加強(qiáng)?？漆t(yī)院檔案管理信息化服務(wù)水平路徑探討

文／連云港市第四人民醫(yī)院 張建華

醫(yī)院檔案是醫(yī)院在工作活動(dòng)中形成的文件、簿冊(cè)、圖表、錄音、錄像、盤片等各種門類和各種載體檔案，是醫(yī)院文化建設(shè)的寶貴財(cái)富，加強(qiáng)對(duì)檔案信息資源的管理力度，對(duì)現(xiàn)代化醫(yī)院建設(shè)尤其重要，對(duì)醫(yī)院行政管理工作方面也是非常重要的憑據(jù)，是促進(jìn)醫(yī)院科學(xué)發(fā)展的重要基礎(chǔ)，同時(shí)也是醫(yī)院各項(xiàng)宣傳工作開展的豐富資料?，F(xiàn)代化醫(yī)院要轉(zhuǎn)變檔案管理模式，加強(qiáng)檔案規(guī)范化管理，適應(yīng)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制，就要充分調(diào)研和論證并加以改進(jìn)，綜合評(píng)價(jià)?？漆t(yī)院在日常檔案管理工作中所存在的不足，提出整改意見和措施，從根本問(wèn)題著手，切實(shí)改善和提高檔案管理的信息化服務(wù)水平。

一、我院檔案管理實(shí)際情況

（一）管理目標(biāo)考核內(nèi)容缺失。我院作為傳染病和精神病?？漆t(yī)院，在日常管理工作中制定了符合院情的醫(yī)療、護(hù)理、人事、教學(xué)、設(shè)備管理等制度，但無(wú)明確的檔案管理制度。在醫(yī)院晉級(jí)三甲專科醫(yī)院及各年度管理目標(biāo)考核方案中，也無(wú)檔案管理考核項(xiàng)目。結(jié)果導(dǎo)致收集檔案效率較低且欠齊全；缺乏信息資源整體統(tǒng)一性；檔案信息化管理與其他醫(yī)院相關(guān)發(fā)展進(jìn)度不符，嚴(yán)重影響了我院檔案工作進(jìn)展。

（二）檔案管理功能定位不明確。作為三級(jí)甲等傳染病及精神病專科醫(yī)院，自建院到現(xiàn)在，我院檔案管理仍然處在散發(fā)盲從狀態(tài)。隨著醫(yī)院規(guī)模和服務(wù)功能延伸，?？漆t(yī)院檔案的內(nèi)涵和外延都在發(fā)生變化。我院在管理檔案時(shí)，依舊沒有制定完善的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和考核制度，致使該項(xiàng)工作很長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)處于遲滯和落后狀態(tài)，許多相當(dāng)有價(jià)值的歷史資料流失，使我院檔案管理形同虛設(shè)。

（三）對(duì)檔案管理重視程度不夠。在我院日常管理工作中，包括院級(jí)領(lǐng)導(dǎo)在內(nèi)以及很多工作人員，大部分缺乏檔案意識(shí)，重醫(yī)院效益而輕視檔案管理，對(duì)檔案管理在醫(yī)院管理中的重要性和必要性缺乏正確深刻的認(rèn)識(shí)，在設(shè)備及人力等投資方面忽視檔案管理信息化技術(shù)引進(jìn)及投入。重設(shè)備、人才、物資而輕視檔案及信息化發(fā)展，導(dǎo)致在醫(yī)院發(fā)展過(guò)程中許多珍貴資料的連續(xù)性、歷史性及完整性環(huán)節(jié)脫節(jié)，檔案管理信息資源開發(fā)遲滯，導(dǎo)致檔案利用率低下。

（四）硬件設(shè)施及人員配置落后。我院在醫(yī)院建設(shè)及擴(kuò)張過(guò)程中，對(duì)醫(yī)療用房過(guò)度開發(fā)，極少考慮檔案用房的升級(jí)，致使其面積與標(biāo)準(zhǔn)要求和實(shí)際工作要求相去甚遠(yuǎn)。另外，檔案管理投入使用的各種設(shè)施也遠(yuǎn)達(dá)不到現(xiàn)代化醫(yī)院發(fā)展的要求，管理松散薄弱，使我院檔案事業(yè)的發(fā)展受到嚴(yán)重制約。近年來(lái)，隨著現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，信息化建設(shè)被廣泛運(yùn)用于我院醫(yī)院各項(xiàng)管理進(jìn)程，管理水平不斷提升。而在檔案管理信息化建設(shè)方面嚴(yán)重投入不足，一些檔案工作還停留在手工操作階段，嚴(yán)重阻礙了高效率收集檔案信息的進(jìn)程，醫(yī)院檔案的科學(xué)化和現(xiàn)代化管理模式受到嚴(yán)重考驗(yàn)。

