文/湖北省荊州市沙市區(qū)人民醫(yī)院　袁海瓊

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淺談信息化時(shí)代如何做好醫(yī)院檔案管理工作

文/湖北省荊州市沙市區(qū)人民醫(yī)院袁海瓊

【摘要】隨著信息時(shí)代的到來，國內(nèi)很多醫(yī)院都實(shí)現(xiàn)了信息化管理，尤其是醫(yī)院OA辦公系統(tǒng)、HIS系統(tǒng)的應(yīng)用，極大提升了醫(yī)院管理效率。檔案管理是醫(yī)院管理工作中的重要組成部分，但檔案信息化建設(shè)仍存在不少問題。因此，本文著重探討醫(yī)院檔案信息化管理現(xiàn)狀與存在的問題，并提出解決對(duì)策，以期盡快實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案信息管理的規(guī)范化與科學(xué)化。

【關(guān)鍵詞】醫(yī)院檔案；信息化；對(duì)策

醫(yī)院檔案是指在醫(yī)療工作中形成的各種具有保存價(jià)值的文檔資料，涉及到臨床、科研、行政、后勤等諸多方面。檔案以文字、圖像、音像等形式記錄了醫(yī)院的發(fā)展歷史，在醫(yī)療改革、醫(yī)院管理、科研工作等方面發(fā)揮著重要的作用。隨著信息化時(shí)代的到來，電子文檔逐漸取代了傳統(tǒng)紙質(zhì)文檔。這也促使醫(yī)院檔案管理向信息化方向發(fā)展。下面對(duì)如何加強(qiáng)醫(yī)院檔案信息化管理提出一些淺見，以供參考。

一、國內(nèi)醫(yī)院檔案信息化管理中存在的主要問題

（一）檔案管理觀念滯后，對(duì)檔案信息化缺乏正確的認(rèn)識(shí)。盡管很多醫(yī)院已實(shí)現(xiàn)了檔案信息化管理，但在傳統(tǒng)檔案管理觀念的影響下，不少醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案信息化管理缺乏正確的認(rèn)識(shí)，片面認(rèn)為利用電腦管理檔案便是信息化管理。檔案工作一般由行政人員或其他科室人員兼任，由于他們未受過專業(yè)培訓(xùn)，檔案安全觀念薄弱，專業(yè)水平偏低。

（二）管理軟件未統(tǒng)一，檔案管理雜亂無章。目前，醫(yī)院各科室與相關(guān)部門均從自身工作需要出發(fā)，引進(jìn)相應(yīng)的檔案管理系統(tǒng)。比如，人事部門采用人事檔案管理系統(tǒng)，后勤部門采用后勤事務(wù)管理系統(tǒng)。這樣形成的檔案缺乏統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致檔案管理雜亂無章。

（三）檔案檢索效率不高。隨著醫(yī)院的不斷發(fā)展，原有的檔案檢索工具不能滿足檔案信息化發(fā)展的需要。不少檔案查詢?nèi)允抢镁幪?hào)查詢，然后查閱傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案。這不僅費(fèi)時(shí)費(fèi)力，還不利于檔案的管理與利用。

（四）投入力度不夠。當(dāng)前，大部分醫(yī)院對(duì)檔案信息化的投入力度不夠，造成相關(guān)硬件配套設(shè)施落后。這主要表現(xiàn)在兩方面，一方面是缺乏相關(guān)配套設(shè)施，如加密電腦、專業(yè)掃描儀、檔案管理專用機(jī)房等；另一方面是不少醫(yī)院未打造專門的檔案管理局域網(wǎng)，也無大容量的服務(wù)器。這嚴(yán)重制約了醫(yī)院檔案管理信息化的推進(jìn)。

