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淺議信息時(shí)代電子檔案的管理與開(kāi)發(fā)

文/大同大學(xué)大同師范學(xué)校劉小英

【摘要】進(jìn)入信息時(shí)代，繼傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案之后，電子檔案成為檔案管理的主要對(duì)象，檔案信息已成為經(jīng)濟(jì)和社會(huì)活動(dòng)中的戰(zhàn)略資源。本文在對(duì)當(dāng)前電子檔案管理和開(kāi)發(fā)中存在的問(wèn)題進(jìn)行深入分析的基礎(chǔ)上，對(duì)電子檔案的管理和開(kāi)發(fā)提出了對(duì)策和建議。

【關(guān)鍵詞】電子檔案；管理；開(kāi)發(fā)

電子檔案是有收藏價(jià)值的各種電子信息資料，是一定時(shí)期和條件下關(guān)于重大事件和重要事物的記載。近年來(lái)，隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，我國(guó)黨政機(jī)關(guān)以及企事業(yè)單位大力推行電子政務(wù)，加之各級(jí)檔案管理部門(mén)對(duì)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案實(shí)施數(shù)字化處理，每年產(chǎn)生大量的電子檔案。如何對(duì)這些電子檔案進(jìn)行收集、分類、加密、歸檔、存儲(chǔ)，最終發(fā)揮檔案信息服務(wù)經(jīng)濟(jì)社會(huì)的功能，成為各級(jí)檔案管理人員面臨的重大課題。

一、信息時(shí)代電子檔案管理和開(kāi)發(fā)的重要性

電子檔案的管理和開(kāi)發(fā)是適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的需要。第一，進(jìn)入信息化社會(huì)，以計(jì)算機(jī)為核心的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為檔案管理、開(kāi)發(fā)搭建了一個(gè)便捷的平臺(tái)，使得檔案信息的接收、傳遞、存儲(chǔ)和提供一體化成為可能，實(shí)現(xiàn)檔案信息的高度共享和管理模式的變革，從而發(fā)揮電子檔案信息的服務(wù)功能。第二，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案保存在檔案柜里，一度成為“秘密”檔案，管理和開(kāi)發(fā)的效率低，不便于發(fā)揮檔案信息的服務(wù)功能，適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的需要，必須對(duì)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，最終變成標(biāo)準(zhǔn)的電子檔案，方便用戶借助網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行便捷快速地查閱和共享，滿足社會(huì)各行業(yè)對(duì)檔案信息的需求，提高檔案信息的價(jià)值。第三，電子檔案方便備份，能有效保護(hù)檔案原件，即使遇到天災(zāi)人禍，也可以保證檔案資料不致遭到毀滅性的破壞。第四，電子檔案能豐富各檔案館的網(wǎng)站內(nèi)容，館藏檔案信息化和數(shù)字化，是傳統(tǒng)檔案館走向數(shù)字檔案館的必由之路。近些年，許多檔案信息網(wǎng)站，普遍存在網(wǎng)上信息資源貧乏，網(wǎng)絡(luò)建設(shè)功能單一的問(wèn)題，檔案信息開(kāi)發(fā)深度不夠，不能有效滿足用戶的需求，要改變這種尷尬的局面，只有盡快將豐富的館藏資源數(shù)字化，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，豐富網(wǎng)絡(luò)資源，才能逐步擺脫發(fā)展困境。

二、信息時(shí)代電子檔案管理與開(kāi)發(fā)面臨的挑戰(zhàn)

電子檔案是按照一定的標(biāo)準(zhǔn)和格式進(jìn)行數(shù)字化處理而產(chǎn)生的電子媒介信息，是在專用計(jì)算機(jī)上制作的電子文檔或者用高速掃描技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)等信息技術(shù)手段，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件、影像文件進(jìn)行處理產(chǎn)生的電子文件。當(dāng)前，制約電子檔案的管理和開(kāi)發(fā)的因素有以下幾個(gè)方面。

