水利工程檔案管理中信息化技術(shù)的應(yīng)用

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水利工程檔案管理中信息化技術(shù)的應(yīng)用

何曉青

杭州市河道管理總站 浙江杭州 310014

[摘要]本文闡述了水利工程檔案管理中信息化技術(shù)的應(yīng)用的問題，研究了水利工程檔案管理的特點(diǎn)和信息化技術(shù)應(yīng)用在水利工程檔案管理中的優(yōu)點(diǎn)以及水利工程檔案管理信息化所面臨的問題，并對(duì)此提出了一些見解及解決措施，希冀對(duì)類似的工程或同行帶來一些參考及借鑒。

[關(guān)鍵詞]水利工程；檔案管理；信息化

1、引言

水利工程檔案是在工程施工過程中的圖表、文字、數(shù)據(jù)等具有記載價(jià)值的資料，同時(shí)也是水利工程進(jìn)行規(guī)劃、施工、維護(hù)、擴(kuò)建、檢測、勘察、管理、等方面的重要依據(jù)。所以水利工程檔案管理在整個(gè)工程的中具有非常重要的作用。

隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，電子信息技術(shù)得到了突飛猛進(jìn)的發(fā)展，廣泛的應(yīng)用在了生活中的各個(gè)領(lǐng)域，同時(shí)也應(yīng)用到了水利工程檔案管理中，使水利工程檔案資料的記載方式由書面記載過度到了電子文件的記載，并且又使傳統(tǒng)的作圖方式過度到了利用CAD出圖，然后再到現(xiàn)在的三維制圖，使水利工程檔案的管理節(jié)省了大量的人力資源，也大大減少了由于工程量大導(dǎo)致的檢索困難、管理難度大造成的損失。所以說水利工程檔案管理中信息化技術(shù)的應(yīng)用順應(yīng)了時(shí)代發(fā)展的要求，并且將取得更大的進(jìn)步。

2、水利工程檔案管理有什么特點(diǎn)

2.1水利工程檔案管理具有廣泛性的特點(diǎn)

水利工程檔案管理不光涉及工程建設(shè)的規(guī)劃、施工、管理、維護(hù)、勘察、環(huán)保等單位的參與，而且還涉及到了金屬工程，基礎(chǔ)設(shè)施工程，土建工程等多領(lǐng)域的參與，是由多種方面共同參與的。

2.2水利工程檔案管理具有多變性和復(fù)雜性的特點(diǎn)

水利工程檔案管理的多變性體現(xiàn)在水利工程的建設(shè)牽涉到了大多數(shù)人的利益，更是涉及到了社會(huì)生活的各個(gè)方面，在工程的開始，由于規(guī)劃的重點(diǎn)和方向、拆遷安置工作和征地工作的進(jìn)行，要經(jīng)過很多次的修改，容易使工作人員分不清哪些是可用的文件哪些是不可用的文件，進(jìn)而使工程檔案管理易發(fā)生多次替換，工作的進(jìn)行中易出現(xiàn)錯(cuò)誤，同時(shí)水利工程因?yàn)樗码[蔽工程多的原因造成檔案具有復(fù)雜性。

2.3水利工程檔案管理具有價(jià)值高的特點(diǎn)

由于水利工程建設(shè)需要涉及工程建設(shè)的規(guī)劃、施工、管理、環(huán)保等各個(gè)方面的合作，所以，在工程的進(jìn)行中要做到使各個(gè)部門完美的配合，從而使工程建設(shè)能順利的進(jìn)行，同時(shí)，水利工程檔案管理工作參與了工程建設(shè)的方方面面以及工程建設(shè)的所有過程，能夠在工程最后的結(jié)算與檢驗(yàn)中以及在以后的維護(hù)與管理中作為重要的參考資料，所以水利工程檔案在水利工程建設(shè)中具有很高的價(jià)值。

2.4水利工程檔案管理具有檔案內(nèi)容廣、數(shù)量多、綜合性強(qiáng)、檔案形成時(shí)間長的特點(diǎn)

由于水利工程需要規(guī)劃涉及‘工程施工、征地拆遷、管理、環(huán)境保護(hù)、等各個(gè)過程，且每個(gè)過程都需要很長的時(shí)間，所以水利工程檔案管理具有檔案內(nèi)容廣、數(shù)量多、綜合性強(qiáng)、檔案形成時(shí)間長等特點(diǎn)。

3、怎樣進(jìn)行水利工程檔案管理信息化的建設(shè)

3.1加強(qiáng)檔案管理者的管理水平

各項(xiàng)工作的開始、進(jìn)行、發(fā)展都是以人為本的，所以加強(qiáng)水利工程檔案管理者的管理水平是整個(gè)事件中的重中之重，如果管理者有較高的管理水平，將使工程建設(shè)更快更好地完成，反之，如果管理者沒有較高的管理水平將使工程建設(shè)受到不必要的損失。所以應(yīng)該提高管理者的管理水平，接受更高層次的管理理念，使之成為高素質(zhì)的管理人才。