二、加強(qiáng)醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的對(duì)策

（一）增強(qiáng)檔案信息化管理意識(shí)。醫(yī)院管理層對(duì)檔案信息化管理的重視程度直接決定著醫(yī)院檔案管理工作的科學(xué)性程度。因此，院領(lǐng)導(dǎo)必須充分認(rèn)識(shí)到檔案信息化管理的必要性與緊迫性，要將其納入醫(yī)院戰(zhàn)略發(fā)展規(guī)劃中。要明確檔案管理工作在醫(yī)院管理中的重要地位，營造出領(lǐng)導(dǎo)重視、部門協(xié)作、職工支持的和諧氛圍。

（二）出臺(tái)統(tǒng)一的檔案信息管理標(biāo)準(zhǔn)。第一，醫(yī)院要制定權(quán)威統(tǒng)一的檔案信息化管理制度，以實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理的規(guī)范化與制度化。同時(shí)，在醫(yī)院發(fā)展過程中不斷完善檔案管理制度，及時(shí)更新相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。這樣才能促進(jìn)醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的快速發(fā)展。第二，要構(gòu)建科學(xué)、規(guī)范的檔案管理制度。要立足于檔案信息信息化發(fā)展的要求，參照《檔案法》《醫(yī)藥衛(wèi)生檔案管理辦法》等相關(guān)法律法規(guī)，出臺(tái)一套健全的檔案管理制度。比如，崗位責(zé)任制、授權(quán)共享制、集中管控制、分級(jí)管理制等。其中，要著重完善電子文檔的操作準(zhǔn)則，明確對(duì)電子文檔的收集、鑒定、歸類等工作流程，從而確保電子文檔的可靠性與完整性。

（三）加大軟硬件投入，實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享。醫(yī)院要加大財(cái)政投入，將檔案信息化建設(shè)納入醫(yī)院財(cái)政預(yù)算中，逐步完善相關(guān)基礎(chǔ)設(shè)施。其中，要采用統(tǒng)一規(guī)范的檔案管理軟件，以實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化。同時(shí)，根據(jù)本院檔案管理工作需要，逐步配齊相關(guān)設(shè)備，如掃描儀、UPS電源、專用電腦等。還要加快構(gòu)建醫(yī)院檔案管理信息網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，將各科室各部門利用網(wǎng)絡(luò)相連，從而實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資源的充分共享，進(jìn)一步提高對(duì)檔案資源的利用率。其中，要以醫(yī)院OA、HIS系統(tǒng)與醫(yī)院局域網(wǎng)為基礎(chǔ)，在檔案管理系統(tǒng)中設(shè)置不同的權(quán)限，方便人們查閱相關(guān)檔案資料。

（四）打造高水平的檔案管理隊(duì)伍，提高檔案信息化管理水平。信息化管理是一個(gè)龐大的系統(tǒng)工程，涉及到計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、信息安全等諸多方面。醫(yī)院要經(jīng)常開展業(yè)務(wù)培訓(xùn)，讓檔案人員熟練應(yīng)用相關(guān)檔案管理軟件。要采用“請進(jìn)來，送出去”的方式，不斷提高檔案人員的信息化管理水平。同時(shí)，還要加強(qiáng)對(duì)各科室相關(guān)人員的培訓(xùn)，讓其熟練使用醫(yī)院各終端電腦的操作系統(tǒng)，從而確保各部門的步調(diào)一致。這樣才能在短期內(nèi)加快醫(yī)院檔案信息化管理的進(jìn)程。另外，還應(yīng)廣泛吸納檔案專業(yè)人才與計(jì)算機(jī)人才進(jìn)入院檔案管理隊(duì)伍中，從而為檔案信息化建設(shè)提供充足的人才保障。

三、小結(jié)

當(dāng)今全球已步入互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，人們的生活與工作方式也發(fā)生了巨大的改變。信息化是今后社會(huì)發(fā)展的必然趨勢。作為國家信息化建設(shè)的重要組成部分，檔案信息化建設(shè)起步較晚，面臨著很多新挑戰(zhàn)與新問題。因此，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)必須高度重視醫(yī)院檔案信息化建設(shè)工作，更新理念，不斷完善相關(guān)硬件設(shè)施與檔案管理制度，實(shí)現(xiàn)電子檔案管理的規(guī)范化、網(wǎng)絡(luò)化、共享化。

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