淺析醫(yī)療衛(wèi)生單位文書檔案的規(guī)范化管理

關(guān)春光

（吉林市龍?zhí)秴^(qū)城市社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)管理中心 吉林 吉林 132021）

淺析醫(yī)療衛(wèi)生單位文書檔案的規(guī)范化管理

關(guān)春光

（吉林市龍?zhí)秴^(qū)城市社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)管理中心 吉林 吉林 132021）

文書檔案是醫(yī)療衛(wèi)生單位各項(xiàng)工作的真實(shí)記錄，客觀地記錄了醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)在各個(gè)歷史階段的發(fā)展，準(zhǔn)確的反映了醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)改革取得的成果，是醫(yī)療衛(wèi)生單位寶貴的發(fā)展財(cái)富和不可多得的歷史資源。加強(qiáng)文書檔案的規(guī)范化管理應(yīng)從健全組織機(jī)構(gòu)、完善管理制度、創(chuàng)新管理模式、提高從業(yè)人員水平上入手。

醫(yī)療衛(wèi)生單位；文書檔案；規(guī)范化管理

在醫(yī)療衛(wèi)生單位，重視病案的程度遠(yuǎn)遠(yuǎn)高于文書檔案，病案室是醫(yī)院的重要組成部分，很多著名的科室主任卻懼怕一個(gè)小小的病案室檔案員，原因很簡(jiǎn)單，病案有著嚴(yán)格的步驟要求，病案有著嚴(yán)格的打分程序，不合格的病案會(huì)被退回、重寫，病案考評(píng)影響科室整體成績(jī)。而文書檔案在醫(yī)療衛(wèi)生單位卻得不到應(yīng)有的重視。

一、醫(yī)療衛(wèi)生單位文書檔案管理現(xiàn)狀

通過對(duì)龍?zhí)秴^(qū)醫(yī)療衛(wèi)生單位文書檔案管理的現(xiàn)狀進(jìn)行剖析，不難發(fā)現(xiàn)，文書檔案的管理方式在十幾年甚至更長(zhǎng)一段時(shí)間內(nèi)幾乎沒有發(fā)生任何變化。文書檔案管理好的單位有固定的兼職文書檔案員，定期整理本單位的檔案信息，有一組檔案柜用來放置文書檔案。文書檔案管理不好的單位，兼職的檔案員都不固定，經(jīng)常是誰有空閑誰在做，沒有空閑，就停滯下來，無人問津。究其原因，主要有以下幾方面的原因：

領(lǐng)導(dǎo)重視不夠，思想認(rèn)識(shí)不清晰。醫(yī)療衛(wèi)生單位的領(lǐng)導(dǎo)總是認(rèn)為，我們工作的主要任務(wù)是服務(wù)患者、服務(wù)群眾，治好病才是根本，不重視醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)客觀發(fā)展情況的真實(shí)記錄與反映。

資金投入少，人力投入少。大多數(shù)醫(yī)療衛(wèi)生單位缺少必要的文書檔案設(shè)備，專職檔案員幾乎沒有，兼職檔案員幾乎沒有專業(yè)對(duì)口人員，基本以老、弱、病人員為主。

業(yè)務(wù)培訓(xùn)少，業(yè)務(wù)水平低。在文書檔案工作得不到上級(jí)重視的情況下，檔案員無法得到相應(yīng)的專業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)，業(yè)務(wù)能力不升反降。

以上原因造成了文書檔案管理的不規(guī)范，直接導(dǎo)致管理水平落后，業(yè)務(wù)能力低下，使文書檔案喪失了真實(shí)性、有效性。要改變現(xiàn)有局面，提高文書檔案的地位，使其成為醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展的歷史鑒證，就必須從現(xiàn)在起全面推進(jìn)醫(yī)療衛(wèi)生單位文書檔案的規(guī)范化管理。

二、醫(yī)療衛(wèi)生單位文書檔案管理的重要性

文書檔案的重要作用。文書檔案是醫(yī)療衛(wèi)生單位各項(xiàng)工作（包括新技術(shù)、新設(shè)備的引進(jìn)等）的真實(shí)記錄，客觀地記錄了醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)在各個(gè)歷史階段的發(fā)展，準(zhǔn)確的反映了醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)改革取得的成果，是醫(yī)療衛(wèi)生單位寶貴的發(fā)展財(cái)富和不可多得的歷史資源。加強(qiáng)對(duì)醫(yī)療衛(wèi)生單位文書檔案的規(guī)范化管理，可以提高對(duì)醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的系統(tǒng)化管理水平，為醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展及改革提供最準(zhǔn)確的最真實(shí)的基礎(chǔ)信息。

加強(qiáng)規(guī)范化管理的重大意義。醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)是關(guān)系民生的大事情，是政府的民心工程，可以為社會(huì)發(fā)展提供醫(yī)療衛(wèi)生保障服務(wù)，是涉及每一個(gè)人切身利益的重大事項(xiàng)。建立完整的醫(yī)療衛(wèi)生檔案，可以使全社會(huì)共享衛(wèi)生資源，保障全民享有平等的醫(yī)療衛(wèi)生權(quán)力。

