文/齊齊哈爾醫(yī)學(xué)院第一附屬醫(yī)院　王天雷

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試論建立醫(yī)院實習(xí)生檔案管理信息化系統(tǒng)的設(shè)想

文/齊齊哈爾醫(yī)學(xué)院第一附屬醫(yī)院王天雷

【摘要】醫(yī)院的檔案管理需要開展信息化建設(shè)，建立實習(xí)生檔案管理的信息化，有利于資源的開發(fā)與利用，可以有效的節(jié)省人力資源和時間，便于醫(yī)院的人事管理，為醫(yī)院的發(fā)展提供科學(xué)的信息和依據(jù)，從而更好的為醫(yī)院的發(fā)展服務(wù)。本文將從實習(xí)生檔案管理的現(xiàn)狀、建立實習(xí)生檔案管理信息化的必要性及要求三個方面進行分析。

【關(guān)鍵詞】醫(yī)院；實習(xí)生檔案；信息化

醫(yī)院的實習(xí)生由醫(yī)學(xué)生和與醫(yī)學(xué)密切相關(guān)的非醫(yī)學(xué)專業(yè)的學(xué)生兩部分構(gòu)成。他們在醫(yī)院的專業(yè)素養(yǎng)、學(xué)習(xí)的態(tài)度、專業(yè)的技能等各種表現(xiàn)，及在實習(xí)期間的各種材料都會記錄在實習(xí)生檔案中，因此實習(xí)生檔案信息的有效管理是非常有必要的。

一、實習(xí)生檔案管理現(xiàn)狀

（一）缺少對實習(xí)生檔案管理的重視。醫(yī)療是醫(yī)院的工作核心，因此在醫(yī)院的管理工作中，對檔案的管理缺乏一定的重視，尤其是在短期內(nèi)無法體現(xiàn)價值的且流動性大的實習(xí)生檔案。傳統(tǒng)的觀念中，實習(xí)生仍是沒有畢業(yè)的學(xué)生，因此他們的檔案理應(yīng)由學(xué)校負責(zé)，實習(xí)單位只是為學(xué)生提供實習(xí)機會，無需對其檔案進行管理，忽視實習(xí)生檔案的重要性。此外，由于實習(xí)老師工作繁忙或缺乏對實習(xí)生檔案管理的重視，沒有將實習(xí)生在實習(xí)過程中的表現(xiàn)——記錄下來，不重視實習(xí)生的檔案新信息，甚至隨意更改、涂畫等，使實習(xí)生檔案缺乏可信度，削弱了實習(xí)生檔案的價值。

（二）缺乏健全的實習(xí)生檔案管理制度。醫(yī)院根據(jù)國家相應(yīng)的政策法規(guī)建立了相對完善的醫(yī)院管理體制，但對于醫(yī)院實習(xí)生檔案管理制度的制定卻沒有明確說明。實習(xí)生檔案管理制度的不完善，對于實習(xí)的管理是很不利的，甚至可能會導(dǎo)致實習(xí)生管理工作無法正常進行，對于實習(xí)生本人也可能會出現(xiàn)無法順利畢業(yè)等問題；在就業(yè)過程中，就業(yè)單位也會因缺少對實習(xí)生的認識，而錯過錄用優(yōu)秀實習(xí)生的機會。

（三）缺少專業(yè)的檔案管理人員。目前醫(yī)院的檔案管理人員緊缺，兼職人員過多，人員素質(zhì)及專業(yè)性參差不齊，對檔案管理缺乏認識，不能及時收集、整理檔案，可能會造成檔案信息的丟失，不利于檔案的管理。另外，由于檔案管理人員的薪資待遇、編制等因素，檔案管理人員的積極性不高，職業(yè)素養(yǎng)不夠。

二、實習(xí)生檔案管理信息化的必要性

檔案的信息化管理是醫(yī)院發(fā)展的必然選擇，因為醫(yī)院實現(xiàn)檔案信息化管理可以為醫(yī)院提供完整可靠的數(shù)據(jù)資料，協(xié)助醫(yī)院管理，對于提升醫(yī)院整體發(fā)展水平具有重要意義，同時還可以推進醫(yī)院管理的信息化和規(guī)范化。

