設(shè)備檔案管理中存在的問題及解決對策

摘 要：隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，無論是各大高校、企業(yè)還是醫(yī)院，其設(shè)備檔案管理工作都起著至關(guān)重要的作用。然而，設(shè)備檔案的管理問題卻沒有得到廣大領(lǐng)導(dǎo)的足夠重視，檔案管理者的綜合素質(zhì)不高，設(shè)備檔案管理的一些規(guī)章制度也沒有得到足夠的完善，這也使得檔案管理中存在的問題比較嚴(yán)重。本文對企業(yè)設(shè)備檔案管理中存在的一些問題進(jìn)行分析并提出解決對策。

關(guān)鍵詞：設(shè)備；檔案管理；檔案管理人員；存在問題；解決對策

一個(gè)企業(yè)的輝煌與否雖然與它所獲得的經(jīng)濟(jì)效益成正比，但是若要看這個(gè)企業(yè)是否有良好的發(fā)展前景，就要看這個(gè)企業(yè)能否做好其內(nèi)部的協(xié)調(diào)工作。企業(yè)的日常運(yùn)作離不開設(shè)備的運(yùn)轉(zhuǎn)，因此，設(shè)備管理者必須特別注意設(shè)備的日常存放與更新維護(hù)。檔案的管理也是一樣，管理好企業(yè)內(nèi)部員工的個(gè)人檔案，是檔案管理者必備的素質(zhì)。所以，只有將企業(yè)的檔案管理工作做好，才能使企業(yè)的設(shè)備以及員工檔案得到正確地利用，從而有效地協(xié)調(diào)企業(yè)內(nèi)部的管理工作，促進(jìn)企業(yè)能夠更好地發(fā)展。

1 設(shè)備檔案管理中存在的問題

1.1 企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對設(shè)備檔案的管理不夠重視

許多企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)在對設(shè)備檔案的管理上存在著一個(gè)誤區(qū)，他們認(rèn)為檔案管理工作只是負(fù)責(zé)存放保管企業(yè)的一些資料以及員工的檔案，只要將檔案進(jìn)行安全保管做到不丟失、不泄密就可以了，這個(gè)想法過于陳舊片面，這也導(dǎo)致了企業(yè)內(nèi)部檔案利用率不高，甚至使檔案造成損毀，使企業(yè)的內(nèi)部資源不能得到有效地利用，不利于企業(yè)管理內(nèi)部的協(xié)調(diào)工作。

1.2 設(shè)備檔案管理制度不夠完善與規(guī)范

設(shè)備檔案管理缺乏完善的管理制度，不能有效地約束檔案管理人員的行為，導(dǎo)致一部分檔案不能及時(shí)有效地整理，造成了檔案的丟失，使檔案不能得到有效地利用，不利于體現(xiàn)檔案的真實(shí)性與有效性。

1.3 大多數(shù)設(shè)備檔案管理人員的綜合素質(zhì)不高

在我國絕大多數(shù)企業(yè)中，設(shè)備檔案管理人員都沒有得到過專業(yè)的技能培訓(xùn)，檔案管理人員的素質(zhì)整體不高，文化水平參差不齊，檔案管理者的專業(yè)知識以及管理經(jīng)驗(yàn)都不夠豐富，這也導(dǎo)致無論是企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)還是管理者本身都認(rèn)為設(shè)備檔案管理是一項(xiàng)非常簡單的工作，因此企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)也忽略了對檔案管理者的專業(yè)綜合素質(zhì)培訓(xùn)，這也是我國企業(yè)檔案管理者素質(zhì)普遍不高的原因之一。

2 解決問題的對策

2.1 企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該提高設(shè)備檔案管理的意識

作為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)，首先應(yīng)該充分認(rèn)識到設(shè)備檔案管理在企業(yè)日常運(yùn)作當(dāng)中的重要意義，提高設(shè)備檔案管理的意識，加強(qiáng)對檔案管理工作的宣傳力度，以身作則，積極地投入到設(shè)備檔案的管理工作中去，同時(shí)對檔案的規(guī)格質(zhì)量提出嚴(yán)格的要求，有效地組織協(xié)調(diào)各個(gè)部門積極參與設(shè)備檔案的管理工作。作為檔案管理者，應(yīng)該從自身的角度去掌握有關(guān)檔案管理的知識，對工作有著積極的熱情與向上的心態(tài)，認(rèn)真對待工作，按照上級領(lǐng)導(dǎo)的要求認(rèn)真完成工作任務(wù)，使檔案能夠及時(shí)有效地得到歸納整理和分類保管，從而使檔案得到充分有效的利用。

