文/江蘇省連云港市第四人民醫(yī)院 杜薇

一、事業(yè)單位干部檔案信息化管理的影響因素

（一）硬件設(shè)施及軟件環(huán)境。信息化時(shí)代以來(lái)，事業(yè)單位的人事檔案管理工作主要牽涉到的硬件設(shè)施主要有計(jì)算機(jī)、打印機(jī)等，而要引進(jìn)所有的設(shè)備，并且有充足的時(shí)間運(yùn)行，就要投入大量的經(jīng)費(fèi)，同時(shí)在后期設(shè)備也會(huì)出現(xiàn)損壞，所以還要準(zhǔn)備一定的設(shè)備維護(hù)費(fèi)，因此，資金一旦短缺以后，就會(huì)使得設(shè)備在運(yùn)行過(guò)程中出現(xiàn)各類問(wèn)題。若沒(méi)有相應(yīng)的硬件設(shè)備，就會(huì)使檔案轉(zhuǎn)換工作，以及整理分析和處理工作被耽誤。與此同時(shí)，還缺乏一定的軟件環(huán)境。所謂的軟件環(huán)境指的是文件標(biāo)準(zhǔn)是否易用、好用，若是沒(méi)有一定的文件標(biāo)準(zhǔn)，則會(huì)在后期出現(xiàn)電子文檔的過(guò)程中還會(huì)有一定的問(wèn)題存在。如果未采用統(tǒng)一的管理軟件加以管理，那么也就沒(méi)有辦法保證信息共享，同時(shí)達(dá)到預(yù)期的管理檔案的要求。

（二）無(wú)法確保安全性。建立檔案的目的就是要想辦法實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的利用，所以檔案管理的一大目標(biāo)就是要實(shí)現(xiàn)信息共享。在進(jìn)行信息化建設(shè)的過(guò)程中，由于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的存在，所以從一定程度上使得干部檔案信息有可能泄露出去；盡管已經(jīng)有一系列的網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)，如防火墻技術(shù)、VPN技術(shù)等可以處理在工作過(guò)程中碰到的一系列問(wèn)題，然而在網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，檔案信息在管理過(guò)程中是否安全還有待于考證，特別是一切信息都置于網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)下，干部人事檔案信息要想完全處于保密狀態(tài)難度較大，而且有的信息還可能在網(wǎng)絡(luò)的條件下得到廣泛傳播，所以干部人事檔案要想保密，同時(shí)又想實(shí)現(xiàn)共享存在一定的難度。

二、干部人事檔案管理的對(duì)策

（一）做好干部人事檔案管理的基礎(chǔ)工作。第一，各單位和部門要加大投入，尤其是對(duì)于人事檔案的投入，配備齊全的、較好的硬件設(shè)施。作為單位的一把手，要對(duì)干部人事檔案的信息化管理工作有一個(gè)深刻的認(rèn)識(shí)，盡可能地爭(zhēng)取把更多的資金投入于硬件配置中。當(dāng)然，在投入的過(guò)程中也不是采用鋪張浪費(fèi)的方式，也就是說(shuō)不只是要考慮如何達(dá)到相應(yīng)的要求，同時(shí)還要考慮如何節(jié)約成本，同時(shí)還要指定某些有一定的專業(yè)技能的人員對(duì)其中的軟硬件設(shè)備進(jìn)行維護(hù)，以保證設(shè)備可以正常地運(yùn)行。第二，要積極地結(jié)合事業(yè)單位的檔案管理工作的特點(diǎn)，設(shè)計(jì)和開(kāi)發(fā)各類符合實(shí)際需要的檔案管理平臺(tái)，并采取各類措施，保證平臺(tái)不會(huì)受到時(shí)間和地域的限制，從而更好地保證事業(yè)單位檔案的規(guī)范化、電子化、標(biāo)準(zhǔn)化管理。并以共建共享為基本原則，采用各部門以及相關(guān)人員的協(xié)調(diào)配合，采取一切策略，建立干部人事檔案信息管理中心，并開(kāi)發(fā)一個(gè)可以用于查詢檔案信息的系統(tǒng)，以保證這一檔案管理系統(tǒng)可以完成在線搜索和查詢功能，大大改進(jìn)了檔案信息資源的利用率，并以網(wǎng)絡(luò)環(huán)境為基礎(chǔ)，更高效，更快速地搞好各項(xiàng)工作。

（二）強(qiáng)化對(duì)干部人事檔案信息的安全防范。對(duì)這些干部檔案進(jìn)行信息化管理，最為突出的問(wèn)題就是如何保證安全的問(wèn)題。所以，當(dāng)前最主要的就是要做好安全防范工作，而出現(xiàn)這類問(wèn)題的原因主要是傳輸、錄入、存儲(chǔ)等，所以不僅要從管理制度上保證安全，同時(shí)還要引入新的安全防范技術(shù)，如可以引入加密技術(shù)以防止第三方截取文件，并破解出源文件；同時(shí)可以設(shè)置訪問(wèn)權(quán)限，對(duì)相應(yīng)的訪問(wèn)人員進(jìn)行論證中，以此來(lái)防止一些外來(lái)人員，尤其是黑客進(jìn)入到系統(tǒng)中，并根據(jù)用戶的身份，給他們一定的訪問(wèn)權(quán)限，并采用相應(yīng)的監(jiān)控技術(shù)，使一些沒(méi)有獲得訪問(wèn)權(quán)限的用戶無(wú)法進(jìn)入系統(tǒng)，以保證單位的數(shù)據(jù)庫(kù)中的信息不會(huì)讓黑客等人員的攻擊。此外，檔案信息管理的從業(yè)人員還要不間斷地分析網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)，并更新自己的知識(shí)庫(kù)，做好對(duì)檔案信息數(shù)據(jù)系統(tǒng)的備份，加強(qiáng)防范計(jì)算機(jī)病毒的能力，以保證檔案信息處于安全狀態(tài)，同時(shí)不會(huì)受到外界各類因素的干擾。

三、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，在信息化的形勢(shì)下，對(duì)干部人事檔案開(kāi)展信息化管理工作必然是其中的一種選擇，因?yàn)樗恢皇强梢愿玫卮龠M(jìn)信息管理工作，同時(shí)還可以更好地提升干部人事檔案的利用率。盡管在實(shí)際作業(yè)過(guò)程中，還是存在一系列可以用于阻礙干部人事檔案信息化管理的措施，但是只要各方工作人員的共同努力，就可以在不久的將來(lái)使得干部人事檔案信息得到更加規(guī)范的管理。

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[3]劉韶青,林香青,張琮.淺談干部人事檔案管理與利用的創(chuàng)新[J].北京檔案,2010(10).