企業(yè)檔案管理應(yīng)注意的問題分析

李慶海

摘 要：檔案是企業(yè)發(fā)展的記錄，在企業(yè)的持續(xù)發(fā)展道路中具有重要的作用，檔期管理作為企業(yè)管理中的一個(gè)組成部分，對企業(yè)的市場競爭主動(dòng)權(quán)具有直接影響。企業(yè)檔案是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)所產(chǎn)生的記錄。既能夠?qū)ζ髽I(yè)的真實(shí)情況進(jìn)行反應(yīng)，也能夠作為企業(yè)自我反省的依據(jù)，改善不足的地方，促進(jìn)企業(yè)經(jīng)濟(jì)的穩(wěn)定發(fā)展。所以加快檔案建設(shè)工作，完善企業(yè)檔案管理工作是企業(yè)當(dāng)前非常重要的任務(wù)，只有做好這些基礎(chǔ)工作，才能夠保障企業(yè)的經(jīng)濟(jì)穩(wěn)定發(fā)展，快速發(fā)展。

關(guān)鍵詞：企業(yè) 檔案管理 問題 安全防護(hù)

中圖分類號：G275.9 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1674-098X（2015）09（c）-0194-02

企業(yè)檔案作為企業(yè)的資產(chǎn)和信息資源之一，對企業(yè)的經(jīng)營管理至關(guān)重要，在研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營等活動(dòng)中都有著舉足輕重的地位，所以企業(yè)檔案要能夠滿足各項(xiàng)活動(dòng)的需求，提供信息導(dǎo)向，使用現(xiàn)代技術(shù)和管理方法來進(jìn)行管理，整合資源，讓企業(yè)的經(jīng)營管理更加高效。

企業(yè)檔案工作必須在黨的領(lǐng)導(dǎo)下，遵循“服務(wù)企業(yè)、促進(jìn)發(fā)展”的宗旨，堅(jiān)持以馬列主義、毛澤東思想、鄧小平理論以及“三個(gè)代表”重要思想為指導(dǎo)，堅(jiān)持辯證唯物主義和歷史唯物主義的世界觀，執(zhí)行《企業(yè)檔案工作規(guī)范》等關(guān)于檔案開放、開發(fā)、公布與利用的方針、政策、法規(guī)，堅(jiān)持以社會(huì)利益為最高利益的原則，實(shí)現(xiàn)檔案工作社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益的最大統(tǒng)一，確保黨和國家、企業(yè)秘密的安全，維護(hù)安定團(tuán)結(jié)，使檔案工作的服務(wù)職能有一個(gè)正確的政治定位。如何做好企業(yè)檔案管理工作，我認(rèn)為應(yīng)該從以下幾方面入手。

1 提高企業(yè)檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)

我國改革開放道路越走越寬，社會(huì)主義市場經(jīng)濟(jì)不斷深入，檔案工作也開始發(fā)生了改變，所以對檔案隊(duì)伍整體素質(zhì)的提升非常重要。首先，對檔案管理工作者的政治理論水平進(jìn)行提升，提高他們的汁液道德素養(yǎng)。平日的工作中應(yīng)該定期組織大家進(jìn)行國家政策方針的學(xué)習(xí)，提升政治覺悟；其次，提升檔案工作者的業(yè)務(wù)能力。貫徹落實(shí)《企業(yè)檔案工作規(guī)范》，對檔案法律法規(guī)進(jìn)行學(xué)習(xí)，尋找適合企業(yè)改革和信息建設(shè)的方向，尋找企業(yè)檔案管理的新出路。檔案人員對檔案的傳統(tǒng)工作理論要熟悉，并且能夠吸收新思想，掌握現(xiàn)代技術(shù)，解決現(xiàn)實(shí)檔案管理工作當(dāng)中的問題，讓檔案管理工作的理論得到充實(shí)，和實(shí)踐緊密結(jié)合。而且現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展快速，科學(xué)技術(shù)更迭，檔案工作的任務(wù)、環(huán)境、對象、模式都有了很大的改變。所以企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)必須要敢于培養(yǎng)年輕的干部，選擇有專業(yè)知識和技術(shù)的青年干部，提升他們，讓他們給檔案工作帶來活力。

2 做好企業(yè)檔案管理中的保管工作

檔案保管工作作為檔案管理的基礎(chǔ)工作，對檔案的作用發(fā)揮至關(guān)重要，庫藏秩序良好才能夠高效的進(jìn)行檔案管理，確保檔案的提取和查找順利；檔案齊全完整，利用的時(shí)候可以方便快捷的找到；檔案的安全保管能夠讓檔案的壽命延長。所以檔案日常管理工作非常重要，是檔案利用的前期工作，意義重大，必須要對該項(xiàng)工作引起重視。要做好企業(yè)檔案管理保管工作，必須做到以下幾點(diǎn)。

