內(nèi)蒙古赤峰市巴林左旗民政局 楊志艷

本文結(jié)合自身多年的檔案管理經(jīng)驗(yàn)，列舉出城鄉(xiāng)低保檔案管理工作的重點(diǎn)，并提出了規(guī)范與高效管理城鄉(xiāng)低保檔案的對(duì)策，旨在更好地促進(jìn)城鄉(xiāng)低保檔案管理工作的開展。

城鄉(xiāng)低保檔案；管理重點(diǎn)；對(duì)策

城鄉(xiāng)居民最低生活保障（低保）是我國(guó)社會(huì)救助體系的主要構(gòu)成部分，也是保障困難群眾基本生活的主要方法。在低保制度建立與執(zhí)行過(guò)程中，漸漸形成和產(chǎn)生了低保檔案，將困難家庭真實(shí)情況記錄在冊(cè)，同時(shí)統(tǒng)計(jì)歸檔低保待遇人員，其保存價(jià)值較大。城鄉(xiāng)低保檔案是低保資金發(fā)放的重要根據(jù)，是低保工作順利開展的保障，深刻影響了日常生活。

一、城鄉(xiāng)低保檔案管理工作中的重點(diǎn)

（一）注重材料全面性。在低保相關(guān)材料收集過(guò)程中，檔案管理人員必須注重材料的全面性，這一做法不僅有利于保證低保檔案材料的完整性，避免判斷的誤差，而且能夠確保低保檔案的規(guī)范性。低保檔案管理人員在搜集低保申請(qǐng)人資料時(shí)，不僅需要搜集一些政府制定的文件，還需要搜集申請(qǐng)低保人員的個(gè)人信息（影像圖片資料、身份戶籍證明、各種藥費(fèi)支出單據(jù)以及經(jīng)濟(jì)收入測(cè)算情況）、相關(guān)部門審查問(wèn)題等，需要涉及很多領(lǐng)域、很多階段，其內(nèi)容較為復(fù)雜，這些材料都應(yīng)該成為低保檔案的內(nèi)容，通過(guò)整理、分類在案。如果低保檔案材料收集不規(guī)范、不齊全，將會(huì)影響后期的歸檔工作，因此，檔案管理人員必須清楚地認(rèn)識(shí)到這一點(diǎn)。

（二）進(jìn)行科學(xué)分類整理。在工作開展過(guò)程中，低保檔案管理人員應(yīng)該根據(jù)相關(guān)材料的編訂順序，采用規(guī)定的格式，以戶頭為單位建立個(gè)人檔案，妥善保存；對(duì)申請(qǐng)人的社會(huì)公示、入戶調(diào)查結(jié)論和其他方式審查制定的文件材料，應(yīng)該分類整理與歸檔，保存在系統(tǒng)檔案中。同時(shí)，關(guān)于一些領(lǐng)導(dǎo)審批文件、會(huì)議研究資料等具有保存價(jià)值的內(nèi)容，檔案管理人員應(yīng)該統(tǒng)一集中歸檔，進(jìn)行有效保存。無(wú)論是哪一種資料，檔案管理人員都必須按照先后順序、檔案的地區(qū)、檔案類型、檔案形式等方面進(jìn)行類目代號(hào)編制，在類目?jī)?nèi)對(duì)其進(jìn)行流水號(hào)排序。

（三）提高檔案的服務(wù)功能。低保檔案不僅記錄了低保檔案管理人員的工作情況，而且是人們?nèi)罕娦畔①Y源庫(kù)的重要構(gòu)成部分，是促進(jìn)我國(guó)社保制度迅速發(fā)展的基礎(chǔ)，更是判斷社保制度是否發(fā)揮其作用的主要衡量標(biāo)準(zhǔn)。所以，提高檔案的服務(wù)功能是低保檔案管理人員的重要工作之一。因此，檔案管理人員應(yīng)該及時(shí)對(duì)低保檔案進(jìn)行分析，總結(jié)分析出低保檔案的特征與規(guī)律，同時(shí)基于特征與規(guī)律制定出相對(duì)應(yīng)的歸檔文件目錄、案卷目錄、檔案類型、人名索引等檢索方式，對(duì)低保檔案實(shí)體進(jìn)行完善的同時(shí)，深入挖掘低保檔案其他功能，從而滿足低保檔案利用的需要。