醫(yī)院如要實現(xiàn)檔案管理信息化，實習(xí)生檔案管理也必將納入其中，建立信息化的實習(xí)生檔案管理系統(tǒng)，可以完整的記錄學(xué)生在實習(xí)過程中的表現(xiàn)，對實習(xí)生檔案進行統(tǒng)一、規(guī)范的管理，減少或避免出現(xiàn)實習(xí)生檔案的錯誤與遺漏，增加信息的完整度與可信度，做到對實習(xí)生客觀、準確的評價，便于醫(yī)院的管理，也為用人單位選拔人才提供了資料。

三、建立實習(xí)生檔案管理信息化的要求

（一）改變檔案管理方式。醫(yī)院信息量的逐年增加，使原有的檔案管理模式已無法適應(yīng)現(xiàn)在的發(fā)展速度，因此，醫(yī)院應(yīng)將原有的紙質(zhì)檔案管理改進，在原有的基礎(chǔ)上增加適應(yīng)時代發(fā)展需求的信息化的檔案管理系統(tǒng)。傳統(tǒng)的檔案管理的單調(diào)性和時效性低等缺點日益凸顯，但如果將信息化的管理模式加以結(jié)合，取長補短，那么就會使檔案管理不受時間和空間的限制，滿足更多發(fā)展的需要。與此同時，檔案管理人員也要改變工作模式，原有的只靠人工的工作方式以不提倡，所以檔案管理人員要不斷學(xué)習(xí)新知識，增強專業(yè)技能，提高自身素養(yǎng)，以適應(yīng)信息化的檔案管理模式。

（二）建立檔案管理信息化的標(biāo)準。建立標(biāo)準的信息化檔案管理，首先要根據(jù)醫(yī)院的實際情況做具體分析，建立屬于自己的檔案管理的信息平臺，將醫(yī)院的資料歸類、劃分，流動性比較大的實習(xí)生資料可以建立一個新的模塊，再在此基礎(chǔ)上進行記錄、分類等，對實習(xí)生檔案進行統(tǒng)一、有序的管理；其次，增強防范措施。對資料記錄上傳以后，一定要保證資料的安全性、保密性，可通過設(shè)置登陸賬號和密碼等方式，避免實習(xí)生資料的外泄與丟失；最后，對信息資源進行有效整合，進行統(tǒng)一規(guī)劃，方便資源的查閱與共享等，避免資源的浪費，方便檔案管理人員對檔案信息的管理。

（三）設(shè)備的保障及專業(yè)人才的培養(yǎng)。保證檔案的信息化建設(shè)離不開設(shè)備的支持，因此需要檔案管理部門必須具備應(yīng)有的設(shè)備，如電腦、掃描儀、復(fù)印機等現(xiàn)代化設(shè)備?，F(xiàn)代化設(shè)備的引進，需要有相關(guān)知識的人員予以使用，因此，對檔案工作人員的要求有所提高。

檔案管理的信息化，要求檔案管理人員不僅具備專業(yè)知識，還要掌握使用計算機的方法，需要對其進行專業(yè)的培訓(xùn)，使其掌握基本的信息處理能力，及專業(yè)的處理檔案資料的能力，使檔案管理人員能夠獨立的管理、掌控醫(yī)院的檔案資料，推動檔案管理信息化的建設(shè)。

四、總結(jié)

綜上所述，醫(yī)院的檔案管理是醫(yī)院管理的重要組成部分，而實習(xí)生檔案管理又是醫(yī)院檔案管理的組成部分，因而醫(yī)院在實現(xiàn)信息化管理的過程中，實習(xí)生檔案的管理也必將信息化。實習(xí)生檔案管理的信息化的對于醫(yī)院規(guī)范化管理具有重要意義，因此，建立實習(xí)生檔案管理的信息化非常有必要。

參考文獻：

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