（1）檔案存放應(yīng)依據(jù)檔案載體選擇檔案柜架。底圖不宜折疊，磁性載體應(yīng)選擇防磁設(shè)施，重要檔案應(yīng)備份。檔案管理人員應(yīng)選擇合適的裝具，紙質(zhì)檔案可選用五節(jié)柜或密集架；底圖可選用多層抽屜的金屬底圖柜，采取平放或卷放的保存方式，不易折疊；錄音帶、錄像帶、光盤、磁盤、磁帶等可選用防磁金屬柜等裝具，存放時(shí)注意防磁、碰撞；企業(yè)的重要檔案應(yīng)備份，防止反復(fù)多次利用造成損毀。

（2）檔案入庫前應(yīng)去污、消毒，受損的檔案應(yīng)及時(shí)修復(fù)或補(bǔ)救，對于易損的制成材料和字跡，應(yīng)采取復(fù)制手段加以保護(hù)。對已接收進(jìn)館的檔案，要先進(jìn)行消毒、去塵、去污，以防止有害物質(zhì)、蟲霉進(jìn)入庫內(nèi)；對已損壞或不利于永久保存因素的檔案材料進(jìn)行去污、去酸、加固、檔案字跡的顯示與恢復(fù)、檔案修裱等處理，以恢復(fù)原貌，提高檔案耐久性；對易損的制成材料和字跡，可采用復(fù)制副本、拍照等方式，制成復(fù)制品提供使用，以保護(hù)檔案原件，檔案保管人員要具有高度的責(zé)任心，持之以恒，防止檔案的損壞，確保檔案的安全。

（3）保存檔案的庫房要求干凈整潔，意外事故防范措施齊全，可以避免火宅、盜竊等事故，對一些有特殊要求的檔案可以遮光、防潮、防塵，控制好室內(nèi)的溫度和濕度，保持最佳環(huán)境。檔案存儲(chǔ)庫房的消防設(shè)施齊全，能夠正常使用，定期對這些安防設(shè)施進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保能夠發(fā)揮保護(hù)作用，對電器和電源、線路等進(jìn)行檢查，消除火災(zāi)隱患；檔案庫房有外窗的話，要有窗簾等遮蔽，防治陽光的直接照射；檔案庫房要求防潮、防高溫，一些紙質(zhì)檔案的保管和載體檔案有所差別，應(yīng)該進(jìn)行分類，對有害因素進(jìn)行預(yù)防和規(guī)避，使用防蟲劑避免檔案霉變和蟲蛀。

（4）做好檔案保管的保密工作。有些檔案屬于國家機(jī)密，必須要給予保護(hù)，每個(gè)公民都有保護(hù)國家機(jī)密的義務(wù)，這也是檔案工作者的職業(yè)操守。檔案人員對檔案的保密和利用必須保持平衡。首先要對檔案進(jìn)行審查，審查檔案是檔案利用的前期工作，也是非常重要的工作，目的是將檔案進(jìn)行區(qū)分，將可以開放利用的檔案分離，給予利用。其次要做好解密工作。保密檔案劃分了保密等級，目的是為了讓不同保密等級的檔案被限制利用權(quán)限，檔案人員按照保密層級來進(jìn)行管理，讓檔案可以在保密的前提下進(jìn)行最大限度的利用。

3 檔案管理操作流程要規(guī)范化

檔案管理中，檔案的歸檔和借閱都有嚴(yán)格的規(guī)范要求。檔案管理工作通常包括檔案的收集、整理、排架、保管、統(tǒng)計(jì)、提供利用和鑒定銷毀等。

（1）文件的收集工作?，F(xiàn)代企業(yè)檔案管理和傳統(tǒng)檔案管理有很大的差別，以往只是對檔案進(jìn)行歸類，保存，現(xiàn)在要進(jìn)行收集和利用。檔案管理人員有他們的責(zé)任，對企業(yè)有價(jià)值的檔案進(jìn)行歸檔，收集文件資料，定期整理歸檔，目的是避免企業(yè)的一些有價(jià)值的檔案被忽略或丟失，讓其在損毀前得到妥善的保管，為以后的利用提供基礎(chǔ)。此外還要對社會(huì)的發(fā)展、企業(yè)的發(fā)展等給予關(guān)注，搜集有用的信息，所以檔案管理人員的職業(yè)敏感度要求比較高，可以對當(dāng)前的重要信息敏銳感知，這樣就能夠調(diào)整檔案的收集范圍，特別是現(xiàn)在使用計(jì)算機(jī)來進(jìn)行檔案管理，許多企業(yè)使用或準(zhǔn)備使用erp管理模式，該系統(tǒng)形成的一些數(shù)據(jù)一旦丟失就不會(huì)再生，檔案管理工作中對于這樣的情況應(yīng)該積極的研究，做好檔案資源形成過程的控制和保護(hù)，以防檔案資源在此過程中丟失，避免損失。

