文/合肥師范學院　曹新素

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淺談高校校志編纂與檔案利用

文/合肥師范學院曹新素

【摘要】高校檔案是校志編纂工作的主要資料來源，校志編纂離不開高校檔案資料的利用，高校檔案工作的質(zhì)量直接影響到校志編纂的質(zhì)量。利用檔案在高校校志編纂工作中至關重要，然而校志編纂工作中利用檔案總是存在諸多問題，因此解決這些問題對高校校志編纂具有重要意義。

【關鍵詞】高校檔案；校志編纂；檔案管理

高校校志是一所高等學校的百科全書，它能全面、系統(tǒng)、科學的反映高校的歷史和現(xiàn)狀。高校校志要求在堅持實事求是的原則下，把學校沿革、行政、教育、教學等各項內(nèi)容如實記錄下來。而高校檔案是學校在教學、教育、管理等活動中直接形成的對學校有保存價值的各種載體的歷史記錄。因此，高校檔案也是校志編纂的主要資料來源。高校檔案是校志編纂的基礎，校志編纂是檔案利用價值的重要體現(xiàn)，同時，高校校志也是高校檔案工作的資料庫。二者緊密相連，不可分割。

一、校志編纂工作中利用檔案存在的問題

(一)校志編纂人員對檔案重要性的認識程度不同。高校校志編纂是一項臨時性的重要工作，一般都會相隔很多年才會啟動一次，因此學校不會設立專門的高校校志編纂機構(gòu)。而是在啟動此項工作的時候臨時從各個部門抽調(diào)人手組成一個校志編纂工作委員會。成員有幾人或者幾十上百人不等。這些工作人員會有不同部分的內(nèi)容分工，最后將所有資料由一人或幾人匯總。雖然大家都知道檔案資料是校志編纂的主要內(nèi)容來源，但對檔案重要性的認識上卻存在不同。由于長期以來對檔案的關注度不高，會讓有些人有檔案也不過如此的想法。即使到了檔案機構(gòu)查閱檔案，也會因為不了解檔案庫存而無從下手。而檔案工作人員面對一問三不知的檔案利用者也會覺得十分無奈。有些校志編纂人員會直接說明要哪些方面的檔案資料，檔案工作人員只能按照他們提供的大概內(nèi)容盡可能的把相關庫存找出來。但這中間會存在遺漏的可能性，甚至可能會遺漏掉十分關鍵的檔案資料。甚至他們會抱有自己如果找不到可能別人會找到的僥幸心理。對涉及到的一些資料數(shù)據(jù)更多的依賴長期以來留存在部門電腦上的資料，熟不知檔案才是最終形成的可靠資料，可能會與當時留存的內(nèi)容存在很大區(qū)別，因此大大影響了校志編纂工作的進行。

（二）檔案工作人員不是校志編纂工作的直接參與者。很多高校的校志編纂工作人員都沒有檔案機構(gòu)的工作人員，檔案工作者長期以來一直是默默的工作著，奉獻著。在學校有重大活動（比如校慶等）需要編纂校志時，上級領導的慣性思維會找一些他們認為能勝任此項工作的人員，雖然都知道檔案資料的重要性，但由于對利用檔案的認識不全面，往往會覺得任何人利用檔案的效果是一樣的。其實檔案工作人員才是最有效的檔案利用者，他們比任何人都了解館（室）藏檔案，對檔案保管期限把握的也很準確，在對檔案內(nèi)容的把握上也比較全面具體，檔案工作人員利用檔案能大大提高校志編纂工作效率。檔案工作人員不直接參與校志編纂工作，只是單純的提供檔案查借閱服務，使得檔案工作者不知道校志編纂需要什么資料，什么時間需要等等。這種供需不協(xié)調(diào)的現(xiàn)象嚴重影響校志編纂工作的質(zhì)量和效率，最終導致高校檔案在校志編纂工作中不能很好的發(fā)揮作用。

（三）高校檔案資料的缺失和不完整影響校志編纂質(zhì)量。很多高校都有著幾十年或者上百年的悠久歷史，但檔案工作在近些年來才逐漸被重視，很多高校的檔案館（室）不是在高校成立之初就有，而是滯后了很多年，有些高校是由好幾所學校合并而成，檔案也隨之合并在一起進行管理。這些都導致了高校檔案資料的嚴重缺失，特別是文革之前的檔案資料。校志編纂資料的主要來源除了文字記載的檔案資料以外還有一些聲像資料和實物資料，比如文物、圖片、獎狀、證明、證件等。高校檔案館（室）成立之前的很多實物聲像資料都沒有進入檔案機構(gòu)成為檔案，這些重要資源被遺漏在各承辦部門，久而久之，人們檔案意識的淡薄最終導致其無蹤可循。檔案工作人員在收集檔案的過程中也有很大的局限性，除了能把握學校一年之中的幾項重大活動之外，對于各部門日常工作中產(chǎn)生的檔案資料卻無法把握，只能反復強調(diào)有參考價值的資料都應歸檔。有些兼職檔案員在理解上出現(xiàn)偏差，也會導致部分重要資料沒能歸檔。檔案資料的缺失和不完整不能滿足校志編纂工作的需要，嚴重影響校志編纂的質(zhì)量。