（一）基礎(chǔ)設(shè)施不夠配套，難以適應(yīng)信息時(shí)代的需要。管理和開(kāi)發(fā)電子檔案，其基礎(chǔ)設(shè)施包括硬件設(shè)施和軟件環(huán)境，其中硬件設(shè)施包括計(jì)算機(jī)、交換機(jī)、路由器、存儲(chǔ)器、微縮設(shè)備等，其核心是計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，硬件設(shè)施建設(shè)，設(shè)備信息化集成度高，經(jīng)費(fèi)投入和后期維護(hù)保養(yǎng)成本較大，目前硬件設(shè)施建設(shè)整體滯后；軟件環(huán)境包括操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)、信息安全系統(tǒng)以及文件標(biāo)準(zhǔn)體系、實(shí)用易用通用的關(guān)鍵系統(tǒng)軟件等，其核心是功能系統(tǒng)軟件的開(kāi)發(fā)和應(yīng)用。當(dāng)前，檔案管理信息數(shù)據(jù)庫(kù)，未建立有效進(jìn)行數(shù)據(jù)交換的交互式目錄檔案系統(tǒng)，數(shù)據(jù)兼容性不強(qiáng)，系統(tǒng)使用的平臺(tái)的服務(wù)性、共享性偏弱，不能慢足電子檔案信息資源共享的要求。

（二）檔案管理人員觀念較落后，信息素質(zhì)欠缺。目前各級(jí)檔案部門(mén)收藏的檔案仍然以紙質(zhì)檔案為主，電子檔案的管理和開(kāi)發(fā)尚處于起步階段，人們普遍認(rèn)為檔案管理最重要的是保管、保護(hù)，沒(méi)有很好地發(fā)揮檔案信息的服務(wù)功能，沒(méi)有更深層次地發(fā)掘檔案的價(jià)值。進(jìn)入信息時(shí)代，只有將信息快速有效地傳播出去，才能保證用戶及時(shí)準(zhǔn)確地獲取足夠的信息，適應(yīng)信息時(shí)代的要求，檔案管理人員必須把觀念從保護(hù)和保管向主動(dòng)服務(wù)轉(zhuǎn)變。另外，目前大部分檔案管理人員只具備基本的檔案軟件操作水平，缺乏信息處理和軟件編寫(xiě)能力，加之人力資源管理投入經(jīng)費(fèi)較少，優(yōu)秀人才難以引進(jìn)，導(dǎo)致檔案管理隊(duì)伍綜合素質(zhì)不高，一定程度上影響了電子檔案的管理和開(kāi)發(fā)工作。

（三）標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范尚不健全。對(duì)于檔案信息化數(shù)字化建設(shè)目標(biāo)的規(guī)劃，還缺乏頂層設(shè)計(jì)，缺乏相應(yīng)的管理、業(yè)務(wù)和技術(shù)等規(guī)范細(xì)則。成熟完備的規(guī)范應(yīng)包括：管理規(guī)范，即數(shù)字檔案相關(guān)要領(lǐng)定義、移交、整理、存儲(chǔ)、著錄、安全性保證、原始性保證、檢索途徑、利用方式等；業(yè)務(wù)規(guī)范，即電子檔案的術(shù)語(yǔ)標(biāo)準(zhǔn)、資源描述、電子檔案的文件格式、元數(shù)據(jù)、對(duì)象數(shù)據(jù)格式標(biāo)準(zhǔn)等；技術(shù)規(guī)范，即軟件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，軟件系統(tǒng)工作平臺(tái)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、存儲(chǔ)壓縮格式、數(shù)字水印、加密算法，等等。

（四）電子檔案的安全問(wèn)題突出。檔案信息共享是檔案信息化和數(shù)字化的一個(gè)基本目標(biāo)。在信息管理和開(kāi)發(fā)中，由于網(wǎng)絡(luò)、信息等技術(shù)的深層次應(yīng)用，使檔案信息泄密的渠道和風(fēng)險(xiǎn)不斷增加，防火墻技術(shù)、虛擬專用網(wǎng)技術(shù)、云技術(shù)、加密技術(shù)、病毒防治技術(shù)、跟蹤檢測(cè)技術(shù)以及數(shù)字檔案資源備份，等等，任何一個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)問(wèn)題，都可能帶來(lái)安全威脅。同時(shí)，由于檔案信息的接收、傳遞和存儲(chǔ)的載體可以相互分離、竊密與泄密具有很大的隱蔽性，加之檔案信息失泄密后可借助網(wǎng)絡(luò)快速傳播，很難實(shí)現(xiàn)泄密后的補(bǔ)救控制。