（2）文件整理工作。檔案移交到檔案部門后，檔案工作者要按照行業(yè)或?qū)I(yè)標(biāo)準(zhǔn)對歸檔文件進(jìn)行整編，編目、裝訂、著錄、排架，完成從文件到檔案“身份”的轉(zhuǎn)換，使其具備借閱條件。檔案整理工作包括分類、整編、編目等。文件、數(shù)據(jù)在歸檔之后就是屬于檔案管理工作了，檔案整理的質(zhì)量是和檔案工作者自身責(zé)任感和職業(yè)技能水平聯(lián)系在一起的，企業(yè)檔案工作者必須要對企業(yè)的檔案分類熟悉，了解企業(yè)的檔案內(nèi)容組成，根據(jù)分類以及庫藏種類來進(jìn)行大的屬類劃分，使用固定的代號來命名。檔案的分類工作有一定的行業(yè)規(guī)定，所以不能夠盲目的進(jìn)行，隨意的進(jìn)行。不同的行業(yè)其分類標(biāo)準(zhǔn)不同，使用科學(xué)的分類方式，才能夠讓以后的檢索利用環(huán)節(jié)更加的輕松，避免漏檢。

（3）檔案保管期限的確認(rèn)。檔案保管期限是和檔案自身的意義和價(jià)值有關(guān)的，對檔案價(jià)值進(jìn)行衡量才能夠確定其保管期限，永久保存的檔案是對企業(yè)的重要活動(dòng)以及歷史面貌進(jìn)行記錄的檔案，他們可以作為企業(yè)的歷史研究，工作考察，經(jīng)驗(yàn)總結(jié)等等資料，對國家、企業(yè)。職工權(quán)益等的維護(hù)具有長遠(yuǎn)證據(jù)作用，所以是企業(yè)的核心檔案，應(yīng)該要作為永久保存的檔案資料；定期檔案保管有年限劃分，通常來說有30和10年兩類。短期內(nèi)需要利用的檔案可以設(shè)定10年管理期限，檔案的保管期限分類應(yīng)該專業(yè)規(guī)范。

（4）企業(yè)檔案統(tǒng)計(jì)工作。企業(yè)檔案管理規(guī)定要求國有大中型企業(yè)應(yīng)按檔案行政管理部門的要求填寫有關(guān)報(bào)表，企業(yè)應(yīng)認(rèn)真做好對國家和社會(huì)具有保存價(jià)值的檔案的登記工作，要按照填報(bào)要求和說明準(zhǔn)確填寫，按時(shí)報(bào)送，做好檔案的統(tǒng)計(jì)工作。

（5）檔案的利用服務(wù)工作。檔案的收集和保存目的是為了讓檔案發(fā)揮出價(jià)值，為需要者提供利用，在借閱檔案的時(shí)候，要求填寫登記表，他是檔案部門對檔案利用情況進(jìn)行了解掌握的方法之一，也是檔案部門和檔案利用者進(jìn)行檔案交接的手續(xù)憑證，通常檔案的借閱期為一周，可是根據(jù)當(dāng)時(shí)的情況進(jìn)行微調(diào)，檔案管理者對檔案的借閱要求審查嚴(yán)格，按照相關(guān)的規(guī)定來批準(zhǔn)檔案借閱。如果借閱者將檔案損壞，應(yīng)該要通知檔案人員對其進(jìn)行修補(bǔ)，按照規(guī)章制度來進(jìn)行相應(yīng)的處理。

（6）檔案的鑒定銷毀工作。企業(yè)檔案達(dá)到保存期限后，應(yīng)該要對檔案進(jìn)行審查，根據(jù)需求以及檔案的價(jià)值來判斷是否要延期繼續(xù)保存，對其保管期限再次劃定，在審核后，對沒有利用價(jià)值的檔案編制檔案鑒定報(bào)告，按照相關(guān)的要求手續(xù)來銷毀，在銷毀冊中標(biāo)注好日期，銷毀冊要求永久保管。檔案資源屬于不可再生資源，對檔案的銷毀必須謹(jǐn)慎，流產(chǎn)嚴(yán)謹(jǐn)，避免造成不可挽回的損失。

