化工企業(yè)會(huì)計(jì)檔案應(yīng)用有效性提升策略

摘 要：在當(dāng)前的化工企業(yè)會(huì)計(jì)管理過程中，做好會(huì)計(jì)檔案的管理工作，提高檔案應(yīng)用的有限性，對于化工企業(yè)會(huì)計(jì)管理與整體管理工作水平的提高有著重要作用。正因如此，我們結(jié)合化工企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理與應(yīng)用的實(shí)踐工作內(nèi)容，開展了檔案應(yīng)用有效性提升策略研究，為檔案管理質(zhì)量提升提供了有效支持。

關(guān)鍵詞：化工企業(yè)；會(huì)計(jì)檔案；有效性；提升策略

隨著我國化工產(chǎn)業(yè)建設(shè)的開展，利用會(huì)計(jì)管理工作提高化工企業(yè)發(fā)展，是我們化工企業(yè)會(huì)計(jì)管理工作的重要內(nèi)容。在這一工作中，企業(yè)會(huì)計(jì)檔案的應(yīng)用在企業(yè)會(huì)計(jì)管理與整體管理中，發(fā)揮著較為重要的作用。但是在企業(yè)會(huì)計(jì)實(shí)踐中我們發(fā)現(xiàn)，當(dāng)前企業(yè)會(huì)計(jì)檔案在應(yīng)用過程中，依然存在著應(yīng)用有效性較差的問題。造成問題的主要原因是企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理中，長期問題積累的結(jié)果。為了解決這些問題，我們結(jié)合企業(yè)會(huì)計(jì)檔案實(shí)踐工作內(nèi)容，開展了企業(yè)會(huì)計(jì)檔案應(yīng)用有效性提升策略研究。此項(xiàng)研究的開展，為化工企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理工作發(fā)展提供了有效支持。

1 建立細(xì)節(jié)化要求的檔案管理制度

在當(dāng)前的會(huì)計(jì)檔案管理過程中，制度化管理模式的應(yīng)用對于檔案應(yīng)用的有效性提升有著重要的作用。但是在實(shí)踐調(diào)研中我們發(fā)現(xiàn)，企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理制度中過于追求整體工作內(nèi)容的管理，缺乏細(xì)節(jié)化管理內(nèi)容的體現(xiàn)。所以在實(shí)踐工作中，我們需要利用以下工作內(nèi)容，建立細(xì)節(jié)化的檔案管理制度。一是在制度中體現(xiàn)數(shù)據(jù)細(xì)節(jié)。在新的會(huì)計(jì)檔案管理制度中，我們需要將原有的部分制度內(nèi)容進(jìn)行細(xì)節(jié)化數(shù)據(jù)處理，發(fā)揮其管理的實(shí)際作用。如將制度中的“十分鐘內(nèi)”、“快速”等表述，轉(zhuǎn)變?yōu)椤拔宸昼姟?、“一分鐘”等?xì)化的時(shí)間數(shù)據(jù)，這是制度數(shù)據(jù)細(xì)化的重要內(nèi)容。二是工作職責(zé)的細(xì)化。在制度管理過程中，工作職責(zé)安排是否到位是確保檔案管理質(zhì)量的重要內(nèi)容。在新型細(xì)化制度建設(shè)過程中，我們需要將原有的制度責(zé)任進(jìn)行細(xì)化，確保管理責(zé)任有效落實(shí)。如將原制度中部門的管理責(zé)任，細(xì)化為個(gè)人管理責(zé)任，確保責(zé)任人對工作的責(zé)任感，是我們制度細(xì)化的重要內(nèi)容。