2.2 建立完善的設(shè)備檔案管理機(jī)制

俗話說得好：“無規(guī)矩不成方圓?！蓖晟频囊?guī)章制度是檔案能夠得到有效管理的重要基礎(chǔ)。所以從根本上必須建立完善的設(shè)備檔案管理機(jī)制，這樣才可以有效地制約住檔案管理人員，從而實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化。比如，為提高檔案管理者的工作熱情，建立獎(jiǎng)懲制度，在規(guī)定時(shí)間內(nèi)能認(rèn)真完成任務(wù)的人，給予一定的物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)，而那些自由散漫并在工作中有重大疏忽的人給予懲罰，做到賞罰分明，有效地約束檔案管理人員的行為，從而體現(xiàn)出獎(jiǎng)懲制度的絕對權(quán)威。

2.3 提高設(shè)備檔案管理的信息化水平

由于設(shè)備檔案管理在各大企業(yè)中沒有得到足夠的重視，所以當(dāng)今很多發(fā)達(dá)的科技手段并沒有應(yīng)用其中，很多企業(yè)的檔案管理還是運(yùn)用手工抄錄的方式，這不僅加大了檔案管理員的工作量，也不能有效地進(jìn)行檔案設(shè)備的管理，不利于檔案信息的收集與檢索。另外，人工保管設(shè)備檔案，很可能會造成檔案發(fā)霉、破損等情況的發(fā)生，甚至還會導(dǎo)致個(gè)別檔案無法使用，使檔案無法得到有效地利用。所以企業(yè)應(yīng)合理有效地運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)手段來保管電子檔案，做好備份的儲存工作。

2.4 使檔案的管理功能得到進(jìn)一步的修正和完善

在企業(yè)追尋經(jīng)濟(jì)效益的同時(shí)一定不能忽略設(shè)備檔案的管理功能，所以企業(yè)應(yīng)該對檔案管理功能進(jìn)行精準(zhǔn)的定位，以企業(yè)能夠長遠(yuǎn)建設(shè)并獲得較多的經(jīng)濟(jì)利益為目標(biāo)，強(qiáng)化設(shè)備檔案的管理功能，完善企業(yè)的設(shè)備設(shè)施，實(shí)現(xiàn)設(shè)備檔案的規(guī)范化，提高設(shè)備檔案的質(zhì)量，從而使企業(yè)更能符合日后發(fā)展的目標(biāo)要求。

2.5 對設(shè)備檔案的存放和管理進(jìn)行定期的更新維護(hù)和檢查

對于無法以電子版形式存放的設(shè)備以及檔案，企業(yè)的管理者應(yīng)該統(tǒng)一設(shè)立專門的存放庫房，并對這些庫房進(jìn)行定期的打掃與檢查，同時(shí)對存放的設(shè)備進(jìn)行定期的維護(hù)與更新，防止所存放的設(shè)備檔案由于時(shí)間問題出現(xiàn)破損。

3 結(jié)論

隨著高科技的普及與社會生產(chǎn)力的提高。企業(yè)的設(shè)備檔案管理在其日常運(yùn)作的過程中扮演著重要角色。所以，筆者認(rèn)為最重要的一點(diǎn)就是要提高各大領(lǐng)導(dǎo)對設(shè)備檔案管理的重視，這樣檔案管理部門才能更深一步地去了解設(shè)備檔案管理中存在的問題，然后再通過建立系統(tǒng)完善的設(shè)備檔案管理機(jī)制，建立相應(yīng)的獎(jiǎng)懲制度，提高檔案管理的信息化水平，完善設(shè)備檔案管理功能，從根本上解決我國大部分企業(yè)設(shè)備檔案管理中存在的問題。

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作者簡介

姜曉玲（1968-），安徽合肥人、畢業(yè)于安徽醫(yī)科大學(xué)，護(hù)理專業(yè)，現(xiàn)供職于安徽省產(chǎn)品質(zhì)量監(jiān)督檢驗(yàn)研究院、中級，研究方向：檔案管理。