我院現(xiàn)有檔案管理從業(yè)人員專業(yè)水平較低，無(wú)相關(guān)專業(yè)院校高等教育基礎(chǔ)，多由其他專業(yè)人員替代。同比情況下，醫(yī)院重視對(duì)專業(yè)醫(yī)技人員的素質(zhì)要求和繼續(xù)再教育，相對(duì)檔案管理人員無(wú)相關(guān)培訓(xùn)計(jì)劃和要求，平時(shí)較少機(jī)會(huì)外出進(jìn)修學(xué)習(xí)，專業(yè)知識(shí)系統(tǒng)性水準(zhǔn)低下，僅靠平時(shí)積累與摸索，不能很好的適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展要求，專業(yè)創(chuàng)新性和活力嚴(yán)重缺乏。

二、具體改進(jìn)措施

（一）提高領(lǐng)導(dǎo)重視和加強(qiáng)硬件建設(shè)。首先從院領(lǐng)導(dǎo)層充分重視，加強(qiáng)對(duì)《檔案法》的全員培訓(xùn)學(xué)習(xí)，加強(qiáng)宣傳教育力度，使檔案管理工作的重要性得到普遍關(guān)注，從而促進(jìn)全員檔案意識(shí)格局的形成。現(xiàn)我院正處于各項(xiàng)管理工作規(guī)范化管理達(dá)標(biāo)建設(shè)發(fā)展階段，在此基礎(chǔ)上領(lǐng)導(dǎo)高度重視，是推進(jìn)檔案管理工作發(fā)展的重要契機(jī)。同時(shí)，加強(qiáng)硬件建設(shè)，是檔案管理工作的基礎(chǔ);對(duì)檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)，是檔案管理工作的前提；建立檔案工作網(wǎng)絡(luò)，推行信息化管理模式是推進(jìn)檔案管理工作發(fā)展的保證；所以，為使醫(yī)院檔案管理工作能更好地為醫(yī)療衛(wèi)生改革和醫(yī)院事業(yè)發(fā)展服務(wù)，必須重視醫(yī)院檔案管理人員的充實(shí)和培養(yǎng)，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)代化。

（二）規(guī)范化管理是提升醫(yī)院檔案管理工作的根本。醫(yī)院黨政要高度重視，始終把檔案規(guī)范化建設(shè)抓在手上，不斷加強(qiáng)內(nèi)部管理，加大資金投入，創(chuàng)新工作措施，促使檔案管理取得新成效。具體可采取如下措施：1.首先要健全管理機(jī)制，每年把檔案管理工作列入醫(yī)院年度目標(biāo)考核之中，建立健全檔案管理機(jī)構(gòu)，明確責(zé)任部門和具要檔案管理人員，負(fù)責(zé)日常檔案室管理和達(dá)標(biāo)升級(jí)工作，相關(guān)科室室建立兼職檔案員，負(fù)責(zé)檔案的收集整理工作，確保檔案工作有人管、有人抓。2.要加大資金投入，按照檔案規(guī)范化管理的有關(guān)要求，建設(shè)檔案管理專用房，配置電腦、加溫器、掃描儀和檔案軟件管理系統(tǒng)等現(xiàn)代管理設(shè)施，有效夯實(shí)檔案管理工作基礎(chǔ)條件。3.堅(jiān)持規(guī)范建檔，要堅(jiān)持把檔案搜集和整理作為檔案管理工作的中心任務(wù)，常抓不懈，分門別類立卷，并健全完善檔案資源開發(fā)利用機(jī)制，切實(shí)為醫(yī)院中心工作服務(wù)，嚴(yán)格檔案借用（閱）管理，建立檔案登記制度，提供利用檔案效果，發(fā)揮檔案管理實(shí)效。

（三）建立健全檔案管理體系和各項(xiàng)規(guī)章制度。這是檔案管理的關(guān)鍵。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，檔案管理手段的更新和管理水平的提高，必須建立與之相應(yīng)的科學(xué)的檔案管理體系，明確職能，將醫(yī)院各個(gè)門類、不同載體的檔案統(tǒng)一管理，使檔案管理與醫(yī)療業(yè)務(wù)同步考核、同步發(fā)展。