2 利用信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化過程

在當(dāng)前的檔案管理過程中，檔案數(shù)字化過程的實(shí)現(xiàn)是其主要的發(fā)展方向。在化工企業(yè)會(huì)計(jì)檔案的有效性提升過程中，信息化技術(shù)支持下的數(shù)字化檔案建設(shè)，是我們的重要工作內(nèi)容。在信息化數(shù)字檔案應(yīng)用中，其主要信息化過程包括以下內(nèi)容。一是檔案的數(shù)字過程。會(huì)計(jì)檔案的數(shù)字化過程就時(shí)將報(bào)表、單據(jù)、報(bào)告等檔案資料，利用掃描等數(shù)字化手段進(jìn)行處理，實(shí)現(xiàn)這些檔案的數(shù)字化過程。在數(shù)字化完成，我們可以將紙質(zhì)檔案進(jìn)行封存，保證紙質(zhì)檔案的保存質(zhì)量。二是檔案的數(shù)字化存儲。在檔案數(shù)字化完成后，我們需要將數(shù)字化的會(huì)計(jì)檔案，利用計(jì)算機(jī)硬件系統(tǒng)進(jìn)行存儲。在存儲過程中，計(jì)算機(jī)技術(shù)理論上為存儲工作提供了無限大存儲空間，保證了檔案保存管理質(zhì)量的提高。三是數(shù)字化檔案的應(yīng)用。在檔案數(shù)字化完成后，我們可以利用數(shù)字化的檔案，利用網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程借閱、應(yīng)用等多種工作。同時(shí)數(shù)字化的檔案可以實(shí)現(xiàn)多臺設(shè)備的同時(shí)應(yīng)用，保證了檔案應(yīng)用有效率的提升。

3 采用數(shù)據(jù)庫技術(shù)提高檔案歸檔與檢索效率

在化工企業(yè)的會(huì)計(jì)檔案管理過程中，如何更好的提高檔案歸檔與檢索工作效率，是我們檔案應(yīng)用有效性提高的重要內(nèi)容。在這實(shí)際工作中我們發(fā)現(xiàn)，計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫技術(shù)的采用，對于數(shù)字化會(huì)計(jì)檔案歸檔與檢索質(zhì)量的提高有著重要促進(jìn)作用，這些作用主要集中在以下實(shí)踐內(nèi)容中。首先在數(shù)字化檔案的歸檔過程中，數(shù)據(jù)庫技術(shù)可以根據(jù)數(shù)字化檔案的名稱、主體等因素，在數(shù)據(jù)庫中開展自動(dòng)歸檔工作。其次是在檔案的檢索過程中，我們利用數(shù)據(jù)庫技術(shù)的檢索功能，在為檔案提供檢索服務(wù)。管理人員只需要在計(jì)算機(jī)中輸入檢索內(nèi)容，數(shù)據(jù)庫就可以自動(dòng)完成檢索工作。這種數(shù)據(jù)庫自動(dòng)歸檔與檢索的完成，對于提高檔案管理效率有著重要的促進(jìn)作用。最后是在檔案的借閱過程中，我們通過數(shù)據(jù)庫安全技術(shù)的支持，提高數(shù)字化檔案的安全性。特別是對于安全級別較高的數(shù)字化檔案的檢索過程中，數(shù)據(jù)庫保密技術(shù)通過密鑰認(rèn)證的方式確定檔案借閱人員，保證了數(shù)字化檔案安全保密性能的提升。

4 以網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為支持建立檔案應(yīng)用新型平臺

同時(shí)隨著數(shù)據(jù)庫技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，我們還可以通過網(wǎng)絡(luò)平臺，實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案的遠(yuǎn)程檢索共享功能。在這一基礎(chǔ)上，我們積極的開拓了檔案應(yīng)用的新型平臺。一是云網(wǎng)絡(luò)平臺。隨著化工企業(yè)的不斷發(fā)展，對外銷售、采購等業(yè)務(wù)已經(jīng)出現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展的趨勢。在這一過程中，會(huì)計(jì)檔案在云網(wǎng)絡(luò)平臺中的應(yīng)用成為了我們最新的應(yīng)用方式。通過這一功能，我們可以在網(wǎng)絡(luò)經(jīng)營中展示公司的經(jīng)營狀況，保證企業(yè)經(jīng)營工作網(wǎng)絡(luò)化的完成。二是建立多種平臺的檔案借閱形式。在檔案數(shù)字化完成后，在理論上會(huì)計(jì)檔案的借閱可以實(shí)現(xiàn)多種平臺的閱讀，如計(jì)算機(jī)、平板電腦甚至手機(jī)閱讀。這一功能的實(shí)現(xiàn)，保證了大型化工企業(yè)可以在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)支持下，實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程借閱、應(yīng)用檔案共享工作的完成。這就使得化工企業(yè)內(nèi)會(huì)。計(jì)檔案的應(yīng)用更加靈活方便。

