提高檔案資源整合利用的實(shí)踐與思考

王亙亙

（江蘇省射陽縣人力資源和社會(huì)保障局，江蘇 射陽 224300）

提高檔案資源整合利用的實(shí)踐與思考

王亙亙

（江蘇省射陽縣人力資源和社會(huì)保障局，江蘇 射陽 224300）

加強(qiáng)和完善檔案資源體系建設(shè)，建立覆蓋民生的檔案資源體系，不僅有使用價(jià)值，更有經(jīng)濟(jì)價(jià)值，要使這種潛在的價(jià)值變?yōu)楝F(xiàn)實(shí)價(jià)值，最佳途徑就是對檔案資源的開發(fā)利用。工作實(shí)踐中，要從豐富館藏總量、優(yōu)化館藏結(jié)構(gòu)、科學(xué)合理布局等方面加強(qiáng)和完善檔案資源體系建設(shè)，把加強(qiáng)社保檔案工作，作為服務(wù)民生、維護(hù)社會(huì)穩(wěn)定，促進(jìn)社會(huì)和諧的一項(xiàng)重要惠民工程來抓。

檔案資源；豐富館藏；整合利用；科學(xué)布局；提高效率

檔案的最終目的是為了利用，是為了提供服務(wù)。當(dāng)前，檔案部門要訂立和完善檔案資源的形成機(jī)制和運(yùn)轉(zhuǎn)程序，既要確立規(guī)劃好檔案館舍的空間布局，又要突破物理空間布局局限性，積極發(fā)揮信息技術(shù)優(yōu)勢，利用電子信息系統(tǒng)拓展檔案信息資源。合理利用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)，使檔案館藏資源數(shù)字化，立檔單位信息資源共享化，以實(shí)現(xiàn)檔案管理布局科學(xué)有序，資源利用更加集約化。

一、人社部門檔案管理的現(xiàn)狀分析

檔案管理是人社部門必須做好的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，也是人社部門開展各項(xiàng)工作的重要保障。人社部門管理的檔案分為干部人事檔案、流動(dòng)人員人事檔案、企業(yè)職工退休人員人事檔案、失業(yè)人員人事檔案、社保業(yè)務(wù)檔案、專業(yè)檔案、文書檔案、會(huì)計(jì)檔案等，種類繁多，利用率極高。目前有的人社部門檔案由各科室、各單位分散管理，多頭管理，管理利用上存在弊端，使人力、物力資源得不到合理配置，檔案的功能與效用沒有完全得到發(fā)揮。

二、人社部門檔案管理的探索實(shí)踐

一要扒排業(yè)務(wù)檔案管理問題。社保檔案涉及多部門，形成范圍廣，業(yè)務(wù)性強(qiáng)，且與人民群眾利益密切相關(guān)。必須把加強(qiáng)社保檔案工作，作為服務(wù)民生、維護(hù)社會(huì)穩(wěn)定，促進(jìn)社會(huì)和諧的一項(xiàng)重要惠民工程來抓。要分析檔案的分散管理與群眾的集中利用相矛盾、檔案的收集范圍狹窄與利用需求廣泛相矛盾、檔案管理散亂、不規(guī)范、不齊全，使檔案面臨著流失、失控的現(xiàn)象。

二要?jiǎng)?chuàng)新業(yè)務(wù)檔案管理模式。針對社保檔案資料收集不全、管理不規(guī)范、利用困難等突出問題，應(yīng)該對經(jīng)手人員進(jìn)行集中培訓(xùn)、統(tǒng)一模式，共同研究可行方法，要根據(jù)管理要求，探索建立起科學(xué)的社保檔案管理模式。檔案管理信息化建設(shè)是一個(gè)大規(guī)模應(yīng)用信息技術(shù)的過程，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化的發(fā)展還需配備一支高素質(zhì)的從事檔案管理的信息化人才。這些人才不僅具備良好的個(gè)人素質(zhì)，較高的文化知識、有一定的外語水平，更要懂得檔案管理專業(yè)知識和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用和維護(hù)知識，具有管理信息資源的創(chuàng)造能力，要能全面了解和自覺執(zhí)行檔案管理信息方面的法律、法規(guī)、制度和標(biāo)準(zhǔn)，才能不斷提高檔案管理水平。

三要實(shí)行業(yè)務(wù)檔案集中管理。要順應(yīng)民生需求，從抓檔案資源整合入手，對檔案資源進(jìn)行整合，從為民服務(wù)角度考慮，從優(yōu)化服務(wù)、快捷利用等方面入手，在做好檔案紙質(zhì)管理的同時(shí)，建設(shè)檔案電子化，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案與電子檔案并存，最后實(shí)現(xiàn)以電子檔案利用為主，全部實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)檢索，通過觸摸屏直接查找到所需的信息，方便群眾的查詢和利用。