三、信息時(shí)代電子檔案管理與開(kāi)發(fā)的對(duì)策

信息輸出標(biāo)準(zhǔn)（包括信息的顯示、打印、傳遞等直接面向需求用戶的服務(wù)格式）及數(shù)據(jù)交換標(biāo)準(zhǔn)。要對(duì)電子檔案的密級(jí)、開(kāi)放范圍進(jìn)行規(guī)定，對(duì)電子檔案的異地備份和容災(zāi)系統(tǒng)進(jìn)行規(guī)定，要對(duì)檔案管理人員的職責(zé)進(jìn)行劃分，對(duì)因管理不當(dāng)而導(dǎo)致檔案信息失泄密的人員進(jìn)行追查和處罰，等等。

（二）加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。電子檔案的管理和開(kāi)發(fā)，基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)是前提，既包括硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，又包括信息軟件環(huán)境建設(shè)。要用現(xiàn)代化的觀念、技術(shù)、方法對(duì)檔案業(yè)務(wù)流程和管理模式進(jìn)行重新定位，建立系統(tǒng)有序的管理機(jī)制，并從組織領(lǐng)導(dǎo)、資金投入各方面給予支持，確保檔案管理和開(kāi)發(fā)的高質(zhì)量推進(jìn)。要開(kāi)發(fā)高效、自動(dòng)共享的管理平臺(tái)，研究高性能的檔案信息的查詢系統(tǒng)，加快檔案目標(biāo)數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，提高檔案檢索利用效率和服務(wù)質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)檔案信息處理微機(jī)化、信息存儲(chǔ)數(shù)字化、信息采集實(shí)時(shí)化、信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化。

（三）提高檔案管理人員的素質(zhì)，特別是信息素質(zhì)。檔案信息化和電子化建設(shè)需要具備計(jì)算機(jī)知識(shí)和檔案知識(shí)的復(fù)合型人才，因此，適應(yīng)電子檔案的管理和開(kāi)發(fā)工作，檔案管理人員不僅要具備傳統(tǒng)的檔案管理業(yè)務(wù)能力外，還必須具備一定的硬件設(shè)備操作、電子文件處理、功能軟件的使用、網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用維護(hù)和信息安全防護(hù)等方面的能力。所以，要加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)，多渠道引進(jìn)專業(yè)技術(shù)和管理人才，尤其是計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)人才。同時(shí)，要加大檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)力度，提高法制意識(shí)，更新管理觀念，打造一支業(yè)務(wù)素質(zhì)高、責(zé)任心強(qiáng)的檔案管理專業(yè)人才隊(duì)伍。

（四）采取行政和技術(shù)手段，加強(qiáng)安全防范管理。檔案信息化建設(shè)逐漸步入信息檢索的開(kāi)放性和傳輸?shù)木W(wǎng)絡(luò)化，電子檔案的安全問(wèn)題可來(lái)自錄入、傳輸、調(diào)用、存儲(chǔ)等各個(gè)環(huán)節(jié)，必須完善技防、人防、物防措施，從源頭抓好安全管理工作。要通過(guò)權(quán)限控制對(duì)訪問(wèn)檔案資源數(shù)據(jù)庫(kù)的用戶進(jìn)行身份驗(yàn)證，防止無(wú)關(guān)人員隨意進(jìn)入；要根據(jù)訪問(wèn)人身份，確定對(duì)檔案資料的訪問(wèn)權(quán)限；要通過(guò)加密技術(shù)防止第三者從截獲的文件中解碼源文件；要通過(guò)防寫(xiě)技術(shù)有效防止用戶更改電子文件文檔內(nèi)容，保持其原始性和真實(shí)性；要通過(guò)木馬監(jiān)控、防火墻等技術(shù)，阻止對(duì)檔案信息資源的非法訪問(wèn)，阻止非訪問(wèn)權(quán)限內(nèi)容從數(shù)據(jù)庫(kù)非法輸出，使數(shù)據(jù)庫(kù)的信息和結(jié)構(gòu)不受侵犯，等等。此外，注重對(duì)數(shù)據(jù)系統(tǒng)的備份、恢復(fù)工作，提高對(duì)計(jì)算機(jī)病毒的防范能力，阻止對(duì)系統(tǒng)的攻擊和對(duì)信息的篡改。

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