傳統(tǒng)檔案館與數(shù)字檔案館的區(qū)別

■文/王麗萍

傳統(tǒng)檔案館與數(shù)字檔案館的區(qū)別

■文/王麗萍

摘要本文通過(guò)對(duì)傳統(tǒng)檔案館和數(shù)字檔案館的認(rèn)識(shí)，著重介紹了傳統(tǒng)檔案館和數(shù)字檔案館從內(nèi)容、形式、獲取方式、業(yè)務(wù)工作以及服務(wù)利用兩者之間的區(qū)別，目的是更好地發(fā)揮檔案的科學(xué)利用和學(xué)習(xí)共享。

關(guān)鍵詞傳統(tǒng)檔案館數(shù)字檔案館

傳統(tǒng)檔案館是收集、保管檔案的專門機(jī)構(gòu)。其基本職責(zé)是：負(fù)責(zé)接收、征集、管理黨和國(guó)家需要長(zhǎng)遠(yuǎn)保管的檔案和史料，維護(hù)歷史的真實(shí)面貌，為現(xiàn)實(shí)的經(jīng)濟(jì)建設(shè)和歷史的長(zhǎng)遠(yuǎn)需要服務(wù)。根據(jù)《檔案法》和有關(guān)文件的規(guī)定，檔案館屬于黨和國(guó)家的科學(xué)文化事業(yè)機(jī)構(gòu)，是永久保管檔案的基地，是科學(xué)研究和各方面工作利用檔案史料的中心。

數(shù)字檔案館是利用計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，將分布于不同檔案機(jī)構(gòu)的信息資源進(jìn)行集中、處理、加工，確保數(shù)字檔案信息的長(zhǎng)久保存和獲取，并向社會(huì)廣大用戶提供便捷、高效的在線服務(wù)，最終實(shí)現(xiàn)信息資源共享的一種有序的動(dòng)態(tài)信息空間。

數(shù)字檔案館作為一種新生事物與傳統(tǒng)檔案館之間存在著諸多區(qū)別：

一、館藏之區(qū)別

1、館藏內(nèi)涵的拓展

對(duì)于傳統(tǒng)檔案館來(lái)說(shuō)，館藏指其收藏保管的各類檔案的總和，是一個(gè)物理概念，也是其存在的物質(zhì)基礎(chǔ)。館藏量決定著檔案館的規(guī)模和實(shí)力，傳統(tǒng)檔案館的工作也都圍繞著對(duì)館藏的收集、整理、保存和利用而進(jìn)行。然而物理館藏對(duì)于數(shù)字檔案館而言已不再是其存在的前提。利用網(wǎng)絡(luò)及通訊技術(shù)，數(shù)字檔案館除提供本地的館藏利用外，還可以檢索獲取存儲(chǔ)在它處的檔案信息資源并將其提供給本館用戶使用，從而構(gòu)成自己的虛擬館藏，使館藏的內(nèi)涵演化為“物理館藏+虛擬館藏”。

2、館藏載體形式的改變

紙張自發(fā)明以來(lái)就承擔(dān)起了保存信息的功能，傳統(tǒng)檔案館的館藏也以紙質(zhì)載體為主。進(jìn)入20世紀(jì)后，為解決存儲(chǔ)空間不足的問(wèn)題，隨著技術(shù)的進(jìn)步，又發(fā)展出了縮微、磁性等載體形式的檔案。其后，隨著電子文件的大量產(chǎn)生，檔案載體也開(kāi)始向計(jì)算機(jī)可識(shí)別的電磁介質(zhì)方向轉(zhuǎn)化。數(shù)字檔案館的館藏主要是以磁介質(zhì)、光介質(zhì)為載體形式的檔案，具有存儲(chǔ)密度高、存儲(chǔ)成本低的優(yōu)點(diǎn)。

3、館藏獲取方式的豐富

傳統(tǒng)檔案館獲取館藏的方式以對(duì)各級(jí)各類國(guó)家機(jī)關(guān)生成并移交的檔案文件的接收為主，輔以對(duì)社會(huì)上“三重三名”檔案材料的征集或購(gòu)買。而數(shù)字檔案館館藏來(lái)源則更加豐富：一是對(duì)館藏檔案的數(shù)字化，二是對(duì)立檔單位電子檔案或電子文件的接收，三是對(duì)民間散存檔案信息的收集，四是對(duì)互聯(lián)網(wǎng)上其他具有檔案價(jià)值信息的收集。與傳統(tǒng)檔案館相比，其館藏獲取方式更加豐富，更具廣泛性和多樣性。