（四）高校檔案信息化程度不高影響校志編纂的效率。高校檔案信息化工作起步較晚，發(fā)展非常緩慢。雖然大多數(shù)高校都購買并使用了專門的檔案管理軟件，但大多是單機版。近年來，隨著檔案信息化工作的日益加強，網(wǎng)絡版的檔案管理系統(tǒng)逐漸被檔案館（室）所利用，檔案管理系統(tǒng)納入到數(shù)字化校園管理之中，大大方便了高校檔案的利用，提高了檔案工作效率。然而，多數(shù)高校的檔案信息化程度并不高。一方面很多有重要價值的館（室）藏檔案并沒有完全數(shù)字化，校志編纂過程中利用檔案大多還要依賴于手工查閱。即使數(shù)字化比較齊全的高校，也可能存在檔案工作人員對軟件了解和應用的不夠深刻而導致有些功能無法應用。另一方面，目前很多網(wǎng)絡版的檔案管理軟件并不能完全做到全文檢索功能。有些軟件的全文檢索功能需要另外購買，檔案工作人員對數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)了解不夠全面的話往往會忽略此項功能。這會直接導致在利用檔案的過程中存在檢索不全面的現(xiàn)象，如果不依賴手工檢索，很可能會遺漏一些重要內(nèi)容。高校檔案信息化程度不高給校志編纂者利用檔案帶來很大困難，直接影響校志編纂的效率。

二、完善校志編纂工作中利用檔案的對策

（一）強化檔案意識，完善檔案管理水平，提高校志編纂工作效率。高校校志編纂人員的檔案意識參差不齊，利用檔案的能力也存在差別。一方面，檔案工作人員在提供檔案利用服務的時候可以通過簡單的溝通交流來強化校志編纂人員的檔案意識。檔案工作者的微笑、耐心和細心可以拉近與檔案利用者的距離，用有效利用檔案的事實向檔案利用者展示檔案的重要性，這樣強化檔案意識的效果要好于日常的檔案宣傳。另一方面，檔案工作者要加強檔案編研工作，檔案編研成果是對重要檔案資源的高效概括，也更容易被檔案利用者接受。一本好的檔案編研成果不僅可以給高校校志編纂人員提供全面詳盡的檔案史料，也大大提高了校志編纂的工作效率。

（二）建立有效機制，讓高校檔案工作人員直接參與到校志編纂工作中去。高校檔案工作人員在日常的工作中承擔了年鑒、大事記、編研、匯編等重要工作，這些都是高校校志主要的資料來源。高校檔案工作人員對館（室）藏檔案內(nèi)容了解的較多，對需要的檔案資料利用起來更得心應手，有效提高了校志編纂的質(zhì)量和效率。高校檔案工作人員直接參與校志編纂，解決了供需之間的矛盾，在編寫年鑒、大事記等的過程中也積累了豐富的經(jīng)驗。高校應建立有效的工作機制，讓高校檔案工作者成為校志編纂人員的重要組成部分，有利于對檔案資料的深入挖掘和充分利用，使高校檔案為校志編纂提供準確、便捷的基礎性服務，在校志編纂工作中發(fā)揮重要作用，這在一定程度上甚至直接影響到一部校志質(zhì)量的優(yōu)次。因此，高校檔案工作人員直接參與校志編纂十分重要。

（三）加強高校檔案基礎建設，確保檔案齊全完整，為校志編纂提供詳盡全面的檔案資料。高校檔案資料的不完整是學校存史修志的巨大損失。對于歷史上已經(jīng)缺失的檔案，高校工作人員可以通過建立實物檔案、人物檔案的形式對歷史盡可能的還原。可以通過檔案有償征集的辦法，動員學校年老的教職員工將自己手頭現(xiàn)存的一些珍貴資料上交給檔案館（室）保管，盡可能的豐富檔案庫存。更重要的是要加強兼職檔案員隊伍的建設。兼職檔案員是收集檔案的主力軍，是完成檔案基礎性工作的主要力量。加強兼職檔案員隊伍建設，將檔案工作納入到年終考核中去，強化兼職檔案員的檔案意識，定期進行業(yè)務培訓，全面提高兼職檔案員隊伍的整體素質(zhì)，這對確保檔案材料的齊全完整有十分重要的意義。從兼職檔案員開始，盡可能全面的收集檔案資料，使具有重要價值的檔案不出現(xiàn)遺漏現(xiàn)象，更好的為校志編纂提供詳盡的資料來源。

（四）完善檔案信息化建設，提高校志編纂工作中利用檔案的效率。高校檔案的信息化建設是一個逐步完善的過程，高校檔案信息化從無到有，從有到精，需要高校檔案工作者不斷努力，不僅要呼吁領導重視，加強檔案宣傳，還要時刻注重自身能力的提高，不能再像過去那樣“閉關管檔”或者只局限于簡單的“管、藏、用”，要“走出去，引進來”，將別人的先進的管理辦法和技術手段為我所用。全面提高高校的檔案信息化水平。將館（室）藏檔案中有重要價值的檔案分批、分時的進行數(shù)字化。全面學習和了解檔案管理系統(tǒng)的各項功能，做到熟練操作，有效利用。時刻關注檔案管理系統(tǒng)的版本功能升級，使檔案管理軟件的功能更為完善。這將大大提高高校檔案工作的效率，為校志編纂工作提供全面、省時、有效的檔案服務。

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