信息時(shí)代我國(guó)檔案管理體制的思考

陳 亮

（碾子山區(qū)檔案局 黑龍江 齊齊哈爾 161000）

前言

信息化是當(dāng)今時(shí)代的標(biāo)志，信息技術(shù)為世界經(jīng)濟(jì)的發(fā)展都做出了巨大貢獻(xiàn)，更為世界人民創(chuàng)造了財(cái)富。雖然信息技術(shù)的發(fā)展十分迅猛，但是在隨之而來(lái)的是大量的文件和檔案，再運(yùn)用傳統(tǒng)的方法去管理海量的檔案是極其不科學(xué)的，也是不符合時(shí)代發(fā)展需要的，所以我國(guó)要對(duì)檔案管理工作進(jìn)行新一輪的革新，下面就對(duì)檔案管理進(jìn)行深入的探討。

一、檔案管理體制

檔案是對(duì)歷史的記載，是企業(yè)運(yùn)行的證據(jù)，更是企業(yè)內(nèi)部做出決定是的依據(jù)，所以無(wú)論是企業(yè)運(yùn)行還是公司決策，檔案資源都對(duì)企業(yè)起著至關(guān)重要的作用。在企業(yè)實(shí)際運(yùn)行中，要想讓企業(yè)在內(nèi)部對(duì)檔案進(jìn)行管理工作就必須要按照管理檔案的相關(guān)政策來(lái)執(zhí)行。這里所說(shuō)的相關(guān)政策實(shí)際上就是管理層內(nèi)部根據(jù)企業(yè)實(shí)際需求制定出的規(guī)章制度，企業(yè)內(nèi)部的相關(guān)工作人員要?jiǎng)t需要無(wú)條件來(lái)執(zhí)行這些制度，以保證企業(yè)的檔案管理工作能順利進(jìn)行。從根本上看，企業(yè)管理工作的核心就是對(duì)權(quán)利進(jìn)行分配并保證工作中是各項(xiàng)職能可以正常運(yùn)作。

檔案管理體制是企業(yè)內(nèi)部展開(kāi)檔案管理工作過(guò)程中形成的檔案管理體系，形成這種管理體系的目的就是為了對(duì)企業(yè)的各種檔案進(jìn)行管理，使工作中需要檔案時(shí)可及時(shí)有效的運(yùn)用所需資料，最大限度提升檔案管理工作的應(yīng)用。

二、我國(guó)檔案管理體制的現(xiàn)狀

根據(jù)我國(guó)目前檔案管理體制來(lái)看，雖然在檔案管理工作中取得了一定的進(jìn)展，但是與發(fā)達(dá)國(guó)家在檔案管理模式方面相比還相差甚遠(yuǎn)。尤其是我國(guó)企業(yè)在檔案管理運(yùn)行過(guò)程中，其管理體系基本都相同，大多數(shù)都采取分級(jí)管理的方式，加上集中統(tǒng)一、企業(yè)自主和條塊結(jié)合為基本原則，使我國(guó)企業(yè)的檔案管理工作可以達(dá)到運(yùn)行的狀態(tài)。其中，統(tǒng)一管理的意識(shí)是說(shuō)企業(yè)在運(yùn)作的過(guò)程中需要建立起專門的檔案管理部門對(duì)整個(gè)企業(yè)的所有檔案進(jìn)行統(tǒng)一的管理，使企業(yè)的檔案有序，工作有效。從理論上分析這種管理模式，其運(yùn)用的管理措施可以在管理過(guò)程中產(chǎn)生良好的效果，而且還會(huì)為企業(yè)工作效率的提升助力，但是與現(xiàn)實(shí)進(jìn)行對(duì)比就會(huì)發(fā)現(xiàn)，由于企業(yè)在現(xiàn)代化建設(shè)方面經(jīng)驗(yàn)不足，再加上技術(shù)有限等實(shí)際情況，檔案管理工作并不盡如人意。

三、現(xiàn)代化檔案管理的優(yōu)勢(shì)