二、業(yè)務(wù)工作之區(qū)別

1、檔案鑒定之區(qū)別

傳統(tǒng)檔案館鑒定工作包括進(jìn)館鑒定和館內(nèi)鑒定，其中進(jìn)館鑒定負(fù)責(zé)那些檔案室或其他地方移交來(lái)的檔案鑒定工作，決定檔案是否進(jìn)館；館內(nèi)鑒定是對(duì)保管期限已滿的檔案進(jìn)行二次鑒定，決定其存毀。鑒定方法從內(nèi)容分析逐步發(fā)展為職能鑒定。進(jìn)入電子時(shí)代后，鑒定可能已不再是決定檔案生死的工作環(huán)節(jié)。對(duì)于數(shù)字檔案館的電子文件來(lái)說(shuō)，鑒定工作應(yīng)提前到其生命周期前端，并在分析內(nèi)容和職能的基礎(chǔ)上增加對(duì)技術(shù)與背景信息的鑒定，對(duì)電子文件的各方面技術(shù)狀況進(jìn)行全面檢查，包括對(duì)信息真實(shí)性、可靠性、完整性及可讀性的認(rèn)定和對(duì)文件背景的考證和載體性能的檢測(cè)等。

2、檔案整理之區(qū)別

傳統(tǒng)檔案館的整理工作，主要指通過(guò)一系列手段，將收集來(lái)的檔案科學(xué)地組織起來(lái)，使之條理化、系統(tǒng)化。用劃分全宗和全宗內(nèi)檔案的方法組織檔案實(shí)體，實(shí)現(xiàn)實(shí)體控制，再通過(guò)檢索工具的編制，實(shí)現(xiàn)智能控制。數(shù)字檔案館則采用非線性的方式整理檔案，其整理工作包括兩部分，一是對(duì)未經(jīng)整理的數(shù)字檔案信息進(jìn)行整理；二是對(duì)已經(jīng)整理但不符合數(shù)字檔案館信息組織要求的檔案信息重新進(jìn)行整理，包括分類、排序、著錄標(biāo)引、編目、格式轉(zhuǎn)換等一系列內(nèi)容。重點(diǎn)關(guān)注智能控制，在邏輯上按主題組織館藏檔案并輔以其它不同的整序方法，以滿足不同類型用戶的需要。

3、檔案檢索之區(qū)別

傳統(tǒng)檔案館的檔案檢索工作主要通過(guò)手工檢索工具來(lái)完成。這些檢索工具的編制需要花費(fèi)大量的時(shí)間和精力，也不利于遠(yuǎn)程檢索服務(wù)的提供，具有很大的局限性。數(shù)字檔案館則依托網(wǎng)絡(luò)化的大環(huán)境，充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)所帶來(lái)的巨大優(yōu)勢(shì)，提供多種檢索途徑，支持基于元數(shù)據(jù)、文件內(nèi)容和文件主題類別的組合檢索、模糊檢索、截詞檢索、鄰近檢索、相似度排序檢索等檢索方式，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案內(nèi)容的全文智能檢索，高效、靈活、快速、準(zhǔn)確地向用戶提供檔案信息。

3、檔案保護(hù)之區(qū)別

傳統(tǒng)檔案館的各種檔案保護(hù)措施、方法與技術(shù)無(wú)不將重點(diǎn)放在對(duì)檔案載體的保護(hù)上。電子檔案信息與載體的相對(duì)獨(dú)立性使得二者可以相互分離。所以，數(shù)字檔案館檔案保護(hù)工作也包括載體保護(hù)和內(nèi)容保護(hù)兩方面內(nèi)容。其中載體保護(hù)不僅關(guān)注于存儲(chǔ)介質(zhì)的安全，更要維護(hù)其軟硬

件環(huán)境；內(nèi)容保護(hù)主要防止對(duì)檔案信息內(nèi)容的篡改、刪除、損毀等。如此才能保證電子文件的長(zhǎng)期可存取性。

4、工作方式變革

傳統(tǒng)檔案館多采用半自動(dòng)化計(jì)算機(jī)工作方式，其流程為：檔案數(shù)據(jù)的收集、檔案前處理、數(shù)據(jù)的錄入、加工處理、機(jī)讀檔案檢索和檔案信息輸出。其中，部分工作由計(jì)算機(jī)完成，部分仍由人工完成。數(shù)字檔案館則將逐步實(shí)行全自動(dòng)網(wǎng)絡(luò)化管理，檔案信息從流入、處理到流出將完全實(shí)現(xiàn)數(shù)字化和自動(dòng)化。這種工作方式的轉(zhuǎn)變能夠大大提高工作效率。