三、人社部門檔案管理的整合利用

一要加強(qiáng)檔案資源建設(shè)。做好檔案資源建設(shè)，主要從豐富館藏總量、優(yōu)化館藏結(jié)構(gòu)、科學(xué)合理布局三方面開展。在硬件配備到位的前提下，將對檔案資源進(jìn)行合理有序整合，豐富館藏，進(jìn)一步優(yōu)化館藏結(jié)構(gòu)，從而使全局業(yè)務(wù)、人事、文書等各類檔案合理布局。要加大考核力度，檔案資源整合后，應(yīng)將檔案管理工作納入全系統(tǒng)年度考核工作目標(biāo)進(jìn)行考核；要求建立健全各項(xiàng)檔案管理制度，使檔案工作朝著規(guī)范化、制度化方向發(fā)展；加強(qiáng)培訓(xùn)，檔案人員每月不少于一次，每年不少于12次的業(yè)務(wù)培訓(xùn)。通過強(qiáng)化培訓(xùn)，使檔案人員的業(yè)務(wù)水平得到全面提高；強(qiáng)化指導(dǎo)，除了對人社部門各科室、各單位兼職檔案員的檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，還要加強(qiáng)對檔案初始材料形成的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，使今后檔案材料的形成得到提高。

二要開發(fā)檔案利用服務(wù)。完善檔案資源建設(shè)的根本目的是為了提供利用，為了更好地提供服務(wù)。要不斷完善信息查閱平臺，大力改造查閱環(huán)境，添置查閱利用設(shè)備，配備專業(yè)人員，完善查閱制度，健全資料檢索體系，積極為檔案查閱利用提供前提條件，為服務(wù)對象提供舒適、便捷的服務(wù)。在檔案基礎(chǔ)工作完成的基礎(chǔ)上，有序推進(jìn)檔案電子信息化的建設(shè)，完善檔案電子目錄，充實(shí)和更新檔案目錄數(shù)據(jù)庫，保證安全快捷地查閱利用檔案，保證檔案的查全率和查準(zhǔn)率。場地建設(shè)要到位。庫房容量是檔案保管的必備條件，確保能保證10年檔案增加的容量。硬件配備要到位。移動(dòng)密集架、服務(wù)器、空調(diào)機(jī)、監(jiān)控、除臭機(jī)、殺菌機(jī)、除濕機(jī)、吸塵器、防磁柜、滅火器、溫濕度儀以及掃描儀、復(fù)印機(jī)、電腦、打印機(jī)等檔案保管所需設(shè)施、設(shè)備，達(dá)到檔案保管“十二防”要求。軟件開發(fā)要到位。利用軟件系統(tǒng)，建成業(yè)務(wù)數(shù)字庫和圖片管理庫，爭取在局內(nèi)部聯(lián)網(wǎng)，實(shí)現(xiàn)內(nèi)部信息共享。

三要強(qiáng)化管理隊(duì)伍建設(shè)。為了更好地做好檔案管理工作，切實(shí)加強(qiáng)檔案工作隊(duì)伍建設(shè)，要努力打造一支政治強(qiáng)、業(yè)務(wù)精、作風(fēng)好的高素質(zhì)檔案工作者隊(duì)伍。檔案工作者要嚴(yán)格遵守規(guī)章制度，維護(hù)檔案的真實(shí)性、安全性、完整性和保密性；注重對檔案工作者的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，有計(jì)劃、有步驟、分層次地舉辦檔案管理工作的研究、信息開發(fā)、保護(hù)和法制等方面的專業(yè)知識培訓(xùn)；檔案工作者要樹立“工作就是服務(wù)”的理念，以“增強(qiáng)服務(wù)意識”和“主動(dòng)服務(wù)”作為工作的出發(fā)點(diǎn)和歸宿點(diǎn)，立足社會(huì)、服務(wù)社會(huì)，不斷提高服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)水平。

四要提高檔案安全體系。檔案入庫前，要對其真實(shí)性、完整性、可用性、時(shí)限性和保密程度進(jìn)行分類鑒定和處理；在完成檔案基礎(chǔ)工作以后，加快文書檔案和業(yè)務(wù)檔案數(shù)字化建設(shè)；要對系統(tǒng)內(nèi)主要職能活動(dòng)和重要工作成果的圖片進(jìn)行收集、整理和歸檔，以便將來更好地利用查找。檔案安全始終是檔案工作的生命線和底線，是檔案部門的基本任務(wù)和第一要?jiǎng)?wù)。首先要加強(qiáng)檔案人的安全思想建設(shè)，提高安全意識，落實(shí)安全責(zé)任，為檔案安全構(gòu)筑起堅(jiān)固的思想防線。其次要不斷完善館庫安全建設(shè)和安全設(shè)施建設(shè)，不斷加速開展由紙質(zhì)檔案向數(shù)字化檔案轉(zhuǎn)化，扎實(shí)做好電子檔案工作。

綜上所述，人社部門的檔案管理要把工作中形成的各種有價(jià)值的資源進(jìn)行歸檔整合，以便盡可能地豐富進(jìn)館入庫的檔案資源，為今后的服務(wù)工作提供便捷，使檔案管理工作走上規(guī)范化、科學(xué)化、實(shí)用化的軌道。

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