計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代化產(chǎn)品已經(jīng)成為二十一世紀(jì)不可缺少的產(chǎn)物，所以現(xiàn)代化信息技術(shù)也就隨之不斷發(fā)展。各行各業(yè)都會(huì)在企業(yè)的運(yùn)行過(guò)程中產(chǎn)生大量的文件，而這些文件往往對(duì)企業(yè)來(lái)說(shuō)都具有重要的價(jià)值，只有對(duì)這些文件進(jìn)行信息化管理才能使檔案管理人員輕松完成檔案管理工作。這時(shí)不得不說(shuō)的就是傳統(tǒng)的檔案管理辦法已經(jīng)無(wú)法，滿足現(xiàn)代化的需求，而且傳統(tǒng)檔案管理方法也滿足不了在信息技術(shù)方面的需求，所以我國(guó)企業(yè)將在信息化檔案管理工作中面臨更多挑戰(zhàn)。檔案管理體制的改革也對(duì)檔案管理的相關(guān)人員提出了更高的要求，認(rèn)識(shí)上要有所提升的同時(shí)，在信息技術(shù)和專業(yè)素質(zhì)上也要有所提升，從而以最大限度發(fā)揮信息化檔案管理的優(yōu)勢(shì)。

（一）解決傳統(tǒng)檔案管理的不足

之所以企業(yè)在檔案管理過(guò)程中還存在許多缺點(diǎn)，是因?yàn)榇蠖鄶?shù)企業(yè)還意識(shí)不到企業(yè)對(duì)檔案管理工作的缺失。首先，現(xiàn)代化進(jìn)程不斷推進(jìn)，檔案內(nèi)容和數(shù)據(jù)都在不斷改變，這種情況下檔案管理工作所接觸到的數(shù)據(jù)也就不斷增多，所以更多的現(xiàn)代化技術(shù)就應(yīng)該唄營(yíng)運(yùn)到檔案管理工作中，而做到二者的有機(jī)結(jié)合正是我們面臨的一大難題。其次，隨著信息化的逐漸推廣，很多數(shù)據(jù)和文件都出現(xiàn)過(guò)被盜、更改和銷毀等現(xiàn)象，為了更好地保存這些材料和數(shù)據(jù)，就必須要對(duì)檔案管理工作人員進(jìn)行強(qiáng)化。

（二）順應(yīng)時(shí)代發(fā)展

檔案在我國(guó)的發(fā)展過(guò)程中起著收藏和保護(hù)國(guó)家各個(gè)歷史時(shí)期所形成的檔案內(nèi)容和任務(wù)的作用，這是一項(xiàng)重要的任務(wù)，因?yàn)樗鸬奖Ｗo(hù)文化財(cái)富的作用，同時(shí)更是能夠造福子孫后代的偉大事業(yè)。另一方面，檔案管理工作的任務(wù)還有為其他行業(yè)提供有效的信息資料，這是為現(xiàn)代化建設(shè)提供信息資源的最主要的方式。要想讓各項(xiàng)工作都能順利進(jìn)行，檔案就必不可少，這是時(shí)代發(fā)展的必然要求，只有充分發(fā)揮檔案的價(jià)值才有可能科學(xué)有效地對(duì)社會(huì)的發(fā)展風(fēng)險(xiǎn)力量。

（三）檔案管理工作的必然趨勢(shì)

在近些年的檔案管理工作中，現(xiàn)代化的技術(shù)水平和現(xiàn)代化的管理理念為檔案管理工作取得突破性的進(jìn)展提供了支持。在發(fā)展的過(guò)程中，一方面，伴隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)、生產(chǎn)工藝和管理理念形成了各種不同結(jié)構(gòu)、不同內(nèi)容和不同形式的檔案信息資源。另一方面，在工作中隨著信息技術(shù)的引進(jìn)和科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，檔案管理制度也日趨完善，并且對(duì)于各種新技術(shù)的實(shí)現(xiàn)都起到了重要作用。

四、結(jié)語(yǔ)

通過(guò)上文的論述我們可以知道檔案是社會(huì)運(yùn)行中必不可少的一部分，對(duì)檔案進(jìn)行現(xiàn)代化管理就是要通過(guò)對(duì)檔案資源的有效管理達(dá)到開(kāi)發(fā)利用檔案資源的目的。所以在不斷發(fā)展我國(guó)經(jīng)濟(jì)的同時(shí)，還要做好檔案管理工作的創(chuàng)新和改革，使之隨著信息技術(shù)的發(fā)展而不斷提高，只有將信息技術(shù)靈活的運(yùn)用到檔案管理工作中，才能在真正意義上做到檔案管理工作的體制改革，才能切實(shí)做到檔案管理現(xiàn)代化，才能以最大限度地提升檔案管理工作的效率，為祖國(guó)的現(xiàn)代化建設(shè)奉獻(xiàn)自己的力量。

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