三、醫(yī)療衛(wèi)生單位文書檔案的規(guī)范化管理

（一）爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)重視，健全組織機(jī)構(gòu)

做好醫(yī)療衛(wèi)生單位文書檔案工作，必須爭(zhēng)取到本單位領(lǐng)導(dǎo)的高度重視，要做到一把手負(fù)總責(zé)，分管領(lǐng)導(dǎo)具體負(fù)責(zé)，使文書檔案工作有人管、有人抓，建立專門的文書檔案工作室，引進(jìn)必要的工作設(shè)備，根據(jù)工作需要配備專、兼職檔案員，在硬件上為文書檔案的規(guī)范化管理工作打好基礎(chǔ)。

（二）完善管理制度，嚴(yán)格遵照?qǐng)?zhí)行

任何工作要做到規(guī)范化管理都必須有嚴(yán)密的制度做支撐，有相應(yīng)的管理細(xì)則及實(shí)施辦法，文書檔案工作也是如此。除按照《檔案法》、《歸檔文件整理規(guī)則》等國(guó)家級(jí)相關(guān)法律和規(guī)定執(zhí)行外，還要制定本單位詳細(xì)的文書檔案管理制度及操作流程。例如文件的分發(fā)與回收，歸檔時(shí)限，保管期限，重要文本、合同的移交，大型會(huì)議資料的整理等，均需制定相應(yīng)的工作流程，明確工作職責(zé)，保障文書檔案工作有據(jù)可循，有規(guī)可守。

（三）改變落后局面，創(chuàng)新管理模式

文書檔案的最終目的是借鑒與利用，否則一盒盒檔案放在那里只能是浪費(fèi)資源。對(duì)于醫(yī)療衛(wèi)生單位來說，文書檔案的利用遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后于病案的利用，所有的醫(yī)生都會(huì)查找病人以前的病案做治療與診斷的參考，而文書檔案的利用則寥寥無幾。其實(shí)文書檔案也有其巨大的作用，它記錄了醫(yī)療衛(wèi)生單位的發(fā)展歷程、重大事項(xiàng)、取得的成果等，對(duì)研究一段時(shí)期醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展起到了至關(guān)重要的作用，對(duì)推動(dòng)醫(yī)療衛(wèi)生單位的創(chuàng)新發(fā)展有著巨大的參考價(jià)值。因此，推進(jìn)醫(yī)療衛(wèi)生單位的文書檔案的規(guī)范化管理，需要做好以下兩方面的工作：

1.積極推進(jìn)文書檔案自動(dòng)化、數(shù)字化進(jìn)程。伴隨著社會(huì)的發(fā)展，計(jì)算機(jī)已成為現(xiàn)代化辦公的重要工具，我們應(yīng)充分利用計(jì)算機(jī)及互聯(lián)網(wǎng)的優(yōu)勢(shì)資源，結(jié)合文書檔案工作的實(shí)際，將復(fù)雜的手工操作轉(zhuǎn)變?yōu)榭旖荼憷挠?jì)算機(jī)操作。同時(shí)應(yīng)用數(shù)字化軟件，將文書檔案儲(chǔ)存在電子介質(zhì)中。這樣既有利有文書檔案的保存，又便于文書檔案的應(yīng)用。

2.建立電子檔案目錄?，F(xiàn)存文書檔案量巨大，在手工操作階段，如果想尋找一份文件或資料，不僅工作量大而且難度也大。在完成文書檔案數(shù)字化管理以后，可以將所有文書檔案目錄用不同的方式進(jìn)行檢索，按時(shí)間、類別、關(guān)鍵詞等，這樣可以提高查詢速度，加大文書檔案的利用率。

（四）加強(qiáng)人員培訓(xùn)，提高業(yè)務(wù)水平

為適應(yīng)新形勢(shì)下檔案工作的需要，要不斷對(duì)檔案從業(yè)人員進(jìn)行培訓(xùn)，提高其業(yè)務(wù)水平和工作能力，使其更勝任文書檔案管理工作。尤其是在文書檔案歸檔、整理、保存發(fā)生變動(dòng)時(shí)，更需要上級(jí)主管部門提供全面的培訓(xùn)，創(chuàng)造機(jī)會(huì)讓檔案從業(yè)人員進(jìn)行學(xué)習(xí)，全面提高檔案管理水平。

醫(yī)療衛(wèi)生單位的文書檔案管理工作是一項(xiàng)造福人民的事業(yè)，任務(wù)艱巨，責(zé)任重大，作為其中的一員，要充分認(rèn)識(shí)到工作的重要性，全面掌握檔案業(yè)務(wù)知識(shí)，改進(jìn)工作方法，努力學(xué)習(xí)，甘于奉獻(xiàn)，在紙香油墨中書寫歷史的足跡，為醫(yī)療衛(wèi)生單位文書檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化貢獻(xiàn)自已的力量。