（四）檔案管理人員素質(zhì)直接影響檔案管理水平。醫(yī)院要將檔案人員培養(yǎng)納入醫(yī)院才培養(yǎng)計(jì)劃，積極選派檔案管理人員參加各級(jí)檔案規(guī)范化管理做法與經(jīng)驗(yàn)培訓(xùn)，并結(jié)合我院實(shí)際與新形勢(shì)下醫(yī)院檔案工作的要求，對(duì)落實(shí)檔案規(guī)范化管理考評(píng)細(xì)則、檔案管理違法違紀(jì)行為處分界定及國(guó)家新下發(fā)的檔案管理辦法、基建項(xiàng)目管理規(guī)定及密級(jí)范圍規(guī)定的要求與如何執(zhí)行進(jìn)行學(xué)習(xí)。幫助檔案專業(yè)人員糾正業(yè)務(wù)偏差，積極對(duì)各醫(yī)院規(guī)范化管理創(chuàng)建工作存在的瓶頸問(wèn)題進(jìn)行匯總與意見反饋，明確檔案管理重點(diǎn)工作，創(chuàng)新檔案服務(wù)方式，強(qiáng)調(diào)在“大檔案”“大數(shù)據(jù)”新時(shí)期下加強(qiáng)檔案開發(fā)利用工作的重要性，進(jìn)一步夯實(shí)檔案管理工作基礎(chǔ)，加速推進(jìn)我院基層檔案規(guī)范化管理創(chuàng)建步伐，力促該項(xiàng)工作綜合管理水平更上新臺(tái)階。

（五）醫(yī)院要加大檔案管理項(xiàng)目資金投入。實(shí)行檔案管理現(xiàn)代化技術(shù)和設(shè)備支持系統(tǒng)，改善現(xiàn)有檔案工作硬件設(shè)施配備，順應(yīng)檔案工作現(xiàn)代化、規(guī)范化要求。同時(shí)，要加強(qiáng)檔案現(xiàn)代化管理，利用電子計(jì)算機(jī)管理檔案信息的收集、傳遞、開發(fā)利用的主要功能，加強(qiáng)醫(yī)院檔案信息化建設(shè)，既是檔案事業(yè)適應(yīng)時(shí)代發(fā)展和社會(huì)進(jìn)步的必然選擇，又是加速檔案管理現(xiàn)代化的客觀要求。為了全面加強(qiáng)我院檔案信息化建設(shè)，根據(jù)《全國(guó)檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》《電子文件歸檔與管理規(guī)范》的要求，本著統(tǒng)籌規(guī)劃、分步實(shí)施、安全保密的原則，加快檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，加強(qiáng)電子文件歸檔和電子檔案的規(guī)范化管理，推動(dòng)館藏檔案的數(shù)字化和數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，加快推進(jìn)人才隊(duì)伍建設(shè)，逐步實(shí)現(xiàn)我院檔案管理現(xiàn)代化和辦公自動(dòng)化。

（六）檔案管理的最終目的就是使檔案得到充分利用。因此，醫(yī)院檔案管理人員要樹立服務(wù)意識(shí)，要多途徑、多渠道地開發(fā)檔案信息資源，使醫(yī)院的檔案為臨床、醫(yī)療、教學(xué)和科研工作服務(wù)。醫(yī)院檔案工作面臨著范圍廣、內(nèi)容新、任務(wù)重、責(zé)任大的挑戰(zhàn)，這就要求檔案工作者不僅要加強(qiáng)自身修養(yǎng)，狠抓業(yè)務(wù)水平的提高，還要積極參加學(xué)術(shù)研究和學(xué)術(shù)論文寫作。研究能力的提高可使檔案人員能敏銳地發(fā)現(xiàn)工作中存在的問(wèn)題，及時(shí)總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，更好地將檔案理論應(yīng)用于工作實(shí)踐。堅(jiān)持進(jìn)行學(xué)術(shù)研究和論文寫作，積極參加檔案學(xué)術(shù)活動(dòng)，必將有利于專業(yè)人員的理論水平乃至各方面綜合素質(zhì)的提高。檔案人員理論水平和研究能力的提高，除了專業(yè)學(xué)習(xí)時(shí)形成的基礎(chǔ)外，主要是靠在工作實(shí)踐中不斷鉆研和積累并結(jié)合工作實(shí)際進(jìn)行自學(xué)和業(yè)務(wù)進(jìn)修，不斷開動(dòng)腦筋，用新的思維方式開拓視野，吸收新知識(shí)，并結(jié)合自己從事的專業(yè)工作形成合理的知識(shí)結(jié)構(gòu)，不斷地把知識(shí)轉(zhuǎn)化成工作能力，為醫(yī)院檔案工作的發(fā)展和研究打下基礎(chǔ)。醫(yī)院檔案管理部門要以開發(fā)利用為目標(biāo)，逐步從“封閉型”向“開放型”從“保管型”向“參與決策型”轉(zhuǎn)變。

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