5 規(guī)范化管理要求提升檔案服務(wù)質(zhì)量

在化工企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理過程中，高效檔案服務(wù)的開展是提高檔案有效性的重要保障。在檔案服務(wù)有效性的提高過程中，服務(wù)規(guī)范化要求的提出是我們重要的工作內(nèi)容。在檔案服務(wù)規(guī)范化管理過程中，其主要的工作內(nèi)容包括了以下內(nèi)容：一是以制度化管理模式規(guī)范服務(wù)工作。在檔案服務(wù)規(guī)范化管理中，服務(wù)管理制度的應(yīng)有發(fā)揮著重要作用。在實(shí)際的管理過程中，制度的執(zhí)行對于規(guī)范化的形成作用，包括了兩個(gè)方面內(nèi)容。一方面制度的執(zhí)行使工作人員安裝制度程序開展工作，是服務(wù)人員的整體工作趨于規(guī)范。另一方面制度化管理的進(jìn)行，可以使工作人員的服務(wù)責(zé)任感加強(qiáng)，保證了服務(wù)有效性提高。二是以檔案文化建設(shè)促進(jìn)服務(wù)規(guī)范的形成。在檔案規(guī)范化管理執(zhí)行的過程中，檔案文化建設(shè)的開展是促進(jìn)檔案規(guī)范化管理的重要內(nèi)容。對于管理工作人員開展檔案文化的教育，使其對會(huì)計(jì)檔案服務(wù)管理對企業(yè)發(fā)現(xiàn)的作用有深刻認(rèn)識，可以很好地改善其工作服務(wù)態(tài)度，實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理的開展。

6 嚴(yán)格控制檔案保存與銷毀工作，提高檔案有效性

在化工企業(yè)會(huì)計(jì)檔案的管理過程中，檔案根據(jù)其分類具有一定的保存期限。在保存期限內(nèi)，我們需要嚴(yán)格保存制度確保其在管理期限內(nèi)檔案保管安全。而在期限到達(dá)后，我們需要嚴(yán)格按照制度進(jìn)行檔案銷毀工作。在此過程中我們必須注意，隨著檔案數(shù)字化的完成我們除了需要做好傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的保存與銷毀工作外，還需要很好的保證數(shù)字化檔案的保存與銷毀工作。在數(shù)字化檔案的保存過程中，我們需要利用計(jì)算機(jī)安全技術(shù)提高檔案管理計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的安全性，保證數(shù)字化檔案的管理安全。而在檔案的銷毀過程中，我們要確保已銷毀的數(shù)字化檔案不可恢復(fù)。所以在實(shí)際工作中，我們將數(shù)字化的會(huì)計(jì)檔案按照使用期限分硬盤保存，在銷毀過程中進(jìn)行硬盤的格式化處理，確保數(shù)據(jù)完全銷毀。

7 結(jié)束語

在化工企業(yè)的經(jīng)營與管理中，會(huì)計(jì)檔案的管理應(yīng)用有效性的提升發(fā)揮著重要作用。在這種情況下，我們以檔案管理應(yīng)用中的實(shí)踐工作內(nèi)容為研究基礎(chǔ)，利用制度化管理、數(shù)字化建設(shè)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)應(yīng)用、新型平臺應(yīng)用、規(guī)范化服務(wù)以及保存與銷毀工作，提高企業(yè)會(huì)計(jì)檔案應(yīng)用的有效性。

參考文獻(xiàn)

[1]羅希.淺析如何做好企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理工作[J].機(jī)電兵船檔案. 2013（01）.

[2]王義.數(shù)字化背景下的企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理研究[D].吉林大學(xué). 2012.

作者簡介

楊萍（1976-），女，新疆烏魯木齊人，新疆中泰化學(xué)股份有限公司財(cái)務(wù)資產(chǎn)部，檔案會(huì)計(jì)，大學(xué)?？茖W(xué)歷，研究方向：會(huì)計(jì)檔案管理，會(huì)計(jì)檔案信息化利用。