事業(yè)單位照片檔案管理現(xiàn)狀及發(fā)展趨勢分析

梁愛榮

摘 要：隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，照片這種新型的記錄信息的工具已經(jīng)滲透到了社會活動的各個角落里，所以檔案的存儲形式也在潛移默化的發(fā)生著影響，原先普遍的紙質(zhì)檔案逐步被照片檔案取代，本文對事業(yè)單位照片檔案的管理現(xiàn)狀進(jìn)行了分析，提出了筆者自己對事業(yè)單位照片檔案管理的一些建議，并對事業(yè)單位照片檔案發(fā)展趨勢做了簡單的分析。

關(guān)鍵詞：照片檔案；管理現(xiàn)狀；發(fā)展趨勢

照片檔案以靜止的攝影影像來反映事業(yè)單位發(fā)生的歷史事件，與紙質(zhì)檔案相比較，照片檔案更直觀明了，在其發(fā)展的同時(shí)，它在收集、歸檔整理、保管的環(huán)節(jié)也存在著一定的問題，對照片檔案進(jìn)行有效地管理影響著照片檔案的價(jià)值。

1 事業(yè)單位照片檔案管理存在的問題

照片檔案是國家機(jī)關(guān)組織和個人用來明確詳細(xì)記錄過去發(fā)生的活動事項(xiàng)等的一種普遍手段，但是現(xiàn)在事業(yè)單位照片檔案管理存在著規(guī)章制度不健全、收集難度大、整理不規(guī)范和保管要求不到位的問題。

1、規(guī)章制度不健全

照片是一種新型的記錄信息的手段，它有效的彌補(bǔ)了紙質(zhì)記錄在還原歷史場景與人物面貌上存在的不足，但是現(xiàn)在我國的大部分事業(yè)單位并未認(rèn)識到照片檔案管理的重要性，盡管一些單位存在著照片檔案管理制度，但是其制度的完善性和執(zhí)行力度卻讓人不敢恭維。更有一些單位連基本的照片檔案管理?xiàng)l例都沒有，相關(guān)的工作人員工作缺乏積極性與嚴(yán)謹(jǐn)認(rèn)真的態(tài)度，在對照片檔案進(jìn)行歸檔處理時(shí)，未按照檔案的時(shí)間、類別等管理?xiàng)l件進(jìn)行嚴(yán)格分類歸檔，且檔案部門缺乏有力的管理與監(jiān)督，應(yīng)明確檔案管理人員的工作內(nèi)容與職責(zé)范圍，建立相關(guān)的管理機(jī)制。

2、收集難度大

照片檔案的收集缺乏一定的約束力，照片檔案管理制度要求各個承辦負(fù)責(zé)部門在拍攝工作完成后，首先應(yīng)及時(shí)地對照片和底片及照片說明進(jìn)行歸納整理，然后根據(jù)整理情況填寫一份詳細(xì)的移交清單，最后在一個月內(nèi)將整理好的照片檔案移交到本行檔案室集中進(jìn)行管理。一方面，由于工作職務(wù)安排的問題，許多照片的拍攝者并不是檔案部的人員，致使有些攝影者未能按照照片檔案管理的有關(guān)要求進(jìn)行拍攝和整理移交，檔案部難以對其進(jìn)行很好的約束監(jiān)督，最終因?yàn)楣ぷ魅藛T職務(wù)調(diào)動而使得照片收集不全，不利于照片的長期保存和以后的查檔利用。另一方面，機(jī)關(guān)檔案對照片檔案收集的重視度沒有對文書檔案的重視度高，在對照片檔案進(jìn)行收集時(shí)工作不夠細(xì)致深入，且一般機(jī)關(guān)的檔案工作人員很少外出參加機(jī)關(guān)的活動，所以很容易忽視對照片的收集。

3、整理不規(guī)范

機(jī)關(guān)照片檔案并不屬于文書檔案，它也是一個專門檔案，自然而然它在整理方法上應(yīng)該與文書檔案有所區(qū)別，《照片檔案管理規(guī)范》中規(guī)定移交歸檔的照片檔案應(yīng)同時(shí)包含有底片、照片和文字說明才算完整。從事機(jī)關(guān)照片檔案管理的工作人員若不熟知照片檔案的整理方法與注意事項(xiàng)，就會出現(xiàn)照片與底片對應(yīng)不起來、照片沒有文字說明或者說明不詳細(xì)未按照照片檔案六要素：時(shí)間、地點(diǎn)、人物、背景、拍攝者信息和事因進(jìn)行詳細(xì)的填寫等問題。另外，隨著科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，數(shù)碼相機(jī)的應(yīng)用也越來越廣泛，有些機(jī)關(guān)部門的工作人員將數(shù)碼照片刻錄到光盤中直接移交到檔案部門進(jìn)行存檔，出現(xiàn)了傳統(tǒng)照片檔案和現(xiàn)代數(shù)字檔案兩種載體共同裝訂保存的不科學(xué)保管現(xiàn)象，影響照片檔案的嚴(yán)謹(jǐn)性與完整性，降低日后照片檔案的利用價(jià)值。