3.2加大各項(xiàng)資金的投入力度

由于原始的管理理念過于老化，要想實(shí)現(xiàn)水利工程檔案的信息化管理必須加大各項(xiàng)資金的投入力度，用這些資金來培養(yǎng)大量的高素質(zhì)信息化管理人才，使他們接受更加高端與先進(jìn)的管理理念，同時(shí)，還要更新大量的檔案管理設(shè)備，購買更加高端、具有更大容量的儲(chǔ)存設(shè)備，以及大量先進(jìn)的軟件設(shè)施。

3.3明確水利工程檔案信息化管理中各個(gè)單位的工作責(zé)任

由于在水利工程建設(shè)中規(guī)劃、施工、管理、監(jiān)察、環(huán)保等各個(gè)單位都配置有相應(yīng)的檔案管理者，所以，為了避免事后責(zé)任的分割問題，應(yīng)該在事先明確各個(gè)管理者的工作責(zé)任，做到各個(gè)環(huán)節(jié)都有相應(yīng)的檔案管理人員負(fù)責(zé)，使各個(gè)環(huán)節(jié)的資料完整而有明確的保存下來，用于以后的管理與查看。

3.4轉(zhuǎn)化相關(guān)部門對(duì)檔案管理的觀念

檔案是一個(gè)單位和部門的重要資料，檔案管理者是專門管理這些資料的人，但是，如今再以傳統(tǒng)的管理觀念來管理這些檔案有所不足，應(yīng)當(dāng)充分發(fā)揮檔案自身所蘊(yùn)含的價(jià)值，利用檔案得到更多的利益，所以只有將信息技術(shù)應(yīng)用到檔案管理中，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理才能順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展與要求。

4、在水利工程檔案管理信息化中所面臨的問題

4.1檔案的安全性受到較大的威脅

由于科學(xué)技術(shù)快速發(fā)展，電子信息技術(shù)得到廣泛的應(yīng)用，同時(shí)，電子檔案也被更多的人所認(rèn)知，并且，由于電子檔案具有很小的體積，便于攜帶，易于介質(zhì)之間的傳遞，傳播速度快等特點(diǎn)，使人們的工作更加快捷與方便，因此，在人們生活的各個(gè)領(lǐng)域得到廣泛的普及與應(yīng)用。但是，由于電子檔案傳輸?shù)目旖菖c靈活，也給檔案的保密工作帶來了很多的不良影響，同時(shí)，由于電子檔案的儲(chǔ)存介質(zhì)更加的方便與靈活，也使之更加容易受到黑客的攻擊，使電子檔案因丟失而造成嚴(yán)重的后果，同時(shí)，由于網(wǎng)絡(luò)的普及，電子檔案也容易受到不良人士的攻擊而被盜。

4.2受到落后的管理理念所制約

由于一直以來，保管檔案的相關(guān)部門都千篇一律的認(rèn)為檔案管理只是單純的保管檔案，而不知道更新管理檔案的方法，仍然采用老而僵硬的管理模式，不能充分發(fā)揮所保存檔案的潛在價(jià)值，所以相關(guān)檔案管理部門應(yīng)該更新對(duì)檔案的管理模式，使所保管的檔案突出它們所包含的效益。

4.3信息化檔案管理中缺乏相應(yīng)的專業(yè)人才

在科學(xué)技術(shù)高速發(fā)展的如今，社會(huì)生活的各個(gè)領(lǐng)域得到迅猛的發(fā)展，同時(shí)，電子信息技術(shù)也得到了相應(yīng)的發(fā)展，因此也帶動(dòng)了水利工程檔案管理方法的變革，傳統(tǒng)的檔案管理方法已經(jīng)滿足不了現(xiàn)如今信息化管理方法的要求，因此，原有的管理者也適應(yīng)不了現(xiàn)在信息化管理的方式。所以，在高素質(zhì)管理人才奇缺的今天，檔案管理相關(guān)部門應(yīng)該大力加強(qiáng)高素質(zhì)管理人才的培養(yǎng)以滿足所缺高素質(zhì)管理人才的需求。

5、結(jié)束語

伴隨著科技的快速發(fā)展，電子信息技術(shù)在人們的社會(huì)生活中得到了廣泛的應(yīng)用，信息化管理也應(yīng)用到了各個(gè)領(lǐng)域，帶動(dòng)了各領(lǐng)域的迅猛發(fā)展，但是，在我們享受它帶來的好處的同時(shí)，也要善于發(fā)現(xiàn)自己的不足，要懂得接受高層次的信息化管理理念，培養(yǎng)高素質(zhì)的信息化管理人才，彌補(bǔ)將信息技術(shù)應(yīng)用于水利工程檔案管理中的各個(gè)漏洞，只有這樣，我們才能很好的享受信息技術(shù)帶給我們的果實(shí)。

參考文獻(xiàn)

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[2]王麗霞.信息時(shí)代水利工程檔案管理新論[J].辦公室業(yè)務(wù),2012.09.

何曉青（1965～），女，漢族，浙江諸暨，檔案館員，杭州市河道管理總站。研究方向：機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理的特點(diǎn)，檔案的開發(fā)利用、檔案的保護(hù)；電子文件的管理流程、方法和技術(shù)，以及電子文件的利用等。

作者簡介