三、檔案館服務(wù)之區(qū)別

1、服務(wù)范圍擴(kuò)大

傳統(tǒng)檔案館主要面向到館用戶提供各種基本的檔案信息服務(wù)。數(shù)字檔案館依托實(shí)體檔案館中和整個(gè)互聯(lián)網(wǎng)上的信息資源，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)化、遠(yuǎn)程化的服務(wù)手段大大拓展了服務(wù)對(duì)象的范圍。分散在各地的用戶不必親自到館，只需要通過(guò)終端機(jī)接入互聯(lián)網(wǎng)即可享受數(shù)字檔案館的檔案信息服務(wù)。

2、服務(wù)方式不同

首先，傳統(tǒng)檔案館的服務(wù)時(shí)間非常有限，在開(kāi)放時(shí)間之外無(wú)法提供任何服務(wù)，而數(shù)字檔案館則允許用戶隨時(shí)訪問(wèn)，并隨時(shí)提供非人工的基本服務(wù)；其次，傳統(tǒng)檔案館依靠檔案館實(shí)體為服務(wù)空間，數(shù)字檔案館用戶則可通過(guò)網(wǎng)絡(luò)終端在任何地點(diǎn)登錄從而接受服務(wù)，可以說(shuō)，數(shù)字檔案館真正打破了檔案服務(wù)的時(shí)空障礙；再次，傳統(tǒng)檔案館以本地資源為服務(wù)導(dǎo)向，屬于坐等利用者上門的陣地型服務(wù)，數(shù)字檔案館提供的是用戶導(dǎo)向型服務(wù)，以用戶需求為中心，可將用戶感興趣的信息資源通過(guò)網(wǎng)絡(luò)推送到用戶手中。

3、服務(wù)內(nèi)容深化

傳統(tǒng)檔案館受信息資源的限制主要提供的是以借閱為主的文獻(xiàn)服務(wù)，只能向用戶提供“問(wèn)題的答案在何處”。數(shù)字檔案館則能夠?qū)Ω鞣N文字、圖像、音頻、視頻等檔案信息進(jìn)行檢索和輸出，深入到信息層面，實(shí)現(xiàn)由檔案文獻(xiàn)到檔案信息的服務(wù)內(nèi)容轉(zhuǎn)化，告知用戶“問(wèn)題的答案是什么”。

通過(guò)上述對(duì)比分析我們可以發(fā)現(xiàn)，數(shù)字檔案館對(duì)傳統(tǒng)檔案館完成了以檔案文獻(xiàn)實(shí)體為中心到以數(shù)字化檔案信息為中心、以資源建設(shè)為中心到以服務(wù)提供為中心和從以檔案館為中心到以用戶為中心的超越。但值得注意的是，雖然數(shù)字檔案館比傳統(tǒng)檔案館擁有巨大的優(yōu)勢(shì)，但它仍然不能完全代替?zhèn)鹘y(tǒng)檔案館，而必將與傳統(tǒng)檔案館長(zhǎng)期共存，形成一種相互補(bǔ)充、互為依存的關(guān)系。首先，數(shù)字檔案館需以傳統(tǒng)檔案館為基礎(chǔ)，傳統(tǒng)檔案館館藏?cái)?shù)字化是數(shù)字檔案館信息來(lái)源的重要組成部分，數(shù)字檔案館的信息空間也需要傳統(tǒng)檔案館的信息資源相互連接才能構(gòu)成；其次，傳統(tǒng)檔案館以數(shù)字檔案館為發(fā)展方向，檔案載體的更新?lián)Q代及其存儲(chǔ)效率和服務(wù)提供上的進(jìn)步要求傳統(tǒng)檔案館的數(shù)字化；最后，傳統(tǒng)檔案館和數(shù)字檔案館必將相互促進(jìn)、共同發(fā)展，傳統(tǒng)檔案館在檔案信息長(zhǎng)期保存、安全防護(hù)、法律效力和人文、歷史精神的體現(xiàn)上有著不可替代的優(yōu)勢(shì)，具備適應(yīng)特定社會(huì)需求的功能，決定了數(shù)字檔案館和傳統(tǒng)檔案館長(zhǎng)期共存、相互促進(jìn)、共同發(fā)展的遠(yuǎn)景。

（作者單位：湖北省第三人民醫(yī)院）