二、規(guī)范與高效管理城鄉(xiāng)低保檔案的對(duì)策

（一）借助計(jì)算機(jī)輔助城鄉(xiāng)低保檔案管理。在管理一些具有佐證性的紙質(zhì)低保檔案時(shí)，需要對(duì)檔案資料的內(nèi)容、時(shí)間、特征進(jìn)行分析，同時(shí)建立完善的低保檔案數(shù)據(jù)庫(kù)與目錄，有效管理和利用檔案。從收集到利用低保檔案的全過(guò)程，應(yīng)該采用數(shù)字化檔案編號(hào)對(duì)應(yīng)紙質(zhì)文件資料，對(duì)其進(jìn)行雙重管理。其目的在于：確保原始文件資料的完整性和真實(shí)性，提供可靠的歷史記錄；采用數(shù)字化管理方式，利用現(xiàn)代化技術(shù)確保低保檔案資料的開發(fā)與利用。

（二）借助網(wǎng)絡(luò)化對(duì)城鄉(xiāng)低保檔案進(jìn)行管理。對(duì)已經(jīng)形成低保檔案但是不要求具有證據(jù)性的材料，有關(guān)部門應(yīng)該通過(guò)網(wǎng)絡(luò)將原始電子文件傳輸?shù)綌?shù)據(jù)處理系統(tǒng)中。然后分類、整理、歸檔、保存在服務(wù)器里面。如果資料需要長(zhǎng)期保存，還可以將其保存在光盤中，為在線儲(chǔ)存器節(jié)約空間。

（三）加強(qiáng)城鄉(xiāng)低保檔案管理人員的培訓(xùn)。檔案管理人員的專業(yè)水平、素質(zhì)直接影響了檔案管理工作的質(zhì)量。因此，必須高度重視檔案管理人員的技能培訓(xùn)工作。一是增強(qiáng)檔案管理人員的素質(zhì)，對(duì)檔案管理行為進(jìn)行有效規(guī)范，同時(shí)引導(dǎo)其樹立科學(xué)合理的管理思想和觀念。二是組織開展低保檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)活動(dòng)，引導(dǎo)管理人員真正意識(shí)到該工作的重要價(jià)值，為他們提供大量的實(shí)踐機(jī)會(huì)，提高檔案管理水平。三是培養(yǎng)檔案管理人員的能力，主要是網(wǎng)絡(luò)、辦公室軟件、計(jì)算機(jī)等運(yùn)用能力，從而不斷提高城鄉(xiāng)檔案管理的質(zhì)量。

（四）增加現(xiàn)代化設(shè)備，促進(jìn)城鄉(xiāng)低保檔案管理。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，信息技術(shù)廣泛應(yīng)用于各行各業(yè)。在城鄉(xiāng)低保檔案管理中使用網(wǎng)絡(luò)信息傳遞設(shè)備和信息管理系統(tǒng)，已經(jīng)成為檔案管理工作的必然趨勢(shì)。所以，檔案管理部門應(yīng)該積極購(gòu)入現(xiàn)代化設(shè)施（光盤刻錄機(jī)、計(jì)算機(jī)等），為檔案管理者營(yíng)造優(yōu)質(zhì)的工作條件和環(huán)境，調(diào)動(dòng)工作積極性，從而提高城鄉(xiāng)低保檔案管理工作效率。

加強(qiáng)城鄉(xiāng)低保檔案管理是傳統(tǒng)社會(huì)救濟(jì)方式改革的需求，是完善新型社會(huì)救濟(jì)體系的必然要求。低保工作是“民心工程”，必須深入研究低保檔案管理工作中出現(xiàn)的新問(wèn)題、新情況，規(guī)范管理，積極創(chuàng)新，切實(shí)發(fā)揮城鄉(xiāng)低保檔案服務(wù)功能，這是低保檔案管理人員重點(diǎn)思考的問(wèn)題。

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