4 強(qiáng)化企業(yè)檔案管理的措施

4.1 嚴(yán)格規(guī)范企業(yè)的檔案管理制度

企業(yè)檔案的整理應(yīng)該按照相應(yīng)的法規(guī)及原則進(jìn)行，不宜盲目。比較常見的法規(guī)有：《中華人民共和國檔案法》及《實(shí)施辦法》《基本建設(shè)檔案資料管理暫行規(guī)定》《歸檔文件整理規(guī)則》《建設(shè)項(xiàng)目（工程）檔案驗(yàn)收辦法》等等。

4.2 爭取企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的重視

作為檔案管理工作者也希望能夠?qū)⒆约旱谋韭毠ぷ髯龊?，可是在?shí)際的工作開展過程中，總是會(huì)有這樣或那樣的問題出現(xiàn)，導(dǎo)致效果沒有預(yù)期的好。產(chǎn)生這樣的原因歸根究底還是企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)沒有引起重視，沒有對檔案部門提供支持。所以，檔案工作者要想辦法將檔案管理工作做好，讓領(lǐng)導(dǎo)看見成效，讓領(lǐng)導(dǎo)引起重視，讓他們能夠認(rèn)識到檔案管理的重要性，對檔案部門提供支持。

4.3 提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)

當(dāng)前的檔案工作環(huán)境下，企業(yè)要把檔案工作做得很好，必須有一個(gè)高素質(zhì)的檔案管理隊(duì)伍，他們必須具有扎實(shí)的檔案管理技能，具有較高的檔案管理職業(yè)素養(yǎng)。企業(yè)要對他們提供培訓(xùn)，讓他們定期的吸收新的知識，建立骨干隊(duì)伍。在企業(yè)中應(yīng)該如何進(jìn)行檔案工作者的素質(zhì)提升，工作積極性調(diào)動(dòng)呢？崗位培訓(xùn)是一個(gè)非常關(guān)鍵，至關(guān)重要的渠道。培訓(xùn)講究方式方法，對不同的人采取不同的培訓(xùn)措施?，F(xiàn)場培訓(xùn)具有廣泛性，效果也比較好，能夠?qū)⑴嘤?xùn)內(nèi)容和實(shí)際的操作進(jìn)行結(jié)合，受訓(xùn)者的掌握速度比較快。此外，提高招考力度對提升檔案管理隊(duì)伍整體水平幫助較大。要求應(yīng)聘者能夠掌握一定的計(jì)算機(jī)、法律、外語等能力，這樣的復(fù)合型人才對檔案管理隊(duì)伍的幫助非常大，能夠轉(zhuǎn)變當(dāng)前檔案管理者知識結(jié)構(gòu)單一不合理的不良局面。最后，組織研究新的業(yè)務(wù)拓展方式，尋找檔案管理發(fā)展的新方向，讓檔案管理和企業(yè)當(dāng)前的工作需求完美的契合。

5 進(jìn)一步加強(qiáng)檔案的信息化建設(shè)

現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)和信息技術(shù)發(fā)展速度非?？?，我國檔案信息化建設(shè)也在不斷加速。雖然傳統(tǒng)檔案管理有一定的經(jīng)驗(yàn)積累，但是仍然需要隨著時(shí)代的發(fā)展，使用現(xiàn)代信息技術(shù)來進(jìn)行檔案管理，對檔案管理理念也要進(jìn)行轉(zhuǎn)變，使用現(xiàn)代的管理模式。為了給企業(yè)檔案管理發(fā)展提供便利條件，應(yīng)該要做好信息化建設(shè)工作，為檔案工作提供基礎(chǔ)，檔案管理信息化能夠給檔案管理工作帶來巨大的收益。企業(yè)檔案管理信息化進(jìn)程不同于企業(yè)整體信息化，兩者不一定要同步。比如，一些經(jīng)濟(jì)效益好，現(xiàn)代化管理水平高的企業(yè)，應(yīng)該鼓勵(lì)開展檔案信息化假設(shè)，而經(jīng)濟(jì)效益不好的企業(yè)，應(yīng)該逐步的實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)。

6 要切實(shí)做好企業(yè)檔案的安全防護(hù)工作

企業(yè)的檔案管理安防設(shè)施必須按照國家的規(guī)定要求來建設(shè)，有相應(yīng)的防潮、防火、防盜措施。一些有特殊要求的檔案載體要按照其要求來進(jìn)行保管收藏，安全措施嚴(yán)謹(jǐn)。除此之外，還要對有關(guān)于機(jī)密檔案和知識產(chǎn)權(quán)相關(guān)的檔案完整性給予保障。

企業(yè)檔案管理工作是企業(yè)管理的一個(gè)分支，在開展企業(yè)檔案管理工作的時(shí)候應(yīng)該要能夠注意一些問題，通過該文的探討，希望能夠讓企業(yè)檔案管理工作者獲得一些幫助，提升檔案管理水平。

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