4、保管環(huán)境差

《照片檔案管理規(guī)范》中要求照片檔案應(yīng)包括照片、底片、文字說明，并對其分別進(jìn)行歸類存檔，電子照片存檔后應(yīng)做硬盤備份。部分事業(yè)單位的檔案部門不具備專放檔案的恒溫恒濕并防磁的設(shè)備，大都直接將檔案放在普通文書柜中，時(shí)間久了一些紙質(zhì)照片因?yàn)榉党倍凕S褪色，久而久之發(fā)生霉變，最后失去了其保存價(jià)值。另外，一些電子照片都沒有沖印紙質(zhì)照片，或者沒有硬盤備份，直接將其存放在電腦中，如果電腦發(fā)生問題，則存放在里面的所有照片檔案都會丟失無法恢復(fù)。

2 照片檔案管理措施

1、完善照片檔案管理制度

制定完善的照片檔案管理制度，加強(qiáng)對照片檔案管理工作重要性的宣傳，提高事業(yè)單位照片檔案管理人員對照片檔案管理工作重要性的認(rèn)識，使其熟知照片檔案管理工作的目的與方法，加強(qiáng)對照片檔案管理工作人員的指導(dǎo)與監(jiān)督，制定相應(yīng)的工作獎勵制度以提高照片檔案管理工作人員的工作積極性與自覺性，照片檔案管理工作人員要注意關(guān)注單位里各個部門舉辦的各種活動，與照片拍攝者做好溝通交流并密切合作，及時(shí)做好照片的收集工作，確保照片檔案的完整性。

2、明確照片歸檔范圍

檔案部門應(yīng)不時(shí)地對照片檔案管理工作人員進(jìn)行必要的培訓(xùn)，使照片檔案管理工作人員嚴(yán)格按照照片的六要素對照片進(jìn)行收集整理，根據(jù)單位的主要職能和業(yè)務(wù)，對照片檔案進(jìn)行歸檔整理，對照片的歸檔界定分為以下幾個方面：⑴領(lǐng)導(dǎo)人或著名人物來本單位視察或參加本單位自己舉辦的活動的照片；⑵本單位組織召開的會議活動的照片；⑶本單位領(lǐng)導(dǎo)外出參加活動的照片；⑷本單位工作人員參加的公益活動的照片；⑸記錄本單位重大工程和機(jī)器設(shè)備的照片。

3、編寫照片文字說明

在照片歸檔前應(yīng)根據(jù)時(shí)間、地點(diǎn)、人物、背景、拍攝者信息等要素對照片編寫詳細(xì)的文字說明，在對會議照片編寫文字說明時(shí)，要寫明會議名稱與出席會議的重要人員；編寫活動照片的文字說明時(shí)，應(yīng)寫明活動的名稱、主題、參與活動人員的姓名、職務(wù)等；編寫考察調(diào)研照片時(shí)，應(yīng)寫明考察調(diào)研的時(shí)間、被考察調(diào)研的單位名稱、參與調(diào)研活動的人員姓名及職務(wù)、發(fā)表重要講話的領(lǐng)導(dǎo)和講話的重要內(nèi)容。此后，再對照片檔案的移交時(shí)間與移交清單的填制做出嚴(yán)格要求。

4、規(guī)范照片的整理保管

為了做好事業(yè)單位照片檔案管理工作，提高其工作質(zhì)量，應(yīng)嚴(yán)格按照《照片檔案管理規(guī)范》的要求，對歸檔的每一張照片都要確定其有底片和文字說明，并且都能夠一一對位，要明確其歸檔保存的年限，并將照片與底片分別按照其不同的存放方法分開存放，對于沒有存檔價(jià)值的照片要及時(shí)將其刪除掉，以免其占用空間并不利于以后查檔，對于同一事件中反映同一場景的照片只保留一張即可，并且給照片檔案編制一合理的目錄，然后按照目錄對照片和底片進(jìn)行裝具保存。事業(yè)單位的檔案管理工作人員要每天記錄好檔案庫房中的溫度與濕度變化情況，定期地對檔案庫房進(jìn)行通風(fēng)換氣，以防照片檔案發(fā)生變質(zhì)，并對檔案庫房的管理制定相關(guān)的制度來保證事業(yè)單位照片檔案的安全。

3 照片檔案發(fā)展趨勢

隨著現(xiàn)代科技的飛速發(fā)展，數(shù)碼相機(jī)憑借其先進(jìn)的技術(shù)與簡單的操作方法及像數(shù)高等優(yōu)勢已迅速在我國市場占領(lǐng)了一席之地。與傳統(tǒng)照片相比較而言，數(shù)碼照片成像更快更清晰，不易發(fā)黃褪色，便于長期保存，而且最重要的是可以進(jìn)行電子版存檔。對照片檔案進(jìn)行信息化管理也是檔案管理現(xiàn)代化的一個標(biāo)志，工作人員可以利用相關(guān)電腦軟件將照片進(jìn)行加工處理，建立一個完善的照片檔案管理系統(tǒng)?，F(xiàn)代化的照片檔案管理不但可以提高辦公人員的工作效率，而且還實(shí)現(xiàn)了檔案資源的共享化，照片檔案管理走向數(shù)碼信息化管理是事業(yè)單位照片檔案管理走向的一大趨勢。

4 結(jié)語

照片檔案記錄的信息真實(shí)且直觀明了，彌補(bǔ)了紙質(zhì)檔案的一些不足之處，是一份彌足珍貴的資料，加強(qiáng)事業(yè)單位照片檔案管理，建立健全的規(guī)章制度，做好照片檔案的收集、歸檔、整理和保管工作，有利于事業(yè)單位對本單位的發(fā)展歷程做出記載，為今后的長遠(yuǎn)發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

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