高校檔案館的功能及發(fā)展淺論

文／西安石油大學(xué)檔案館 陳芳

2008年9月，教育部頒布了《高等學(xué)校檔案管理辦法》，對(duì)高校檔案館的設(shè)立及發(fā)展進(jìn)行了合理定位，明確規(guī)定了高校設(shè)立檔案館的標(biāo)準(zhǔn)。此辦法一經(jīng)頒布，符合條件的高校都紛紛響應(yīng)，積極成立檔案館，以陜西省15所高校為例，獨(dú)立處級(jí)建制設(shè)館的為6所，副處級(jí)建制掛靠黨政辦的為6所，科級(jí)建制設(shè)立綜合檔案室的為3所。筆者所在的西安石油大學(xué)檔案館，也與2012年成立檔案館，副處級(jí)建制，掛靠圖書館。下面就高校檔案館的功能定位及其發(fā)展淺談一下。

一、高校檔案館工作的現(xiàn)狀

高校檔案資源是高校發(fā)展的歷史依據(jù)，它真實(shí)的記錄了一所學(xué)校從建校初期到逐步發(fā)展的歷史過(guò)程，客觀、深刻的影響著高校文化體系建設(shè)和管理體系的改革與完善，是一所高校的重要財(cái)富。但長(zhǎng)期以來(lái)，人們習(xí)慣于把檔案館發(fā)揮現(xiàn)實(shí)作用的大小作為評(píng)價(jià)檔案館工作的標(biāo)準(zhǔn)，致使高校檔案館在高校發(fā)展中一直處于弱勢(shì)，日常工作基本上處于檔案單一收集、整理、保存、查詢等初級(jí)階段，檔案信息化水平嚴(yán)重滯后于高校信息建設(shè)發(fā)展。檔案專業(yè)人員缺乏。大多數(shù)高校只是在檔案館內(nèi)部實(shí)現(xiàn)了檔案目錄的網(wǎng)絡(luò)化管理，未能真正參與到高校信息化建設(shè)中去。

二、高校檔案工作的發(fā)展

近幾年來(lái)，隨著社會(huì)對(duì)高校檔案工作的不斷重視及高校檔案工作自身的不斷發(fā)展，各高校檔案館積極采取對(duì)策，強(qiáng)化管理，在編、學(xué)、研的基礎(chǔ)上，與時(shí)俱進(jìn)，充分發(fā)展了檔案館的延伸功能。如在陜西高校檔案館建設(shè)方面起到明顯引領(lǐng)作用的西安交通大學(xué)檔案館，在建校110周年暨西遷50周年校慶期間，籌辦了西遷歷史紀(jì)念館，引起了校內(nèi)外的強(qiáng)烈反響。它就是一項(xiàng)校園檔案信息開發(fā)利用的豐碩研究成果?，F(xiàn)代化的高校檔案館應(yīng)具有以下功能：

（一）信息化服務(wù)功能。高校檔案館應(yīng)利用自身優(yōu)勢(shì)，通過(guò)收集、管理、利用對(duì)高校具有長(zhǎng)期永久價(jià)值的檔案，如文件、科研項(xiàng)目、教學(xué)計(jì)劃，進(jìn)行針對(duì)性的匯編，制作專題目錄索引，學(xué)校大事記等，為高校的管理、教學(xué)、科研提供參謀和咨詢性服務(wù)。筆者所在的高校在本科教學(xué)評(píng)估中，各種最具有說(shuō)服力的原始材料，如教學(xué)大綱、計(jì)劃、教案主要由檔案館提供，它的真實(shí)性和依據(jù)性為本校教學(xué)評(píng)估提供了強(qiáng)有力的材料支撐。

（二）宣傳教育功能。高校檔案館應(yīng)充分利用豐富的館藏資源，開展愛(ài)國(guó)、愛(ài)校精神文明教育，注重本校大事、要事材料的收集，做好杰出校友、知名學(xué)科帶頭人個(gè)人檔案的征集，利用網(wǎng)絡(luò)、專題展覽、拍攝宣傳畫冊(cè)、出版校史等形式，宣傳學(xué)校，提高學(xué)校知名度，把高校檔案館辦成一個(gè)既是凝聚校友飲水思源的紐帶，也是一個(gè)學(xué)生愛(ài)國(guó)榮校的課堂。使高校檔案館真正成為一個(gè)集宣傳、教育為一體的文化傳承創(chuàng)新的機(jī)構(gòu)。

（三）社會(huì)服務(wù)功能。高校檔案館是唯一保存與高等教育學(xué)歷學(xué)位相配套的原始資料的機(jī)構(gòu)，高校檔案館應(yīng)該與時(shí)俱進(jìn)，借助于文字、圖像等原始形式，采取實(shí)物核查、上網(wǎng)查詢等形式，為畢業(yè)生及廣大就業(yè)用戶、用人單位提供成績(jī)單查詢、翻譯、學(xué)歷學(xué)位認(rèn)證等多項(xiàng)服務(wù)。

三、高校檔案館的發(fā)展路徑

（一）館藏是檔案發(fā)展的堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。要提升檔案館工作，就必須在最基礎(chǔ)的館藏上下功夫，特別是一些基礎(chǔ)檔案和特色檔案如我校檔案館就在工作職責(zé)中明確規(guī)定，一是檔案收集的完整率要達(dá)到98%以上，一些利用頻率高的高頻檔案，如：成績(jī)單、招生底單等，應(yīng)重點(diǎn)進(jìn)行收集、整理并率先對(duì)此類檔案進(jìn)行數(shù)字化，適時(shí)開通網(wǎng)上授權(quán)查詢，為檔案利用提供高速快捷的服務(wù)平臺(tái)。二是要注意本校特色檔案的收集和整理，我校在建校60周年之際，向廣大師生、校友廣泛征集石油石化類檔案并籌辦西安石油大學(xué)校史館，通過(guò)大量圖片、沙盤、實(shí)物等手段全分方位再現(xiàn)了我校建校歷程。展出期間得到了廣大校友、師生的稱頌。展出至今，已接待各界參觀人士上萬(wàn)人次。

（二）緊跟信息時(shí)代發(fā)展的大背景。大力開展檔案信息化建設(shè)，使高校檔案管理工作由傳統(tǒng)模式向現(xiàn)代化方式轉(zhuǎn)變。我校存在新、老兩個(gè)校區(qū)，學(xué)生上門查詢檔案不便，因此學(xué)校在2014年工作任務(wù)中明確提出，加快檔案信息化建設(shè)，在全校范圍內(nèi)啟用檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)歸檔資料數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)傳輸與管理，構(gòu)建數(shù)字化檔案庫(kù)。使檔案利用不受時(shí)間、空間限制成為可能，也為我校建設(shè)數(shù)字化檔案館打好基礎(chǔ)。亦今為止，我校存量檔案數(shù)字化已達(dá)到30%。

（三）切實(shí)做好檔案編研開發(fā)。適時(shí)參與學(xué)校日常事務(wù)管理，為高校科學(xué)決策提供服務(wù)。我校在60周校慶之際，盤活館藏資源，匯編了《西安石油大學(xué)校史》《校友風(fēng)采》等，制作了《輝煌六十年》光盤，將傳統(tǒng)與現(xiàn)代展示手段相結(jié)合，多元化宣傳學(xué)校，凝聚校園文化，創(chuàng)新了檔案服務(wù)思路。

（四）構(gòu)建新型檔案人才

在信息化背景下，高校檔案人不僅要專業(yè)能力強(qiáng)，更要信息技術(shù)能力優(yōu)，文化素質(zhì)能力強(qiáng)，對(duì)檔案館的未來(lái)發(fā)展有一個(gè)整體的規(guī)劃及設(shè)想，才能實(shí)現(xiàn)高校檔案館數(shù)字化的飛躍。因此就需要我們高校檔案館加快培養(yǎng)復(fù)合型檔案人才的步伐，多學(xué)習(xí)，多實(shí)踐，多創(chuàng)新。

四、結(jié)語(yǔ)

檔案館在滿足高校發(fā)展不只是被動(dòng)的等待，更多在于主動(dòng)的關(guān)注、挖掘。高校檔案館工作不是一成不變的，而是可以通過(guò)自身努力去不斷發(fā)展完善的。在我國(guó)高等教育飛速發(fā)展的今天，高校檔案界的同仁，應(yīng)當(dāng)抓住機(jī)遇，創(chuàng)以才興，以創(chuàng)新謀發(fā)展，大力提升高校檔案館的社會(huì)地位。

[1]章華明.高校檔案館的功能定位與發(fā)展路徑選擇——以上海高校為例[J].池州學(xué)院學(xué)報(bào),2009(3).

[2]李淑青.論高校檔案館管理的定位、功能與理念[J].檔案天地,2014.S1.

[3]中華人民共和國(guó)教育部、國(guó)家檔案局令.高等學(xué)校檔案管理辦法[Z].2008.